Della struttura di base Dei meccanismi operativi

Presentazione sul tema: "Della struttura di base Dei meccanismi operativi"— Transcript della presentazione:

1 Della struttura di base Dei meccanismi operativi
PROCESSI SOCIALI INSIDE DI RIFIUTO Della struttura di base comportamenti sociali ed individuali che dimostrano il dissenso degli appartenenti all’organizzazione rispetto a tutte o talune prescrizioni Dei meccanismi operativi Processi sociali e culturali attesi Fattori in ingresso Beni/servizi in uscita Segnalano che gli attori organizzativi non si identificano con gli elementi ed i processi che costituiscono l’organizzazione

2 PROCESSI SOCIALI INSIDE DI COMPENSAZIONE comportamenti arbitrari/discrezionali che, in mancanza di indicazione da parte della struttura di base o dei meccanismi operativi o quando sono presenti indicazioni contraddittorie Costituiscono sorta di supplenza organizzativa al fine di raggiungere intuitivamente gli scopi presunti dell’organizzazione

3 Da somministrare a tutto il personale
PROCESSI SOCIALI INSIDE QUESTIONARIO ANALISI DI CLIMA Elaborato dalla Dr.ssa E. Bonamini del Centro Ricerca e Formazione di Padova, in collaborazione con il Dipartimento di Medicina Ambientale e Sanità Pubblica dell’Università degli Studi di Padova Da somministrare a tutto il personale

4 PROCESSI SOCIALI INSIDE

5 PROCESSI SOCIALI INSIDE QUESTIONARIO ANALISI DI CLIMA

6 INSIDE PROCESSI SOCIALI

7 PROCESSI SOCIALI STILI MANAGERIALI UMANO
INSIDE STILI MANAGERIALI UMANO Il principio di fondo è quello di mantenere delle buone relazioni fra tutti i componenti la struttura organizzativa Si esercita mediante la dovuta attenzione agli obiettivi ed ai risultati Il Capo si interessa maggiormente alla valorizzazione del “fattore umano”, anche se difficilmente riesce ad aiutare a far crescere professionalmente persone con bassa maturità

8 PROCESSI SOCIALI STILI MANAGERIALI FORMALISTA
INSIDE STILI MANAGERIALI FORMALISTA Il principio di fondo è l’attenersi scrupolosamente alle leggi e gli ordinamenti che regolano la struttura organizzativa e che presuppongono l’esistenza di un rapporto gerarchico Si esercita mediante il comando ed il controllo in modo da preordinare e distribuire i compiti fra il personale subordinato Il Capo impone le sue decisioni, avendo a riferimento l’osservanza delle norme, l’alta formalizzazione, la scarsa partecipazione dei subordinati

9 PROCESSI SOCIALI STILI MANAGERIALI REALIZZATORE
INSIDE STILI MANAGERIALI REALIZZATORE Il principio di fondo è quello di ottenere il massimo rendimento, utilizzando nel miglior modo possibile il fattore tempo Si esercita mediante rapporti interpersonali fluidi ed informali Il Capo assume la figura di leader ed esercita un ruolo di orientamento all’obiettivo e di valorizzazione delle competenze professionali dei propri subordinati, al fine di ottenere da loro stessi un alto rendimento, in modo da raggiungere risultati efficienti ed efficaci

10 PROCESSI SOCIALI STILI MANAGERIALI PARTECIPATIVO
INSIDE STILI MANAGERIALI PARTECIPATIVO Il principio di fondo è il coinvolgimento del personale subordinato nel processo decisorio Si esercita mediante i principi della delega e dell’autocontrollo Il Capo assume la figura di leader ed esercita un ruolo di impulso e di coordinamento nei confronti del personale assegnato alla propria struttura organizzativa, favorendo il lavoro di gruppo, l’autonomia professionale, la partecipazione ed il consenso

