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LA DEMATERIALIZZAZIONE IL PROCESSO INTEGRATO DEL PROTOCOLLO INFORMATICO CON LA ARCHIVIAZIONE INFORMATICA SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI RIDUZIONE DEI COSTI.

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Presentazione sul tema: "LA DEMATERIALIZZAZIONE IL PROCESSO INTEGRATO DEL PROTOCOLLO INFORMATICO CON LA ARCHIVIAZIONE INFORMATICA SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI RIDUZIONE DEI COSTI."— Transcript della presentazione:

1 LA DEMATERIALIZZAZIONE IL PROCESSO INTEGRATO DEL PROTOCOLLO INFORMATICO CON LA ARCHIVIAZIONE INFORMATICA SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI RIDUZIONE DEI COSTI AMMINISTRATIVI Pasquale Luigi Di Viggiano Docente in Sociologia della Comunicazione elettronica - Università telematica Telma Componente del Consiglio scientifico del Laboratorio di eGovernment - Università del Salento. Lecce 08 febbraio 2010

2 DEMATERIALIZZAZIONE Il termine dematerializzazione ha fatto la sua prima apparizione durante gli anni 80 nel settore finanziario. Da allora è entrato a far parte del lessico giuridico fino ad arrivare allarticolo 42 decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dellAmministrazione digitale) con il quale il termine dematerializzazione viene usato per i documenti e gli atti cartacei delle pubbliche Amministrazioni identificando la progressiva perdita di consistenza fisica da parte degli archivi, tradizionalmente costituiti da documentazione cartacea, allatto della loro sostituzione con documenti informatici. (CNIPA) In questo senso il concetto di dematerializzazione si può considerare come lestensione alla P.A. della generale tendenza, invalsa nel settore privato, delluso degli strumenti ICT per il trattamento automatizzato dellinformazione nei processi produttivi.

3 DEMATERIALIZZAZIONE Oggi si può correttamente sostenere che questo termine definisce il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata allinterno delle strutture amministrative pubbliche e private e la sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico a cui la normativa statale fin dal 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59) ha confermato pieno valore giuridico, se in possesso dei necessari requisiti.

4 DEMATERIALIZZAZIONE Il tema della dematerializzazione della documentazione della PA: rappresenta attualmente uno degli elementi di rilievo allinterno dei processi di riforma della gestione dellattività amministrativa in ambiente digitale costituisce una delle linee di azione maggiormente significative ai fini della riduzione della spesa pubblica, in termini sia di risparmi diretti (carta, spazi, ecc.) sia di risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc).

5 DEMATERIALIZZAZIONE I processi di gestione cartacea dei documenti sono caratterizzati da: eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione, mancanza di trasparenza, tempi di ricerca elevati, facilità di errori, smarrimenti, perdite ed altre più o meno costose inefficienze.

6 NORMATIVA DI RIFERIMENTO Codice dellAmministrazione digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82) Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11 Codice dei beni culturali e del paesaggio (D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42) Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 28 dicembre 2000, n. 445)

7 CODICE DELLAMMINISTRAZIONE DIGITALE (D.LGS. 7 MARZO 2005, N. 82) 42. Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni. 1. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dellarticolo 71.

8 NORMATIVA DI RIFERIMENTO Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11 Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11

9 DPR 28 DICEMBRE 2000, N. 445 Articolo 50 (R) (nota) - Attuazione dei sistemi 3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1° gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo unico …..

10 GLI STRUMENTI 1. Protocollazione e gestione documentale 2. Classificazione e fascicolazione 3. Firma digitale e marcatura temporale 4. Conservazione delle risorse digitali

11 LA GESTIONE DOCUMENTALE DIGITALE 1.Protocollo informatico (DPR 445/2000) (DPR 445/2000) 2.Archiviazione informatica sostitutiva (Deliberazione CNIPA n. 11/2004 – ART. 3 SS) (Deliberazione CNIPA n. 11/2004 – ART. 3 SS)

12 LA GESTIONE DOCUMENTALE DIGITALE MISURE ORGANIZZATIVE ESSENZIALI Area Org. Omog. NOMINA DEL RESPONSABILE MANUALE DI GESTIONE REINGEGNERIZZAZIONE DEI PROCESSI

