OBBLIGHI DI REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE Gruppo di studio antiriciclaggio ODCEC Torino – Dr. Fabio Rapelli

Art. 36 D.Lgs. 231/2007 Conservazione documenti e Registrazione informazioni acquisite per assolvere gli obblighi di adeguata verifica della clientela (NON applicazione per gli obblighi semplificati di adeguata verifica di cui art.25) Finalità:possibile utilizzo per indagini o analisi o ai fini fiscali N.B: la Direttiva comunitaria prevede solo obblighi di conservazione

Art. 36 D.Lgs. 231/2007 Cosa conservare in merito: agli obblighi di adeguata verifica del cliente e del titolare effettivo: copia o riferimenti dei documenti richiesti alle operazioni o prestazioni professionali: scritture e registrazioni consistenti nei documenti originari o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari

Art. 36 D.Lgs. 231/2007 Tempo di conservazione: dieci anni dall’esecuzione dell’operazione dalla cessazione della prestazione professionale

Linee Guida CNDCEC – luglio 2011 Il fascicolo della clientela, tra l’altro, deve contenere: fotocopia documento di riconoscimento valido ai fini dell’identificazione (es. carta identità, passaporto, patente di guida, etc.) fotocopia codice fiscale fotocopia P.IVA (ove esistente)

Linee Guida CNDCEC – luglio 2011 visura camerale (obbligatoria per i soggetti diversi da persona fisica per verificare il soggetto o i soggetti che hanno il potere di rappresentanza) dichiarazione del cliente ex art. 21 D.Lgs. 231/2007 documentazione in base alla quale si è verificata la possibilità di applicare obblighi semplificati di adeguata verifica

Linee Guida CNDCEC – luglio 2011 copia del mandato professionale dichiarazione da parte del cliente sullo scopo e sull’oggetto dell’attività o dell’operazione per la quale è chiesta la prestazione professionale eventuali brevi appunti sulla ragionevolezza dell’operazione rispetto all’attività svolta dal cliente etc…

Art. 36 D.Lgs. 231/2007 alla prestazione professionale : Cosa registrare (e conservare per 10 anni) con riferimento: alla prestazione professionale : data di instaurazione dati identificativi del cliente e del titolare effettivo N.B. L’attività di mediazione non è soggetta agli obblighi di adeguata verifica e registrazione ex. art. 10, co.2, del decreto “antiriciclaggio”.

Chiarimento MEF del 20/5/2010 Mancando le disposizioni applicative di cui all’art. 38, co.7 del D.Lgs. 231/2007, con riferimento alle modalità di registrazione per i professionisti, continuano ad applicarsi le disposizioni del Provvedimento 141/2006 e quindi: il professionista deve identificare l’eventuale titolare effettivo e verificarne l’identità senza registrazione di tali informazioni che vanno conservate nel fascicolo di studio.

Provvedimento UIC 24/2/2006 Il provvedimento UIC del 24/2/2006 contiene ancora, secondo la circolare n.125367 del 19/12/2007 del MEF, disposizioni compatibili con il D.Lgs. 231/2007 e quindi occorre anche registrare e conservare ulteriori informazioni (oltre quanto previsto dalla norma) ed in particolare:

Provvedimento UIC 24/2/2006 data avvenuta identificazione I dati identificativi del soggetto per conto del quale il cliente opera (es. dati società) l’attività lavorativa svolta dal cliente e della persona per conto della quale opera la descrizione sintetica della tipologia di prestazione professionale fornita il valore oggetto della prestazione professionale, se conosciuto

Art. 36 D.Lgs. 231/2007 Cosa registrare (e conservare per 10 anni) con riferimento: a tutte le operazioni di importo pari o superiore a € 15.000: data causale importo tipologia dell’operazione

Art. 36 D.Lgs. 231/2007 mezzi di pagamento i dati identificativi del soggetto che effettua l’operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera

