La digitalizzazione nella Scuola 2015. Libri digitali La scuola come casa editrice.

Presentazione sul tema: "La digitalizzazione nella Scuola 2015. Libri digitali La scuola come casa editrice."— Transcript della presentazione:

1 La digitalizzazione nella Scuola 2015

2 Libri digitali La scuola come casa editrice

3 Decreto Istruzione L. 8 novembre 2013, n. 128

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6 Decreto Libri di testo D.M. n. 781 del 27/09/2013

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9 Lo scenario della PA digitale Tutto ciò che non era potrebbe accadere

10 Alcuni dati per fare il punto  Introduzione del protocollo informatico anno 2001, scuole che lo utilizzano correttamente ad oggi 0 (zero)  Introduzione dell’ordinativo informatico locale anno 2011, scuole che lo utilizzano ad oggi il 45%  Introduzione dell’obbligo di utilizzare solo pec per ricevere le proposte di offerta nelle gare gennaio 2014, scuole che si sono adeguate 15%  Introduzione dell’obbligo di utilizzare solo strumenti digitali per lo scambio di documenti tra la PA gennaio 2014, scuola che si sono adeguate 3%  Scuole che utilizzano strumenti digitali per la comunicazione scuola famiglia 36%, obbligo dal 2012

11 Lo scenario voluto dal legislatore  Un unico sistema di comunicazione tra cittadini e PA  La riduzione dei tempi di lavoro sulla pratiche amministrative  L’adozione di strumenti unici che rispondano a requisiti standard  Il rispetto di regole per il mantenimento dei sistemi informativi della scuola  Adeguamento agli standard internazionali  Maggior trasparenza nella gestione della cosa pubblica  Facilitare l’accesso dei cittadini alle informazioni della PA  Semplificazione dei rapporti tra PA

12 Cosa cerca il legislatore?  Economie di scala  Semplificazione organizzativa  Aumento dei servizi  Tagli alla spesa  Riqualificazione delle risorse  Maggior efficienza della PA  Aumento della competitività del paese  Innalzamento del PIL

13 Un unico grande scenario  PEC e Firma elettronica permettono al cittadino di comunicare con qualsiasi amministrazione pubblica  Tra amministrazioni la PEC è una comunicazione istantanea  A tendere tutti i documenti di tutte le amministrazioni saranno disponibili on line per tutti i cittadini  Scrivo, pdeffo, firmo, protocollo, archivio per qualsiasi pratica che deve fare la PA

14 Ricordiamoci che…  La PEC identifica chi scrive ed in più ha il valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno  La firma digitale identifica la volontà del sottoscrittore ma anche la data in cui la volontà è stata espressa  Il protocollo informatico imbusta l’atto amministrativo completo e lo identifica nel casellario digitale della pubblica amministrazione  La conservazione sostitutiva garantisce la presenza nel tempo degli atti digitali della PA

15 Il CAD Codice dell’amministrazione digitale

16 Il Codice dell’Amministrazione digitale contenuto nel D. Lgs. n. 82/2005 [Art. 2, c. 2] - Le disposizioni del Codice dell’amministrazione digitale (CAD) si applicano alle PA di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nonché alle società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica amministrazione [Art. 63, c. 3-bis] - A partire dal 1º gennaio 2014, i soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, utilizzano esclusivamente i canali e i servizi telematici, ivi inclusa la posta elettronica certificata, per l'utilizzo dei propri servizi

17 Il Codice dell’Amministrazione digitale contenuto nel D. Lgs. n. 82/2005 [Art. 63, c. 3-ter] - A partire dal 1º gennaio 2014, i soggetti indicati al comma 3-bis utilizzano esclusivamente servizi telematici o la posta elettronica certificata anche per gli atti, le comunicazioni o i servizi dagli stessi resi La Legge 7 agosto 2012, n. 134, di conversione con modificazioni del DL 22 giugno 2012, n. 83, recante “Misure urgenti per la crescita del Paese”, ha istituito la nuova Agenzia per l’Italia digitale, che subentra a DigitPA e all’Agenzia per la diffusione dell’Innovazione tecnologica, entrambe soppresse. A questa Agenzia compete l’attuazione all’Agenda digitale italiana

18 A fare data dal 30 giugno 2014 gli accordi di cui al comma 1 sono sottoscritti con firma digitale pena la nullità degli stessi. [Art. 15, c. 2-bis, L. 241/90] - A fare data dal 30 giugno 2014 gli accordi di cui al comma 1 sono sottoscritti con firma digitale, ai sensi dell'articolo 24 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, con firma elettronica avanzata, ai sensi dell'articolo 1, comma 1, lettera q-bis), del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, ovvero con altra firma elettronica qualificata, pena la nullità degli stessi. Il Codice dell’Amministrazione digitale contenuto nel D. Lgs. n. 82/2005 Documento informatico – sottoscrizione accordi di rete

19 Le firme elettroniche Nel 1997 lo Stato italiano, con il d.P.R. n. 513, fu il primo in Europa ad introdurre nel proprio ordinamento giuridico la firma digitale, attribuendogli la stessa valenza giuridica della firma autografa. Successivamente, l’Unione Europea, con la direttiva n. 1999/93/CE, ha disegnato un quadro comunitario delle firme elettroniche a cui anche l’Italia si è adeguata, emanando il Codice dell’amministrazione digitale Attualmente, il nostro ordinamento giuridico prevede una pluralità di firme elettroniche con diverso valore giuridico

