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2014 Programma Realizzazione di presentazioni efficaci e creazione ed impiego delle slide per la formazione degli operatori della sicurezza Realizzazione.

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2 2014 Programma Realizzazione di presentazioni efficaci e creazione ed impiego delle slide per la formazione degli operatori della sicurezza Realizzazione di presentazioni efficaci e creazione ed impiego delle slide per la formazione degli operatori della sicurezza o Uso delle slide o Preparazione del materiale o Audience o Tema dell’intervento o Struttura dell’intervento o Pratica delle presentazioni La costruzione delle slide La costruzione delle slide o Il Design o Delivery o L’apertura o Il talk (show) o La chiusura Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 2

3 Presentazioni efficaci, creazione ed impiego delle slide. Con tutta probabilità tutti siamo stati vittime di presentazioni noiose e confusionarie. Con tutta probabilità tutti siamo stati vittime di presentazioni noiose e confusionarie. Persino gli argomenti più noiosi possono essere resi avvincenti e interessanti da un buon speaker. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 3

4 Presentazioni efficaci, creazione ed impiego delle slide. Fare una presentazione o insegnare in generale è molto di più che essere degli esperti nella materia. Fare una presentazione o insegnare in generale è molto di più che essere degli esperti nella materia. sviluppare le capacità di comunicazione Si devono infatti sviluppare le capacità di comunicazione. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 4

5 Presentazioni efficaci, creazione ed impiego delle slide. Prima di imbarcarsi in qualsiasi impresa, occorre conoscerne la ragione. Lo stesso vale per una presentazione: o Qual’è l’obiettivo della presentazione? o Che cosa voglio che il pubblico apprenda? 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 5

6 Presentazioni efficaci, creazione ed impiego delle slide. E’ importante il rispetto: o rispetto per l’audience e per sé stessi o rispetto per l’audience e per sé stessi. Troppo spesso invece gli speaker dimostrano un’insensibilità totale verso il pubblico, esponendo gli argomenti in modo confuso, incomprensibile e noioso, e subissando gli ascoltatori con aridi e lunghi elenchi puntati nello sforzo di fare bella figura e dimostrare di “sapere”. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 6

7 Presentazioni efficaci, creazione ed impiego delle slide. E’ essenziale riconoscere al pubblico il rispetto che merita il suo tempo e la sua attenzione, veicolando le informazioni in modo conciso, chiaro e interessante. Si deve essere disposti a sacrificare alcuni dettagli per presentare l’argomento in modo corretto all’audience. E’ questo l’obiettivo di ogni buona presentazione. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 7

8 Sull’uso delle slide Il problema, soprattutto con slide contenenti molto materiale, è che ad un certo punto o la gente legge le slide e non segue più lo speaker. Oppure ascolta lo speaker e non guarda nemmeno le slide Oppure ascolta lo speaker e non guarda nemmeno le slide. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 8

9 Sull’uso delle slide pragmatici Ripensando all’obiettivo della presentazione e al contesto, occorre invece essere pragmatici e riflettere sull’utilità delle slide: o il principale asset e contenuto di un talk è… l’esposizione di un argomento dal vivo e dalla voce dello speaker. Le slide sono un ausilio che può essere utile in alcuni casi. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 9

10 Sull’uso delle slide L’esposizione è qualcosa di dinamico, di vivo. L’esposizione è qualcosa di dinamico, di vivo. I lucidi non possono essere un sostituto per la conoscenza dell’argomento che si presenta. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 10

11 Sull’uso delle slide Usare le slide come “stampelle” è la ragione sbagliata per propinarle e una chiara indicazione del bisogno di fare più pratica. Un argomento lo si deve saper spiegare senza alcun ausilio. Prima di preparare una presentazione, porsi la domanda: o posso fare a meno delle slide? 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 11

