Piano di Miglioramento Gestionale Id: 923 Agenda sul Web Prenotazione / Disdetta On Line Direzione Municipalità Mestre – Carpenedo - Servizio Educativo Responsabile del Progetto Dott.ssa Elisabetta Meneghel Referente del Progetto dott.ssa Rita Soppani Appuntamenti presso Servizio Educativo

I problemi affrontati Incrementare e sostenere l’innovazione tecnologica nella Pubblica Amministrazione per aumentare l’efficienza degli uffici e migliorare la comunicazione con il cittadino/utente attraverso l’uso di canali veloci e protetti. Migliorare gli assetti organizzativi degli Uffici del Servizio Educativo, a seguito del trasferimento alla Municipalità delle funzioni in materia scolastica, che hanno imposto una compiuta rivisitazione dei processi di lavoro (così come previamente pensati dagli Uffici centrali del Comune) al fine di consentire al personale di lavorare con maggiore serenità e, nel contempo, porre crescente attenzione alle esigenze del cittadino. Altro motivo importante è stato la necessità di diminuire i disagi connessi agli orari rigidi di apertura degli uffici e al frequente congestionamento delle code in attesa, specie in alcuni periodi dell’anno, introducendo un applicativo informatico per prenotazione / disdetta on line appuntamenti Motivi prevalenti dell’intervento:

Le soluzioni adottate Coinvolgimento, in maniera la più attiva possibile, di tutte le risorse umane del Servizio Educativo nella pianificazione e nel processo decisionale, in quanto fattore determinante del buon esito del processo di miglioramento del clima organizzativo; Rivisitazione delle procedure in corso e conseguente rilevazione delle criticità della gestione (sia verso l’interno che verso l’esterno), apportando i conseguenti correttivi ai fini di maggiore efficienza e riduzione dei relativi costi (di tempo, personale, ecc…); ridistribuzione, conseguentemente, dei carichi di lavoro del personale; Introduzione di un applicativo informatico per prenotazione/disdetta appuntamenti, quale elemento qualificante del piano.

I risultati raggiunti Il 90% dei dipendenti hanno dimostrato di gradire il piano di miglioramento gestionale prodotto La riorganizzazione degli uffici e la conseguente ridistribuzione dei carichi di lavoro ha di fatto comportato una diminuzione dei costi di gestione degli uffici pari al 20% Utilizzo di applicativo informatico “free” Agenda sul web per prenotazione appuntamenti: non sono necessari software=risparmio dell’Amministrazione Diminuzione dei tempi di attesa allo sportello da parte dell’utenza Maggiore attenzione ai bisogni dell’utenza Le conoscenze informatiche del personale amministrativo sono state incrementate del 100% Adozione e sperimentazione di una procedura estensibile anche ad altre Direzioni del Comune e ad altri rami dell’Amministrazione

I fattori di successo Rilevanza delle: strategie politiche della Direzione di Municipalità riconducibili agli obiettivi dell’Ente ( programma di governo, PEG, PDO. etc…), trasferiti al personale del Servizio Educativo; politiche di gestione riconducibili al progetto Amministrare 2.0 del Comune di Venezia finalizzato a potenziare le procedure di comunicazione con il cittadino on–line (incentivando così anche la “dematerializzazione” dei flussi cartacei) e a trasformare il rapporto tra cittadini ed Amministrazione in un nuovo “dialogo”, in cui l’utente da spettatore passivo diventi attore; Motivazione del personale a sperimentare nuove forme di lavoro a beneficio del gruppo.

Le criticità incontrate La realizzazione del piano è stata di fatta rallentata dall’insorgere di problemi tecnici legati alla difficoltà di rendere pubblico con link http il calendario degli appuntamenti sul web, per un difetto del programma che è stato superato grazie alla segnalazione del gruppo di lavoro all’assistenza Google; Merita quindi evidenziare due aspetti fondamentali: L’applicazione introdotta sul web è del tipo “mash up”, vale a dire che sono stati integrati degli strumenti già presenti sul web e per lo più gratuiti con altre informazioni per affrontare problematiche del tutto nuove; E’ stato utilizzato al meglio il contributo della community per il miglioramento del software visto come patrimonio della conoscenza collettiva.

Per informazioni Dott.ssa Rita Soppani Tel Direzione Municipalità Mestre – Carpenedo Servizio Educativo