20 Firma elettronica [Art. 1, c. 1, lett. q, CAD] - definisce firma elettronica “l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici ed utilizzati come metodo di identificazione informatica” Oltre alle credenziali di identificazione «user-id e password» e ai sistemi OTP «One Time Password», sono disponibili altri strumenti per l’identificazione informatica con un elevato livello di sicurezza: la CIE, CNS, TSE [Art 21, c. 1, CAD] - Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità

21 Firma elettronica [art. 64, c. 1 e 2, CAD] – la CIE e la CNS costituiscono strumenti per l’accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni per i quali sia necessaria l’identificazione informatica. Le pubbliche amministrazioni possono consentire l'accesso ai servizi in rete che richiedono l'identificazione informatica anche con strumenti diversi dalla CIE e CNS, ma in ogni caso devono consentire l’accesso ai loro servizi tramite la CIE e la CNS [D.L. n. 179/2012] - Con DPCM sarà disposto anche progressivamente l'ampliamento delle possibili utilizzazioni della CIE anche in relazione all'unificazione sul medesimo supporto con la tessera sanitaria, nonché al rilascio gratuito del documento unificato, mediante utilizzazione delle risorse disponibili per la tessera sanitaria

22 Firma elettronica qualificata e firma digitale [ Art. 1, c. 1, lett. r), CAD] – Per firma elettronica qualificata s’intende un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma [Art. 1, c. 1, lett. s), CAD] – Per firma digitale s’intende un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici

23 Firma elettronica qualificata e firma digitale [ Art. 21, c. 2, CAD] – Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile. L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria

24 Efficacia di una firma digitale Una firma digitale ha l’efficacia di cui all’art. 21, c. 2, del CAD, cioè l’efficacia delle scritture private, se sono soddisfatti una serie di requisiti Una firma digitale non è valida sotto il profilo giuridico se è generata con un certificato elettronico scaduto, sospeso o revocato. [Art. 62 del DPCM 22/02/2013] - Le firme digitali, ancorché sia scaduto, revocato, o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, sono valide se alle stesse è associabile un riferimento temporale opponibile a terzi che collochi la generazione della firma in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato

25 Efficacia di una firma digitale [Ai sensi dell’art. 41, c. 4, del DPCM 22 febbraio 2013] - Oltre alla marca temporale, costituiscono validazione temporale: Il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo Il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti, ad opera di un pubblico uifficiale o di una pubblica amministrazione Il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo del servizio di posta elettronica certificata Il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della marcatura postale elettronica (convenzione postale universale)

26 Efficacia di una firma digitale Il firmatario deve utilizzare un certificato elettronico qualificato, ossia rilasciato da un certificatore qualificato o accreditato, e un dispositivo di firma sicuro, cioè conforme alle specifiche tecniche fissate dalla normativa vigente La firma digitale non deve essere stata apposta a un documento che eccede i limiti d’uso dichiarati nel certificato elettronico qualificato del firmatario [Art. 4, c. 3, DPCM 22/2/2013] – Il documento informatico sottoscritto con una firma digitale non soddisfa il requisito di immodificabilità, se contiene macroistruzioni, codici eseguibili o altri elementi, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati

27 Firma digitale remota [Art. 1, DPCM 22 febbraio 2013] – La firma remota è un particolare procedura di firma elettronica qualificata o di firma digitale, generata su HSM, che consente di garantire il controllo esclusivo delle chiavi private da parte dei titolari delle stesse Per HSM s’intende un insieme di hardware e software che realizza dispositivi sicuri per la generazione delle firme in grado di gestire in modo sicuro una o più coppie di chiavi crittografiche. Di solito l’HSM è custodito e gestito sotto la responsabilità di un certificatore accreditato

28 Firma elettronica avanzata [Art. 1, c. 1, lett. q-bis, CAD] – Per firma elettronica avanzata s’intende l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che: consentono l'identificazione del firmatario del documento garantiscono la connessione univoca al firmatario sono creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo sono collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati

29 Firma elettronica avanzata [Art. 21, c. 1, CAD] – Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile [Art. 2702, cod. civile] - Efficacia della scrittura privata La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso (Cod. Proc. Civ. 221 e seguenti), della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa e legalmente considerata come riconosciuta (Cod. Proc. Civ. 214, 215; Cod. Nav. 178, 775)

30 Firma elettronica avanzata [Art. 55, DPCM 22 febbraio 2013] - La realizzazione di soluzioni di firma elettronica avanzata è libera e non è soggetta ad alcuna autorizzazione preventiva La firma elettronica avanzata realizzata in conformità con le disposizioni delle presenti regole tecniche, è utilizzabile limitatamente ai rapporti giuridici intercorrenti tra il sottoscrittore e il soggetto che ne fa uso per l’erogazione dei suoi servizi

31 Copie informatiche di documenti amministrativi analogici [Art 23-ter, c. 3, CAD] – Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all'originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell'ambito dell'ordinamento proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale o di altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71.

32 Copie analogiche di documenti amministrativi informatici [Art 23, c. 1, CAD] – Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato con la sua sottoscrizione [Art 23, c. 2, CAD] – Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se la loro conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto, l'obbligo di conservazione dell'originale informatico

33 Contrassegno a stampa generato elettronicamente [Art 23-ter, c. 5, CAD] – Sulle copie analogiche di documenti amministrativi informatici può essere apposto a stampa un contrassegno, sulla base dei criteri definiti con linee guida dell'Agenzia per l'Italia digitale, tramite il quale è possibile ottenere il documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica. Le linee guida in oggetto sono contenute nella Circolare dell’AGID 30 aprile 2013, n. 62

34 [ Art. 47, CAD] – Trasmissione dei documenti attraverso la posta elettronica tra le pubbliche amministrazioni Le comunicazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza 1. Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza. L'inosservanza comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare 1-bis. L'inosservanza della disposizione di cui al comma 1, ferma restando l'eventuale responsabilità per danno erariale, comporta responsabilità dirigenziale e responsabilità disciplinare. Trasmissione dei documenti

35 segue sono valide  Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata a) se sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata; sono dotate di segnatura di protocollo b) ovvero se sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; e' comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'articolo 71E' in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax c) ovvero se e' comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'articolo 71. E' in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax; trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata d) ovvero se trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.