12 Sull’uso delle slide Prima di tutto è necessario avere ben chiaro in mente: o L’obiettivo. o Il messaggio. o L’audience o L’audience. L’uso degli strumenti adatti viene di conseguenza. ObiettivoMessaggio Audience 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 12

13 Sull’uso delle slide preparla lontano dal PC Il suggerimento più importante sulla preparazione di una presentazione è quello di preparla lontano dal PC (specie da PowerPoint). freestyle Una volta chiaro l’obiettivo, esporre a voce alta in modalità “freestyle” provando vari approcci e annotando idee, frasi e pensieri importanti. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 13

14 Sull’uso delle slide Dopo aver steso l’ossatura della presentazione, scriverla su carta (come minimo sotto forma di outline o mappa mentale). Solo dopo si può considerare se servono slide o meno Solo dopo si può considerare se servono slide o meno. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 14

15 Audience Informarsi sull’audience. Informarsi sull’audience. Quanto tempo si ha a disposizione? Quali sono i suoi interessi, lo stato d’animo, i bisogni e le aspettative? Quanto tempo si ha a disposizione? 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 15 E’ importante capire con chi si ha a che fare per veicolare il messaggio nel modo più efficace ed efficiente possibile.

16 Tema idea chiave che si vuole comunicare Identificare la singola idea chiave che si vuole comunicare con la presentazione e focalizzarsi su quella. uno E’ più facile lasciare il segno quando il punto importante è uno piuttosto che una collezione di fatti blandamente correlati. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 16

17 Tema L’idea centrale costituisce il tema della presentazione. Una volta identificato, raccogliere citazioni, aneddoti, fatti a supporto e organizzarli per costruire una storia attorno ad esso. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 17 Tema CitazioniAneddotiFattiEsempiVissuti

18 Tema più idee chiave Per talk più articolati, possono esserci più idee chiave che si vuole trasmettere, ma è bene non andare mai oltre le 3-5. più di 5 messaggi Avere più di 5 messaggi principali rende difficile seguire il discorso e conservarne qualche memoria. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 18

19 Struttura La presentazione deve avere una struttura lineare, semplice, chiara e facile da seguire. Qualunque sia la tipologia dell’esposizione, la sequenza di elementi deve avere una struttura logica coerente. Qualunque sia la tipologia dell’esposizione, la sequenza di elementi deve avere una struttura logica coerente. una sequenza lineare, logica e concisa di dati, informazioni e aneddoti correlati. Gli esseri umani amano e trovano più semplice seguire ragionamenti lineari: una sequenza lineare, logica e concisa di dati, informazioni e aneddoti correlati. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 19

20 Struttura Bisogna resistere alla tentazione di farcire il talk di dati per dimostrare la propria conoscenza (ma non il proprio rispetto). distillare la presentazione Conviene distillare la presentazione in modo quasi “brutale” eliminando tutto quanto non è essenziale (il tempo è qualcosa di prezioso, non va sprecato). 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 20 “La semplicità è la sofisticazione ultima.” – Leonardo Da Vinci “La semplicità è la sofisticazione ultima.” – Leonardo Da Vinci

21 Pratica Fare praticapratica ancora pratica Fare pratica, pratica e ancora pratica. Preferibilmente ad alta voce. Sperimentare spostando concetti, eliminando quelli superflui e modificando la presentazione in modo che sia ben coesa e comunichi efficacemente l’idea centrale. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 21

22 Pratica Inoltre fare attenzione che si rientri nei tempi Inoltre fare attenzione che si rientri nei tempi. E’ molto importante praticare la presentazione, per poi poterla esporre con sicurezza e padronanza davanti al pubblico. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 22

23 Slide Inquadrare le slide come uno strumento che permette di sorprendere, mantenere l’attenzione e fissare i concetti. Il criterio più importante è: semplicità e stile. Non pensare alle slide come ad un documento a sé stante Non pensare alle slide come ad un documento a sé stante 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 23