Chiarimento MEF del 20/5/2010 L’attività di redazione e/o trasmissione delle dichiarazioni derivanti da obblighi fiscali, sono escluse dagli obblighi di adeguata verifica e registrazione (dato normativo). Tale esclusione vale anche per i relativi pagamenti con F24, poichè venendo meno l’obbligo principale vengono anche meno gli obblighi secondari

Art. 36 e 38 D.Lgs. 231/2007 Tempistica di registrazione: Le informazioni sono registrate tempestivamente e comunque non oltre il trentesimo giorno successivo: dal compimento dell’operazione dall’accettazione dell’incarico professionale, dall’eventuale conoscenza successiva di ulteriori informazioni o dal termine della prestazione professionale, ferma l’ordinaria validità dei documenti d’identità.

Linee Guida CNDCEC – luglio 2011 Il CNDCEC ritiene, in merito all’inciso “ferma l’ordinaria validità dei documenti d’identità” che il rinnovo dei documenti d’identità non costituisca variazione da registrare.

Chiarimento MEF del 20/5/2010 Per l’incarico di tenuta della contabilità i 30 giorni, ai fini della registrazione, decorrono dall’accettazione dell’incarico.

GdF-COGE-III Rep. Op. -Scheda norm. e modulo op. n. 6 – circ. n “Non sussistendo, allo stato, alcun chiarimento ufficiale del Ministero dell’Economia e delle Finanze o del Ministero della Giustizia, si può ipotizzare che il professionista utilizzi il criterio dell’accettazione allorquando riterrà di essere in possesso di tutte le informazioni,mentre sposterà in

GdF-COGE-III Rep. Op. -Scheda norm. e modulo op. n. 6 – circ. n avanti l’adempimento della registrazione qualora preveda di venire a conoscenza di ulteriori dettagli in un momento successivo. Viceversa, quando la prestazione ha durata non definibile a priori, ovvero si tratta di un’esecuzione continuativa nel tempo il cui termine è incerto ed aperto, il professionista

GdF-COGE-III Rep. Op. -Scheda norm. e modulo op. n. 6 – circ. n potrebbe anche attendere la conclusione della stessa per eseguire la registrazione”. In nota, per completezza, la stessa Gdf precisa però che “Secondo una parte della dottrina, il criterio del termine della prestazione dovrebbe valere solo per quegli incarichi di durata estremamente breve, al pari del caso in cui il professionista effettui una specifica e singola operazione”.

GdF-COGE-III Rep. Op. -Scheda norm. e modulo op. n. 6 – circ. n Nel modulo operativo, la GdF specifica che “Tenuto conto dell’incertezza normativa esistente sul punto, tale step di controllo [n.a. registrazione dei dati] sarà svolto con l’ausilio del professionista, acquisendo specifica dichiarazione sui criteri utilizzati ai fini della registrazione e valutando l’uniformità di applicazione degli stessi nell’esercizio dell’intera attività istituzionale”.

Art. 38 D.Lgs. 231/2007 I professionisti ed i revisori contabili istituiscono: un archivio formato e gestito a mezzo di strumenti informatici o in alternativa un registro della clientela nel quale conservano i dati identificativi del cliente. La documentazione , nonché gli ulteriori dati ed informazioni sono conservati nel fascicolo relativo a ciascun cliente Per più sedi: è possibile avere più registri.

Art. 38 D.Lgs. 231/2007 Il registro della clientela: è numerato progressivamente e siglato in ogni pagina alla fine dell’ultimo foglio deve essere indicato il numero di pagine di cui è composto il registro con relativa firma deve essere tenuto in maniera ordinata, senza spazi bianchi e abrasioni

Art. 38 D.Lgs. 231/2007 I dati e le informazioni registrate sono rese disponibili entro tre giorni dalla richiesta. Il registro non deve essere a fogli mobili e/o ad anelli.

Provvedimento UIC – 24/02/2006 I professionisti che svolgono l’attività professionale in forma associata o societaria possono tenere l’archivio in forma accentrata nello studio o ufficio. Qualora si opti per questa possibilità, nell’archivio unico dovrà essere specificato, ad esempio tramite una sigla, il professionista che ha eseguito l’identificazione del cliente.