13 02/02/2014Informatica della PA - A.A IL SISTEMA DI GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI IL PROGETTO DI INFORMATIZZAZIONE LIVELLO REALIZZATIVO NUCLEO MINIMO PROTOCOLLO GESTIONE DOCUMENTALE WORKFLOW DOCUMENTALI BPR (Business Process Reengeneering)

14 02/02/2014Informatica della PA - A.A WORKFLOW DOCUMENTALI Attività di razionalizzazione dei processi documentali Informatizzazione dei processi in entrata Informatizzazione dei processi in uscita Informatizzazione dei processi interni Integrazione con workflow di processi primari ARCHIVIAZIONE

15 02/02/2014Informatica della PA - A.A INFRASTRUTTURE TECNOLOGICHE DEL DOCUMENT MANAGEMENT. Uno o più motori di workflow di tipo transazionale, cioè servizi per la definizione, lesecuzione ed il controllo di processi strutturati pilotati sia da documenti che da dati. Servizi di document management, per la creazione di documenti, la ricerca, lassociazione di informazioni strutturate, il collegamento, lannotazione. Soluzioni di imaging, per lacquisizione di documenti cartacei, il riconoscimento dei caratteri ecc. Servizi per larchiviazione ottica. Sistemi di groupware per lautomazione di processi con elevata flessibilità ed incentrati sui documenti.

16 02/02/2014Informatica della PA - A.A ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CARATTERISTICHE/PROPRIETÀ CONDIVISIBILITÀ intesa come potenziale utilità del documento per tutta lamministrazione, CICLO DI VITA, inteso come periodo temporale in cui il documento ha una qualche rilevanza

17 02/02/2014Informatica della PA - A.A ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CICLO DI VITA DEL DOCUMENTO TRATTAMENTO IN FASE ATTIVA - le esigenze di accesso al documento sono molto stringenti in termini di tempo di risposta, possibilità di uso concorrente, scambio tra soggetti cooperanti e controllo degli accessi. Inoltre lambito di visibilità di un documento in fase attiva non è esteso, in generale, oltre i confini di un singolo ufficio o unità organizzativa

18 02/02/2014Informatica della PA - A.A ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CICLO DI VITA DEL DOCUMENTO ARCHIVIAZIONE A LUNGO TERMINE - Al passare del tempo la frequenza di accesso diminuisce e il documento passa ad uno stato meno attivo (ad esempio nel momento in cui le pratiche relative sono concluse); le esigenze di accesso e modalità di memorizzazione sono sensibilmente differenti rispetto alla fase attiva; risultano importanti parametri come la economicità della archiviazione, il costo della ricerca, la salvaguardia dellintegrità del documento e la possibilità di visibilità a tutta lamministrazione

19 02/02/2014Informatica della PA - A.A ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI CICLO DI VITA DEL DOCUMENTO Si noti, comunque, che i documenti soggetti alla registrazione di protocollo sono generalmente mantenuti per un periodo temporale misurabile in anni e possono perciò essere considerati come documenti con un lungo ciclo di vita e quindi con le caratteristiche minime per essere gestiti da un Document Warehouse.

20 02/02/2014Informatica della PA - A.A ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI IL DOCUMENT WAREHOUSE DEVE facilitare la ricerca dei documenti; garantire sicurezza ed adeguati livelli di accesso; facilitare le operazioni di selezione e conservazione dagli archivi di deposito; rendere sempre individuabile la localizzazione fisica dei documenti cartacei; migliorare la circolarità delle informazioni allinterno dellamministrazione garantire l'integrità e l'accessibilità dei documenti selezionati per la conservazione permanente

21 Protocollo informatico I SISTEMI DI PROTOCOLLO/WMS: IN HOUSE ASP

22 Protocollo informatico STRUMENTI TECNOLOGICI PC RETE SCANNER AMMINISTRATIVI MANUALE DI GESTIONE MANUALE DI GESTIONE RESPONSABILE FORMAZIONE

23 Archiviazione informatica sostitutiva NORME GENERALI Codice dellAmministrazione digitale (d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82. art. 27, co 4, 7 – capo III) Codice dellAmministrazione digitale Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11 Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004, n. 11 Codice dei beni culturali e del paesaggio (D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42)

24 44. Requisiti per la conservazione dei documenti informatici 1. Il sistema di conservazione dei documenti informatici garantisce: a. lidentificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dellamministrazione o dellarea organizzativa omogenea di riferimento di cui allarticolo 50, comma 4, de DPR 445/2000 b. lintegrità del documento; c. la leggibilità e lagevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; d. il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto.