36 segue La pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l'amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione 3 Le pubbliche amministrazioni e gli altri soggetti di cui all'articolo 2, comma 2, provvedono ad istituire e pubblicare nell'Indice PA almeno una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo. La pubbliche amministrazioni utilizzano per le comunicazioni tra l'amministrazione ed i propri dipendenti la posta elettronica o altri strumenti informatici di comunicazione nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali e previa informativa agli interessati in merito al grado di riservatezza degli strumenti utilizzati.

37 Posta elettronica certificata Le disposizioni per l’utilizzo della posta elettronica certificata (PEC) sono contenute nel d.P.R. 11 febbraio 2005, n. 68, mentre le regole tecniche sono state emanate con D.M. 2 novembre 2005 Altre disposizioni inerenti alla PEC sono riportate nel codice dell’amministrazione digitale (d. lgs. n. 82/2005) e nella legge 28 gennaio 2009, n. 2, recante misure urgenti per il sostegno a famiglie, lavoro, occupazione e impresa e per ridisegnare in funzione anti-crisi il quadro strategico nazionale [Art. 45, c. 1, CAD] – I documenti trasmessi da chiunque a una pubblica amministrazione con qualsiasi mezzo telematico o informatico, idoneo ad accertarne la fonte di provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro trasmissione non deve essere seguita da quella del documento originale

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41 Posta elettronica certificata La ricevuta di avvenuta consegna attesta che un messaggio è stato depositato nella casella elettronica del destinatario, ma non che questi l’abbia letto; pertanto, è necessario che il mittente utilizzi un indirizzo che il destinatario ha preventivamente dichiarato come proprio domicilio digitale, impegnandosi a scaricare sistematicamente i messaggi ivi depositati. [Art. 57-bis, c. 1, CAD] - E’ istituito l'indice degli indirizzi della pubblica amministrazione, nel quale sono indicati, gli indirizzi di posta elettronica certificata da utilizzare per le comunicazioni e per lo scambio di informazioni e per l'invio di documenti a tutti gli effetti di legge tra le pubbliche amministrazioni, i gestori di pubblici servizi ed i privati (www.indicepa.gov.it)

42 Posta elettronica certificata [Art. 57-bis, c. 3, CAD] – La mancata comunicazione degli elementi necessari al completamento dell'indice e del loro aggiornamento è valutata ai fini della responsabilità dirigenziale e dell'attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti responsabili [Art. 16, c. 6, D.L. n. 185/2008] – Le imprese costituite in forma societaria sono tenute ad indicare il loro indirizzo di PEC nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. [D.L. n. 179/2012, art. 5] - L'obbligo di cui all'articolo 16, comma 6, del D.L. n. 185/2008 è esteso alle imprese individuali che presentano domanda di prima iscrizione al registro delle imprese o all'albo delle imprese artigiane

43 Posta elettronica certificata [Art. 16, c. 7, D.L. n. 185/2008] – I professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato comunicano ai rispettivi ordini o collegi il proprio indirizzo di PEC entro 1 anno dall’entrata in vigore della presente legge [Art. 6-bis, CAD] – Al fine di favorire la presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, nonché lo scambio di informazioni e documenti tra la pubblica amministrazione e le imprese e i professionisti in modalità telematica, è istituito l’Indice nazionale degli indirizzi di PEC (INI-PEC) delle imprese e dei professionisti presso il Ministero per lo Sviluppo Economico (www.inipec.gov.it) L‘accesso all’INI-PEC è consentito alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese e a tutti i cittadini tramite sito web e senza necessità di autenticazione.

44 Posta elettronica certificata [Art. 16, c. 9, D.L. n. 185/2008] – Le comunicazioni tra le pubbliche amministrazioni, i professionisti e le imprese, che abbiano provveduto agli adempimenti ivi previsti, possono essere inviate attraverso la PEC senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo [DPCM 22 luglio 2011] - A decorrere dal 1° luglio 2013, la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avvengono esclusivamente in via telematica. A decorrere da tale data, le pubbliche amministrazioni non possono accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni di cui all’art. 5-bis, c. 1

45 Posta elettronica certificata [DPCM 6 maggio 2009] - Disegna un servizio finalizzato al rilascio di caselle di posta certificata ai cittadini (servizio postacertificat@), che prevede per essi la possibilità di ottenere gratuitamente un indirizzo di PEC, richiedendolo direttamente attraverso il sito www.postacertificata.gov.it Una volta assegnata, la casella di Postacertificat@ diventa per il titolare un indirizzo valido, ad ogni effetto giuridico, ai fini dei rapporti con le pubbliche amministrazioni, e la volontà da questi espressa all’atto della richiesta rappresenta l’esplicita accettazione dell’invio, tramite essa, da parte delle pubbliche amministrazioni, di tutti i provvedimenti e gli atti che lo riguardano

46 Posta elettronica certificata [Art. 65, c. 1, CAD] - Le istanze e le dichiarazioni presentate per via telematica alle pubbliche amministrazioni e ai gestori dei servizi pubblici ai sensi dell'articolo 38, commi 1 e 3, del DPR n. 445/2000, sono valide: (…) c-bis) se trasmesse dall'autore mediante la propria casella di posta elettronica certificata purché le relative credenziali di accesso siano state rilasciate previa identificazione del titolare, anche per via telematica secondo modalità definite con regole tecniche adottate ai sensi dell'articolo 71, e ciò sia attestato dal gestore del sistema nel messaggio o in un suo allegato

