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1 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Introduzione al Project Management Metodologia e Strumenti III edizione.

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Presentazione sul tema: "1 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Introduzione al Project Management Metodologia e Strumenti III edizione."— Transcript della presentazione:

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2 1 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Introduzione al Project Management Metodologia e Strumenti III edizione 2007/08

3 2 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Contenuti del Corso Impostazione del progetto; Pianificazione delle attività, risorse e costi; Coordinamento e controllo durante le fasi di realizzazione.

4 3 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti La pianificazione dei costi di progetto consente di predisporre le risorse economiche al momento in cui sono necessarie e permette di rilevare in corso dopera eventuali scostamenti rispetto a quanto previsto. Si procede attraverso due fasi: Individuazione e stima dei costi per singola attività (work package) Determinazione della distribuzione dei costi Pianificazione – I costi di progetto

5 4 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Individuazione dei Costi: Costi diretti: si riferiscono ai costi delle persone coinvolte nel progetto (stipendio, compenso, ecc) ed al costo dei materiali utilizzati Costi indiretti: sono relativi allorganizzazione e riguardano per esempio gli affitti e la gestione degli uffici, personale degli uffici non direttamente coinvolti nel progetto, il top management Pianificazione – I costi di progetto

6 5 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Distribuzione dei costi Si calcolano i costi complessivi di ogni singola attività I costi calcolati si considerano omogeneamente distribuiti durante il periodo di svolgimento dellattività Si sommano i costi giornalieri delle attività in corso e si costruisce la curva di distribuzione Pianificazione – I costi di progetto

7 6 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Curva tipica di distribuzione dei costi Pianificazione – I costi di progetto

8 7 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Definizione Il rischio riguarda un possibile evento del progetto che nel verificarsi produce effetti indesiderati. Esso è caratterizzato dal danno che produce e dalla probabilità che levento si verifichi. Modificando le azioni presenti è possibile ridurre le probabilità che esso si presenti e/o ridurre i danni conseguenti. Qualcosa che si comporta differentemente da come ci si aspetta o si è pianificato. Tale definizione concede la possibilit à che i rischi, se ben gestiti, possano essere convertiti in opportunit à. Altra definizione: un evento futuro (o serie di eventi) con una probabilit à che accada e un potenziale di: a.) perdita o b.) impatto sugli obiettivi che può essere positivo o negativo Pianificazione – Rischio

9 8 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Insieme di attività volte a ridurre le probabilità che eventi futuri incidano sul raggiungimento degli obiettivi del progetto (requisiti, tempi, costi, qualità). Vantaggi: Riduzione delle probabilità di fallimento del progetto; Riduzione dei costi aggiuntivi dovuti ad eventi non previsti; Ottimizzazione dei costi: inserimento del corretto numero di risorse impiegate nelle attività in funzione anche del rischio. Pianificazione – La pianificazione dei rischi

10 9 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti I rischi aumentano in modo esponenziale al crescere della complessità del progetto. Complessità Rischio (SEI) Esperienza individuale Esperienza aziendale Metodi, strumenti e processi Pianificazione – La pianificazione dei rischi

11 10 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Individuazione dei fattori di rischio del progetto; Classificazione in base allesposizione al rischio; Sviluppo di piani per gestire i rischi; Controllo dei rischi. Pianificazione – La pianificazione dei rischi

12 11 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Individuazione dei rischi E il tentativo sistematico di specificare i rischi legati al progetto. Gli strumenti di supporto a questa attività sono: check list: sono strutturate per sorgente di rischio e riguardano il prodotto, la tecnologia, il team, etc. questionari nei quali le domande derivano dai rischi più comuni rilevati da esperienze su progetti già realizzati (banca dati storica). Interviste agli utenti, pareri e giudizi espressi in sede di studio di fattibilità. Pianificazione – La pianificazione dei rischi

13 12 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Individuazione dei rischi Rischi comuni a tutti i progetti: personale non qualificato budget e piani non realistici errori nella definizione delle funzionalità del software componenti sviluppate da terze parti Pianificazione – La pianificazione dei rischi

14 13 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti I fattori di rischio Rischi legati alla specificità del progetto: complessità gestionale: eterogeneità degli attori, interconnessione con altri progetti, pesanti interventi su procedure, organizzazione e ruoli; dimensione del progetto: numero di persone coinvolte, numero di mesi/persona, dimensioni del sistema; Pianificazione – La pianificazione dei rischi

15 14 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Classificazione dei rischi Il rischio deve essere classificato in base alla gravita. Un indicatore di gravità è lesposizione al rischio (ER) definita dalla seguente espressione: ER = P(EN) X Perdita (EN) dove: P(EN) è la probabilità che si verifichi levento EN Perdita (EN) è la perdita economica conseguente allevento EN Pianificazione – La pianificazione dei rischi

