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Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Genova, 28 febbraio 2008.

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Presentazione sul tema: "Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Genova, 28 febbraio 2008."— Transcript della presentazione:

1 Fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Genova, 28 febbraio 2008

2 2 Alcune definizioni Le fasi tipiche della smaterializzazione La conservazione sostitutiva La fattura elettronica Conclusioni e referenze Sommario

3 Alcune definizioni: lambito normativo, la conservazione sostitutiva e la fattura elettronica

4 4 L 241/1990 Norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. DL 39/1993 Istituzione dellAIPA L 537/1993 Possibilità di conservare ed esibire documenti per finalità amministrative e probatorie anche mediante supporti ottici. L 489/1994 Le scritture contabili e i documenti di cui allart. 2220cc, le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie possono essere registrati su supporti di immagini. Del AIPA 24/1998 Regole tecniche per luso di supporti ottici. DPCM 8/02/1999 Regole tecniche sul documento informatico e la firma digitale D. Lgs. 10/2002 Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche. DPR 137/2003 Attuazione della direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche Del CNIPA11/2004 Conservazione Sostitutiva DM_23/01/2004 Ministero delle finanze D.LG. 52/2004 Fatturazione elettronica Circolare agenzia entrate 19 ottobre 2005 Codice Amministrazione digitale 01/01/06 Circolare 36/E Agenzia Entrate 06/12/06 Risoluzione 161 Agenzzia Entrate Risoluzione 298 Agenzia delle Entrate. Testo Unico 445/2000 Abroga la L 537/93 e indica le disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa Del. AIPA 42/ 2001 Note esplicative delle regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico Limpulso: la normativa L 59/1997 Decreto Bassanini Riconosce la formazione, larchiviazione e la trasmissione con strumenti informatici e telematici di atti dati e documenti DPR 513/1997 Attuativo della legge 59/97.

5 5 Archiviare: Ordinare sistematicamente atti e documenti Conservare: Mantenere il valore intatto nel tempo senza alterazioni +Efficienza Archiviazione e Conservazione Archiviazione elettronica si intende la memorizzazione di un documento nativamente digitale o diventato tale previa scansione Archiviazione elettronica si intende la memorizzazione di un documento nativamente digitale o diventato tale previa scansione Ottimizzare i processi aziendali Conservazione sostitutiva è un processo disciplinato per legge che permette di conservare documenti in formato digitale consentendo di distruggere loriginale cartaceo o di non procedere con la stampa dello stesso Eliminare la carta Ridurre i rischi di non conformità

6 6 Fattura telematica: Documento elettronico senza valenza fiscale Fattura elettronica: Documento informatico con valenza fiscale Fattura Telematica e Fattura Elettronica E una fattura prodotta in formato elettronico (pdf) priva dei requisiti richiesti dalla normativa affinché il documento abbia rilevanza fiscale: non è un documento statico non modificabile non è emesso con riferimento temporale e sottoscrizione elettronica E una fattura prodotta in formato elettronico (pdf) priva dei requisiti richiesti dalla normativa affinché il documento abbia rilevanza fiscale: non è un documento statico non modificabile non è emesso con riferimento temporale e sottoscrizione elettronica Risparmio dei costi di stampa, che vengono ribaltati sul destinatario E un documento informatico rilevante ai fini tributari che risponde ai requisiti di staticità e non modificabilità e viene emesso, al fine di garantire lattestazione della data, lautenticità e lintegrità con lapposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica E un documento informatico rilevante ai fini tributari che risponde ai requisiti di staticità e non modificabilità e viene emesso, al fine di garantire lattestazione della data, lautenticità e lintegrità con lapposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica Gestione del processo in modalità digitale in tutte le sue fasi

7 Le fasi tipiche della dematerializzazione della fattura

8 8 Emissione fattura Ciclo attivo Le fasi: archiviazione elettronica Elaborazione Archiviazione elettronica

9 9 Emissione fattura Ciclo attivo Le fasi: conservazione sostitutiva Elaborazione Archiviazione elettronica Conservazione sostitutiva

10 10 Emissione fattura Ciclo attivo Le fasi: delivery telematico delle fatture Fatture cartacee tradizionali Fattura Telematica (link o normale PDF) Fattura Telematica (normale PDF) Elaborazione Archiviazione elettronica Invio tramite stampa Inoltro o notifica tramite Pubblicazione sul portale Conservazione sostitutiva

