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CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations.

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Presentazione sul tema: "CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations."— Transcript della presentazione:

1 CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations c.Il progetto: definizioni e caratteristiche d.Il Project Management e.Condizioni

2 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto …I progetti intendono produrre determinati risultati entro un dato istante di tempo ed un dato budget. Essi tagliano le linee (funzionali) dellorganizzazione. Sono compiti unici e mai completamente uguali a progetti precedenti…Un progetto può essere visto come lintero processo di creazione di un nuovo prodotto, una nuova industria o altri risultati specifici. Il risultato da ottenere, spesso, riceve molta più attenzione del processo con il quale è ottenuto. Di fatto entrambi, prodotto e processo, devono essere oggetto di una gestione efficace… da R.D. Archibald, Managing High-Technology Programs and Projects, New York,Wiley, 1976.

3 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto Qualsiasi iniziativa non di routine Finalizzata al raggiungimento di precisi risultati operativi Con determinati limiti: –Di tempo –Di costo –Di qualità Che coinvolge più unità o ruoli organizzativi di funzioni diverse aggregate temporaneamente in un team interfunzionale

4 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto Processo Indice perf. 1 Indice perf. 2 Indice perf. 3 KPI INPUTOUTPUT OBIETTIVI/ CLIENTE OWNER Insieme organizzato di attività e decisioni, finalizzato alla creazione di un output effettivamente domandato da un cliente al quale attribuisce un valore ben definito

5 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto Progetto come processo a impulso Progetto Unicità delloutput Obiettivi espliciti Tempo definito Interdipendenze parallele Processo a impulso Processo Ripetitivo standardizzato Obiettivi impliciti Permanenza Interdipendenze sequenziali Processo a flusso

6 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto Progetti e processi Processo a impulso Processo a flusso Cliente interno Cliente esterno Ricerca Innovazione organizzativa Innovazione gestionale Iniziative di marketing Sviluppo prodotto Produzione interna Manutenzione Pianificazione Amministrazione e controllo Vendita Assistenza cliente

7 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto Progetti e processi Filosofia di controllo Attenzione su Standardizzaz. report Periodicità Informazioni Feed-fwd (previsioni) Efficacia (le coe succedono) Bassa Basata sugli eventi Tempestività Feed-back (report) Efficienza impiego risorse Alta Ad intervalli definiti Accuratezza Processi a impulsoProcessi a flusso

8 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto Processi e progetti Indice perf. 1 Indice perf. 2 Indice perf. 3 KPI INPUTOUTPUT OBIETTIVI OWNERPROCESSO PROGETTO OBIETTIVI RISORSE PIANO TEMPI MIGLIORAMENTO EFFICENZA MIGLIORAMENTO EFFICACIA

9 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto Tipici progetti aziendali sono: –Introduzione di una nuova procedura organizzativa; –Implementazione di un diverso sistema di raccolta e analisi dei costi; –Realizzazione di un nuovo sito produttivo; –Trasferimento della produzione da un sito ad un altro; –Penetrazione di un nuovo mercato; –Lancio di un nuovo prodotto; –Riorganizzazione di una data area o settore o servizio;

10 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto Quindi un progetto: Ha un obiettivo definito Ha un inizio e una fine Viene realizzato da una specifica organizzazione Ha un Project Manager responsabile del suo sviluppo E definito identificando il punto di partenza, le attività intermedie e il punto di arrivo E un impegno unico per realizzare un obiettivo esplicito in un tempo determinato E unico anche se possono esistere progetti simili

11 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto Progetto = obiettivo / tempo / modalità di raggiungimento / risorse / controllo / aggiustamento Risorse: Uomini Strumenti e mezzi Risorse economiche Tempo

12 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto Le persone: la risorsa più preziosa Il progetto è un luogo in cui le persone lavorano insieme Lo spirito con il quale le persone operano insieme con efficacia è la collaborazione Lo Spirito del progetto: prendere parte allimpresa, dare aiuto, raggiungere insieme e con uguale dignità il risultato.