16 15 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Classificazione dei rischi I rischi possono essere classificati in base ai risultati della precedente espressione: Rischio basso Rischio medio Rischio alto Lintervallo di valori da assegnare ad ogni classe varia in funzione del progetto Pianificazione – La pianificazione dei rischi

17 16 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Pianificazione e controllo dei rischi Nella fase di pianificazione si definiscono i comportamenti da adottare sulla base della classificazione dei rischi e della loro priorità. Per ogni elemento di rischio si può decidere se: Evitare il rischio non svolgendo lattività che lo determina; Accettare il rischio sulla base di valutazione oggettive; Pianificazione – La pianificazione dei rischi

18 17 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Riduzione dei rischi Ridurre il rischio con interventi preventivi mirati a ridurre la probabilità che levento non desiderato si verifichi o/e ridurre il danno che levento può produrre. Per esempio: interventi sul ciclo di vita del progetto segmentazione del progetto controllo del progetto maggiormente accurato Pianificazione – La pianificazione dei rischi

19 18 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Pianificazione – La pianificazione dei rischi

20 19 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Pianificazione – La pianificazione dei rischi

21 20 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Il Piano della Qualità E il documento che definisce il profilo di qualità atteso per il prodotto da realizzare e le azioni da intraprendere per il raggiungimento dellobiettivo. I contenuti: obiettivi e metriche responsabilità risorse strumenti procedure Pianificazione – La Qualità

22 21 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Sottoporre a verifica periodica (monitoraggio) i rischi ritenuti più critici. Per essi occorre definire in fase di pianificazione, alcuni indicatori e relative metriche che permettano di valutare lopportunità di intervenire con azioni correttive. Occorre inoltre definire la frequenza delle rilevazioni. Controllo dei Rischi

23 22 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Un esempio: ricambio del personale Azioni per la riduzione della probabilità che si verifichi levento: riunioni per determinare le cause di ricambio (salari bassi, ambiente conflittuale, condizioni di lavoro insoddisfacenti, etc) azioni per rimuovere o ridurre le cause individuate prima dellavvio del progetto Controllo dei Rischi

24 23 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Un esempio: ricambio del personale Azioni per la riduzione dei danni: organizzare i team in modo che le informazioni sul progetto siano ampiamente distribuite definizione di standard di documentazione di progetto che agevolino linserimento di nuovi elementi nel team predisposizione di membri di riserva per le posizioni cruciali Controllo dei Rischi

25 24 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Un esempio: ricambio del personale monitoraggio del rischio: rilevazioni periodiche sul grado di soddisfazione del team relazioni personali tra i membri del team indagini sul mercato del lavoro Controllo dei Rischi

26 25 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Un esempio: ricambio del personale azioni correttive: riconoscimenti economici avvicendamenti di personale tra i gruppi di lavoro iniziative per migliorare la coesione del team eventi formativi Controllo dei Rischi

27 26 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti verificare gli scostamenti dal piano di progetto verificare la coerenza tra costi sostenuti e pianificati produrre stime a finire in base ai dati rilevati individuare criticità attuali e potenziali ed intervenire con azioni correttive Controllo del Progetto

28 27 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Perché sono utili segnali tempestivi? Le correzioni in corso sono più facili quando cè tempo a disposizione E troppo tardi se si è vicini alliceberg! Controllo del Progetto

29 28 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti controllo avanzamento del lavoro controllo dei costi analisi degli scostamenti rispetto al piano di riferimento corrente (ultimo piano concordato con il Committente) azioni correttive Controllo del Progetto - Obiettivi

30 29 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Consiste nel misurare il lavoro eseguito Rileva le quantità prodotte di lavorati e semilavorati Utilizza tecniche diversificate quali: on/off per attività di breve durata numero di unità completate milestone intermedie percentuale stimata Controllo del Progetto - Avanzamento del lavoro

31 30 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Controllo del Progetto - Avanzamento del lavoro

32 31 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti La curva di avanzamento ponderato, confrontata con la curva di previsione, fornisce informazioni sul ritardo/anticipo delle attività e sulla quantità di lavoro non eseguita. Controllo del Progetto - Avanzamento del lavoro

33 32 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Quantità di lavoro non eseguita Controllo del Progetto - Avanzamento del lavoro

34 33 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Ritardo delle attività Controllo del Progetto - Avanzamento del lavoro

35 34 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Definizione E una tecnica che permette di controllare lavanzamento di un progetto, valutare il ritardo/anticipo delle attività e misurare lo scostamento dei costi sostenuti rispetto al budget; Si basa sul valore reale del lavoro, cioè su quanto sarebbe effettivamente fatturabile al cliente a fronte del prodotto realizzato/da realizzare; Controllo del Progetto – Il metodo Earned Value

