Riservato - Bozza per discussione Piano strategico SIAE 2011-2013 Incontro con i rappresentanti degli associati Roma, 2 agosto 2011.

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1 Riservato - Bozza per discussione Piano strategico SIAE 2011-2013 Incontro con i rappresentanti degli associati Roma, 2 agosto 2011

2 - 2 - Riservato Bozza per discussione Agenda Il piano strategico di SIAE 2011-2013 Descrizione degli interventi avviati tra quelli previsti dal Piano Strategico SIAE 2011-2013

3 - 3 - Riservato Bozza per discussione Sintesi andamento economico SIAE 2000-2011 Landamento economico di SIAE nel periodo 2000-2011 mostra un peggioramento della marginalità a partire dallesercizio 2006, aggravando il deficit operativo strutturale che caratterizza lazienda (i dati di costo e di ricavo sono al netto della voce Fondo di Solidarietà): Fino al 2005 SIAE ha una marginalità operativa negativa media di circa 10 mil, bilanciata dalla gestione finanziaria, che consente di ottenere un risultato netto medio positivo di circa 3 mil Dal 2005 si nota un peggioramento costante del risultato operativo che passa dai -10 mil del 2005 agli oltre -36 mil del 2011*; fino al 2007 la gestione finanziaria è riuscita a sostenere il risultato netto (soprattutto negli anni 2006-2007, in cui i proventi finanziari sono stati rispettivamente di 31 mil e di 41 mil ) ma la crisi dei mercati del 2008 e il ritorno dei proventi finanziari su livelli «normali» negli anni successivi, non ha permesso di riequilibrare il deficit operativo Il peggioramento dei margini di SIAE è dovuto essenzialmente al costante incremento dei costi, che passano dai 144,5 mil del 2000 ai 192,8 mil del 2011**, non sostenuto dallandamento dei ricavi, che dal 2005 al 2011 mostrano un trend negativo, passando dai 167 mil del 2005 ai 156 mil del 2011**; i costi della produzione passano dal 107% dei ricavi del 2000, al 123% del 2011**. * Dati di preconsuntivo provvisori. ** Dati preventivo 2011.

4 - 4 - Riservato Bozza per discussione Andamento Ricavi - Costi SIAE anni 2000 - 2010 (milioni di euro)

5 - 5 - Riservato Bozza per discussione servizi società di autori Dati basati su informazioni in nostro possesso ovvero riprese dai siti istituzionali di ciascuna società

6 - 6 - Riservato Bozza per discussione Obiettivi del Piano Strategico di SIAE 2011-2013 Il Piano Strategico di SIAE per il periodo 2011-2013, ha lobiettivo di identificare le linee guida che consentano di riequilibrare la gestione economica finanziaria, attraverso linee d'azione dirette a: Incrementare gli incassi Migliorare l'efficienza operativa Sviluppare le risorse umane La declinazione delle linee guida strategiche viene realizzata attraverso la definizione di un insieme di interventi che consentiranno di realizzare gli obiettivi identificati: Aumentare il valore della produzione (al netto del Fondo di Solidarietà) dai 156 mil. del 2011 (dati preventivo 2011) ai 167, 3 mil. del 2014 Ridurre il costo della produzione (al netto del Fondo di Solidarietà e degli accantonamenti per gli adeguamenti salariali) dai 94,4 mil. del 2011 (dati preventivo 2011) ai 90,8 mil. del 2014 Ridurre i costi del personale da 97,9 mil. nel 2011 (dati I preconsuntivo 2011 che considerano anche gli accantonamenti del 2011 per gli adeguamenti salariali fino al 2011) a 93,6 del 2014 Il DPR di nomina del Commissario prevede, tra i suoi compiti, quello di: Adottare gli atti necessari ed opportuni al fine di assicurare il risanamento finanziario e lequilibrio economico-gestionale della Società

