I SISTEMI DOCUMENTARI IN AMBIENTE DIGITALE

Presentazione sul tema: "I SISTEMI DOCUMENTARI IN AMBIENTE DIGITALE"— Transcript della presentazione:

1 I SISTEMI DOCUMENTARI IN AMBIENTE DIGITALE
Dal documento cartaceo al documento elettronico MARIA GUERCIO Università di Urbino Punto chiave (chiaro per gli archivisti, oscuro per gli informtici) Una riflessione concentrata sull'analisi dell'archivio (e non del documento): i bisogni di documentazione della pubblica amministrazione solo raramente si risolvono nella produzione e conservazione di documenti singoli (anche nel caso di documenti che costituiscono la rappresentazione di atti unilaterali, ad esempio le determinazioni, è necessario per ragioni giuridiche e informative interne ed esterne documentare le fasi principali del processo/procedimento mediante la conservazione organica della documentazione prodotta). Il problema principale dall'età moderna in poi, cioè per gli apparati amministrativi complessi, è quello di formare e mantenere documenti all'interno di un contesto di attività e di strutture organizzate. L'esigenza di formare documenti aggregati in raggruppamenti funzionali significativi è indispensabile anche ai fini della conservazione e della selezione: non si scartano documenti singoli, ma interi gruppi di fascicoli della stessa tipologia o funzione. Per questa ragione i problemi di formazione degli archivi e di conservazione sono così complessi.

2 I TEMI La gestione dei documenti in ambiente digitale
Le criticità culturali, organizzative e tecnologiche della transizione Interventi e strumenti di supporto

3 LA GESTIONE DEI DOCUMENTI IN AMBIENTE DIGITALE

4 PERCHÉ LA LEGISLAZIONE SUI SISTEMI DOCUMENTARI INFORMATICI
Il sistema documentario rispecchia e sostiene l’attività amministrativa Efficienza, trasparenza ed efficacia dell’azione amministrativa richiedono la corretta e razionale organizzazione degli archivi correnti (e di deposito) L’informatizzazione favorisce il raggiungimento di obiettivi di efficienza e trasparenza perché assicura la rapidità della circolazione delle informazioni, ma questo avviene solo se le informazioni (soprattutto documentarie) sono ordinate e facilmente recuperabili (cioè oggetto di un sistema di classificazione coerente) Per uno sviluppo massiccio dell’informatizzazione il legislatore è partito dai documenti in quanto oggetti diffusi e condivisi

5 IL SISTEMA DOCUMENTARIO ARCHIVISTICO IN AMBIENTE DIGITALE : EDMS VS ERMS
Dalle linee guida europee (studio Moreq: Nella creazione di sistemi documentari informatici, è necessario distinguere tra informazione, documento (document) e documento archivistico (record) È necessario sviluppare sistemi informatici che: formino (acquisiscano, gestiscano, utilizzino) e conservino documenti e risorse informative con le modalità, gli strumenti e le procedure specifiche di ciascuna tipologia di fonte, con particolare attenzione ai documenti archivistici che richiedono attenzione ai fini dell’autenticità e dell’affidabilità della fonte integrino in un insieme organico e strutturato tutti gli elementi informativi disponibili sia all’interno che all’esterno del sistema documentario considerati utili al processo decisionale.

6 E’ NECESSARIA LA RIQUALIFICAZIONE DEI VECCHI STRUMENTI
Per rispondere ai nuovi bisogni informativi di un’amministrazione orientata al servizio sono necessari strumenti informatici e organizzativi adeguati: strutture dedicate e risorse umane qualificate (Servizio per la gestione dei flussi documentari) regole comuni (manuale di gestione) strumenti tradizionali progettati in una dimensione di rete a fini di condivisione (registro di protocollo, piani di classificazione)

7 REQUISITI FUNZIONALI PER LA FORMAZIONE DI UN SISTEMA DOCUMENTARIO INFORMATICO
adeguata formazione del documento identificazione certa dei documenti acquisiti/formati identificazione e mantenimento di relazioni stabili, funzionali e non arbitrarie tra i documenti e il soggetto produttore sviluppo di funzionalità avanzate di gestione, ricerca e selezione attraverso la riqualificazione dei piani di classificazione

8 LE FUNZIONI DEL DOCUMENTO D’ARCHIVIO
esigenza di riconoscimento e riconoscibilità sociale nel tempo dei comportamenti e degli atti che hanno rilevanza giuridica. esigenza di stabilità della memoria: il documento si sviluppa come oggetto immodificabile di auto-documentazione (esigenze di certezza giuridica, di integrità e affidabilità della memoria) strumento di trasparenza per la verifica delle responsabilità nelle attività amministrative: tendenza alla proliferazione della produzione documentaria e alla moltiplicazione degli esemplari e delle copie