11 Da somministrare a tutto il personale
PROCESSI SOCIALI INSIDE QUESTIONARIO STILI MANAGERIALI Elaborato dalla Dr.ssa E. Bonamini del Centro Ricerca e Formazione di Padova, in collaborazione con il Dipartimento di Medicina Ambientale e Sanità Pubblica dell’Università degli Studi di Padova Da somministrare a tutto il personale

12 PROCESSI SOCIALI INSIDE QUESTIONARIO STILI MANAGERIALI

13 SISTEMA ORGANIZZATIVO CHIUSO
(esercito, carceri) INSIDE STRUTTURA DI BASE: è rigida e definita; rappresenta l’impianto più determinante Meccanismi operativi: massimo grado di rigidità e ritualità Processi sociali: codificati per tutta la scala gerarchica, ma i controlli della devianza sono applicati solo ai bassi livelli della gerarchia

14 SISTEMA PATERNALISTICO
(imprese padronali) INSIDE Struttura di base: presente in modo sfumato Meccanismi operativi: genericamente definiti e comunque i vertici possono derogare rispetto alle norme PROCESSI SOCIALI: il vertice tende a controllare in termini adattivi tutti i processi

15 MECCANISMI OPERATIVI:
SISTEMA BUROCRATICO (enti pubblici) INSIDE Struttura di base: meno rigida e meno definita rispetto ai sistemi chiusi MECCANISMI OPERATIVI: rigidi e burocratici (procedure di controllo ritualizzate) Processi sociali: proceduralizzati in termini adattivi

16 (organizzazioni aziendali ad alta efficienza)
SISTEMA TECNOCRATICO /EFFICIENTISTA (organizzazioni aziendali ad alta efficienza) INSIDE Struttura di base: più elastica all’organizzazione definisce funzioni ed obiettivi Meccanismi operativi: numerosi, complessi, elastici formano un reticolo di funzionamento Processi sociali: di notevole importanza e rilevanza

17 SISTEMA SOCIO-CULTURALE (movimenti d’azione, partiti nascenti)
INSIDE Struttura di base: poca rilevanza Meccanismi operativi: in minima parte PROCESSI SOCIALI: grossa forza di incidenza nei momenti “vincenti”, dei valori professati e praticati, degrado nei momenti in cui i “valori guida“ non tengono insieme il sistema

18 Ciò che costituisce il “prodotto
OUTPUT FATTORI IN USCITA Ciò che costituisce il “prodotto finito” e tangibile dell’organizzazione

19 Produzione di beni e servizi
FATTORI IN USCITA OUTPUT Produzione di beni e servizi Prestazioni, esami, educazione, formazione (interna ed esterna) PRODOTTI FINITI DELLA PREVENZIONE Una prestazione, anche complessa, in grado di costituire una risposta completa ed appropriata ad un determinato bisogno sanitario espresso

20 FATTORI IN USCITA PRODOTTI FINITI DELLA PREVENZIONE OUTPUT
LEA NAZIONALI Prestazioni e servizi che il SSN garantisce a tutti i cittadini LEA REGIONALI Elencati nel PSR Allegato 1 LEA PREVENZIONE Elencati nel PSR Allegato 1 PRODOTTO FINITO (OUTPUT) RISPOSTA ATTESA (OUTCOME)