24 Slide Le slide non sono la presentazione, sono solo le illustrazioni L’uso delle immagini delle slide ha un grande potere Le slide non sono la presentazione, sono solo le illustrazioni. L’uso delle immagini delle slide ha un grande potere: rende possibile coinvolgere il pubblico anche emotivamente e ne stimola l’immaginazione aiutando a mantenere desta l’attenzione e migliorare la memoria di quello che viene detto. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 24

25 Slide Scegliere immagini significative che rappresentano una metafora (meglio se divertente) dei concetti presentati. o Un’immagine vale più di mille parole. Sorprendere l’audience Sorprendere l’audience. E’ un altro modo per creare un’esperienza emozionante che verrà ricordata. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 25

26 Design E’ importante che le slide siano leggibili e rispettino delle buone linee guida tipografiche. E’ importante che le slide siano leggibili e rispettino delle buone linee guida tipografiche. Se c’è qualcosa di peggio di slide mal realizzate, sono slide mal realizzate e illeggibili. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 26

27 Design Ecco le linee guida più importanti: Semplicità e stile! Semplicità e stile! Attenzione al contrasto Chiaro? Attenzione al contrasto: colori complementari. Sfondo chiaro, testo scuro. Sfondo scuro, testo chiaro. Chiaro? Allineare il testo a destra o a sinistra Allineare il testo a destra o a sinistra: l’allineamento centrale è poco professionale, amatoriale e meno leggibile. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 27

28 Design Andare all’essenziale Andare all’essenziale: Un titolo, qualche punto e al massimo un’immagine. Avere troppi elementi rende difficile “decodificare” la pagina ed è stressante. La cosa migliore è inserire poche parole con un font di dimensione molto grande. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 28

29 Design Titolo Titolo con dimensione tipicamente fra 36 e 44, in grassetto (ed eventualmente ombreggiato, dipende dallo sfondo) – sempre nello stesso colore; Primo livello Primo livello del testo tipicamente fra 24 e 32, meglio se in grassetto (ed eventualmente ombreggiato, dipende dallo sfondo) – sempre nello stesso colore; 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci

30 Design font della famiglia Serif Usare font della famiglia Serif per il corpo: sono i font che rendono meglio su schermo (tipo Arial, Helvetica, Tahoma, Verdana, ecc.), niente stili leziosi tipo SCRIPT, glamour o altro che si leggono malissimo. Evitare di usare il testo tutto in MAIUSCOLO Evitare di usare il testo tutto in MAIUSCOLO, o di scrivere tutto in corsivo. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 30 Arial Tahoma Verdana …… Arial Tahoma Verdana …… Script Glamour Brush … Script Glamour Brush … EVITARE DI USARE IL TESTO TUTTO IN MAIUSCOLO, BASTANO SOLO LE INIZIALI, ALTRIMENTI SI LEGGE MALISSIMO;

31 Design Evitate sfondi troppo leziosi, con serigrafie, linee, colori troppo forti, foto con forti contrasti, zone chiare e zone scure sul quale non si azzecca mai il colore del testo ecc.. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 31 Attenzione al contrasto dei proiettori Design Evitate sfondi troppo leziosi, con serigrafie linee, colori troppo forti, foto con forti contrasti, zone chiare e zone scure sul quale non si azzecca mai il colore del testo ecc..Design

32 Design Scegliere uno sfondo molto chiaro Scegliere uno sfondo molto chiaro (col testo scuro) oppure blu (con testo chiaro) e come unica leziosità un minimo di sfumatura. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 32 Buon contrasto Cattivo contrasto Ottimo contrasto

33 Design Evitate di fare slide con troppo testo Evitate di fare slide con troppo testo: costringono il pubblico a fare una scelta fra leggere la diapositiva o ascoltare l’oratore. Quando c’è troppo testo, anche l’oratore è invogliato a leggerlo tale e quale diventando estremamente noioso; 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 33