9 DEFINIZIONI. IL DOCUMENTO
Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa

10 DEFINIZIONI. IL DOCUMENTO INFORMATICO
La rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti (dpr 513/1997, oggi 445/2000 e successive modifiche in materia di firma digitale/elettronica)

11 LA GESTIONE DEI DOCUMENTI
E’ la funzione di organizzazione e controllo generale e sistematico esercitata da qualsiasi soggetto sulla propria documentazione al fine di disporre del necessario supporto informativo-documentario per lo svolgimento efficiente della propria attività sia a fini interni che a fini di trasparenza amministrativa. Richiede: attendibililità del sistema documentario e dei documenti nel sistema nella fase di formazione (organizzazione stabile,controllo sulle responsabilità, certezza dei dati sulla formazione/acquisizione dei documenti) autenticità (integrità dei documenti e delle informazioni per l’accesso ai documenti) nello spazio (trasmissione) e nel tempo (conservazione) accessibilità nel tempo (mantenimento della leggibilità e intelligibilità dei documenti e del sistema documentario)

12 LE TRASFORMAZIONI TECNOLOGICHE DEI SISTEMI DOCUMENTARI INFORMATICI
Sviluppo di tecnologie di rete per la diffusione di informazioni e il trattamento di documenti condivisi (circolari, studi, relazioni) Allargamento dei confini del sistema documentario non più limitato agli spazi amministrativi dell’ente, ma integrati nell’ambiente web (utenti remoti e non identificati) Uso di sistemi di per la comunicazione interpersonale e la comunicazione amministrativa Diffusione di documenti atipici difficilmente identificabili Opportunità di integrare risorse informative diverse al fine di perfezionare il sistema documentario

13 LE TRASFORMAZIONI ORGANIZZATIVE DEL SISTEMA DOCUMENTARIO INFORMATICO
Nuove funzioni di definizione, coordinamento e controllo con obiettivi di: facilitazione del decentramento delle funzioni operative uniformità dei criteri e delle procedure disponibilità delle informazioni documentali miglioramento delle funzionalità di inserimento dati e di reperimento diminuzione delle fasi ripetitive e ridondanti garanzia per la sicurezza e integrità del sistema documentale Il sistema tende ad articolarsi in strutture decentrate coordinate (archivi gestionali) che “concorrono alle attività di registrazione di protocollo e archiviazione”.

14 LE TRASFORMAZIONI DEGLI STRUMENTI ARCHIVISTICI IN AMBIENTE INFORMATICO la registrazione
Identificazione univoca dei documenti formati/acquisiti semplificazione e diminuzione delle attività, razionalizzazione dei centri di “protocollazione” in base al modello organizzativo qualità, coerenza e uniformità delle registrazioni (es. mediante dizionari controllati, gestione dell’oggetto in campi strutturati, trattamento dettagliato di allegati tecnici, controllo centralizzato delle anagrafi dei mittenti e destinatari, ecc.) affidabilità del sistema e sicurezza (tracciamento degli accessi e gestione dei privilegi) integrazione dei metadati identificativi con gli elementi informativi interni del documento (se opportunamente trattati con linguaggi di marcatura XML): trattamento di tipologie documentarie (schemi XML) e creazione di repository documentari di alto contenuto informativo

15 OBIETTIVI DI UNA AUTOMAZIONE INTEGRATA DELLE FUNZIONI DI REGISTRAZIONE
Eliminazione delle registrazioni multiple degli stessi documenti all’interna di una medesima amministrazione (necessità di definire le AOO in modo razionale) qualità e coerenza dell’attività di registrazione (possibilità di trattare gli oggetti con campi strutturati: es. tipologia del documento e contenuto dell’atto) affidabilità del sistema e sicurezza integrazione dei dati di registrazione nel sistema informatico del soggetto produttore

16 LE TRASFORMAZIONI DEGLI STRUMENTI ARCHIVISTICI IN AMBIENTE INFORMATICO la classificazione/fascicolazione La classificazione intesa come organizzazione funzionale e ordinamento di tutti i documenti di un soggetto è un requisito vincolante di un sistema documentario informatico. Consente: la corretta ed efficiente formazione di fascicoli omogenei (oggetti predefiniti di fascicoli collegati alla classificazione) l’individuazione di responsabilità specifiche di gestione scambio automatico di metadati e documenti tra strutture diversi l’integrazione con i piani di conservazione, di sicurezza e con la gestione dei processi il recupero rapido ed efficiente (thesauri, dizionari di campo) dei documenti sulla base delle relazioni funzionali che si sono costituite nel corso dell’attività senza impedire: accorpamenti non predefiniti di documenti in base a specifiche ed estemporanee esigenze di ricerca creazione di relazioni multiple e di fascicoli virtuali

17 SISTEMI DI REGISTRAZIONE UNICI O COORDINATI: OPPORTUNITA’
Sviluppo di funzioni di recupero di dati già presenti nel sistema informatico (ad esempio anagrafe unica e controllata dei mittenti/destinatari) sviluppo di strumenti di ricerca sempre più sofisticati e razionali: thesauri predefiniti, dizionari controllati (ad esempio le denominazioni dei beni culturali sottoposti a vincolo) trattamento dettagliato degli allegati (nel rispetto del vincolo documentario e archivistico) trattamento di tipologie documentarie condivise La registrazione informatica di protocollo consente di trattare molteplici informazioni relative al singolo documento (autore, tipologie, contenuti, ecc.) recuperabili in fase di ricerca anche per sostenere attività statistica e controllo di gestione.