36 35 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Esempio hmm...5 km di tracciato, 5 mesi di tempo.…100 milioni di budget.…va bene! Confermiamo il contratto per la realizzazione della nuova ferrovia Controllo del Progetto – Il metodo Earned Value

37 36 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Budget totale = 100 mil. Da spendere in 5 mesi Pianifico di realizzare una sezione al mese ad un costo stimato di 20 mil Mese 1 Costo = 20 mil. Mese 4 Costo = 20 mil. Mese 3 Costo = 20 mil. Mese 5 Costo = 20 mil. Mese 2 Costo = 20 mil. Esempio Controllo del Progetto – Il metodo Earned Value

38 37 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Siamo alla fine del terzo mese, ma solo due sezioni del tracciato sono completate. Il valore del lavoro eseguito è 40 mil. Esempio Controllo del Progetto – Il metodo Earned Value

39 38 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti La quantità di lavoro realizzata (prodotto) alla data misurata con il valore di budget è BCWP (budgeted cost of work performed) = 40 mil. La quantità di lavoro schedulata (prodotto da realizzare) alla data misurata con il valore di budget è BCWS ( budgeted cost of work scheduled ) = 60 mil. La differenza tra i due valori fornisce lo scostamento dellavanzamento rispetto a quanto schedulato SV (Schedule variance) = BCWP - BCWS = - 20 MIL. Controllo del Progetto – Il metodo Earned Value

40 39 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Mil. 5 mesi BCWS BCWP Tempo 100 sv Diagrammi Controllo del Progetto – Il metodo Earned Value

41 40 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Controllo dei costi Si calcolano I costi diretti sostenuti alla data (lavoro, materiali) Si rilevano I costi stimati per la realizzazione del lavoro svolto (prodotto realizzato) Si determina Lo scostamento tra i costi sostenuti e quelli stimati Controllo del Progetto – Il metodo Earned Value

42 41 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Esempio Le risorse umane sono costate 36 milioni,i materiali 8 milioni. Costo complessivo delle prime due sezioni del tracciato 44 mil.! Controllo del Progetto – Il metodo Earned Value

43 42 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti I costi sostenuti per realizzare il prodotto sono ACWP (actual cost of work performed) = 44 mil. I costi che sono stati previsti per la realizzazione del prodotto sono BCWP ( budgeted cost of work performed ) = 40 mil. La differenza tra i due valori fornisce lo scostamento dei costi rispetto a quanto previsto CV (Cost variance) = BCWP - ACWS = - 4 MIL. Controllo del Progetto – Il metodo Earned Value

44 43 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Mil. Tempo 5 mesi BCWP earned value ACWP actual cost 100 cv Controllo del Progetto – Il metodo Earned Value

45 44 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Stima al completamento Valutazione del costo totale StimataCalcolata Costo calcolato dellintero progetto Costo stimato dellintero progetto Controllo del Progetto – Il metodo Earned Value

46 45 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Costo stimato dellintero progetto Si basa su Risultati ottenuti Previsione di condizioni future esperienze passate Controllo del Progetto – Il metodo Earned Value

47 46 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Costo calcolato dellintero progetto Dipende dai risultati a consuntivo del progetto secondo lespressione: Costo Calcolato = ACWP + (BAC - BCWP) * ACWP BCWP Lavoro già realizzato a costi effettivi Budget iniziale Lavoro restante a costi di budget Indice di performance Controllo del Progetto – Il metodo Earned Value

48 47 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Stima a finire tempo Lit. Time now budget Costo stimato Costo calcolato Previsione varianza tempi Previsione varianza costi Controllo del Progetto – Il metodo Earned Value

49 48 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Deve prevedere adeguate garanzie di raggiungimento dei risultati del progetto in termini di requisiti del prodotto, qualità costi e tempi. Deve contenere gli elementi che rendano trasparente al committente la gestione ed il controllo delle attività progettuali. Deve definire il livello di coinvolgimento dellamministrazione nelle attività di progetto indicando uffici, ruoli, responsabilità. Controllo del Progetto – Il Contratto

50 49 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Le forme di garanzia qualità del processo produttivo adottato dal fornitore: certificazione di un ente accreditato, controllo in corso dopera risorse di progetto: professionalità, mix di utilizzo, criteri di sostituzione controlli intermedi da parte dellAmministrazione Controllo del Progetto – Il Contratto

51 50 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Trasparenza di gestione definizione degli eventi di uscita: prodotti da consegnare, approvazioni, etc. Documentazione di progetto: piano di progetto, piano di qualità rendicontazioni di progetto: contenuto informativo, periodicità, destinatari. Visite ispettive di controllo del processo di produzione Controllo del Progetto – Il Contratto