47 Archiviazione dei documenti informatici L’archivio è definito come “un complesso organico di documenti prodotti, o comunque sia acquisiti, da un soggetto pubblico o privato, ente o famiglia, durante lo svolgimento delle sue funzioni” L’archivio nasce spontaneamente, quale sedimentazione documentaria di un’attività pratica, amministrativa, giuridica Il documento archivistico viene prodotto nell’ambito di un’attività pratica, amministrativa o giuridica, pertanto esso è strettamente correlato ai suoi precedenti e susseguenti, nonché al soggetto produttore. L’archivio si forma correttamente nella misura in cui queste relazioni sono mantenute evidenti

48 Archiviazione dei documenti informatici [Art. 53, c. 5, del DPR 28 dicembre 2000, n. 445] - La registrazione di protocollo è «un’operazione obbligatoria per i documenti ricevuti o spediti da una pubblica amministrazione e per tutti i documenti informatici» Sono esclusi dalla registrazione di protocollo: le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni, la corrispondenza interna che non ha, in modo diretto o indiretto, contenuto probatorio o comunque sia rilevanza amministrativa.

49 Archiviazione dei documenti informatici Sono esclusi dalla registrazione di protocollo i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’Amministrazione Con l’entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti devono essere eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico La registrazione dei documenti informatici determina la loro immissione nell’archivio digitale: da quel momento in poi non potranno più essere modificati o cancellati.

50 Archiviazione dei documenti informatici La registrazione di protocollo dei documenti informatici prevede la memorizzazione delle stesse informazioni indicate per quelli cartacei con l’aggiunta, tra i dati obbligatori, dell’impronta del documento informatico, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione

51 Archiviazione dei documenti informatici Ogni persona tende ad organizzare i propri documenti in un modo che rispecchia il suo carattere e i suoi interessi Siccome l’archivio è la memoria di un’intera organizzazione, alle logiche personali di organizzazione dei documenti devono subentrare metodi e regole condivise Il titolario di classificazione è il sistema precostituito di partizioni astratte (di solito denominate: titoli, categorie, classi, sottoclassi), gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente

52 Archiviazione dei documenti informatici Classificare un documento significa associarlo, in base all’oggetto cui si riferisce, alla partizione del titolario (ad esempio categoria e classe) che individua la relativa funzione. [Art. 56 del DPR n. 445/2000] - Le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, nonché di classificazione dei documenti, sono operazioni necessarie. I documenti informatici in arrivo, dopo essere stati scaricati dalla PEC istituzionale, protocollati e classificati, sono assegnati agli uffici per competenza o conoscenza. L’assegnazione di un documento si traduce nell’autorizzazione all’accesso da parte dell’assegnatario tramite il sistema di gestione informatica dei documenti, ma non dovrebbe determinare lo spostamento fisico dei file

53 Archiviazione dei documenti informatici I documenti relativi ad un determinato procedimento amministrativo, ad una persona fisica o giuridica, o comunque sia formati per la trattazione di un oggetto specifico, devono essere riuniti in fascicoli I fascicoli devono ricadere necessariamente in una partizione del titolario di classificazione e sono numerati progressivamente nell’ambito di ciascuna categoria, classe e sottoclasse I fascicoli rappresentano le unità di base, indivisibili, di un archivio

54 Archiviazione dei documenti informatici Mentre un fascicolo cartaceo si forma attraverso la sedimentazione fisica dei documenti che vi afferiscono, un fascicolo informatico è rappresentato con l’ausilio di un software che analizza i metadati a esso associati, individua i documenti che lo compongono e visualizza l’insieme risultante in una forma grafica che ricorda i tradizionali carteggi Agendo direttamente e opportunamente sull’insieme dei metadati associati ai documenti e ai fascicoli informatici, si possono creare una moltitudine di link che permettono di “navigare” agevolmente nell’archivio digitale alla ricerca dei vari oggetti informativi

55 Archiviazione dei documenti informatici Lo spostamento di documenti informatici registrati sul sistema di gestione informatica dei documenti avviene sempre attraverso il sistema con l’operazione di riassegnazione. Per soddisfare il requisito dell’unitarietà dell’archivio digitale, occorre evitare la dispersione dei documenti informatici nei sistemi utilizzati per la loro produzione o acquisizione Il legislatore ha previsto anche l’utilizzo di un registro di emergenza

56 Archiviazione dei documenti informatici Le pubbliche amministrazioni devono: istituire le Aree Organizzative Omogenee (AOO), indicando per ciascuna di esse le unità operative che la compongono attivare in ogni AOO il Servizio di protocollo informatico e nominare un Responsabile con idonei requisiti professionali, ai sensi dell’art. 61 del DPR 445/2000 ri-progettare l’intero sistema di gestione dei documenti, elaborando un nuovo modello organizzativo ed archivistico adottare il manuale di gestione dei documenti ai sensi dell’art. 5 DPCM 13 dicembre 2013

57 Conservazione dei documenti informatici I fattori che incidono negativamente sulla conservazione a lungo termine di un contenuto informativo digitale riguardano: il deterioramento dei media, che può avvenire per cause naturali o per effetto di agenti atmosferici l’obsolescenza tecnologica, che colpisce indifferentemente tutti i componenti del sistema la perdita di dati in modo accidentale o intenzionale

58 Conservazione dei documenti informatici [Art. 44, CAD] – Requisiti per la conservazione dei documenti informatici l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento l'integrità del documentola leggibilità e l'agevole reperibilità 1.Il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura: a) l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento e dell'amministrazione o dell'area organizzativa omogenea di riferimento di cui all'articolo 50, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; b) l'integrità del documento; c) la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari; d) il rispetto delle misure di sicurezza previste dagli articoli da 31 a 36 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e dal disciplinare tecnico pubblicato in allegato B a tale decreto. 1-bis. Il sistema di conservazione dei documenti informatici è gestito da un responsabile che opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui all'articolo 29 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, e, ove previsto, con il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all'articolo 61 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, nella definizione e gestione delle attività di rispettiva competenza. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche 1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall'articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche.

