REINGEGNERIZZAZIONE DEI PROCESSI NELLE STRUTTURE FONDAMENTALI 2016 Biblioteche Modalità di apertura di sale studio per gli studenti con orario ampliato Bozza risultante dagli incontri laboratoriali del: 30, 31.8.2016 - 27, 28.9.2016 – 11.10.2016 – 2.12.2016

ELEMENTI DEL PROCESSO Nome del processo Servizi agli studenti per lo studio autogestito Missione del processo Fornire agli studenti i servizi a sostegno delle loro attività di studio. Strutture interessate Biblioteche di Scuola Clienti interni Docenti Clienti esterni Studenti Fornitori interni Centro servizi del Sistema Bibliotecario di Ateneo Fornitori esterni Operatori economici Process owner Dirigente dell’Area per le Strutture Fondamentali Strumenti e risorse Locali a norma, arredamenti, infrastrutture ICT

DIAGRAMMA DEI LIMITI ORGANIZZATIVI

DIAGRAMMA DI STRUTTURA Gestione Sale di lettura Assistenza utilizzo attrezzature (fotocopiatrici, PC etc.) Servizio bibliografia Consultazione volumi on line Consultazione riviste on line Recupero riviste Recupero volumi Gestione prestiti Servizi di Biblioteca Supporto allo studio autogestito

DIAGRAMMA DI RELAZIONE

ANALISI DEL PROCESSO AS IS

STRUTTURAZIONE DEGLI OBIETTIVI DI MIGLIORAMENTO CRITICITA’ SITUAZIONE TO-BE OBIETTIVO INDICATORE PERFORMANCE RESPONSABILE TEMPI DI ATTUAZIONE Insufficiente numero di posti per lo studio autogestito Aumento del numero di posti disponibili anche al di fuori delle Biblioteche (aule studio) Fornire allo studente maggiori possibilità per lo studio fuori casa Numero dei posti disponibili per lo studio autogestito Dirigente dell’Area per le Strutture Fondamentali 31.12.2016 Insufficiente orario di apertura delle strutture esistenti Ampliamento dell’orario di apertura delle Biblioteche e/o delle nuove aule studio Fornire allo studente maggiori possibilità per lo studio fuori casa al di fuori degli orari tipici in cui spesso si svolgono le lezioni Numero delle ore di apertura di Biblioteche e aule studio Sovrapposizione tra servizi di biblioteca e supporto allo studio autogestito Istituzione di un nuovo servizio di supporto per lo studio autogestito (aule studio) Liberare posti in Biblioteca per chi ha necessità di usufruire dei volumi e delle riviste ivi presenti Soddisfazione degli studenti sia sulle aule studio che sui Servizi Bibliotecari Numero di posti della aule studio effettivamente occupati

SINTESI DELL’INTERVENTO Obiettivo strategico Meglio supportare lo studente nelle attività di studio al fine di migliorare il rendimento e la qualità della vita nell’Ateneo Gap obiettivo strategico e situazione attuale Gli studenti lamentano una carenza dei posti disponibili per le ore di studio autogestito e limitate fasce orarie di apertura delle strutture esistenti. Vincoli esterni Carenza di spazi idonei per ubicazione, condizioni, sicurezza e attribuzione Orari di chiusura degli edifici in cui si trovano i locali Orario di servizio del personale Carenza di fondi Oggetto dell’intervento Ampliamento dei servizi di supporto allo studio autogestito attraverso la messa a disposizione di spazi idonei. Descrizione dell’intervento Implementazione di nuove aule dedicate allo studio e alla lettura, con orario di apertura più ampio rispetto a quello delle biblioteche e contestuale ampliamento di quello di quest’ultime. Situazione TO-BE Gli studenti disporranno di maggiori opzioni per lo studio autogestito che potrà avvenire sia nelle sale di lettura delle biblioteche, in un orario più ampio, sia, se già in possesso dei testi, in nuove aule studio con fasce orarie di apertura più ampie di quelle attuali delle Biblioteche. Outcome atteso Miglioramento nei risultati ottenuti dagli studenti, Minor numero di abbandoni, Maggior numero di iscrizioni, Maggiori entrate anche nella quota premiale del FFO. Output atteso Maggiore soddisfazione degli studenti, maggior numero di posti disponibili in orario più ampio. Indicatore scelto per la valutazione dell’output Verifica della soddisfazione degli utenti a seguito dell’ampliamento dei posti a disposizione e dell’orario di apertura. Numero dei posti disponibili per lo studio autogestito per il numero delle ore di apertura. Principale responsabile Dirigente dell’Area delle Strutture Fondamentali Tempi di attuazione Entro il 31.12.2016

IPOTESI DEL PROCESSO TO BE L’intervento non ha un impatto sul processo tale da eliminare i casi di mancata disponibilità del servizio agli studenti, ma è finalizzato a diminuirne considerevolmente la quantità.