18 LA FUNZIONE ORGANIZZATIVA DELLA CLASSIFICAZIONE D’ARCHIVIO
La classificazione è lo strumento per la formazione dell’archivio, cioè per l’ordinamento e l’aggregazione in fascicoli di tutti i documenti prodotti e acquisiti nello svolgimento dell’attività amministrativa: mediante l’attribuzione di un indice, consente di organizzare i documenti in fascicoli a loro volta collegati a voci generali, articolate in modo tendenzialmente gerarchico e stabilite con criteri di uniformità, che individuano funzioni, attività, tipologie di processi/procedimenti amministrativi o materie dell’unità organizzativa. Ha, quindi, la finalità di costruire un sistema integrato di informazioni sui documenti, basato sulla loro organizzazione funzionale in unità complesse stabili nel tempo (fascicoli, registri) che riflettono il concreto lavoro amministrativo La finalità generale è quella di guidare la sedimentazione dei documenti con modalità e regole che innanzi tutto rispecchino le specifiche funzioni del soggetto produttore. E’ una funzione di snodo. Tali voci del piano di classificazione non dovrebbero rappresentare la struttura organizzativa in quanto quest’ultima è soggetta a continue trasformazioni, ma solo connettere le due serie di informazioni.

19 Classificare significa
Attribuire al documento un codice Inserirlo in una struttura di voci E associarlo a una definita unità archivistica Indice Piano di classificazione Fascicolo Classificare significa attribuire a ciascun documento un indice (un numero) inserito in una struttura di voci (il piano di classificazione) e associarlo a una definita unità archivistica (il fascicolo). Tutti i documenti che entrano a far parte dell’archivio devono essere classificati a prescindere dallo stato di trasmissione (documenti ricevuti, spediti, interni) e dal supporto. Uno stesso documento può essere assegnato a più classi in base alla molteplicità di funzioni individuate.

20 FINALITA’ DELLA CLASSIFICAZIONE
Permette conoscenza, gestione e ricerca efficiente e razionale dei documenti e delle informazioni associate Consente la selezione programmata e razionale dei documenti organizzati per gruppi di fascicoli omogenei Consente la conservazione qualificata

21 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE
Schema generale di voci logiche articolate in modo gerarchico stabilite in modo uniforme che identificano le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione rispondenti ai bisogni funzionali del soggetto produttore. (Direttiva PCM )

22 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE. PRINCIPI COERENTI E FUNZIONALI
Accorpare i documenti in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi li produce e svolge le attività amministrative Non mirare al reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca, ma al loro recupero in modo funzionale rispetto alle decisioni assunte o da assumere Acquisire una funzione di guida per gli utenti interni ed esterni al soggetto produttore

23 REQUISITI DI UN PIANO DI CLASSIFICAZIONE
Struttura gerarchica delle voci (dal generale al particolare) Sistematicità e uniformità Univocità nell’assegnazione dei documenti alle voci di riferimento Rappresentatività funzionale Semplicità e facilità d’uso Esaustività Necessità di un processo di condivisione e di procedure di aggiornamento (soprattutto in ambiente digitale per sfruttare le potenzialità della rete)

24 COMPONENTI INNOVATIVE DI UN PIANO DI CLASSIFICAZIONE
Criteri di formazione e ordinamento dei fascicoli Contenuti standard di ogni fascicolo Modalità di conservazione Modalità di accesso Responsabilità organizzativa

25 QUALITÀ DEL SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE
Il sistema di classificazione adottato deve essere in grado di: garantire un facile aggiornamento e modalità dinamiche di trattamento del documento aderire alla struttura organizzativa dell’amministrazione (modelli accentrati, decentrati o misti) definire responsabilità specifiche di formazione e tenuta dei fascicoli (ad esempio, ogni voce finale del piano deve essere attribuita a una struttura organizzativa) integrarsi con i piani di conservazione e con il controllo dei processi amministrativi

26 LA CLASSIFICAZIONE IN AMBIENTE DIGITALE
La classificazione in ambiente digitale offre nuove possibilità: recupero più rapido dell’informazione documentaria (soprattutto se supportata da strumenti avanzati di indicizzazione) diversificazione del trattamento per tipologie documentarie (es: creazione di un repository documentario per materiali di alto contenuto informativo, quali delibere, verbali, pareri, ecc. identificabili anche mediante l’indice di class.ne) coerenza, qualità ed efficacia nella gestione dei dati del sistema informativo (ad esempio mediante l’eventuale predefinizione delle voci di fascicolazione, l’utilizzo di dizionari controllati e strutturati)