21 FATTORI IN USCITA PRODUZIONE DI BENI E SERVIZI OUTPUT 2004 2005 5 6 8
Prodotto finito Prestazione N° prestazioni Autorizzazioni e certificazioni sanitarie su fitofarmaci, additivi alimentari e sulla produzione, commercio, trasporto, vendita e somministrazione di alimenti e bevande. Autorizzazioni sanitarie 338 pareri preventivi 58 Certificazioni vendita fitosanitari 6 Certificazioni per esportazione e certificazioni non commestibilità 63 Controllo igienico-sanitario nei settori della produzione, trasformazione, conservazione, commercializzazione, trasporto, deposito, distribuzione e somministrazione degli alimenti e bevande, comprese le acque minerali; sopralluogo 170 Campionamento ed esecuzione dei controlli analitici secondo la tipologia degli alimenti e delle bevande, delle acque destinate al consumo umano, delle acque termali e degli impianti natatori alimenti, bevande e acque minerali 336 acque potabili 1259 acque termali 8 piscine 206 Consulenza micologica gratuita alla cittadinanza per il riconoscimento dei funghi raccolti ai fini della commestibilità certificazione 32 Collaborazione con la struttura sanitaria per la consulenza in caso di intossicazione da funghi Indagine epidemiologica 1 Sistema Allerta ( su attivazione della regione) controlli 22 FATTORI IN USCITA OUTPUT PRODUZIONE DI BENI E SERVIZI Prodotto finito Prestazione Realtà coinvolta N° prestazioni 2003 2004 2005 Prevenzione nella collettività degli squilibri nutrizionali qualitativi e quantitativi Acquisizione e valutazione delle tabelle dietetiche e/o dei menù utilizzati Ristorazione scolastica 5 6 8 Ristorazione collettiva nelle case di riposo 1 Mense ospedaliere Interventi di carattere educativo formativo, rivolti alla popolazione con specifici accordi di programma coinvolgendo Enti, Associazioni e mondo della scuola Progettazione intervento a carattere provinciale di educazione alimentare Popolazione in età scolare -

22 FATTORI IN USCITA Dati di produttività Flussi informativi
OUTPUT Dati di produttività Congruenza con la domanda dei bisogni espressi e/o latenti Tempi di esecuzione, trend delle attività Flussi informativi

23 Sviluppo organizzativo e
FATTORI IN USCITA OUTPUT Sviluppo organizzativo e delle risorse umane Attività di ricerca, percorsi di carriera, motivazione, professionalità maturate, formazione e sviluppo scientifico, valutazione e revisione della qualità Pubblicazioni

24 FATTORI IN USCITA Gestione efficace ed efficiente delle risorse
OUTPUT Gestione efficace ed efficiente delle risorse Corretto impiego ed sicurezza di attrezzature ed ambienti, nel rispetto dell’economicità e delle priorità istituzionali Informazioni organizzative Fruibilità e caratteristiche dei prodotti e servizi offerti (spot e/o campagne informative) Rispetto dei diritti e dei doveri dei lavoratori

25 FATTORI IN USCITA Immagine Prodotti non prevedibili
OUTPUT Immagine Sondaggi rispetto al gradimento, gentilezza e professionalità degli operatori, soddisfacimento delle richieste degli utenti Prodotti non prevedibili Personale (lamentele degli utenti, elevati tassi di assenteismo, elevato turnover, richieste di trasferimento, deprofessionalizzazione di categorie professionali o di singoli soggetti) Risorse materiali (materiale scaduto, giacenze eccessive, strumentazioni inadeguate – rotte) Ambiente (produzione di rifiuti, sopraggiunte inaccessibilità)

26 Risultati conseguiti in termini di salute e/o di obiettivi raggiunti
OUTCOME OUTCOME Risultati conseguiti in termini di salute e/o di obiettivi raggiunti EFFICACIA del grado di soddisfacimento quali-quantitativo dei bisogni sanitari ed il grado di attuazione degli obiettivi di coerenza fra questi ultimi ed i programmi

27 dei Piani Sanitari Regionali
OUTCOME OUTCOME Tale fattore deriva da una serie di OUTPUT che ne permettono il raggiungimento strumenti che, attraverso l’erogazione di output rispondono a bisogni specifici rilevati e definiti a livello del Piano Sanitario Nazionale e dei Piani Sanitari Regionali che concorrono contemporaneamente al miglioramento dello stato di salute nonché degli stili di vita SERVIZI DELLA PREVENZIONE

28 DEGLI OUTCOME DEI SINGOLI SERVIZI
LA RILEVAZIONE DEGLI OUTCOME DEI SINGOLI SERVIZI OUTCOME E’ COMPLESSA in un contesto così limitato la valutazione statistica tende ad essere ridotta tanto da non diluire i possibili margini di errore