34 Design Evitate frasi complete Evitate frasi complete con soggetto, verbo e complemento. Meglio quindi qualcosa di più semplice e lineare. Limitare l’uso di effetti di transizione Limitare l’uso di effetti di transizione, possibilmente non usarne nessuno: distraggono e basta. Non siate esibizionisti. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 34 Attenzione al contrasto dei proiettori EVITARE DI USARE IL TESTO TUTTO IN MAIUSCOLO, BASTANO SOLO LE INIZIALI, ALTRIMENTI SI LEGGE MALISSIMO;

35 Design Schemi di flussograficidiagrammi Schemi di flusso, grafici e diagrammi sono quasi sempre di grande aiuto. I grafici debbono sempre riportare chiaramente che cosa sono gli assi e – a parte alcuni grafici puramente qualitativi – l’unità di misura e la gradazione (tacche ed etichette). 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 35

36 Design indice programma Inserire un indice della presentazione (programma) che vi accingete a illustrare (così il pubblico capisce la “mappa” della strada su cui lo state conducendo), e durante la presentazione, nel passaggio fra un argomento e l’altro, richiamate questo indice (così il pubblico ha un’idea della tappa a cui è arrivato). 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 36

37 Design Evitate l’uso di icone grafiche di consuete Evitate l’uso di icone grafiche di consuete (tipo quelle dell’omino che si gratta la testa, quello dell’omino con la lampadina delle idee, quella degli omini che si stringono la mano, quella del pianeta Terra. Invece, le fotografie di un ambiente, in genere, sono molto più interessanti. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 37

38 Design Per par condicio ….. Per par condicio ….. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 38

39 Design Non mettere troppo slide!! Non mettere troppo slide!! una slide per minuto Ricordarsi che una slide per minuto rappresenta generalmente una buona “densità”. In una presentazione, è concesso una volta sola mostrare una slide per meno di 30 secondi ma “solo” se non contiene testo. In una presentazione, è concesso una volta sola mostrare una slide per meno di 30 secondi ma “solo” se non contiene testo. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 39

40 Delivery una vera e propria esibizione Presentare qualcosa si tratta di una vera e propria esibizione comprendente elementi teatrali e di drammaticità. non solo le parole ma anche il linguaggio del corpoil giusto ritmole emozionila consapevolezza dell’audience Bisogna imparare a comunicare con efficacia usando non solo le parole ma anche il linguaggio del corpo, il giusto ritmo, le emozioni, la consapevolezza dell’audience e di come questi elementi li influenzino. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 40

41 Delivery Ogni presentazione è una performace Ogni presentazione è una performace finalizzata all’intrattenere il pubblico in modo che al termine ne esca arricchito (possibilmente di quello che si aspettava, meglio se di più). preparare tutto prima che il pubblico giunga in sala Se possibile, arrivare prima dell’inizio del talk e preparare tutto prima che il pubblico giunga in sala. Vestirsi in modo consono all’occasione e all’audience. Vestirsi in modo consono all’occasione e all’audience. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 41

42 Apertura E’ normale essere un po’ nervosi prima di cominciare un’esposizione E’ normale essere un po’ nervosi prima di cominciare un’esposizione. iniziare la presentazione con entusiasmo e sicurezza. Le cose importanti sono fare molta pratica e iniziare la presentazione con entusiasmo e sicurezza. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 42

43 Delivery Per rompere il ghiaccio si può: o Porre una domanda. o Sfidare l’audience. o Citare una persona famosa. o Raccontare una storia divertente. o Raccontare un fatto interessante. o Proporre una visione grandiosa (e poi proporre come farla avverare) o Proporre una visione spaventosa (e poi parlare di come non farla realizzare) In altre parole basta cominciare il talk con qualcosa di interessante che catturi l’attenzione. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 43

44 Talk (show) Muoversi e guardare le persone negli occhi. Muoversi e guardare le persone negli occhi. non è una prestazione sportiva Usare il linguaggio del corpo per sottolineare certi punti è utile, ma senza esagerare: non è una prestazione sportiva! 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 44