27 IL PIANO DI CLASSIFICAZIONE: OBIETTIVI OPERATIVI
Condividere fra tutte le strutture centrali e periferiche della medesima organizzazione la sezione relativa all’area gestionale Creare “sezioni” del piano di classificazione coerenti e integrate fra loro

28 Come classificare… NON ESISTE UN MODELLO PREDETERMINATO PER LA CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI LE DIRETTIVE DEL DPR 445/2000: Adottare principi di coerenza funzionale nell’ambito delle Aree Organizzative Omogenee Presentare modalità di articolazione uniformi per tutta l’amministrazione Il testo unico in materia di documentazione amministrativa (DPR 445/2000) stabilisce che “ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e tenuta nell’archivio, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse. Non essendoci criteri specifici stabiliti dalla norma per l’ordinamento dei documenti, è la singola amministrazione a dover stabilire i criteri in base ai quali organizzare l’archivio.

29 L’articolazione del piano
Funzionalità I CRITERI PRINCIPALI Strutturazione su livelli Autonomia dalla struttura Il criterio della funzionalità si ispira alla necessità di strutturare un piano che risponda alle esigenze di lavoro di chi produce i documenti e di chi svolge l’attività amministrativa. Pertanto, il piano deve essere sempre orientato al “cliente” finale, cioè a colui che lo utilizza come supporto per il lavoro (l’addetto, il responsabile del procedimento o chi per esso). Il Dlgs 29/1993 in riferimento all’articolazione delle attività e delle funzioni amministrative, propone un’articolazione degli uffici per funzioni omogenee, “distinguendo tra funzioni finali e funzioni strumentali o di supporto”. Le esperienze di archivistica e di organizzazione, in linea con le indicazioni della normativa, invitano ad organizzare le voci del piano in base alla natura delle funzioni (vedi sopra Dlgs 29/1993) e ad articolare il piano in voci primarie ed in voci secondarie. Le voci primarie, sono quelle relative alle funzioni primarie costitutive del mandato istituzionale del soggetto produttore che consistono in servizi ed attività rese all’esterno (al cittadino o ad altre amministrazioni). Mentre le voci secondarie sono quelle relative alle funzioni strumentali o di autogestione che consistono in attività di supporto condivisibili da più strutture organizzative perché relative ad attività di funzionamento comuni a tutte le pubbliche amministrazioni. Il criterio della funzionalità è strettamente collegato con il secondo principio, quello dell’autonomia dalla struttura. Se un tempo i piani riflettevano gli organigrammi e quindi la struttura organizzativa, oggi si è orientati a svincolarsi da questi ed a rispecchiare piuttosto le funzioni e le attività. Questa scelta deriva dalla notevole instabilità delle strutture, sottoposte con frequenza a trasformazioni e dalla maggiore stabilità delle funzioni ed attività. Questa stabilità permette ai piani di classificazione di durare più a lungo nel tempo. Secondo il criterio della strutturazione su livelli, il piano dovrebbe articolarsi su non più di tre livelli: Livello 1: le funzioni; Livello 2: le macro-attività; Livello 3: specializzazione delle attività.

30 La strutturazione su livelli
Il piano di classificazione dovrebbe articolarsi su tre livelli: Funzioni Macroattività Attività Natura delle funzioni: Istituzionali Di funzionamento Il primo livello definisce ampie tipologie di funzioni (per esempio, Gestione risorse finanziarie); il secondo livello identifica macroattività o aree di intervento cui appartengono più attività (per esempio, gestione del bilancio) ed il terzo identifica singole attività o materie (per esempio, assestamento e variazioni). Al fine di esemplificare la strutturazione su livelli si fa riferimento allo schema adottato nella circolare n. 1 del gennaio 1999 del Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica, Ragioneria Generale dello Stato, Modello di piano per le attività gestionali. Sulla base di questo schema e dei risultati del Gruppo di Lavoro costituito con rappresentanti della RGS e dell’ISTAT, si è pervenuti ad uno schema di classificazione per le voci relative alle funzioni strumentali che è oggi in uso presso alcune amministrazioni (tale modello è disponibile sul sito della Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione ( In linea con quanto affermato nel Dlgs 29/1993, la classificazione si fonda sulla separazione delle funzioni in tipologia istituzionale e di funzionamento. La tipologia istituzionale è costituita da “tutte le macroattività attraverso le quali ciascuna Istituzione della PA attua i propri compiti, previsti ed attribuiti dalla legge, e consegue i propri obiettivi. Ciascuna Istituzione della PA svolge o può svolgere macroattività istituzionali concernenti compiti che essa ha nei confronti di una parte o del complesso della PA e/o nei confronti di ogni altro possibile destinatario al di fuori della PA”. La tipologia di funzionamento è costituita da “tutte le MA che sono necessarie per il corretto ed efficiente mantenimento dell'apparato organizzativo della PA nel suo complesso e di ogni sua singola Istituzione e che mettono in grado la PA nel suo complesso ed ogni sua singola Istituzione di svolgere i propri compiti istituzionali. Ciascuna Istituzione della PA svolge MA necessarie esclusivamente per il proprio funzionamento e può svolgere MA necessarie per il funzionamento di una parte o del complesso della PA”. Specifiche di ciascuna area organizzativa omogenea Attività di funzionamento comuni a tutte le PA