11 11 Emissione fattura Ciclo attivo Le fasi: fattura elettronica Fatture cartacee tradizionali Fattura Telematica (link o normale PDF) Fattura Telematica (normale PDF) Fattura Elettronica con Firma digitale Elaborazione Archiviazione elettronica Conservazione sostitutiva Flusso di fattura elettronica Invio tramite stampa Pubblicazione sul portale Inoltro o notifica tramite

12 12 Emissione fattura Ciclo attivo Ricezione fatture Ciclo passivo Connessione con il ciclo passivo Elaborazione Archiviazione elettronica Conservazione sostitutiva Elaborazione

13 La Conservazione Sostitutiva

14 14 Cosa può essere conservato? La legge prevede lobbligo di conservazione di alcune tipologie di documenti Documenti amministrativi e contabili Fatture, Libro giornale, Libro inventari, Registri Iva, Ordini, Contrattualistica, Libri sociali, Bilanci, Relazione dei sindaci e dei revisori, Relazione sulla gestione, DDT, Corrispondenza, Telegrammi Documenti del personale Cedolini paga, Cedolini riepilogo, Fogli presenza, Contratti, CUD, Modello 770, Modello 730

15 15 Processo di conservazione digitale dei documenti analogici (es: contratti, fatture passive…) Avviene previa memorizzazione della relativa immagine Apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporale da parte del responsabile del processo di conservazione Conservazione sostitutiva: il processo Delibera CNIPA 19/02/2004

16 16 Processo di conservazione digitale dei documenti informatici (es: fatture attive) Creazione e memorizzazione del documento fiscale su supporto informatico Apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporale da parte del responsabile del processo di conservazione Conservazione sostitutiva: il processo Delibera CNIPA 19/02/2004

17 17 Archivio a norma Documenti elettronici Responsabile conservazione Acquisizione lotti Firma e Marcatura Temporale Generazione supporti Esibizione documento Workflow di conservazione Verifica e rinnovo lotti Archiviazione supporti Certification Authority Timestamp Authority HSM Smart card Operatore conservazione Web Produzione documenti digitali Scansione e indicizzazione Documenti cartacei Scanner Conservazione sostitutiva: il processo complessivo Documenti informatici Verifica

18 18 Il ruolo di Responsabile della Conservazione Funzione principale Appone la marca temporale Sottoscrive elettronicamente il documento informatico memorizzato Funzione principale Appone la marca temporale Sottoscrive elettronicamente il documento informatico memorizzato Funzioni complementari Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) Organizza il contenuto dei supporti ottici Gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità per la corretta conservazione e la successiva esibizione del documento conservato Archivia e rende disponibili, relativamente ad ogni supporto: la descrizione del contenuto dellinsieme dei documenti, lindicazione delle copie di sicurezza gli estremi identificativi del responsabile della conservazione o eventuali persone delegate Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi di gestione, nelle eventuali diverse versioni Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema Richiede la presenza del pubblico ufficiale nelle ipotesi in cui sia previsto Definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare nellapposizione del riferimento temporale Verifica, con cadenza non superiore a 5 anni, leffettiva leggibilità dei documenti conservati Provvede, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti Funzioni complementari Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, funzione della tipologia dei documenti (analogici o informatici) Organizza il contenuto dei supporti ottici Gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità per la corretta conservazione e la successiva esibizione del documento conservato Archivia e rende disponibili, relativamente ad ogni supporto: la descrizione del contenuto dellinsieme dei documenti, lindicazione delle copie di sicurezza gli estremi identificativi del responsabile della conservazione o eventuali persone delegate Mantiene e rende accessibile un archivio del software dei programmi di gestione, nelle eventuali diverse versioni Adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema Richiede la presenza del pubblico ufficiale nelle ipotesi in cui sia previsto Definisce e documenta le procedure di sicurezza da rispettare nellapposizione del riferimento temporale Verifica, con cadenza non superiore a 5 anni, leffettiva leggibilità dei documenti conservati Provvede, se necessario, al riversamento diretto o sostitutivo del contenuto dei supporti