7 - 7 - Riservato Bozza per discussione Linee strategiche, fattori critici di successo e dimensioni di intervento LINEE STRATEGICHEFATTORI CRITICI DI SUCCESSO (FCS) Incremento degli incassi Miglioramento dellefficienza operativa Sviluppo risorse umane Recupero Evasione Facilitazione attività di pagamento Recupero diritti estero Miglioramento servizi esistenti e sviluppo nuovi servizi sinergici al core business Alleggerimento attività di Front Office e delocalizzazione attività amministrative Riassetto Rete Territoriale Introduzione logiche di Business Process Management e allineamento organizzativo Semplificazione della governance Revisione accordi con i mandatari DIMENSIONI DI INTERVENTO Processi Organizz.. Strumenti Sistemi di selezione, valutazione e incentivazione Gestione delle carriere e dei piani di sviluppo e formazione Revisione contratti Gestione del cambiamento

8 - 8 - Riservato Bozza per discussione Linee strategiche / incremento incassi L'andamento economico di SIAE in relazione al mercato di riferimento evidenzia la necessità di operare un'attenta gestione delle iniziative di sviluppo dei ricavi, così come delle iniziative rivolte al recupero di efficienza In questo contesto, le linee d'azione sulle quali si sviluppa il piano sono: Incremento degli incassi Miglioramento dell'efficienza operativa Sviluppo risorse umane Linea incremento degli incassi. Viene perseguita attraverso interventi volti a Recuperare l'evasione sul mercato attuale tramite la revisione del modello operativo delle attività di controllo, l'aumento del numero dei controlli e l'acquisizione di banche dati esterne che li rendano sempre più mirati e il potenziamento della lotta alla pirateria web Facilitare le attività di pagamento e la fruizione dei servizi da parte degli utilizzatori tramite la realizzazione di modalità di gestione via web del licencing (per gli utilizzatori occasionale e per la riproduzione di musica e video su supporti) e il trasferimento dei servizi web su mobile Recuperare i diritti estero tramite l'integrazione e la cooperazione internazionale e l'adozione di un modello di controllo relativo all'utilizzo del repertorio SIAE all'estero Migliorare i servizi esistenti e sviluppare nuovi servizi, aumentando la produttività dei servizi esistenti e ampliando il portafoglio d'offerta in logiche di sinergia con il core business

9 - 9 - Riservato Bozza per discussione Linee strategiche / miglioramento efficienza operativa Linea miglioramento dell'efficienza operativa. Viene perseguita attraverso interventi volti a Alleggerire l'attività di Front Office e delocalizzare le attività amministrative tramite la realizzazione di un Portale Organizzatori che virtualizzi il licencing degli organizzatori professionali e la centralizzazione della funzione amministrativa a fronte della delocalizzazione delle attività presso le strutture SIAE ritenute più idonee Ridefinire l'assetto della Rete Territoriale in termini di numero dei punti periferici, delle sedi e delle mandatarie e relativa circoscrizione sulla base del mercato potenziale espresso dal territorio di riferimento Introdurre logiche di Business Process Management che permettano di analizzare e revisionare i processi aziendali critici, individuare e gestire i relativi impatti organizzativi, automatizzare i processi attraverso la realizzazione di strumenti di supporto, introdurre sistemi di rilevazione delle performance dei processi e dei servizi, introdurre la piattaforma di BPM e integrarla con le principali applicazioni correnti e future, sfruttare in modo ottimale le informazioni presenti nelle banche dati SIAE ed in quelle esterne ritenute utili Semplificare la Governance attraverso la formulazione di proposte di revisione del Regolamento Generale

10 - 10 - Riservato Bozza per discussione Linee strategiche / sviluppo risorse umane Linea sviluppo delle risorse umane. Viene perseguita attraverso interventi volti a Dimensionare gli organici, definire il budget del personale e il processo di selezione, introdurre sistemi di valutazione e incentivazione, gestire le carriere, i piani di sviluppo e la formazione, per assicurare che gli organici siano correttamente dimensionati, le azioni del personale convergano verso il raggiungimento delle strategie aziendali, la crescita delle persone sia coerente e non avvenga attraverso il contenzioso giuslavoristico Gestire il cambiamento in modo da coinvolgere le persone impattate dal cambiamento, facilitare linteriorizzazione del cambiamento e metterle in condizione di operare secondo le nuove logiche e le nuove modalità, dal punto di vista delle conoscenze e dei comportamenti attesi Revisionare i contratti in maniera tale che recepiscano le logiche di raggiungimento degli obiettivi aziendali e di sviluppo professionale