29 DEGLI OUTCOME DEI SINGOLI SERVIZI Tali difficoltà spesso portano
LA RILEVAZIONE DEGLI OUTCOME DEI SINGOLI SERVIZI OUTCOME Tali difficoltà spesso portano ad adagiarsi sulla mera elencazione delle “attività” svolte senza interrogarsi se queste rappresentino o meno un risultato in termini di salute per la popolazione

30 Riduzione del numero dei casi di tossinfezione alimentare
OUTCOME OUTCOME Nella struttura analizzata è stato evidenziato il sottostante outcome quale risultato di miglioramento in termini di salute: Riduzione del numero dei casi di tossinfezione alimentare

31 DIAGNOSI DELLA SITUAZIONE
Indicare e presidiare le principali criticità su cui focalizzare l’attenzione, evidenziando nel contempo i punti di forza della struttura utilizzabili quali leva strategica di miglioramento FINALITA’

32 DIAGNOSI DELLA SITUAZIONE
INPUT Per ogni livello esaminato INSIDE OUPUT Attrezzature In relazione all’ambito Funzionale Professionale Servizio Struttura AREE DI ECCELLENZA AREE DI MIGLIORAMENTO

33 ANALISI CONTESTO IN ENTRATA
Stima delle criticità FATTORI IN INGRESSO

34 ANALISI CONTESTO IN ENTRATA
FATTORI IN INGRESSO AMBITO AREA DI ECCELLENZA Professionale Riconoscimento del ruolo di coordinamento professionale AMBITO AREA DI MIGLIORAMENTO Professionale Dotazione organica al livello minimo prestazionale Ridotta rappresentatività verso l’esterno

35 ANALISI SISTEMA ORGANIZZATIVO
FATTORI INTERNI Stima del livello di definizione e del livello di adeguatezza (rispetto agli obiettivi) della struttura di base e dei meccanismi operativi del servizio in esame Incidenza dei processi sociali, distinti per professionalità (peso di incidenza da 1 a 5)

36 ANALISI SISTEMA ORGANIZZATIVO
FATTORI INTERNI AMBITO AREA DI ECCELLENZA Professionale Riconoscimento del ruolo di coordinamento professionale Struttura Circolarità delle informazioni Attrezzature Spazi occupati / dotazione organica Ogni operatore è dotato di terminale informatico Funzionale Accessibilità per ogni operatore alla rete LAN Servizio Condivisione di procedure operative/metodi di lavoro e socializzazione non essenzialmente formale Procedura uniforme per la gestione dell’archivio delle attività AMBITO AREA DI MIGLIORAMENTO Professionale Limitato livello di responsabilizzazione ripartito fra le figure professionali Riconoscimento di ulteriori livello professionali Attrezzature Frigorifero privo di strumenti per il monitoraggio delle temperature Parco automezzi datato Struttura Marcata separazione fra operatori della medesima struttura Microclima interno non ottimale Cartellonistica Procedure Dipartimentali non revisionate Funzionale Distanza dai laboratori di analisi Ottimizzazione dei tempi per il trasporto dei campioni alimentari ai laboratori di analisi Leadership mediamente riconosciuta

37 ANALISI CONTESTO IN USCITA
FATTORI IN USCITA Stima della criticità (difficoltà oggettivamente verificabile di erogazione della prestazione) e dell’importanza (priorità politicamente scelta o suggerita dai bisogni dell’utenza) dei beni/servizi in uscita dal servizio, basata su intervista al dirigente del servizio

38 ANALISI CONTESTO IN USCITA
FATTORI IN USCITA AMBITO AREA DI ECCELLENZA Professionale Mantenimento livelli quantitativi delle prestazione Servizio Codifica del debito relativo i flussi i formativi

39 PROGETTO DI MIGLIORAMENTO
GLI STRUMENTI

40 DIAGNOSI DELLA SITUAZIONE E DOPO….??!!
Individuazione e descrizione di una criticità organizzativa o professionale emersa nell’analisi organizzativa comprendente le manifestazioni e le cause della criticità