59 Conservazione dei documenti informatici [Art. 3, regole tecniche] – Sistema di conservazione 1.………….. 2.………….. 3.Il sistema di conservazione garantisce l’accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto dalla norma, indipendentemente dall’evolversi del contesto tecnologico. 4.Gli elenchi degli standard, delle specifiche tecniche e dei formati utilizzabili quali riferimento per il sistema di conservazione sono riportati negli allegati 2 e 3 al presente decreto. [Art. 5, regole tecniche] – Modelli organizzativi della conservazione 1.Il sistema di conservazione opera secondo modelli organizzativi esplicitamente definiti che garantiscono la sua distinzione logica dal sistema di gestione documentale, se esistente. 2.Ai sensi dell’art. 44 del Codice, la conservazione può essere svolta: all’interno della struttura organizzativa a)all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare; affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati b)affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale. conservatori accreditati 3. Le pubbliche amministrazioni realizzano i processi di conservazione all’interno della propria struttura organizzativa o affidandoli a conservatori accreditati, pubblici o privati, di cui all’art. 44 - bis, comma 1, del Codice, fatte salve le competenze del Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo ai sensi del decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, e successive modificazioni.

60 Conservazione dei documenti informatici [Art. 6, regole tecniche] – Ruoli e responsabilità almeno i seguenti ruoli: 1.Nel sistema di conservazione si individuano almeno i seguenti ruoli: a) produttore; b) utente; c) responsabile della conservazione. …………………… [Art. 7, regole tecniche] – Responsabile della conservazione............................ responsabile della conservazione dirigente o da un funzionario formalmente designato 3.Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo del responsabile della conservazione è svolto da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. può essere svolto responsabile della gestione documentale 4.Nelle pubbliche amministrazioni, il ruolo di responsabile della conservazione può essere svolto dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione documentale, ove nominato.

61 Conservazione dei documenti informatici Manuale di conservazione [Art. 8, regole tecniche] – Manuale di conservazione 1.Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione. …………………… [Art. 11, regole tecniche] – Formati degli oggetti destinati alla conservazione formati previsti nell’allegato 2 al presente decreto 1.I documenti informatici destinati alla conservazione utilizzano i formati previsti nell’allegato 2 al presente decreto. [Art. 14, regole tecniche] – Disposizioni finali entra in vigore il trentesimo giorno successivo 1.Il presente decreto entra in vigore il trentesimo giorno successivo alla data di pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. sistemi di conservazione sono adeguati entro e non oltre 36 mesi 2.I sistemi di conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore del presente decreto sono adeguati entro e non oltre 36 mesi dall’entrata in vigore del presente decreto secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione. Fino al completamento di tale processo per tali sistemi possono essere applicate le previgenti regole tecniche. Decorso tale termine si applicano in ogni caso le regole tecniche di cui al presente decreto. ……………………………………….

62 Raggruppamenti organizzativi Applicativo per Gestione documenti Gestione dei flussi documentali - (produzione, firma, trasmissione e invio a registrazione di protocollo) ; Collegamento a caselle PEC e PEO; Gestione del Protocollo - (attribuzione segnatura di protocollo – art. 55 DPR 445/2000, classificazione ecc.); Assegnazione pratiche ai diversi uffici; Pubblicazione in automatico all’albo e alla sezione “Amm.ne trasparente” del sito; Sito Internet Istituzionale (xxxxxxxx.gov.it) Creazione di aree riservate che consentano la tracciabilità degli accessi; deposito di documenti da validare (es.: contratti per i supplenti) ; pubblicare moduli che consentano l’invio di istanze (es.: richieste congedi ecc.) ;

63 Impatti sui processi acquisti

64 Scopo della procedura ad evidenza pubblica è quello di garantire la competizione tra più concorrenti per consentire alla P.A. di confrontare diverse offerte ed individuare il miglior offerente. Sin dalle origini normative dell’istituto (legge sulla contabilità generale dello Stato r.d. 18 novembre 1923, n. 244 e relativo regolamento r.d. 23 maggio 1924, n. 827), infatti, l’evidenza pubblica si configura quale strumento volto a garantire un più corretto confronto non tra interessi, ma, più propriamente, tra mezzi e risorse strumentalmente offerti alla capacità di scelta della stessa Amministrazione procedente. La connotazione pubblicistica dell’istituto è confermata dall’importanza che tale scelta riveste per la collettività latamente intesa ; ciò in quanto è proprio dalla valutazione ponderata dell’Amministrazione che dipende la maggiore o minore efficacia dell’intervento diretto al raggiungimento del fine pubblico. Alla base del codice degli appalti – il principio di evidenza pubblica concorre a rendere visibili i motivi di interesse pubblico sottesi alle scelte della P.A. Può dunque ritenersi che il ricorso all’evidenza pubblica sia funzionale al raggiungimento di un duplice obiettivo 1 2 garantisce la trasparenza e l’intellegibilità delle condizioni predisposte a garanzia della partecipazione dei soggetti interessati