11 Riservato - Bozza per discussione A Interventi organizzativi B Progetti IT D Contratti C Change Management E Comunicazione Esterna SIAE 2011

12 - 12 - Riservato Bozza per discussione Al fine di migliorare efficienza ed efficacia dei servizi forniti uno degli obiettivi fondamentali è completare la trasformazione della SIAE in una moderna web company SPORTELLO VIRTUALE a disposizione di tutti gli Associati ed Utilizzatori Piano 2011 - 2013

13 - 13 - Riservato Bozza per discussione Sportello virtuale Servizi più celeri e migliore qualità e completezza dei dati a disposizione di Associati ed Utilizzatori Semplificazione delle attività di sportello e conseguente incremento in numero e qualità dei controlli esterni maggiori incassi Ottimizzazione dei processi interni e quindi minori costi gestionali

14 - 14 - Riservato Bozza per discussione Ogni singola linea strategica si articola in una serie di interventi che hanno lo scopo di garantirne lattuazione: gli interventi complessivi previsti dal piano per il periodo di riferimento (2011-2013) sono 44 I lavori per lattuazione del piano sono stati avviati a giugno 2011. Questo ritardo nellinizio delle attività ha reso indispensabile individuare, tra tutti gli interventi pianificati, quelli prioritari: affrontare in modo mirato alcune questioni è, infatti, lunico modo per essere ragionevolmente sicuri di raggiungere risultati tangibili Per questo motivo sono stati avviati al momento gli interventi (riportati nella slide successiva) capaci di apportare nel più breve tempo possibile (vale a dire a partire dal 2012) benefici tangibili Linee strategiche e interventi prioritari 2011

15 - 15 - Riservato Bozza per discussione Linee strategiche e interventi prioritari 2011 Ridefinizione assetto Rete Territoriale Revisione processo controllo ispettivo Rete Territoriale Processo recupero crediti accertati BI - Controllo processo permesso/incasso BI - Razionalizzazione base dati DWH (Data Warehouse) BI - Cruscotti/Reportistica - Sistema a supporto delle decisioni Web - Portale organizzatori professionali Web - Portale intrattenimenti privati Web - Trasferimento servizi su mobile Acquisizione programmi musicali via Internet BI: Business Intelligence

16 - 16 - Riservato Bozza per discussione Agenda Il piano strategico di SIAE 2011-2013 Descrizione degli interventi avviati tra quelli previsti dal Piano Strategico SIAE 2011- 2013

17 - 17 - Riservato Bozza per discussione Interventi organizzativi: revisione del processo di controllo ispettivo rete, ridefinizione assetto rete territoriale Incremento degli incassi Efficientamento dei processi operativi della Rete Territoriale Aumento efficacia dei controlli (numero/qualità) Ottimizzazione del dimensionamento delle strutture territoriali Riduzione dei costi della Rete Territoriale Benefici Definizione dellassetto futuro della Rete Territoriale e definizione dell'ufficio territoriale tipo Ridefinizione del modello operativo delle attività di controllo e del processo di gestione delle ispezioni, per garantire il corretto e puntuale presidio delle manifestazioni spettacolistiche e di intrattenimento Obiettivi Lintervento, governato da un Gruppo di Lavoro guidato dal personale SIAE, prevede: Lo svolgimento di una serie di analisi sulla rete territoriale, sul mercato di riferimento e sui servizi erogati, con lo scopo di disegnare e definire lassetto ottimale della Rete Territoriale La definizione del nuovo modello operativo che migliori le attività di controllo della Rete Territoriale (ridefinizione logiche di controllo, programmazione e pianificazione dei controlli, introduzione di metriche per il controllo e il miglioramento del processo) Attività 201120122013 I SII SI SII SI SII S Tempi e Risultati di Progetto Tempo complessivo: circa 18 mesi Ridefinizione assetto ottimale Rete Territoriale Revisione Procedure di Controllo

