Il check-in L’importanza di una buona accoglienza

Presentazione sul tema: "Il check-in L’importanza di una buona accoglienza"— Transcript della presentazione:

1 Il check-in L’importanza di una buona accoglienza
a cura di christian bressan Il check-in L’importanza di una buona accoglienza Nella fase del check-in i primi contatti con il cliente sono fondamentali per offrire un’immagine positiva o negativa dell’hotel. Saper accogliere e dare il benvenuto all’ospite, mettendolo immediatamente a proprio agio è una vera e propria arte che richiede doti personali e una tecnica specifica.

2 Il check-in: definizione
a cura di christian bressan Il check-in: definizione Il check-in è l’insieme delle operazioni che il front office svolge al momento dell’arrivo di un cliente in albergo. Clienti senza prenotazione Clienti con prenotazione A seconda della tipologia di clientela avremo gli arrivi di: Gruppi

3 Le operazioni preliminari
a cura di christian bressan Le operazioni preliminari Prima di ogni check-in è bene controllare attentamente il planning e tutta la documentazione in nostro possesso relativa alle prenotazioni in modo da predisporre in anticipo: La lista arrivi del giorno Il registro arrivi e partenze Le comunicazioni ai reparti

4 Lista arrivi del giorno
a cura di christian bressan Lista arrivi del giorno È l’elenco dei clienti previsti in arrivo in una determinata data LISTA ARRIVI DEL GIORNO ……………………….. N: CAMERA TIPO CAMERA NOME PRENOTANTE PAX ARRANG. GIORNI PREZZO GIORNALIERO NOTE Adulti Bambini Ospiti  110  MX Pallino Di Polpet T.O alpine guide  2  1 HB  7   175,00 224  xx  Bela da Pette  FB  4 198.00 2° Piano  Cognome e nome dell’ospite Verificare bene il tipo di camera per evitare spiacevoli errori Compilare solo nel caso di prenotazioni indirette

5 Il registro arrivi e partenze
a cura di christian bressan Il registro arrivi e partenze Si inserisce il prezzo giornaliero Spazio riservato ai cambi di camera che vengono effettuati nella giornata per i clienti in casa. Ha l’obiettivo di conoscere l’esatto numero di clienti presenti nella notte

6 Le comunicazioni ai reparti
a cura di christian bressan Le comunicazioni ai reparti Sulla base delle previsioni degli arrivi e delle partenze, è bene comunicare la previsione del carico di lavoro per i giorni seguenti ai reparti: CUCINA: Per particolari esigenze alimentari o semplicemente comunicazioni del numero di coperti per il lunch e il dinner RISTORANTE: Predisposizione tavoli HOUSEKEEPING: Preparazione camere o allestimenti speciali nelle aree comuni SERVIZI COMPLEMENTARI: Richieste particolari o convenzioni

7 Le operazioni di check-in
a cura di christian bressan Le operazioni di check-in ACCOGLIENZA DELL’OSPITE Ha la prenotazione? SI NO

8 Le operazioni di check-in (cliente con prenotazione)
a cura di christian bressan Le operazioni di check-in (cliente con prenotazione) Se la risposta è SI RITIRO DEL VOUCHER Nel caso di cliente di Agenzia di Viaggio CONTROLLO DEI DATI Lista arrivi, registro arrivi e partenze, scheda di prenotazione Sono corretti? MODIFICA DATI SI NO

9 a cura di christian bressan
Le operazioni di check-in (cliente con prenotazione e senza prenotazione) SI ASSEGNAZIONE CAMERA REGISTRAZIONE DI LEGGE, CONSEGNA CHIAVI, KEY CARD E WELCOME CARD TRASPORTO BAGAGLI ACCOMPAGNAMENTO IN CAMERA APERTURA CONTO E AGGIORNAMENTO REGISTRI COMUNICAZIONI AI REPARTI

10 Le operazioni di check-in (cliente senza prenotazione)
a cura di christian bressan Le operazioni di check-in (cliente senza prenotazione) Se la risposta è NO ASCOLTARE LA RICHIESTA DEL CLIENTE CONTROLLARE IL PLANNING C’E’ DISPONIBILITA’? SI NO PROPORRE VARIE POSSIBILITA’ DI SCELTA OFFRIRE UN’ALTERNATIVA DEFINIRE PREZZO E ARRANGIAMENTO, ASSERGNARE LA CAMERA E PROCEDERE CON LE REGISTRAZIONI DI RITO CONSIGLIARE UN ALTRO HOTEL IL CLIENTE ACCETTA? NO SI DEFINIRE PREZZO, ASSEGNARE LA CAMERA E PROCEDERE CON LE REGISTRAZIONI DI RITO

11 Le principali fasi per accogliere un gruppo
a cura di christian bressan Le principali fasi per accogliere un gruppo PRIMA DELL’ARRIVO Elaborare la rooming list Preassegnare le camere AL CHECK-IN Controllare i dati inseriti nella rooming list Assegnare le camere Ritirare i documenti Consegnare le chiavi Occuparsi del trasporto bagagli