65 Nell’analisi dell’attività dell’Amministrazione pubblica non si può dimenticare, infatti, che, ad eccezione delle ipotesi in cui agisca iure privatorum, essa è sempre tenuta a ricercare la soluzione operativa più idonea a contemperare gli interessi pubblici e privati che vengono in questione, con la conseguenza che appare necessaria una procedimentalizzazione di tale attività che regolamenti correttamente le operazioni aventi ad oggetto beni o servizi di interesse pubblico. Il principio di evidenza pubblica Diritto Pubblico Diritto Privato Atti Amministra tivi Contratti di Diritto Pubblico Nell’attività di Diritto Pubblico La P.A. In quanto organo pubblico è dotato di POTERI D’IMPERIO In tale ipotesi si pone su di un PIANO DI SUPREMAZIA rispetto ai destinatari dei suoi atti In tale ipotesi si pone su di un PIANO DI SUPREMAZIA rispetto ai destinatari dei suoi atti In tali casi si trova su di un PIANO DI PARITA’ rispetto agli altri soggetti privati dell’ordinamento In tali casi si trova su di un PIANO DI PARITA’ rispetto agli altri soggetti privati dell’ordinamento Nonostante in alcuni casi la P.A. operi nelle forme del diritto privato il fine Dell’attività amministrativa è sempre pubblico Nonostante in alcuni casi la P.A. operi nelle forme del diritto privato il fine Dell’attività amministrativa è sempre pubblico In sintesi l’azione della PA può esplicarsi nelle seguenti forme:

66 Sebbene come illustrato nella slide precedente il fine dell’attività amministrativa è sempre pubblico, si evidenziano due momenti nella gestione dell’attività contrattuale della PA regolati da regimi differenti: Concetti Preliminari – il principio di evidenza pubblica SONO DISCIPLINATI DAL DIRITTO PRIVATO SONO DISCIPLINATI DAL DIRITTO PUBBLICO La deliberazione di addivenire al contratto La scelta per l’individuazione del contraente La formazione del prezzo contrattuale L’esperimento dell’eventuale gara La predisposizione delle clausole contrattuali L’approvazione del contratto esecuzione del contratto I limiti dell’attività contrattuale della P.A Gli elementi essenziali del contratto Gli effetti del contratto Le attività inerenti al processo di formazione della volontà del soggetto pubblico le trattative che procedono l’accordo

67 Slide a supporto backup

68 Atti tipo 1 1) indirizzo istituzionale di posta elettronica certificata ai sensi del comma 2 ter dell’art. 54 del Codice dell’Amministrazione Digitale - D.Lgs. n. 82 del 2005 come riformato dal DLgs 235 del 2010 ( oltre a quello di posta elettronica istituzionale non certificata) 2) contratti con gli esperti esterni ( tale pubblicazione è prevista quale condizione di efficacia ai sensi degli articoli 3, comma 54, della legge finanziaria per l'anno 2008 e del comma 18 dell’articolo 3 della medesima legge finanziaria per il 2008) 3) codice disciplinare: si rileva che l’art. 55 del D.Lgs. n. 165 del 2001, come riformato dal D.Lgs. n. 150 del 2009, prevede che la pubblicazione sul sito istituzionale dell'amministrazione del codice disciplinare, recante l'indicazione delle infrazioni e relative sanzioni, equivale a tutti gli effetti alla sua affissione all'ingresso della sede di lavoro. 4) contratti integrativi stipulati ai sensi dell’art. 40 bis del D.Lgs. 165 del 2001 riformato dal D.Lgs. n. 150 del 2009. Infatti, il comma 4 di detto articolo prevede che “le amministrazioni pubbliche hanno l'obbligo di pubblicare in modo permanente sul proprio sito istituzionale, con modalita' che garantiscano la piena visibilita' e accessibilita' delle informazioni ai cittadini, i contratti integrativi stipulati con la relazione tecnico-finanziaria e quella illustrativa certificate dagli organi di controllo di cui al comma 1, nonche' le informazioni trasmesse annualmente ai sensi del comma 3”. 5) Bandi di gara ( riteniamo che vadano pubblicati solo i bandi di gara allorchè la scuola ponga in essere una procedura aperta e non quindi anche le lettere di invito a presentare un’offerta che la scuola invia alle ditte allorchè segua la procedura di cui all’art. 34 del D.I. n. 44 del 2001) Tuttavia su questo punto si confronti quanto detto nel prosieguo di questa risposta.

69 Atti tipo 1 6) Conto consuntivo e programma annuale: l’art 2 comma 9 D.I. n. 44 del 2001 prevede che il programma annuale è affisso all'albo dell'istituzione scolastica entro quindici giorni dall'approvazione ed inserito, ove possibile, nell'apposito sito WEB dell'istituzione medesima mentre l’art 18 comma 9 del medesimo decreto prevede che il conto consuntivo è affisso all'albo dell'istituzione scolastica entro quindici giorni dall'approvazione ed inserito, ove possibile, nell'apposito sito WEB dell'istituzione medesima. Dal momento che il D.I. n. 44 è del 2001 mentre solo con il C.A.D. è stato previsto l’obbligo del sito per ogni P.A., la nostra interpretazione è che la dicitura “ove possibile” sopra riportata sia allo stato attuale da intendersi quale obbligatorietà della pubblicazione sul sito istituzionale sia del programma annuale che del conto consuntivo. 7) Atti e documenti a corredo di una istanza: ai sensi del Decreto sviluppo ( decreto legge 13 maggio 2011 n. 70 convertito in legge 106/2011) le P.A. entro il 30 ottobre 2011 pubblicano sui propri siti istituzionali, per ciascun procedimento amministrativo ad istanza di parte rientrante nelle proprie competenze, l’elenco degli atti e documenti che l’istante ha l’onere di produrre a corredo dell’istanza. In caso di mancato adempimento la P.A. non può respingere l’istanza ma deve, invece, invitare l’istante a regolarizzare la documentazione in un termine congruo. 8) Ai sensi dell’Art. 57 CAD le pubbliche amministrazioni provvedono a definire e a rendere disponibili per via telematica l'elenco della documentazione richiesta per i singoli procedimenti, i moduli e i formulari validi ad ogni effetto di legge, anche ai fini delle dichiarazioni sostitutive di certificazione e delle dichiarazioni sostitutive di notorietà. Le pubbliche amministrazioni non possono richiedere l'uso di moduli e formulari che non siano stati pubblicati; in caso di omessa pubblicazione, i relativi procedimenti possono essere avviati anche in assenza dei suddetti moduli o formulari.