TERMINE DI COMPLETAMENTO PIANO DI AZIONE FASI/TASK RESPONSABILE TERMINE DI COMPLETAMENTO NOTE Individuazione di un’area pilota per la sperimentazione Dirigente dell’Area delle Strutture Fondamentali 30.6.2016 Conclusa (individuata la sede di medicina) Sperimentazione dell’apertura di aule studio anche in orario serale Conclusa Verifica della sperimentazione 15.9.2016 Ricognizione degli spazi per individuare ulteriori locali da allestire per essere destinati a spazio per lo studio e la lettura Dirigente dell’Area per lo Sviluppo edilizio Sono stati individuati un locale della Biblioteca presso la Darsena, attualmente utilizzato dal Dipartimento e il Padiglione G dell’edificio di Ingegneria di Via all’Opera Pia.

TERMINE DI COMPLETAMENTO PIANO DI AZIONE FASI/TASK RESPONSABILE TERMINE DI COMPLETAMENTO NOTE Verifica delle possibilità di concedere i locali individuati in gestione ad associazioni studentesche Dirigente dell’Area delle Strutture Fondamentali Dirigente Area Approvvigionamenti e Patrimonio 15.9.2016 Conclusa con esito negativo per quanto riguarda la fase di sperimentazione Verifica delle necessità di personale e/o ricorso a servizi esterni per la gestione delle aule studio individuate Dirigente Area Personale 31.10.2016 Conclusa Verifica delle necessità finanziarie e dei fondi disponibili Assegnazione risorse da parte del Consiglio di Amministrazione 30.11.2016 Redazione di una «carta» che contenga anche le norme di comportamento attese dagli studenti nelle aule Studio Direttore CSSBA 31.12.2016

TERMINE DI COMPLETAMENTO PIANO DI AZIONE FASI/TASK RESPONSABILE TERMINE DI COMPLETAMENTO NOTE Messa in sicurezza e allestimento degli spazi individuati come idonei Dirigente dell’Area delle Strutture Fondamentali Dirigente dell’Area per lo Sviluppo edilizio Dirigente dell’Area per la Conservazione edilizia 31.12.2016 In corso Comunicazione agli utenti dell’esistenza e delle modalità del nuovo servizio Direttori di Biblioteca 1.1.2017 Apertura delle nuove strutture con posti a disposizione degli studenti con orario esteso alle fasce orarie serali presso: Medicina e Ingegneria Apertura della nuova struttura con posti a disposizione degli studenti con orario esteso alle fasce orarie serali presso il Dipartimento di Economia 1.2.2017

Norme di comportamento per la fruizione delle Aule studio L’Ateneo mette a disposizione Aule studio che offrono servizi di fotocopia, stampa e WiFi. Sono luoghi che possono essere utilizzati dagli studenti per studiare tra una lezione e l'altra, per preparare gli esami e trovare la concentrazione giusta, nonché socializzare. Al fine di garantire la tranquillità di tali spazi comuni ed escludere attività pericolose o indecorose, sono di seguito indicate le regole che ogni studente deve rispettare L’accesso è consentito agli studenti dell’Ateneo. Ogni studente si impegna ad un uso corretto e rispettoso del servizio, degli spazi e dei materiali messi a sua disposizione. È dovere di chi utilizza l'aula provvedere al mantenimento in uno stato decoroso degli spazi, delle attrezzature e dei materiali in essa contenuti e, se necessario, ripulirli ogni volta che questi vengano utilizzati. I rifiuti devono essere conferiti negli appositi contenitori della raccolta differenziata, secondo la loro natura. Sono vietati in generale tutti i comportamenti e le pratiche che danneggino in qualche modo lo spazio, i materiali in esso contenuti, o le persone che ne usufruiscono. Sono vietati comportamenti indecorosi o oltraggiosi nei confronti degli altri fruitori degli spazi e del vicinato. È assolutamente vietato fumare in tutti i locali. È assolutamente vietato servirsi delle uscite di sicurezza, al di fuori dei casi di emergenza. È assolutamente vietato introdurre sostanze e materiali pericolosi, potenzialmente dannosi o illegali. La responsabilità del possesso e introduzione è personale. È vietato introdurre animali. La responsabilità per la perdita di oggetti incustoditi è personale. 13

Questionario di valutazione Agli studenti L’Ateneo sta sviluppando i servizi di supporto allo studio autogestito attraverso l’apertura di nuove aule studio e l’ampliamento dell’orario di quelle esistenti. In particolare, 3 aule studio (Polo Alberti, Darsena, Opera Pia) saranno aperte anche in orario serale dal lunedì al venerdì. 1. Con quale frequenza utilizza le Aule studio messe a disposizione dall’Università • Tutti i giorni • più volte alla settimana • circa 1 volta alla settimana • mai 2. In che fascia oraria abitualmente utilizza le Aule studio • Mattino dal Lunedì al Venerdì • Pomeriggio • Sera • Mattino del Sabato 3. Se frequenta le aule la sera o il sabato mattina in quale di queste si è recato: • Ingegneria (Opera Pia) • Medicina (Polo Alberti) • Economia (Darsena) 4. Ritiene che i nuovi orari serali siano adeguati alle sue esigenze: 1-6 5. In generale trova posto a sedere: 1-6 6. Gli spazi sono attrezzati in modo adeguato: 1-6 7. Ha qualche suggerimento per migliorare il servizio offerto dalle Sale Studio?: testo libero Scala 1 completamente in disaccordo – 6 completamente d’accordo 14