41 INDIVIDUAZIONE DELLA CRITICITA’ SI MA COME….??!!
BRAINSTORMING E’ un metodo per generare nuove idee utilizzando una tecnica che rimuove le inibizioni basata sul principio che le idee si innescano l’una sull’altra E’ lo strumento base per altre tecniche di analisi e soluzione di problemi (diagramma di flusso, diagramma causa-effetto etc)

42 BRAIN STORMING - DEFINIZIONI
consultazione tecnica con la quale un gruppo cerca una soluzione ad un problema specifico stimolando e raccogliendo tutte le idee dei partecipanti (Alex Osborne 1941) utilizzo di regole e tecniche per scatenare nuove idee impensabili in circostanze normali generare nuove idee mettendo da parte inibizioni sociali e regole tempo dedicato a generare un alto numero di idee indipendentemente dal loro valore creazione di uno stato mentale ottimale per la generazione di nuove idee libera associazione di idee diverse per dare vita a nuove idee e concetti

43 BRAIN STORMING - SVOLGIMENTO
L’ARGOMENTO l’obiettivo deve essere chiaro e ben definito IL GRUPPO il numero ideale di partecipanti è circa 8-10, scelti in base all’argomento IL FACILITATORE coordina il processo introduce l’argomento spiega le regole crea l’ambiente adatto L’AMBIENTE E I MATERIALI disposizione circolare lavagna a fogli mobili o post-it

44 BRAIN STORMING - LA SEDUTA
ciascun partecipante a turno lancia un’idea - soluzione - stimolo-base per la soluzione tutte le idee vengono scritte (lavagna, post-it) chi non ha idee “passa” quando le idee sono esaurite si termina la sessione (durata ideale min) si elencano le idee e si eliminano i “doppioni”

45 BRAIN STORMING - LE REGOLE
1) Sospendere il giudizio 2) Incoraggiare idee estreme e bizzarre 3) Quantità non qualità 4) Costruire sulle idee altrui 5) Ogni partecipante e ogni idea hanno lo stesso valore

46 BRAIN STORMING - IL FACILITATORE
crea il clima adatto introduce l’argomento guida la sessione rendendola più scorrevole ricorda e fa rispettare le regole controlla i tempi di solito non partecipa direttamente può essere scelto anche tra “esterni”

47 BRAIN STORMING - I RISCHI
LO STRUMENTO NON FUNZIONA SE: definizione dell’oggetto non precisa scarsa conoscenza delle regole mancanza dell’ambiente favorevole scarsa fiducia sulla propria creatività timore delle critiche degli altri

48 BRAIN STORMING - QUALCHE TRUCCO
Ricordare le regole Accogliere personalmente e ringraziare ogni partecipante Non avanzare ipotesi o porre limiti nella fase di descrizione dell’obiettivo Effettuare un giro di “riscaldamento” Non chiamare i partecipanti per nome durante la seduta Lanciare idee buffe o provocatorie

49 BRAIN STORMING - FASE SUCCESSIVA
Analisi delle idee Può essere effettuata dal facilitatore da solo, dal gruppo o da un altro gruppo Permette di classificare le idee raccolte e di individuare le migliori

50 BRAIN STORMING - MATRICE AFFINITA’
PERMETTE DI RAGGRUPPARE IDEE SIMILI SECONDO CRITERI CONDIVISI le idee, trascritte su foglietti o post it, vengono disposte casualmente sulla lavagna a turno ciascuno sceglie 2 idee simili e le raggruppa proseguire finché sono state tutte raggruppate con consenso unanime per ciascun gruppo scegliere una frase descrittiva

51 BRAIN STORMING - MULTIVOTING
PERMETTE DI SELEZIONARE LE IDEE Numerare ciascuna idea sulla lavagna Ciascuno attribuisce individualmente 5 voti così assortiti: un 3 - un 2 - tre 1 Raccogliere i voti attribuiti Eliminare le idee con punteggio basso Ripetere il processo con le idee rimaste