70 Atti tipo II a) Delibera Consiglio d'Istituto: l’ obbligo di pubblicità attiene alla sola parte dispositiva (delibera) della decisione assunta dall’organo collegiale (cfr. Circolare n°105/1975) b) Atti amministrativi a rilevante contenuto esterno: infatti i provvedimenti adottati dalle istituzioni scolastiche, fatte salve le specifiche disposizioni in materia di disciplina del personale e degli studenti, divengono definitivi il quindicesimo giorno dalla data della loro pubblicazione nell'albo della scuola. In prima battuta il regolamento interno del circolo o dell'istituto art 10 D.Lgs 297/1994 e il Regolamento di disciplina degli alunni (D.P.R. n 249/1998) ed il regolamento degli acquisti. c) Graduatorie che vanno pubblicate sull’albo ai fini del decorso del termine per il reclamo ai sensi del D.M. 13 giugno 2007, n. 131 e del D.M. 13 dicembre 2000, n. 430 d) Atti di individuazione dei contratti di lavoro a tempo determinato (non il contratto ma solo l'atto di individuazione) in relazione ai quali occorre dare agli altri interessati la possibilità di ricorrere nelle sedi competenti. e) Copia dei contratti e delle convenzioni conclusi con l'ordinaria contrattazione ( cfr. D.M. 1 febbraio 2001, n. 44 art. 35) f) elenco dei beni che possono essere concessi in uso gratuito ed i criteri di assegnazione e preferenza deliberati dal Consiglio di istituto (cfr. D.M. 1 febbraio 2001, n. 44 art. 39)

71 E più in generale… Dovranno obbligatoriamente essere pubblicati sul sito istituzionale dell’Amministrazione (e quindi anche delle singole scuole) i dati e le informazioni relativi alle somme di danaro erogate a qualsiasi titolo (forniture, consulenze, sovvenzioni, contributi e incentivi) dalla pubblica amministrazione a imprese e altri soggetti economici La pubblicazione deve essere effettuata sul sito istituzionale con link ben visibile nella homepage, nell’ambito dei dati della sezione «Trasparenza, valutazione e merito» di cui al D. Lgs. n. 150 del 2009, con l’indicazione, per ciascuna spesa, dei seguenti dati: a) il nome dell’impresa o altro soggetto beneficiario ed i suoi dati fiscali; b) l’importo; c) la norma o il titolo a base dell’attribuzione; d) l’ufficio e il funzionario o dirigente responsabile del relativo procedimento amministrativo; e) la modalità seguita per l’individuazione del beneficiario; f) il link al progetto selezionato, al curriculum del soggetto incaricato, nonché al contratto e capitolato della prestazione, fornitura o servizio. Sempre in merito agli atti da pubblicare sul sito si ricorda che sulla Gazzetta Ufficiale 26 giugno 2012, n. 147 è stato pubblicato il Decreto Legge 22 giugno 2012, n. 83 (cosiddetto "Decreto Sviluppo"), successivamente convertito con la legge n. 134 del 2012. L'art. 18 del citato Decreto ha introdotto nuovi obblighi di pubblicazione sul sito delle pubbliche amministrazioni

72 Le regole generali di pubblicazione L' art. 23 del Decreto Legislativo n. 33 del 14 marzo 2013 impone alle pubbliche amministrazione la pubblicazione periodica semestrale, sul sito web, degli elenchi dei provvedimenti adottati dagli organi di indirizzo politico e dai dirigenti, con particolare riferimento ai provvedimenti finali dei procedimenti di: a)autorizzazione o concessione; b)scelta del contraente per l'affidamento di lavori, forniture e servizi, anche con riferimento alla modalità di selezione prescelta ai sensi del codice dei contratti pubblici, relativi a lavori, servizi e forniture, di cui al decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163; c)concorsi e prove selettive per l'assunzione del personale e progressioni di carriera di cui all'articolo 24 del decreto legislativo n. 150 del 2009; d)accordi stipulati dall'amministrazione con soggetti privati o con altre amministrazioni pubbliche. La pubblicazione, che dovrà avvenire nella sezione “Amministrazione trasparente”, non concerne l'intero contratto ( dove, infatti, potrebbero essere contenuti anche dei dati personali la cui pubblicazione non é consentita dalla legge) ma esclusivamente il contenuto, l'oggetto, la eventuale spesa prevista e gli estremi relativi ai principali documenti contenuti nel fascicolo relativo al procedimento. La pubblicazione avviene nella forma di una scheda sintetica, prodotta automaticamente in sede di formazione del documento che contiene l'atto