18 - 18 - Riservato Bozza per discussione Interventi organizzativi: revisione processo recupero crediti accertati Efficientamento del processo di recupero dei crediti (tempi di esecuzione, effort sostenuto) Riduzione dei costi unitari di recupero dei crediti A regime, incremento delle somme recuperate con effetto su incassi per DdA Benefici Revisionare il processo di recupero dei crediti accertati: Dal territorio a seguito dei controlli svolti Dalle strutture centrali (in base agli accordi stipulati) Predisporre strumenti informatici e reportistica per la gestione e il monitoraggio dello stato dei crediti Incrementare lammontare delle somme recuperate Obiettivi Lintervento, governato da un Gruppo di Lavoro guidato dal personale SIAE, prevede lo svolgimento delle seguenti attività: Analisi e revisione del processo di recupero dei crediti svolti dalla periferia e dal centro, revisione delle strutture organizzative responsabili delle attività Revisione delle procedure di recupero dei crediti, identificando le soluzioni da attivare per le diverse tipologie di credito (es. ricorso a legali, a società di recupero crediti ecc.) Progettazione e realizzazione di strumenti per la gestione e il monitoraggio del credito, attraverso strumenti informatizzati, realizzazione della reportistica periodica Attività 201120122013 I SII SI SII SI SII S Tempi e Risultati di Progetto Tempo complessivo: circa 18 mesi Revisione processo Revisione procedure Realizzazione strumenti

19 - 19 - Riservato Bozza per discussione Progetti IT: Business Intelligence – razionalizz. base dati, cruscotti direzionali, monitoraggio processi Efficientamento operativo e del processo decisionale e di controllo Potenziale aumento degli incassi grazie ad una migliore conoscenza del mercato potenziale e recupero dellevasione Migliore fruibilità dei dati del patrimonio informativo SIAE Benefici Razionalizzazione delle informazioni ed eliminazione di duplicazioni (dati, anagrafiche ecc.) Miglioramento dellaffidabilità dei dati Facilitazione dell'analisi degli andamenti economici e della qualità dei servizi resi Utilizzo di cruscotti e viste per il monitoraggio e controllo dell'attuazione del piano strategico Obiettivi Lintervento, governato da un Gruppo di Lavoro guidato dal personale SIAE, prevede la valorizzazione del parco informativo attraverso lo svolgimento delle seguenti attività: Analisi tecnica per la realizzazione base dati unificata Progettazione ed implementazione flussi dati per lalimentazione della base dati Ampliamento e completamento dei dati con le informazioni derivanti da: o Banche dati esterne o Processi e servizi SIAE o Geomarketing Analisi e raccolta requisiti per la realizzazione di cruscotti Implementazione reportistica individuata Attività 201120122013 I SII SI SII SI SII S Tempi e Risultati di Progetto Tempo complessivo: circa 18 mesi Razionalizzazione DHW Realizzazione Cruscotti Direzionali

20 - 20 - Riservato Bozza per discussione Progetti IT: portale organizzatori professionali Miglioramento dell'immagine SIAE per i servizi forniti Semplificazione dei servizi forniti agli utilizzatori Attivazione nuovi canali per il pagamento e incremento degli incassi Delocalizzazione delle attività amministrative agli organizzatori, con conseguente diminuzione del carico di lavoro delle strutture periferiche e riduzione dei costi di gestione Benefici Realizzazione infrastruttura per lattivazione di servizi web agli utilizzatori professionali ed attivazione nuovi canali per il pagamento (carta di credito) Obiettivi Lintervento, governato da un Gruppo di Lavoro guidato dal personale SIAE, prevede la realizzazione di un portale web per lattivazione di servizi agli organizzatori professionali, che permetta di richiedere i permessi di utilizzazione, trasmettere i dati economici della manifestazione, visualizzare i diritti dovuti e pagare tali diritti: Analisi tecnica ed identificazione servizi da attivare su piattaforma Web Predisposizione accordi per la gestione dei servizi bancari (pagamenti tramite carta di credito, bonifico ecc.) Progettazione ed implementazione portale WEB Progettazione e predisposizione interfacciamenti con altri sistemi SIAE Attività 201120122013 I SII SI SII SI SII S Tempi e Risultati di Progetto Tempo complessivo: circa 6 mesi Realizzazione portale organizzatori