12 La rooming list a cura di christian bressan ROOMING LIST
Denominazione gruppo polo valboite Città di provenienza cortina d’ampezzo Agenzia/Ente istituto superiore N. Pax Autista ……………………… Capogruppo manaigo Data di arrivo 15./…05./2015 Data di partenza 18./05./2016 Trattamento  RO  BB X HB  FB N. camera Tipologia Cognome e nome Luogo di nascita Data di nascita Residenza 1 104 X TINTARELLE DI LUNA (Capogruppo) Venezia ‘3/11/70 Belluno 2 110 XXX ……………. torino 6/12/95 3 TONI ROSSI Forni di sopra 8/2/95 4 ……………… Brunnico 19/03/95 5 112 ………………….. Pieve di cadore 30/10/95 6 Trieste 28/11/95 9 ………………. Sedico 15/02/95

13 Le registrazioni di legge
a cura di christian bressan Le registrazioni di legge La registrazione dei clienti alloggiati nelle strutture ricettive è obbligatoria per legge e deve essere effettuata immediatamente all’arrivo dell’ospite. Al momento del check in, quindi, l’addetto al ricevimento deve sempre chiedere i documenti. Carta d’identità Patente Libretto di pensione Passaporto Patente nautica Porto d’armi Tessere di riconoscimento rilasciate dalla pubblica amministrazione

14 La scheda di notificazione
a cura di christian bressan La scheda di notificazione Il modulo per contenere i dati dei documenti delle persone alloggiate si chiama scheda di notificazione. Ambretta hotel SCHEDA DI NOTIFICAZIONE n. progr. 1547/20… * * * * * Documento tipo C.I. n. BL Via …… – venezia VE Comune di cortina Tel. 0,,,,,,,, Fax 0,,,,,, Rilasciato il da wwwambrettahotelcom DATA DI ARRIVO DA COMPILARE DA PARTE DELLA PERSONA ALLOGGIATA ALTRI COMPONENTI DEL NUCLEO FAMILIARE (cognome, nome, luogo e data di nascita) 25 07 20… To be completed by the guest / la section ci-dessous doit ètre remplie par l'hote Other family members (family name, first name, place and date of birth / Autres membres de la famille COGNOME E NOME / Surname and name / Nom et prenom / Apellidos y nombre / Vorname und Name (nom, prenom, lieu et date de naissance) / Otros componentes de la familia (apellidos, nombre, lugar Giacobazzi Giulio y fecha de nacimiento) / Andere Familien mit Glieder (Vorname, Name, Geburtsdatum und Ort) NATO A (Città, Provincia o Stato) /Place of birth (City, State) / Lieu de naissance (Ville, Etat) / Lugar de nacimiento (Ciudad, Estado) / Geburtsort (Stadt, Staat) Crescentini Federica, Livorno 24/03/1980 Vicenza Branchini Fernando, Foggia 25/05/2000 IL / Date / Date / Fecha / Datum CITTADINANZA / Nationality / Nationalité / Nacionalidad/Staatsangehörikeit 12 02 78 Italiana RESIDENTE IN (via, città, provincia o Stato) /Address (Street, City, State) / Lieu de residence (Adresse, Ville, Etat) / Lugar de residencia (Calle, Ciudad, Estado) / Wohnort (Strasse, Stadt, Staat) Via F.lli Rosselli cortina Giorno della consegna all'ufficio di PS FIRMA DEL DICHIARANTE ___________________________________ Bollo ufficio PS FIRMA DEL FUNZIONARIO Signature of person making declaration Signature de l'interessè / Firma del declarante ____________________________________________ Unterschrift des Erklärers

15 a cura di christian bressan
Il modello ISTAT C/59 CONFORME AL Mod. ISTAT ISTITUTO NAZIONALE DI STATISTICA N. progressivo C/59 ENTE NAZIONALE ITALIANO PER IL TURISMO 58 DIPARTIMENTO PER IL TURISMO RILEVAZIONE DEL MOVIMENTO DEI CLIENTI NEGLI ESERCIZI RICETTIVI Anno 2007 Mese giugno Giorno 15 COMUNE Roma MOVIMENTO DEL GIORNO CLIENTI DEL GIORNO PRECEDENTE N. 10 TIPO DI ESERCIZIO HOTEL ARRIVATI ………………………….. N. 20 (ALBERGO, CAMPEGGIO, ECC.) TOTALE N. 30 DENOMINAZIONE MOON HOTEL PARTITI ……………………………… N. 11 _____________________________________ NUMERO STELLE 5 PRESENTI NELLA NOTTE…………. N. 19 CLIENTI DEL GIORNO CLIENTI STRANIERI N. CLIENTI ITALIANI NAZIONALITÀ DI RESIDENZA ARRIVATI PARTITI PROVINCIA DI RESIDENZA TEDESCA 2 1 ROMA FRANCESE MILANO 6 AMERICANA USA 4 3 FIRENZE 8 AUSTRALIANA - 7 9 12 13 14 Serve per l’elaborazione delle statistiche sul turismo. Ogni albergatore è tenuto a dichiarare all’ufficio turistico competente (IAT, APT o ufficio del turismo del comune) gli arrivi e le partenze giornaliere.