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Queen. Queen è il software sviluppato per supportare il personale dellazienda nella gestione delle attività nellambito del Sistema Qualità Aziendale.

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Presentazione sul tema: "Queen. Queen è il software sviluppato per supportare il personale dellazienda nella gestione delle attività nellambito del Sistema Qualità Aziendale."— Transcript della presentazione:

1 Queen

2 Queen è il software sviluppato per supportare il personale dellazienda nella gestione delle attività nellambito del Sistema Qualità Aziendale. Viene installato sul sistema hardware esistente,eliminando laggravio di ulteriori costi. Lutente può effettuare, senza lausilio di esperti di Informatica, lestrazione e la manipolazione dei dati al fine di realizzare visualizzazioni e stampe personalizzate sulla base di specifiche esigenze operative. Queen è costituito da moduli applicativi autonomi, al fine di consentire linserimento graduale in azienda delle diverse attività.

3 Architettura dellapplicazione Queen è disponibile in versione client/server. I dati sono collocati sulla macchina server e lapplicazione viene installata sulle postazioni client degli utenti della rete. Il sistema prevede la definizione di un amministratore che è lunico in grado di assegnare, modificare e rimuovere i diritti di accesso agli utenti. Ad ogni utente Queen vengono assegnati i diritti di lettura e/o scrittura su dati e documenti del sistema di Qualità.

4 Accedere al sistema Ogni utente è dotato di codice e di password. Gli utenti sono gestiti dallamministratore del sistema e possono compiere le attività per le quali sono abilitati.

5 Selezionare una attività Se lutente viene riconosciuto come valido, Queen consente di selezionare e di accedere rapidamente ad una delle funzionalità offerte dal pacchetto.

6 Scadenzario Non Conformità Il sistema avverte immediatamente lutente delle eventuali Non-Conformità ancora non risolte. Con un doppio clic si accede direttamente alla funzione di gestione delle Non-Conformità.

7 Il menu Tutte le funzioni sono raggiungibili tramite comandi di menu a tendina o a icona.

8 Iter Approvazione Documenti

9 Iter approvazione documenti Il responsabile di Qualità definisce il documento da approvare e il gruppo di lavoro che partecipa alla approvazione. Il responsabile rimane in attesa della valutazione che ogni componente del gruppo di lavoro. Quando tutte le valutazioni hanno esito positivo il processo di approvazione si chiude e lItem nel Manuale della Qualità viene generato in modo automatico. Come esempio definiamo un processo di approvazione di un documento di Registrazione presenze.

10 Impostare un nome identificativo delliter di approvazione. Indicare il nome del documento che deve essere approvato dal gruppo di lavoro. Iter approvazione documenti

11 Indicare i componenti del gruppo di lavoro, specificando lente e la sequenza allinterno del flusso di approvazione. Iter approvazione documenti

12 Facendo clic su Crea gruppo si salvano le definizioni assegnate. Iter approvazione documenti

13 Dopo la creazione del gruppo ogni ente del gruppo di lavoro ha a disposizione una copia del documento da approvare, sulla quale può apportare le proprie modifiche. Il sistema gestisce in modo automatico queste molteplici versioni. Ogni ente opera sulla propria copia, modificandola, confermandola o rigettandola. Eventuali note possono essere aggiunte quale commento dellattività. Iter approvazione documenti

14 Ogni ente verifica il documento e lo valuta, modificando lo stato e inserendo eventuali note. Il bottone Salva memorizza le stato e le note, mentre Salva e Chiude termina definitivamente lattività di valutazione. Iter approvazione documenti

15 Il responsabile del Sistema Qualità può leggere le note di ogni ente e consultare i documenti modificati dai componenti del gruppo di lavoro. Iter approvazione documenti

16 Se tutti i componenti hanno chiuso la fase di valutazione, è possibile inserire il documento allinterno del Sistema di Gestione Qualità. Crea Item richiede il capitolo e la procedura di riferimento. Iter approvazione documenti

17 Sistema di Gestione Qualità

18 La struttura del Sistema di Gestione della Qualità segue la classica gerarchia a piramide. Capitoli del Manuale (MQ) Procedure (PQ) Istruzioni Operative (IO), Moduli (MO), Etc…

19 Il Sistema di Gestione Qualità richiede una serie di documenti compredenti capitoli, procedure operative, istruzioni operative e moduli che devono essere opportunamente organizzati secondo una precisa gerarchia. Queen permette agli utenti una facile e comoda gestione e redazione di tutti i documenti. Si accede allindice del Manuale selezionando dal menu Manuale + Indice Manuale. Ogni documento viene corredato da una serie di infomazioni che lo qualificano con completezza. Sistema di Gestione Qualità

20 Indice Anteprima documento Apertura Item Filtri Sistema di Gestione Qualità

21 E utile poter visualizzare solo alcuni documenti che soddisfano particolari criteri. Ad esempio tutte le procedure operative del capitolo 1 del Manuale di Qualità. Risultato filtrato Sistema di Gestione Qualità

22 Litem mostra i dati essenziali di un documento del Manuale e la lista degli utenti che ne sono interessati. Sistema di Gestione Qualità