25 LAMMINISTRAZIONE DIGITALE La conservazione digitale abbisogna quindi di un insieme di attività e strumenti che permettano il mantenimento dellaccessibilità, della leggibilità, della intelligibilità, dellautenticità e dellintegrità nel lungo periodo dei documenti informatici, in un ambiente tecnologico diverso da quello di origine. In questo senso la pratica conservativa non può coincidere con la preservazione del flusso di bit, ma implica anche il mantenimento delle informazioni necessarie ad assicurare la interpretazione di tale flusso, attraverso la predisposizione di set di metadati descrittivi e gestionali.

26 LAMMINISTRAZIONE DIGITALE Albo Pretorio on-line Art. 32 della L. 69/2009 Eliminazione degli sprechi relativi al mantenimento di documenti in forma cartacea 1. A far data dal 1 gennaio 2010, gli obblighi di pubblicazione di atti e provvedimenti amministrativi aventi effetto di pubblicità legale si intendono assolti con la pubblicazione nei propri siti informatici da parte delle amministrazioni e degli enti pubblici obbligati. …. 5. A decorrere dal 1 gennaio le pubblicazioni effettuate in forma cartacea non hanno effetto di pubblicità legale

27 RIDUZIONE DEI COSTI AMMINISTRATIVI

28 LAMMINISTRAZIONE DIGITALE Opportunità: Decreto Legislativo 27 ottobre 2009, n. 150 Art. 5. Obiettivi e indicatori 1. Gli obiettivi sono programmati su base triennale e definiti, prima dell'inizio del rispettivo esercizio, dagli organi di indirizzo politico-amministrativo, sentiti i vertici dell'amministrazione che a loro volta consultano i dirigenti o i responsabili delle unità organizzative. Gli obiettivi sono definiti in coerenza con quelli di bilancio indicati nei documenti programmatici di cui alla legge 5 agosto 1978, n. 468, e successive modificazioni, e il loro conseguimento costituisce condizione per l'erogazione degli incentivi previsti dalla contrattazione integrativa.

29 LAMMINISTRAZIONE DIGITALE Vantaggi in termini di: SPAZIO: un Hard Disk da 300 GB, grande come un pacchetto di chewing gum, contiene circa di pagine che equivalgono a 500 m3 o quintali di carta; praticamente lequivalente di 6 o 7 TIR IMPATTO ECOLOGICO: di pagine equivalgono ad un bosco di 400 alberi che richiede 120 barili di petrolio per la conversione in carta NON STAMPA: la stampa di registri, libri, fatture attive ha un costo altissimo e spesso non calcolato che comprende personale, materiali, apparati, manutenzioni, spazi, logistica di movimentazione, distribuzione, ecc. STOCCAGGIO e MOVIMENTAZIONE: il costo stimato per ogni pagina è di 0.3 cent/ anno REPERIBILITÀ, SICUREZZA, DURATA, TRANQUILLITÀ, RISPARMI: i risparmi consentiti da un sistema di conservazione sostitutiva sono spesso impensabili perché spesso è difficile calcolare i costi che stanno dietro la gestione cartacea

30 IL MODELLO In grande sintesi: la dematerializzazione dei documenti, pur essendo solo uno dei tasselli della riprogettazione delle procedure della Pubblica Amministrazione in una prospettiva digitale, è quella sulla quale è possibile realizzare con maggior rapidità degli interventi concreti; la gestione documentale vale oltre il 2% del PIL: un obiettivo di dematerializzazione di appena il 10% genererebbe un risparmio di 3 miliardi di euro, ripetibile ogni anno; il quadro normativo alla base dei processi amministrativi totalmente digitali è sostanzialmente completo; le tecnologie per la redazione, firma, protocollazione, trasmissione e archiviazione dei documenti informatici sono adeguate; i procedimenti sui quali intervenire sono innumerevoli: occorre pertanto una significativa azione di sensibilizzazione e di formazione del personale coinvolto, in pratica di tutta lamministrazione pubblica; esistono già numerosi esempi concreti che hanno avuto successo; è unattività che può essere utilizzata come obiettivo per la valutazione delle performance; nulla osta pertanto a realizzare la tanto auspicata scomparsa della carta.


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