52 BRAIN STORMING - MULTIVOTING
COME ELIMINARE LE IDEE: Dimensione del gruppo n° di persone Eliminare le idee che hanno ottenuto meno di X voti 4-5 6-10 10-15 più di 15 2 3 4 5

53 BRAIN STORMING - MATRICE ICA
I: Importanza C: Complessità A: Affontabilità EVENTI CRITICI EMERSI I C A SCELTE Difficoltà di comunicazione da parte dell’assistente sanitaria con l’utenza a seguito dei nuovi compiti e della sospensione dell’obbligatorietà delle vaccinazioni dal gennaio 2008 XX X 1 Necessità di aggiornamento per i Tecnici della Prevenzione con qualifica di micologo 3 Necessità di un aggiornamento sull’applicazione dei regolamenti e delle norme in tema di controllo ufficiale degli alimenti 2 Scarsa conoscenza delle politiche Comunitarie Nazionali e Regionali in tema di Igiene e Sanità Pubblica

54 DIAGRAMMA CAUSA/EFFETTO
Rappresentazione logica e strutturata dei legami esistenti tra un “effetto” e le relative “cause” (i perché) Ishikawa, inventore della Qualità Totale per primo formulò il diagramma, dice che di fronte ad una situazione dovremmo domandarci quattro volte PERCHÉ Il diagramma aiuta a risalire alle vere cause, e quindi ai veri problemi da risolvere e permette di costruire e visualizzare le relazioni tra le caratteristiche qualitative di un prodotto o di una situazione con i fattori che l’hanno determinata

55 DIAGRAMMA CAUSA/EFFETTO
Gli effetti vengono spesso confusi con le cause, e si corre subito agli effetti senza studiare bene le cause EFFETTO: una qualunque caratteristica qualitativa che si voglia analizzare con l’intento di modificarla CAUSE: rappresentano via via i problemi da risolvere non confondere con le condizioni, i vincoli imposti dal contesto, che delimitano l’ambito di movimento della ricerca della soluzione

56 DIAGRAMMA CAUSA/EFFETTO
COSTRUZIONE DEL DIAGRAMMA facendo riferimento all’effetto specifico da analizzare, chiaramente definito, individuare mediante brainstorming, tutte le possibili cause che possono determinarlo tali cause andranno strutturate in 4 grandi famiglie SELEZIONE DELLE CAUSE tra tutte le cause rilevate nel brainstorming selezionare ed evidenziare preferibilmente quelle ritenute più influenti sull’effetto VERIFICA DELLE CAUSE mediante la raccolta dei dati verificare la reale influenza delle cause selezionate per individuare quelle prioritarie

57 DIAGRAMMA CAUSA/EFFETTO

58 DIAGRAMMA DI FLUSSO È la rappresentazione di una sequenza di eventi, di attività, di passi e di decisioni che trasformano input in output all’interno di un sistema o di un processo

59 DIAGRAMMA DI FLUSSO SIMBOLI CONVENZIONALI ATTIVITA’ DOCUMENTO ESTREMI
DECISIONE DATABASE ATTESA

60 DIAGRAMMA DI GANTT Rappresentazione grafica di un calendario di attività, utile al fine di pianificare, coordinare e tracciare specifiche attività in un progetto dando una chiara illustrazione dello stato d'avanzamento del progetto rappresentato Ad ogni attività possono essere in generale associati una serie di attributi: durata (o data di inizio e fine), responsabilità, risorsa, costo

61 DIAGRAMMA DI GANTT Asse Orizzontale: a rappresentazione dell'arco temporale totale del progetto, suddiviso in fasi incrementali (ad esempio, giorni, settimane, mesi) Asse Verticale: rappresentazione delle attività che costituiscono il progetto

62 Grazie per l’attenzione e…
Buon Lavoro!!!