23 Queen 1)controlla edizioni e indici di revisione dei documenti del Sistema di Gestione Qualità, 2) gestisce le liste di distribuzione dei documenti agli utenti del Sistema di Gestione Qualità, 3) consente larchiviazione di versioni superate dei documenti memorizzando le revisioni precedenti in un archivio storico. Sistema di Gestione Qualità

24 Ogni documento può essere redatto con lelaboratore di testi già utilizzato in azienda. Per abilitarne la funzionalità, è sufficiente configurare il sistema con la funzione Imposta Configurazione. Sistema di Gestione Qualità

25 Documenti di Registrazione

26 Documenti di registrazione Larchivio dei Documenti di Registrazione Qualità consente unagevole organizzazione di tutta la documentazione che è testimone del funzionamento del sistema di qualità aziendale. Ogni documento viene archiviato per tipologia ed è trattabile con ogni applicazione disponibile nel sistema informativo aziendale (Word, Excel, Paint, etc...). In questo modo vengono archiviati testi, fogli elettronici, immagini e quantaltro si desideri.

27 Ogni documento di registrazione è identificato da un codice, da una descrizione e da una tipologia. I documenti possono essere raggruppati in cartelle per una organizzazione più razionale. Documenti di registrazione

28 Le tipologie dei documenti sono catalogate nel sistema con codifica a tre caratteri. Documenti di registrazione

29 Nella scheda di creazione si seleziona la tipologia del documento, si inserisce la descrizione specifica, si immette la data. Confermando, il modulo da compilare viene automaticamente reso disponibile allutente. Come si crea un documento di registrazione? Documenti di registrazione

30 Modulo di riferimento Tipologia:SAC Documento:Modulo.doc Documento di registrazione (tipologia+anno+progressivo) SAC02001.doc Documenti di registrazione

31 Queen dispone di un motore di ricerca testuale su tutti i documenti del Sistema di Gestione Qualità. Inserendo una parola chiave e eseguendo la ricerca, viene visualizzato un elenco dei documenti contenenti la parola chiave. Documenti di registrazione

32 Gestione delle Non Conformità

33 Non conformità Queen offre una funzione che provvede alla gestione delle non-conformità. Alla registrazione della non-conformità ed alla relativa azione correttiva devono contribuire più figure operative (al minimo coincidente con una sola figura nel caso di piccole realtà aziendali), ciascuna delle quali deve fornire le informazioni che gli competono. Ogni non conformità viene documentata con una numerazione progressiva che la identifica in modo univoco, dovra' riportare indicazioni complete relativamente alle caratteristiche fisiche, al luogo ed al tempo in cui e' stata rilevata, da chi e' stata rilevata. Viene analizzato il problema e vengono indicate le azioni correttive da intraprendere.

34 La gestione di una Non-Conformita passa attraverso le seguenti 5 fasi: - segnalazione del problema - assegnazione delle competenze per il trattamento - analisi del problema - azione correttiva/trattamento quando necessario - chiusura del problema Non conformità

35 Numero e data registrazione sono assegnate automaticamente Data evento, origine, prodotto, tipo anomalia e note devono essere inserite dallutente, la cui firma è automaticamente impostata. Non conformità

36 Compito del responsabile di Qualità è incaricare i responsabili per lAnalisi e per il Trattamento. Non conformità

37 Il responsabile della qualità deve identificare quali sono le figure che si faranno carico di analizzare la Non-Conformità e di compiere un trattamento su di essa. Non conformità

38 Il responsabile incaricato accede alla scheda per la registrazione dellAnalisi. Non conformità

39 Lanalisi della Non Conformità richiede linserimento di -una causa -note descrittive -lazione proposta -la data di chiusura Non conformità

40 Il responsabile incaricato accede alla scheda per la registrazione del Trattamento effettuato. Non conformità

41 Il responsabile del Trattamento indica in che modo lazione è stata eseguita e quale esito ha avuto. Al termine conferma linserimento con lopportuna firma. Non conformità

42 Con chiusura si intende il definitivo riscontro da parte del responsabile di qualità del trattamento della Non-Conformità. In caso di ulteriore problema riscontrato, il processo di trattamento può essere ripetuto. Non conformità

43 E disponibile uno strumento per linterrogazione, secondo criteri personalizzati, delle non-conformità registrate. Al termine, a scopo statistico, viene prodotta una stampa e/o un diagramma di Pareto. Non conformità

44 Scegliere il criterio con cui estrarre un gruppo di Non Conformità. Ad esempio quelle riscontrate sul Reparto con codice Quindi fare clic su Estrae. Non conformità

45 Il risultato della estrazione dei dati compare nel riquadro di destra. Non conformità

46 Il diagramma di Pareto si ottiene scegliendo una variabile di raggruppamento, quindi premendo sul pulsante Refresh. Non conformità

47 Vendor Rate / Customer Satisfaction

48 Vendor Rate e Customer Satisfaction La gestione del Vendor Rate consente di valutare il servizio offerto dai fornitori dellazienda. Il sistema consente di definire una serie di prestazioni e di raggrupparle in profili di valutazione.