73 La pubblicazione in merito ai procedimenti di scelta del contraente per l'affidamento di lavori, servizi e forniture  CIG (codice identificativo gara rilasciato dall'Autorità);  struttura proponente (codice fiscale e denominazione della stazione appaltante responsabile del procedimento di scelta del contraente);  oggetto del bando (oggetto del lotto identificato dal CIG);  procedura di scelta del contraente;  elenco degli operatori invitati a presentare offerte (elenco degli operatori economici partecipanti alla procedura di scelta del contraente. Per ciascun soggetto partecipante vanno specificati: codice fiscale, ragione sociale e ruolo in caso di partecipazione in associazione con altri soggetti);  aggiudicatario (elenco degli operatori economici risultati aggiudicatari della procedura di scelta del contraente. Per ciascun soggetto aggiudicatario vanno specificati: codice fiscale, ragione sociale e ruolo in caso di partecipazione in associazione con altri soggetti);  importo di aggiudicazione (importo di aggiudicazione al lordo degli oneri di sicurezza ed al netto dell'IVA);  tempi di completamento dell'opera, servizio o fornitura (data di effettivo inizio lavori, servizi o forniture e data di ultimazione lavori, servizi o forniture);  importo delle somme liquidate (importo complessivo dell'appalto al netto dell'IVA).

74 La complessità di oggi  Archivi cartacei  Processi molto complessi  Firme manuali  Più applicazioni software  Complessa gestione del sito  Pubblicazione di documenti ai sensi della legge sulla trasparenza e loro pulitura dai dati sensibili  Costi elevati Incagli organizzativi Normative  C.A.D.  Legge 190/2012  Legge trasparenza  Archiviazione sostitutiva  Legge Stanca  DPR 445/2000 Il processo di gestione documenti all’interno della scuola diventa sempre più complesso e le nuove normative sulla trasparenza aumentano le attività in carico alla scuola. Occorre semplificare e mettere il dirigente scolastico ed il Direttore in condizione di operare al meglio senza il rischio di incappare in problemi legali anche solo per mancata pubblicazione o errata gestione dei documenti.

75 Alcuni riferimenti normativi  DPR 445 28 dicembre 2000 (testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa)  D.Lgs.27 ottobre 2009 n. 150 (Brunetta)  Legge 18 giugno 2009, n. 69 (sviluppo economico)  Dlgs 30 dicembre 2010 n°235 (CAD)  Decreto Legge 13 maggio 2011, n. 70 (disposizioni urgenti per l’economia)  Legge 15 luglio 2011 n°111 (disposizioni urgenti per la stabilizzazione finanziaria)  Direttiva della Funzione Pubblica n°14 del 22 dicembre 2011  Decreto Legge 9 febbraio 2012, n. 5  Decreto Legge 22 giugno 2012 n°83  Decreto Legge 6 luglio 2012 n°95  Decreto Legge 18 ottobre 2012 n°179  Legge 6 novembre 2012 n. 190  Legge 17 dicembre 2012 n. 221  D.Lgs 14 marzo 2013 n.33 (trasparenza)  DPCM 3 dicembre 2013 – GU 59 del 12/03/2014 (Regole tecniche protocollo informatico ed archiviazione sostitutiva)  DMCM 13 novembre 2014 – GU 8 del 12/01/2015 (Regole tecniche documento informatico

76 Il protocollo informatico DPR 445/2000  È obbligatorio per legge per tutte le scuole  Deve gestire tutti i documenti in entrata ed in uscita ivi compresi fax e documenti informatici  Deve protocollare il documento nella sua forma finale, pertanto con le firme  Diventa il centro automatico di smistamento dei documenti verso le loro destinazioni opportune (ad esempio sito web, albo pretorio, fornitori, genitori, docenti, etc.)

77 Il protocollo informatico DPR 445/2000  Deve essere esclusivamente preso nella data in cui il documento è concluso  Ogni protocollo deve aver allegato un documento  Un protocollo può servire per tutta una pratica  Il protocollo è una registrazione progressiva che deve essere validata dalla scuola che ne ha tutta la responsabilità  La scuola può avere più registri unici (ad esempio quello dei contratti quello della sicurezza etc.)

78 L’archiviazione elettronica  Tutti i documenti che vengono gestiti dalla scuola, e quindi che escono dal protocollo, devono essere archiviati e collocati in spazi virtuali tali da garantire una conservazione ed una loro ricerca nel tempo  I vecchi documenti cartacei possono essere recuperati ed affidati in gestione in modo tale da poter avere comunque la ricerca dei documenti on line ed a costi significativamente bassi

79 L’archiviazione sostitutiva a norma di legge  Una volta avviata l’archiviazione elettronica è possibile acquisire il processo di archiviazione sostitutiva a norma di legge  È sufficiente inviare l’archivio dei documenti protocollati ad un soggetto abilitato all’archiviazione sostitutiva che provvederà agli adempimenti di legge necessari tra cui il rilascio per ricevuta della presa in carico dei documenti tramite firma digitale

80 I principi di pubblicazione Occorre distinguere due tipologie di atti e documenti che vanno pubblicati sul sito istituzionale della scuola. Una prima tipologia riguarda quegli atti per cui la pubblicazione era già obbligatoria per legge, a prescindere delle disposizioni sull'albo on-line. Ci sono, infatti, atti e documenti che devono essere pubblicati sul sito istituzionale della scuola in virtù di specifiche disposizioni di legge. ( es. contratti con gli esperti esterni, codice disciplinare, programma annuale e conto consuntivo indirizzo PEC, etc) La seconda tipologia concerne tutti gli altri atti, per i quali non esiste un esplicito obbligo normativo di pubblicazione on-line ma che devono essere pubblicati in quanto “necessitano di pubblicità legale”.

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