31 La classificazione adottata dalla RGS
Dalle funzioni alle macroattività La classificazione adottata dalla RGS F u n z i o n i Istituzionali Funzionamento Specifiche di ciascuna area organizzativa omogenea Attività di funzionamento comuni a tutte le PA Produzione di norme e pianificazione Ricerca e studio Produzione di atti amministrativi verso terzi Indirizzo e vigilanza su soggetti pubblici Attività specialistiche di vigilanza e controllo su terzi Erogazione di servizi alla collettività Erogazione di servizi alla persona Produzione e conservazione di beni Rapporti con l’esterno Gestione del personale Gestione amministrativo/finanziaria Controllo Sistemi informatici Servizi ausiliari e di supporto Affari legali e contenzioso Organizzazione M a c r o a t t i v i t à M a c r o a t t i v i t à A loro volta il primo livello (le tipologie istituzionali e di funzionamento) si scompongono in macroattività (vedi sopra) e queste si scompongono in attività o materie. Per esempio, nell’ambito del funzionamento, la gestione del personale è stata articolata nelle seguenti attività: Concorsi ed assunzioni Cessazione del rapporto di pubblico impiego Trattamento economico Trattamento pensionistico, di quiescenza e di previdenza Trattamento giuridico Mobilità Formazione Gestione presenze del personale Servizi al personale Relazioni sindacali Un importante vantaggio che deriva dall’applicazione di questi criteri consiste nella possibilità di individuare voci comuni a più amministrazioni, di sviluppare all’interno delle amministrazioni ed a livello nazionale ed internazionale sistemi comuni facilmente aggiornabili e manutenibili. Inoltre, di favorire una progressiva interoperabilità fra amministrazioni.

32 Linee Guida per la gestione documentaria e la classificazione
Il Caso Italiano Linee Guida per la gestione documentaria e la classificazione Data la rilevanza del piano di classificazione e i limiti dei sistemi esistenti è opportuno e auspicabile per le amministrazioni pubbliche: analizzare congiuntamente esperienze di gestione informatica dei documenti sviluppare linee guida per la progettazione di sistemi documentari condividere – mediante attività congiunte di esame dell’esistente e valutazione delle nuove esigenze amministrative - modelli e schemi di riferimento per lo sviluppo di piani di classificazione

33 Il progetto della Scuola Superiore della P.A.
Consentire un confronto di studio e di sperimentazione tra soggetti produttori di documenti e interlocutori istituzionali Obiettivi Sostenere le amministrazioni pubbliche nello sforzo di rinnovare i modi e i mezzi della comunicazione nel settore documentario Nell’ambito del progetto, avviato nell’ottobre 2000, è stato creato un gruppo di lavoro coordinato dalla Scuola superiore della p.a., sostenuto dall’amministrazione archivistica (Direzione generale degli archivi e Archivio centrale dello Stato) e dall’Aipa e formato da rappresentanti di amministrazioni pubbliche sensibili al problema e già operative nella realizzazione degli obiettivi individuati: INPS Ministero degli affari esteri Ministero del commercio con l’estero Ministero della giustizia Ministero delle finanze Ministero dell’Interno Ministero de tesoro, bilancio e programmazione economico Ministero per i beni e le attività culturali I contenuti del progetto. Elaborazione di linee guida per la progettazione di sistemi documentari informatici Definizione di uno schema di riferimento per lo sviluppo di sistemi di classificazione e conservazione integrati e condivisi Redazione di un prototipo di manuale per la gestione degli archivi in conformità con le indicazioni della regolamentazione approvata Modalità di sviluppo del progetto. Discussione, valutazione e approvazione dei materiali predisposti dai partecipanti al gruppo di lavoro. Sperimentazione presso alcune strutture pilota delle amministrazioni che partecipano al progetto. Pubblicazione sul sito della Scuola ( della documentazione predisposta. Organizzazione di iniziative di formazione che utilizzino la metodologia sviluppata.