52 51 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Ruolo dellAmministrazione referenti dellamministrazione per le aree di intervento del progetto definizione dei punti di controllo e approvazione da parte dellAmministrazione attività di monitoraggio: accesso ai sistemi di misura e controllo dei livelli di servizio, alla documentazione di progetto, definizione delle modalità di comunicazione Controllo del Progetto – Il Contratto

53 52 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Strumenti software per il PM Le funzionalità principali: rappresentazione cronologica delle attività calcolo della durata del progetto individuazione del percorso critico gestione delle risorse umane stato di avanzamento delle attività

54 53 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Definizione E un processo che ha lo scopo di fornire piena visibilità sulle componenti di cui è costituito un prodotto e sulle sue caratteristiche funzionali. Prodotto A Comp. A1 v.2 Comp. C3 v. 1 Comp. B2 v. 1.1 Comp. T2 v. 1 Comp. D2 v.3 Controllo del Progetto – Gestione della Configurazione

55 54 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti E un processo che comprende le seguenti attività integrate: Identificazione del software:utilizzo di tecniche appropriate al fine di identificare tutti gli elementi del sistema in modo univoco (moduli, programmi, documentazione tecnica, casi di test, manuale utente, ecc.); Controllo delle configurazioni: controllo dei mutamenti allinterno dei moduli e nella definizione dei moduli che costituiscono lapplicazione, definizione di ambienti di lavoro e procedure per la gestione delle modifiche software; Controllo del Progetto – Gestione della Configurazione

56 55 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti E un processo che comprende le seguenti attività integrate: Verifica e convalida delle modifiche al fine di garantire il mantenimento dei requisiti originari dellutente; Registrazione dello stato delle configurazioni, delle modifiche apportate e delle ragioni della modifica. Controllo del Progetto – Gestione della Configurazione

57 56 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Durante lorganizzazione e la pianificazione del progetto si dovranno definire: la struttura organizzativa che dovrà prendersi carico delle attività; le regole organizzative per garantire che le attività di sviluppo e manutenzione siano condotte sempre in modo coordinato e controllato; le modalità secondo le quali vengono create, rilasciate, e distribuite nuove versioni di un componente o di un prodotto. Controllo del Progetto – Gestione della Configurazione

58 57 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Gli strumenti di supporto - Le funzionalità tipiche Produzione automatica di oggetti La modifica di un modulo software attiva la funzione di compilazione e di linking dei programmi che lo richiamano. Modulo sorgente X Modifica Modulo compilato X Compilazione automatica Programma A Programma C Programma B Linking automatico Controllo del Progetto – Gestione della Configurazione

59 58 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Gli strumenti di supporto - Le funzionalità tipiche Gestione delle versioni Gestione dellevoluzione nel tempo degli elementi che compongono il sistema. Funzioni specifiche Memorizzazione dei DELTA, Numerazione automatica versioni. X.1 X.2.3 X.4 X.2.2X.2.1 X.3X.2 Controllo del Progetto – Gestione della Configurazione

60 59 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Gli strumenti di supporto - Le funzionalità tipiche Evoluzione delle configurazioni Evoluzione nel tempo delle configurazioni dei prodotti, dei moduli che le compongono e delle descrizioni Gestione fatture Modulo X v.1.2 Modulo D v.1 Modulo B v.2.2 Modulo H v.3 Controllo del Progetto – Gestione della Configurazione

61 60 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Gli strumenti di supporto - Le funzionalità tipiche Gestione dellaccesso concorrente Sistema di controllo che evita o segnala il verificarsi di situazioni critiche quali accesso multiplo a singoli componenti con il rischio di modifiche simultanee. Controllo del Progetto – Gestione della Configurazione

62 61 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti La norma UNI EN ISO (guida per la gestione della configurazione) individua i processi per la gestione della configurazione fornisce indicazioni sulla struttura organizzativa descrive gli elementi principali delle procedure da definire (documentate) definisce gli obiettivi degli audit sul sistema di gestione della configurazione Controllo del Progetto – Gestione della Configurazione

63 62 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Certificazione del Project Manager Il project management institute (PMI) certifica persone nel project management. Prevede due tipologie di certificazione: PMP (project management professional) CAPM (certified associate in project management) La certificazione è rilasciata a seguito del superamento di un esame. Per mantenere al certificazione nel tempo occorre dimostrare di aver svolto esperienze nel campo o aver seguito corsi di formazione.

64 63 Massimo Ceccato - Introduzione al Project Management - Metodologia e Strumenti Siti sul PM in rete Project Management Institute (PMI) - International Project Management Association - Project Management Learning Center - Project Management Forum - Software Productivity research - Software Development online -


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