49 Un profilo di valutazione fornitore è formato da un gruppo di prestazioni. Per inserire nuove prestazioni alprofilo fare clic su Aggiunge prestazione. Vendor Rate e Customer Satisfaction

50 Per il calcolo di un Vendor Rate: -selezionare il fornitore, -selezionare il servizio, -assegnare soddisfazione e importanza ad ogni prestazione. Vendor Rate e Customer Satisfaction

51 Sono disponibili stampe riepilogative per valutare la graduatoria fra i fornitori. Le graduatorie possono essere calcolate come media fra i vari servizi prestati da ogni fornitore… … oppure differenziando i profili di servizio. Vendor Rate e Customer Satisfaction

52 Il pacchetto offre anche la funzionalità di valutazione del Vendor Rate oggettivo. La valutazione non si basa più su giudizi personali, ma, ad esempio, vengono interrogati i dati relativi ai tempi e ai modi di consegna della merce da parte di un fornitore. Un algoritmo valuta il Vendor Rate oggettivo, relativamente a tutti i mesi dellanno specificato, mostrando graficamente landamento dei valori calcolati per ogni trimestre (vedi figura seguente). Vendor Rate e Customer Satisfaction

53 I dati necessari alla valutazione del Vendor Rate Oggettivo possono essere caricati automaticamente dal sistema gestionale ERP oppure inseriti manualmente. Vendor Rate e Customer Satisfaction

54 Il calcolo del Vendor Rate Oggettivo avviene tramite interfaccia utente guidata. Vendor Rate e Customer Satisfaction

55 La gestione del Customer Satisfaction è uno strumento che consente di capire come la propria azienda è giudicata dai propri clienti. Il sistema richiede che vengano definite le prestazioni con le quali si desidera venire valutati. Vendor Rate e Customer Satisfaction

56 Per ogni cliente si sceglie il profilo di valutazione e i risultati del questionario vengono caricati in Queen per il calcolo della Customer Satisfaction. Vendor Rate e Customer Satisfaction

57 Processi Aziendali

58 Processi aziendali La qualità secondo la VISION 2000 richiede allazienda di gestire una serie di processi e non solo la semplice conformità ai requisiti della attuale ISO2000. Impegno che si traduce in una maggiore attenzione ai processi con lo scopo di favorire il miglioramento continuativo ponendo particolare attenzione allaspetto di raccolta ed analisi dei risultati. Queen consente di descrivere i processi, realizzando un semplice diagramma di flusso ed evidenziando gli input e gli output del processo. Inoltre favorisce una facile consultazione, richiamando per ogni fase di processo documenti e moduli inerenti ad essa.

59 La maschera di ingresso consente la creazione, la modifica, la cancellazione e la stampa di un processo. Evidenziare un processo in elenco quindi fare clic su uno dei bottoni. Processi aziendali

60 Per creare un processo fare clic sul pulsante Crea Processo. Queen richiede il nome del processo. Processi aziendali

61 Lista fasi del processo (la prima viene create automaticamente) Dettaglio della fase attiva

62 Processi aziendali Per creare una nuova fase fare clic sul pulsante Aggiunge

63 Processi aziendali Per la creazione sono abilitati solo i campi Fase e Attività. Al termine si faccia clic su Conferma.

64 Processi aziendali La fase è creata; ora si possono aggiungere le altre informazioni e i documenti collegati.

65 Processi aziendali Al processo definito è possibile associare una Campagna di Misura per ottenere riscontro oggettivo della bontà.

66 Campagna di misura La valutazione del buon funzionamento di un processo aziendale passa attraverso la misurazione di una grandezza oggettiva. Una campagna consente di definire la modalità con cui viene misurata una grandezza, cioè: variabili, frequenza della misurazione, durata della campagna, processo a cui è collegata.

67 Campagna di misura Risultato della campagna di misura è la carta di controllo che fornisce riscontro oggettivo sui valori della grandezza in questione.

68 Gestione strumenti di misura La gestione degli strumenti di misura consente di archiviare i dati anagrafici di tutta la strumentazione aziendale, memorizzando fra laltro la data di ultima taratura e la frequenza temporale fra due tarature. Questo consente di gestire uno scadenzario.

69 Requisiti hardware software Versione client/server Il sistema richiede una configurazione hardware minima dotata di processore Pentium a 600 MHz, 30 Mbyte di spazio libero sul disco fisso e 64 Mbyte di RAM. Queen è compatibile con Windows 98, Windows NT Workstation o Server 4.0, E in grado di funzionare con database MsAccess, SqlServer o con database compatibili ODBC.

70 Queen – Web Edition La soluzione applicativa Queen è disponibile anche su piattaforma Web ed è denominata Web-Edition. Per lutilizzo viene richiesto un normale browser attraverso il quale si accede alla consultazione e alla manutenzione dei dati del Sistema di Qualità collocati sul Web Server Intranet aziendale o Internet.

71 Queen – Web Edition Nella configurazione standard, Queen Web-Edition utilizza database MySql su piattaforma Windows o Linux, ma attraverso la tecnologia ODBC è possibile interfacciare altre basi di dati.


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