34 LE ATTIVITÀ DI FUNZIONAMENTO PER TUTTI GLI UFFICI DELLE PP.AA.
Pianificazione, organizzazione Indirizzo e coordinamento Programmazione Consuntivazione Organizzazione degli uffici Sistema qualità Relazioni sindacali Informazione e comunicazione Comunicazione interna Comunicazione esterna Relazioni con il pubblico Carta dei servizi Sistema dei controlli interni Controllo di gestione Accertamenti ispettivi Attività di segreteria per gli organi collegiali, comitati, gruppi di lavoro Sistemi informativi Pianificazione e sviluppo dei sistemi informativi Gestione e manut.ne sistemi informativi autom. Sistemi informativi gestionali Architetture e infrastrutture Sicurezza Gestione del sistema documentario Gestione delle risorse umane Assunzioni Mobilità Trattamento giuridico ed economico Attività di servizio Gestione presenze/assenze Sorveglianza sanitaria Part-time Procedimenti di responsabilità Codice di comportamento Cessazioni Prevenzione e protezione Trattamento di quiescenza e previdenza Contenzioso del lavoro Formazione e aggiornamento del personale Gestione delle risorse finanziarie Gestione del bilancio d’esercizio e rendicontazione Gestione della spesa Gestione delle risorse strumentali Beni immobili Beni mobili Servizi Automezzi di servizio Servizi di economato Servizi di cassa Gestione servizi generali

35 ALCUNE INDICAZIONI OPERATIVE - II
Il piano di classificazione deve essere integrato, ma non coincidere con l’organigramma (identificazione del rapporto tra struttura amministrativa e voci del piano) E’ opportuno identificare l’ufficio responsabile per la conservazione dei documenti prodotti nell’ambito di ogni livello finale del piano di classificazione E’ necessaria la elaborazione di strumenti per consentire l’accesso esterno e per l’utilizzo interno del piano (regolamento e/o manuale di gestione) E’ opportuno definire all’interno di una organizzazione (area organizzativa omogenea) un formato condiviso dell’indice di classificazione (cioè del codice alfa-numerico attribuito al singolo documento in grado di rappresentare il fascicolo di appartenenza nell’ambito di ciascun livello finale del piano)

36 La formazione dei fascicoli
Nella progettazione delle tipologie di fascicoli è necessario evitare allo stesso tempo: la frammentazione non necessaria delle pratiche l’accorpamento eccessivo di documenti all’interno della stessa unità (in particolare nel caso di uffici che svolgono un’intensa attività di corrispondenza) la tendenza a costituire fascicoli intestati ai destinatari (invece che basati sull’analisi dei processi e funzioni) la creazione nell’ambito dello stesso livello e senza possibili criteri identificativi di fascicoli differenziati dal punto di vista della durata: non è, ad esempio, opportuno creare per la stessa voce, senza distinzioni, fascicoli di autorizzazione per affari di diversa rilevanza e quindi destinati a tempi e modalità di conservazione diversi.

37 LA RICERCA E IL RECUPERO DEI DOCUMENTI E DEI FASCICOLI
I documenti devono essere accorpati (fisicamente se cartacei, logicamente se elettronici) in modo da soddisfare le esigenze di lavoro di chi produce i documenti e svolge le attività amministrative Non si tratta di favorire il reperimento dei documenti per qualunque tipo di ricerca (che comunque potrà essere soddisfatta in ogni caso grazie a funzioni di information retrieval nel caso di sistemi informatici), ma soprattutto di recuperare i documenti in modo funzionale (per fascicoli in base al piano di classificazione) rispetto alle decisioni assunte o da assumere (in un ufficio di progettazione di opere pubbliche i fascicoli sono predisposti per progetto, in un ufficio di controllo sui finanziamenti i fascicoli possono avere come oggetto i singoli intestatari dei diversi finanziamenti anche se relativi alla stessa opera)

38 CLASSIFICAZIONE E STRUTTURA ORGANIZZATIVA
Il sistema di classificazione deve adattarsi alla struttura organizzativa. In ambiente digitale si possono sviluppare: un modello accentrato (la creazione e aggiornamento del piano e il suo utilizzo sono interamente affidati a un servizio centrale per la gestione documentale) un modello decentrato o misto (il servizio centrale definisce la struttura generale e le linee guida per la classificazione e stabilisce le voci di I o II livello del piano)

39 L’ORGANIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO
Esistono alcuni nodi organizzativi che riguardano soprattutto la formazione dell’archivio. In particolare, un buon sistema documentario deve: stabilire una organizzazione dell’archivio basata su criteri uniformi che garantiscano la completezza nella formazione del fascicolo. E’ opportuno prevedere una soluzione accentrata o parzialmente decentrata in base al grado di autonomia delle singole strutture: i fascicoli che contengono i documenti originali si devono formare là dove sono necessari ai fini della trattazione e dove possono essere mantenuti nella loro integrità, incluso l’inserimento dei documenti interni (spesso di maggior contenuto informativo). In ogni caso sono indispensabili una struttura responsabile per l’aggiornamento delle procedure, delle regole, degli strumenti di gestione (vedi il Servizio per il protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi previsto dall’art. 12 del dpr 428/1998) evitare la duplicazione dei fascicoli della stessa natura e dello stesso contenuto presso unità organizzative diverse