19 19 Il Responsabile della Conservazione: deleghe Il responsabile del procedimento può delegare in tutto o in parte lo svolgimento delle proprie attività ad una o più persone che, per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate Il processo può essere affidato, sia da parte di privati che da parte delle Pubbliche Amministrazioni, ad altri soggetti pubblici o privati Delibera CNIPA 19/02/2004

20 20 Delega ad un soggetto terzo: loutsourcing I processi di conservazione e/o di fatturazione elettronica possono essere delegati a una terza parte (outsourcer) Loutsourcer può assumersi il ruolo di responsabile della conservazione (garantisce la conformità del processo) Nel caso di delega delle attività di fatturazione attiva, la circostanza deve essere annotata in fattura Resta ferma la responsabilità del cedente/prestatore in caso di violazioni connesse allemissione della fattura (DPR 633/1972, art. 21) Cliente Outsourcer ClientiFornitori

21 21 I possibili modelli di implementazione e delega ClienteOutsourcer Responsabile della Conservazione Soluzione IT Soluzione in-house Operatore della Conservazione Soluzione in-house con operatori in outsourcing Soluzione in hosting Soluzione in full outsourcing Responsabile della Conservazione Soluzione IT Operatore della Conservazione Responsabile della Conservazione Soluzione IT Operatore della Conservazione Soluzione IT Operatore della Conservazione Responsabile della Conservazione

22 22 Apposizione su ciascuna fattura di: Apposizione su ciascuna fattura di: Riferimento temporale Riferimento temporale Firma elettronica Firma elettronica Emissione verso il cliente Emissione verso il cliente Documento informatico con rilevanza fiscale Documento informatico con rilevanza fiscale Predisposto in forma elettronica con garanzia di: Predisposto in forma elettronica con garanzia di: Attestazione della data Autenticità dellorigine Integrità del contenuto Conservato sostitutivamente Mediante sistemi EDI (Electronic Data Interchange) predisposti per trasmettere i flussi di fatturazione sotto forma di informazioni strutturate Mediante sistemi EDI (Electronic Data Interchange) predisposti per trasmettere i flussi di fatturazione sotto forma di informazioni strutturate Fattura elettronica

23 23 Emissione di fatture elettroniche Emissione di una fattura Tradizionale: Allatto della consegna o spedizione allaltra parte canali postali canali postali fax fax portale portale altri canali telematici altri canali telematici Ricezione: Stampa e trattamento tradizionale, oppure archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva (previa stampa e scansione) Elettronica: Allatto della sua trasmissione per via elettronica portale portale altri canali telematici altri canali telematici Ricezione: Acquisizione e contabilizzazione, conservazione sostitutiva senza necessità di stampare li documento Previo accordo tra le parti

24 24 Sistema documentale ERP Produzione fattura Firma digitale e Riferimento temporale Conservazione sostitutiva Workflow fatturazione elettronica Multidelivery Archiviazione supporti Certification Authority HSM Smart card Responsabile Conservazione Web Generazione flussi digitali Fatturazione elettronica: il processo complessivo

25 25 Fattura elettronica e conservazione sostitutiva Lemissione delle fatture elettroniche richiede necessariamente da parte dellemittente la conservazione sostitutiva delle stesse Lemissione delle fatture elettroniche richiede necessariamente da parte dellemittente la conservazione sostitutiva delle stesse Il destinatario, se ha concordato la ricezione della fattura elettronica, è tenuto alla conservazione sostitutiva Il destinatario, se ha concordato la ricezione della fattura elettronica, è tenuto alla conservazione sostitutiva Le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica devono essere archiviate nella stessa forma Le fatture elettroniche trasmesse o ricevute in forma elettronica devono essere archiviate nella stessa forma Le fatture elettroniche, trasmesse o ricevute in forma cartacea o analogica possono essere archiviate in forma elettronica previa stampa e scansione Le fatture elettroniche, trasmesse o ricevute in forma cartacea o analogica possono essere archiviate in forma elettronica previa stampa e scansione D.Lgs 52/2004

26 Conclusioni e referenze

27 27 Obiettivo : gestione integrata digitale del ciclo dellordine Eliminazione dei documenti cartacei i documenti del ciclo dellordine sono prodotti scambiati e conservati in formato digitale Eliminazione delle attività manuali di routine Lutilizzo di formati standard per la produzione di documenti informatici consente linteroperabilità tra i sistemi dei diversi attori del ciclo dellordine, eliminando gran parte delle attività manuali. cliente Consegna OrdineFatturazione fornitore Pagamento Incasso Composizione fattura Composizione ordine Riconciliazione ordine/conferma dordine Composizione avviso di spedizione Archiviazione estratti conto Archiviazione Estratti conto Composizione ordine di pagamento Archiviazione fatture Archiviazione fatture Riconciliazione DDT/Notifica ricezione merci