13 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto Tipologie di progetto: Interni – esterni (commessa) Monodisciplinari – Pluridisciplinari Monoaziendali – Pluriaziendali Progetti prodotti – Progetti processi

14 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto Tipologie di progetto Cliente esterno Cliente interno Progetti su commessa Progetti di servizi interni Sviluppo nuovi prodotti Innovazioni diffuse (org) Richieste note a priori (cliente committente) Richieste non note a priori (cliente target)

15 CLASDA – Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations c.Il progetto: definizioni e caratteristiche d.Il Project Management e.Condizioni Gestione dei Progetti

16 CLASDA – Gestione dei Progetti Il Project Management Evoluzione storica Chi di voi volendo costruire una torre, non si siede prima a calcolarne la spesa, e se ha i mezzi per portarla a compimento? Per evitare che, se getta le fondamenta e non può finire il lavoro, tutti quelli che vedono comincino a deriderlo dicendo: costui ha iniziato a costruire ma non è stato capace di finire il lavoro. Oppure quale re, partendo in guerra con un altro re, non siede prima a esaminare se può affrontare con diecimila uomini chi gli viene incontro con ventimila? Se no, mentre laltro è ancora lontano, gli manda unambasceria di pace. (Lc 14, 28-32)

17 CLASDA – Gestione dei Progetti Il Project Management Evoluzione storica Il problema della gestione dei progetti si sviluppa fin dallantichità in diversi ambiti (militare, costruzioni, ingegneria, ecc…) Assume valore di disciplina informale di studio a cominciare dalla fine dell800 (Gantt) Subisce un notevole impulso durante la Seconda Guerra Mondiale sullonda dello sviluppo dellindustria militare americana (Es: progetto Liberty) Verso la metà degli anni 50 si sviluppano le prime tecniche formalizzate (Pert/CPM) per la gestione di progetti militari e aerospaziali A partire dagli anni 60 entra come sistema di gestione nelle aziende più evolute (DuPont, Remington Rand, ecc…) Negli anni 80 si diffonde a diverse tipologie di aziende Negli anni 90 si afferma come metodologia largamente diffusa e definita non solo in ambito aziendale

18 CLASDA – Gestione dei Progetti Il Project Management E un approccio organizzativo/metodologico che considera un Progetto come un obiettivo aziendale da raggiungere nel rispetto di tempi, costi e qualità prefissati. E lapplicazione sistematica di conoscenza, capacità, strumenti e tecniche alle attività di progetto al fine di conciliare i bisogni e le aspettative aziendali. Questo richiede il bilanciamento tra: –scopo, tempo, costo e qualità –bisogni diversi dei vari attori coinvolti –fabbisogni definiti e quelli non definiti (aspettative).

19 CLASDA – Gestione dei Progetti Il Project Management Elementi di base: Definire gli obiettivi (Goal Setting) Definire i criteri di valutazione dei risultati Pianificare le attività per raggiungere i risultati Definire le risorse necessarie Controllare periodicamente lavanzamento delle attività, correggendo gli eventuali scostamenti Valutare i risultati raggiunti

20 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto Lobiettivo del progetto: Non è sempre facilmente definibile Non è sempre facilmente comunicabile Quanto meglio è definito e condiviso, tante maggiori sono le probabilità di raggiungerlo (importanza della chiarezza di obiettivo – goal setting) Una volta definito è difficilmente modificabile Accanto allobiettivo primario esistono obiettivi secondari che determinano altrettanti filoni di progetto (da analizzare e sviluppare) Bilanciamento obiettivo-tempo Clip Coach Carter – Goal setting Obiettivi sfidanti, ma realistici e raggiungibili - Concordati - Eventuale assegnazione di prioprità - Misurabili secondo criteri specifici definiti a priori - Chiarezza delle condizioni operative necessarie per il conseguimento degli obiettivi - Gli obiettivi complessi: i progetti intersettoriali

21 CLASDA – Gestione dei Progetti Definizione di Progetto Lobiettivo del progetto: S.M.A.R.T. Specific – lobiettivo deve essere specifico e non generico Measurable – lobiettivo deve essere quantificabile e misurabile Achievable – lobiettivo deve essere raggiungibile enon impossibile Relevant – lobiettivo deve essere significativo Timed – lobiettivo deve essere riferito ad un limite di tempo

22 CLASDA – Gestione dei Progetti Il Project Management Valutazione dei risultati in termini di: Qualità dellobiettivo raggiunto Rispetto dei tempi previsti Adeguato utilizzo delle risorse disponibili Soddisfazione dei partecipanti

23 CLASDA – Gestione dei Progetti Il Project Management La pianificazione: È la tecnica di base del PM Ha lo scopo di prevedere e anticipare gli eventi del progetto, in modo da prepararsi ad affrontarli al meglio E lo strumento che permette, di fronte agli imprevisti, di capirne gli impatti e di scegliere le opportune azioni correttive Lungi dallessere portatore di rigidità, è invece un alleato per lesercizio della flessibilità…

24 CLASDA – Gestione dei Progetti Gestione dei Progetti 1.Introduzione a.Evoluzione dellorganizzazione aziendale b.Larea del Fare in azienda: le Operations c.Il progetto: definizioni e caratteristiche d.Il Project Management e.Condizioni

25 CLASDA – Gestione dei Progetti Condizioni di realizzazione dei progetti Spesso i progetti aziendali falliscono. Perché? Perché muoiono per strada? Perché non rispettano i tempi? Perché costano più del previsto? Perché i risultati finali sono deludenti / inattuabili? Cosa cè di difficile nella gestione dei progetti???