40 LA STRUTTURA DEL TITOLARIO

41 (1) (1) Tutte le voci costituenti l’ultimo livello della struttura del titolario

42 LE CRITICITÀ CULTURALI, ORGANIZZATIVE E TECNOLOGICHE DELLA TRANSIZIONE

43 CRITICITÀ DEI SISTEMI DOCUMENTARI INFORMATICI
organizzative (strutture, responsabilità, risorse umane) tecnologiche (definizione di architetture, valutazione dei prodotti, monitoraggio) archivistiche (definizione dei modelli di gestione dei flussi, dei criteri e delle procedure di formazione del sistema documentario, dei metodi per la conservazione)

44 I REQUISITI FUNZIONALI MINIMI
I sistemi di gestione informatica devono essere coerenti con la natura degli oggetti trattati (registrazione, classificazione, fascicolazione, ecc.) E’ necessario in particolare promuovere le funzionalità orientate all’integrazione che assicurino: l’identificazione univoca dei documenti e la loro organizzazione la gestione appropriata dei metadati la ricerca sia in relazione al contenuto che agli attributi identificati e alla eventuale struttura il controllo degli accessi la gestione delle fasi di archiviazione

45 CRITICITÀ DELLA FASE DI TRANSIZIONE
sistemi ibridi conservazione a lungo termine di documenti elettronici a costi accettabili

46 PERCHÉ LA CONSERVAZIONE È UN PROBLEMA CRUCIALE
E’ il nodo cruciale dell’automazione in campo documentario perché richiede un cambiamento significativo rispetto alle attività tradizionali: la conservazione in ambiente digitale è una funzione attiva e continua nel tempo per la quale non c’è ancora sufficiente esperienza, né un’adeguata analisi concettuale. I tempi degli interventi per il mantenimento della memoria si sono accorciati. La diversificazione dei prodotti non consente soluzioni univoche. La fragilità dei supporti e la facilità nella manipolazione richiedono investimenti significativi in termini di controllo dei depositi e sicurezza Non è un problema nuovo nella gestione documentaria (fragilità dei supporti nel mondo antico), ma che si è potuto trascurare per secoli dopo la scoperta della carta.

47 … IRRISOLTO L’obsolescenza è un fenomeno irreversibile e ambivalente: per affrontarla non si sono ancora individuati metodi condivisi, univoci, regolamentati L’indifferenza del mercato (e qualche volta anche del legislatore e degli amministratori) per le esigenze conservative di lungo periodo è ampiamente testimoniata dall’assenza di standard internazionali, dall’insufficienza delle norme nazionali e delle procedure interne alle amministrazioni e, in Italia, dalle ridottissime risorse per la ricerca.

48 …E COMPLESSO E’ insufficiente garantire l’integrità del contenuto
E’ indispensabile la tenuta: delle caratteristiche strutturali, delle informazioni di provenienza (vincolo archivistico), delle modalità di visualizzazione E’ opportuno assicurare il mantenimento della forma originaria,ma anche l’accesso dinamico e interattivo alle fonti

49 LE RESPONSABILITA’ SONO CONDIVISE E PRECOCI
E’ necessario (per contenere i costi e garantire i risultati) intervenire precocemente sin dalla formazione dei documenti Larga parte delle informazioni che garantiscono l’accesso e la verifica dell’autenticità sono disponibili solo nella fase attiva di produzione e gestione delle risorse digitali (es. i sistemi di classificazione, i metadati di contesto, lo schema logico dei db, la documentazione delle applicazioni, ecc.). Sono a grave rischio tutti quei documenti che non si producono in un contesto organizzativo definito e, quindi, controllato la documentazione di natura scientifica e personale, I sistemi elettronici dinamici e interattivi (sistemi web)

50 LE RESPONSABILITA’ DEI PRODUTTORI
E’ indispensabile riconoscere (in sede normativa? Nelle politiche nazionali per la conservazione?) la responsabilità degli enti produttori, che tuttavia vanno sostenuti con interventi diversificati: Standard e linee guida Training e best practice Interventi di negoziazione/sensibilizzazione oltre che normativi (il deposito legale copre non più del 30% della produzione digitale destinata alla conservazione permanente, i documenti informatici protocollati e classificati costituiscono una percentuale ridotta dell’archivio anche nel settore pubblico)

51 QUALCHE CONCLUSIONE La conservazione a lungo termine in ambiente elettronico può assicurare esclusivamente la tenuta di copie autentiche di componenti digitali in grado di riprodurre (a richiesta dell’utente) copie autentiche di documenti informatici IL problema dell’autenticità è centrale per i documenti correnti oggetto di migrazione tecnologica per il mantenimento e la possibile verifica dell’autenticità dei documenti versati negli archivi storici per i documenti nella fase di trasferimento dall’ambiente di produzione originario a quello di consultazione a fini di ricerca La verifica dell’autenticità di un documento è possibile solo ricostruendo la storia del documento medesimo a condizione, quindi, che il documento abbia mantenuto le tracce della sua storia (come avviene nel caso di documenti cartacei durevoli e stabili): è indispensabile perciò mantenere la documentazione relativa agli interventi di migrazione effettuati nel tempo.