45 Talk (show) Non recitare i punti a memoria o peggio leggere le slide. Non recitare i punti a memoria o peggio leggere le slide. Bisogna avere rispetto per il tempo degli altri Bisogna avere rispetto per il tempo degli altri. Si deve conoscere bene ciò che si presenta, e questo significa essere in grado di illustrarlo senza che siano necessari ausili esterni. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 45

46 Talk (show) Usare un tono di voce chiaro, parlare lentamente e variare spesso il ritmo. Usare un tono di voce chiaro, parlare lentamente e variare spesso il ritmo. portando rispetto verso il pubblico soporifero Bisogna parlare in modo da essere sentiti portando rispetto verso il pubblico, evitando di annoiarlo a morte con un tono di voce costante e noioso (soporifero). 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 46 Spesso i novizi durante i talk parlano troppo velocemente.

47 Talk (show) Talk (show) Evitare i “filler”, Evitare i “filler”, ovvero cose come: “cioè, uhm, eh” ecc. Denotano insicurezza. Raccontare una storia. Raccontare una storia. Anche se inventata, è utile per intrattenere e mantenere viva l’attenzione. Può essere utile anche mischiarla con delle metafore utili ad illustrare certi concetti e relazioni. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 47

48 Talk (show) Usare la retorica Usare la retorica per essere incisivi e memorabili. anticipazione e drammaticitàun momento teatrale che mantiene l’attenzione Fare una pausa prima di esporre un punto importante crea anticipazione e drammaticità: un momento teatrale che mantiene l’attenzione. Se ci si dimentica qualcosa Se ci si dimentica qualcosa, andare avanti con la presentazione senza scusarsi o fermarsi per cercare di ricordare. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 48

49 Talk (show) Emozionare. Emozionare. o E’ uno dei modi principali e più efficaci per mantenere l’attenzione e far arrivare i concetti a destinazione. E’ utile anche raccontare aneddoti (soprattutto se personali), umorismo e storie. E’ utile anche raccontare aneddoti (soprattutto se personali), umorismo e storie. o Un tocco personale può aiutare molto a rendere una presentazione autentica e interessante. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 49

50 Talk (show) ENTUSIASMO! ENTUSIASMO! L’entusiasmo è contagioso. La presentazione deve essere colma di passione. Creare una sensazione di intimità con il pubblico Creare una sensazione di intimità con il pubblico. Dare l’impressione di essere lì per loro e di conoscerli trattandoli come amici. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 50

51 Talk (show) Eventualmente coinvolgere il pubblico trasformando la presentazione in una discussione interattiva. Invitare a fare commenti e portare contributi personali. Invitare a fare commenti e portare contributi personali. Decidere subito dove, come e quando accettare domande da condividere con il pubblico. Decidere subito dove, come e quando accettare domande da condividere con il pubblico. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 51

52 Talk (show) Se non si conosce qualche risposta si può reagire in modo diverso a seconda della situazione: Non conosco la risposta mi dispiace o “Non conosco la risposta mi dispiace.” o Ridirigere la domanda a chi può avere la risposta o Ridirigere la domanda a chi può avere la risposta. Ora non so risponderti, non appena conoscerò la risposta la scriverò sul mio blog o “Ora non so risponderti, non appena conoscerò la risposta la scriverò sul mio blog.” 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 52

53 Talk (show) Presentazione memorabile = informazioni + intrattenimento. Presentazione memorabile = informazioni + intrattenimento. Registrarsi e rivedersi Registrarsi e rivedersi Selfie Selfie 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 53

54 Chiusura Chiudere la presentazione con un sommario che ricapitola i punti principali ed i messaggi chiave. aver ottenuto qualcosa Il pubblico deve avere la sensazione di aver ottenuto qualcosa dalla presentazione. 08/02/2015 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci 54

55 Giancarlo NEGRELLO - Presentazioni efficaci


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