21 - 21 - Riservato Bozza per discussione Progetti IT: portale intrattenimenti privati A regime, incremento degli incassi (+5%) Semplificazione delliter per il pagamento dei diritti dovuti Benefici Predisposizione di servizi su piattaforme web e mobile, con delocalizzazione delle attività di front office direttamente agli utilizzatori occasionali Miglioramento delle modalità di acquisizione dei diritti dovuti Attivazione di canali aggiuntivi per lacquisizione dei diritti Obiettivi Lintervento, governato da un Gruppo di Lavoro guidato dal personale SIAE, prevede la realizzazione di una infrastruttura tecnica ed applicativa, per la gestione delle autorizzazioni e il pagamento dei diritti dovuti da parte degli utilizzatori occasionali che organizzano intrattenimenti privati con musica: Analisi tecnica della soluzione da implementare Predisposizione accordi per la gestione dei servizi bancari Progettazione ed implementazione portale WEB Progettazione ed implementazione servizi su piattaforma Mobile Progettazione e predisposizione interfacciamenti con altri sistemi SIAE Attività 201120122013 I SII SI SII SI SII S Tempi e Risultati di Progetto Tempo complessivo: circa 7/9 mesi Realizzazione portale intrattenimenti privati

22 - 22 - Riservato Bozza per discussione Progetti IT: trasferimento servizi su mobile Miglioramento nella fruizione dei servizi verso gli associati e gli utilizzatori del repertorio tutelato Benefici Facilitare laccesso alla fruizione dei servizi web per gli associati e per gli organizzatori di spettacolo, con lutilizzo della piattaforma mobile Definizione di una piattaforma di riferimento da utilizzare nello sviluppo di nuovi servizi Obiettivi Lintervento, governato da un Gruppo di Lavoro guidato dal personale SIAE, prevede la migrazione e lestensione verso la piattaforma mobile, accessibile anche attraverso terminali telefonici, di servizi web dedicati agli utilizzatori professionali attualmente disponibili tramite il portale: Identificazione servizi da attivare su piattaforma Mobile (in corso) Analisi tecnica della soluzione da implementare Progettazione e predisposizione interfacciamenti con i sistemi di back-end Realizzazione del portale mobile con i servizi identificati Attività 201120122013 I SII SI SII SI SII S Tempi e Risultati di Progetto Tempo complessivo: circa 12 mesi Trasferimento servizi su mobile

23 - 23 - Riservato Bozza per discussione Progetti IT: acquisizione programmi musicali via web A regime, riduzione dei costi di gestione (circa 1,5 mil. ) Riduzione delle attività di back office per l'associazione programmi/incassi DdA Efficientamento dei controlli per falsa programmazione Semplificazione per gli organizzatori relativa alla consegna dei programmi musicali Benefici Predisposizione di servizi su piattaforme web per la gestione delle distinte di esecuzione dei brani in scaletta, mediante accesso e compilazione online delle utilizzazioni previste Obiettivi Lintervento, governato da un Gruppo di Lavoro guidato dal personale SIAE, prevede la realizzazione di una infrastruttura tecnica ed applicativa, per la realizzazione di funzioni web per la compilazione dei programmi musicali da parte degli esecutori e la associazione dei programmi sottoscritti con i documenti di incasso SIAE: Analisi tecnica della soluzione da implementare Progettazione ed implementazione portale web per la gestione dei programmi musicali Predisposizione funzionalità per la riconciliazione dei programmi musicali Attivazione accordi per la firma digitale dei programmi Progettazione e predisposizione interfacciamenti con altri sistemi SIAE Attività 201120122013 I SII SI SII SI SII S Tempi e Risultati di Progetto Tempo complessivo: circa 18 mesi Acquisizione programmi musicali via web