52 INSUFFICIENZA DELLE NORME PROPOSTE
Le norme hanno un andamento non lineare. In alcuni casi si caratterizzano per la genericità delle definizioni e delle disposizioni, in altri il dettaglio tecnologico finisce per complicare e rendere inattuabile e incomprensibile l’applicazione (ad esempio nel caso delle regole sull’archiviazione ottica) Manca una struttura concettuale chiara, condivisa e coerente, della cui rilevanza non c’è consapevolezza Il legislatore ha avuto fretta di completare il quadro normativo e ha – erroneamente – ritenuto di poter affrontare la conservazione di lungo periodo come un “semplice” problema di migrazione e di ridurre il problema della verifica dell’autenticità nel tempo a un problema di autenticazione nella fase di formazione, trasmissione o riproduzione.

53 INTERVENTI E STRUMENTI DI SUPPORTO

54 I RITARDI DELLE AMMINISTRAZIONI E DELLE IMPRESE
I soggetti produttori non sono preparati ad affrontare le nuove sfide: tendono ad affidarsi a risorse esterne, sperano in soluzioni informatiche possibilmente sperimentate altrove, non dispongono di profili professionali qualificati in questi settori I dirigenti sottovalutano la complessità di questa fase di informatizzazione soprattutto in ambito documentario

55 LE STRATEGIE POSSIBILI DI UNA FASE DI TRANSIZIONE
Le soluzioni vanno trovate in modo graduale e nella sperimentazione di programmi che prevedano: l’archiviazione sostitutiva nel rispetto della normativa vigente e di programmi di migrazione in relazione ai piani di classificazione e conservazione (soluzione organizzativa, più che tecnologica) l’adozione di procedure che determinino la produzione di copie di sicurezza o la conservazione a lungo termine dei documenti su supporti di stabilità comprovata (es. microfilm) E’ comunque opportuno produrre documenti informatici nel caso di materiali documentari di breve durata La scelta di intervenire su larga scala richiede l’adozione di sistemi di classificazione dettagliati che includono procedure per la conservazione e la selezione dei documenti

56 LE TRASFORMAZIONI ORGANIZZATIVE DEL SISTEMA DI PROTOCOLLO INFORMATICO
Nuove funzioni di definizione, coordinamento e controllo con obiettivi di: facilitazione del decentramento delle funzioni operative uniformità dei criteri e delle procedure disponibilità delle informazioni documentali miglioramento delle funzionalità di inserimento dati e di reperimento diminuzione delle fasi ripetitive e ridondanti garanzia per la sicurezza e integrità del sistema documentale Il sistema tende ad articolarsi in strutture decentrate coordinate (archivi gestionali) che “concorrono alle attività di registrazione di protocollo e archiviazione”. Sono necessarie linee guida e direttive settoriali, assistenza e sostegno

57 CENTRALITA’ DELLA FORMAZIONE
Nodo centrale è l’esistenza di personale in grado di: formare il sistema documentario in ambiente digitale dialogare con gli specialisti di altre discipline seguire l’evoluzione tecnologica Nel caso delle istituzioni archivistiche si richiede inoltre: una strategia consapevole la condivisione degli obiettivi da parte di tutta la struttura

58 LE INIZIATIVE DI ORIENTAMENTO IN PROGRAMMA
diffusione di best practice ( gestione di un sito web articolato e aggiornato) elaborazione di strumenti di orientamento (Gedoc2) creazione di un gruppo di lavoro presso la Scuola superiore della p.a. per: definire linee guida per la gestione informatica dei documenti e uno schema condivisibile per le funzioni di auto-amministrazione, elaborare uno schema di manuale di gestione predisporre materiali riutilizzabili ai fini della formazione, a partire da uno metodologia per la classificazione d’archivio Sviluppare piani di formazione coerenti (progetto AIPA, progetti SSPA, nuovi corsi universitari orientati alla formazione di archivisti contemporanei)

59 Non si tratta di rispondere a bisogni immediati, ma ai bisogni informativi anche di lungo periodo delle amministrazioni, secondo un’esigenza di continuità.

60 QUALCHE INDIRIZZO http://www.interpares.org (progetto InterPARES)
(progetto Moreq) (Standard “Design Criteria Standard For Electronic Records Management Software Applications” US Department of Defense) (proposta standard OAIS) sdsc.edu/NARA e (progetto del National Archives di Washington e del Supercomputer Center di S.Diego) (Scuola superiore per la pubblica amministrazione: materiali didattici, pagine web sulla ricerca) e (normativa, pagine web sul protocollo)