26 CLASDA – Gestione dei Progetti Condizioni di realizzazione dei progetti Se alcune condizioni di base vengono presidiate, si riducono notevolmente i rischi di fallimento. Queste condizioni di base possono essere di tipo: –RAZIONALE –RAZIONALE – attengono alle regole e metodologie della gestione per progetti e riguardano il presidio delle variabili fondamentali degli obiettivi, delle risorse, delle competenze, delle metodologie… –RELAZIONALE –RELAZIONALE – il PM è una filosofia aziendale che esalta la dinamica relazionale (lavorare con…), quindi gli aspetti legati al gruppo, le relazioni tra i membri del gruppo e con attori esterni, nonché le dinamiche di contesto ed organizzative dellambiente ove il gruppo opera

27 CLASDA – Gestione dei Progetti Condizioni di realizzazione dei progetti Efficienza Persone Attività Struttura organizzativa Strumenti Ambiente Organizzativo

28 CLASDA – Gestione dei Progetti Condizioni di realizzazione dei progetti DIMENSIONE RAZIONALE = definire: Obiettivi - Cosa si deve realizzare? Tempo - Quando si deve realizzare? Risorse finanziarie - Quanto verrà a costare? Risorse umane – Chi si occuperà delle diverse attività? Controllo – Come si misurerà lavanzamento del progetto? Azioni correttive – Quali meccanismi per far fronte alle eccezioni? Prodotto finale – Quali prodotti/servizi devono nascere dal progetto? Fine – Quando si può considerare finito il progetto? Valutazione risultato – Chi valuterà i risultati del progetto?

29 CLASDA – Gestione dei Progetti Condizioni di realizzazione dei progetti DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano Mappa delle attività Il piano consente di elencare in forma organizzata le singole attività che sono necessarie alla realizzazione del progetto. E un presidio del processo che permette il controllo delle scadenze, delle responsabilità e del grado di completamento (ritardi/anticipi). E la base per le decisioni di progetto.

30 CLASDA – Gestione dei Progetti Condizioni di realizzazione dei progetti DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano Strumento di identificazione e soluzione dei problemi Il piano è lo strumento più efficace di identificazione delle criticità di progetto e del loro impatto sul risultato finale. Si presta benissimo ad analisi what-if per la scelta delle azioni correttive o alternative.

31 CLASDA – Gestione dei Progetti Condizioni di realizzazione dei progetti DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano Strumento di comunicazione Il piano è un efficacissimo strumento di comunicazione sia per i partecipanti al team di progetto (che attraverso esso saranno sempre aggiornati sullo stato di avanzamento, sulle criticità, sulle responsabilità, sui costi), sia per il management, ma anche per il resto dellorganizzazione che spesso è coinvolto marginalmente in sporadiche attività, ma per il quale la conoscenza del disegno complessivo può essere determinante nella qualità e nei tempi di risposta. Caso Africa 1942

32 CLASDA – Gestione dei Progetti Condizioni di realizzazione dei progetti DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano La pianificazione come cultura Spesso il piano è solo un pezzo di carta. Un bellissimo quadro colorato. Fatto una volta e poi dimenticato. Non serve a nulla. Il piano deve essere uno strumento vivo, continuamente aggiornato. E lambiente organizzativo del progetto, racchiude il cosa, il come, il quando, il chi del progetto! Per la riuscita dei progetti è essenziale che la cultura di pianificazione permei lazienda a partire dal top management (che deve garantire il commitment). La conoscenza delle tecniche di pianificazione è quindi un requisito di base di tutti i livelli del management.

33 CLASDA – Gestione dei Progetti Condizioni di realizzazione dei progetti DIMENSIONE RAZIONALE = Il Piano Le trappole della pianificazione Pianificatore innamorato (del piano!) – rischio che il piano sia lobiettivo del progetto e ad esso si pieghino tutte le conseguenti attività. Dio piano – il piano è intoccabile, dal top management al team tutti considerano un fallimento ogni variazione o discussione del piano. Accanimento – il piano deve rappresentare sinteticamente una successione di attività ed eventi… non deve avere la pretesa di simulare lintera realtà. Quadro dimenticato – se il piano è troppo complesso, non sarà uno strumento di lavoro, ma finirà attaccato ad un muro come un bel quadro… davanguardia!


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