28 28 ClienteVolumiDescrizioneTipoResponsabile 12 milioni di pagine/anno in conservazione Soluzione installata presso Vodafone e gestita da personale Comdata; documenti conservati: libri contabili, registri IVA, tabulati fatture traffico, fatture SAP consumable In houseOperatori Comdata Resp. Cons. interno doc/anno Servizio in outsourcing completo per la conservazione sostitutiva dei documenti amministrativi: fatture attive e passive, registri e libri contabili, partitari clienti e fornitori, note credito, schede magazzino In hosting Resp. Cons. Comdata 7 milioni pagine/anno Servizio di gestione documentale e conservazione in outsourcing completo di documentazione amministrativa (fatture, libri bollati, corrispondenza...) In hosting Resp. Cons. Comdata fatture clienti/anno Servizio in outsourcing completo per la conservazione delle fatture attive; soluzione basata su firma digitale e marca temporale per la data certa dei contratti In hosting Resp. Cons. Comdata fatture clienti/anno Servizio di gestione documentale e archiviazione elettronica in outsourcing completo delle fatture clienti In hosting Resp. Cons. Comdata fatture clienti/anno Servizio di conservazione in outsourcing delle fatture clienti; servizio di gestione documentale dei contratti In hosting Resp. Cons. Comdata 5 Milioni di documenti Servizio di fattura elettronica e conservazione sostitutiva dei documenti amministrativi proposto a 600 aziende del settore elettrico In hosting Resp. Cons. Comdata 1,25 milioni di fatture/anno (entro 2008) Soluzione di archiviazione elettronica, distribuzione e pubblicazione sul portale, conservazione sostitutiva delle fatture Dual Offer (fatture consumi e fatture lavori italiane, fatture consumi estero) In hosting Resp. Cons. Comdata Alcune referenze Comdata nella conservazione sostitutiva

29 29 Grazie Fabio Chinaglia Direttore Marketing ComdataTech Comdata Direzione Generale Via Giovanni Giolitti, 14/B Torino Tel: Fax: Direzione Commerciale - Nord Via Bisceglie, 76 – Milano Tel: / Fax: e mail: Direzione Commerciale – Centro Sud Via Benedetto Croce, 6 – Roma Tel: Fax:

30 Appendice: I benefici della smaterializzazione dei documenti amministrativa secondo losservatorio del Politecnico di Milano

31 31 Fonte: Osservatorio MIP Fatturazione Elettronica: Benefici non solo sulla carta Fattura elettronica: benefici riscontrati

32 32 Analisi comparativa: fattura tradizionale e elettronica Costo medio fattura tradizionale: 8,4 Costo medio fattura elettronica: 4,6 Risparmio: 55% Fonte: METEL

33 33 Analisi comparativa per grado dintegrazione

34 34 Da metà 2008 nei rapporti business to government (B2G) … … successivamente anche nei rapporti business to business (B2B) La finanziaria 2008 DDL FINANZIARIA 2008 Art. 5, co A.S. 1678/2007 Fatturazione elettronica FacoltàObbligo

35 35 Aziende Amministrazioni Finanziaria 2008: le novità Obbligo Verso chi? Cosa? Emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione delle fatture esclusivamente in formato elettronico Amministrazioni statali, anche ad ordinamento autonomo, e enti pubblici nazionali Fatture, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili Divieti Accettare fatture emesse e trasmesse in forma cartacea Procedere a pagamenti, anche parziali, sino a invio in forma elettronica

36 36 COM(2005)229 del : i quadro strategico della Commissione europea che definisce gli orientamenti strategici di massima per la società dell'informazione ed i media Invito a dotarsi di un quadro normativo, organizzativo e tecnologico atto a gestire in forma elettronica lintero ciclo degli acquisti In Danimarca: obbligo fatturazione elettronica nei rapporti con Pubbliche Amministrazioni dal 1/2/2005 Il contesto europeo


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