IL SOTTOSISTEMA INFORMATIVO DI PRODOTTO E DI PRODUZIONE

Presentazione sul tema: "IL SOTTOSISTEMA INFORMATIVO DI PRODOTTO E DI PRODUZIONE"— Transcript della presentazione:

1 IL SOTTOSISTEMA INFORMATIVO DI PRODOTTO E DI PRODUZIONE
LA REALIZZAZIONE DELLA CONTABILITÀ INDUSTRIALE E ANALITICA: IL SUPPORTO DEI SISTEMI INFORMATIVI PIÙ FREQUENTEMENTE UTILIZZATI IL SOTTOSISTEMA INFORMATIVO DI PRODOTTO E DI PRODUZIONE I SOTTOSISTEMI INFORMATIVI AMMINISTRATIVI Lucidi di Catry Ostinelli

2 IL SOTTOSISTEMA INFORMATIVO DI PRODOTTO E DI PRODUZIONE
All’interno del sistema informativo di produzione è possibile identificare uno specifico insieme di dati elementari che risultano assolutamente fondamentali per la gestione integrata di tutte le attività della catena logistica. Essi compongono: la DISTINTA BASE i CICLI DI PRODUZIONE i CENTRI DI LAVORO L’elaborazione di questi dati va considerato come un processo molto articolato che coinvolge più attori in momenti diversi. Lucidi di Catry Ostinelli

3 LA DISTINTA BASE Il patrimonio informativo corredato alle distinte base può essere utilizzato, oltre che per alimentare le procedure relative alla pianificazione della produzione e all’approvvigionamento dei materiali, anche per moltissime altre finalità: Calcolo del costo di prodotto: la distinta fornisce i dati per determinare il costo del prodotto, per quanto riguarda la parte variabile relativa ai materiali impiegati; Creazione delle packing list Scarico contabile del magazzino: nei contesti manifatturieri caratterizzati da produzioni a flusso, i consumi di materie prime e componenti non vengono solitamente rilevati al momento del prelievo, ma desunti a posteriori, tramite la distinta base, quando i prodotti finiti sono versati a magazzino (backflushing). La rilevazione dei consumi può essere effettuata anche con riferimento a fase intermedie di produzione. In tal caso, nella distinta base deve essere previsto il legame con i cicli di produzione in modo che sia possibile identificare la relazione tra item e stadio del ciclo in cui questo viene impiegato Sostituzione componenti mancanti Supporto assistenza tecnica Supporto attività di montaggio Gestione modifiche di prodotto. Lucidi di Catry Ostinelli

4 LA DISTINTA BASE: dati tecnici e gestionali
La distinta base può essere considerata come l’integrazione informatica di un insieme di dati tecnici e gestionali che risiedono all’interno di due specifici archivi (articoli e strutture) del sistema informativo aziendale di produzione. In particolare all’interno dell’anagrafica articoli si suole distinguere tra: Dati anagrafici in senso stretto; Dati tecnici; Dati logistici o gestionali; Dati di natura contabile; L’archivio strutture contiene tutte le informazioni riguardanti l’architettura del prodotto in funzione dei legami tra i singoli item che lo compongono. I principali dati che devono essere presenti riguardano: Il coefficiente di impiego; Il livello; Il coefficiente di sfrido o di scarto di processo; Le condizioni di validità del legame; Il termine di correzione del lead time; Lucidi di Catry Ostinelli

5 Dati anagrafici in senso stretto e dati tecnici
Il codice, necessario per l’univoco riconoscimento dell’articolo all’interno del sistema informativo; La descrizione per esteso dell’articolo; La provenienza, a seconda che l’articolo sia prodotto internamente o acquistato all’esterno; L’unità di misura; Il numero del disegno in cui l’articolo è presente; Eventuali indici espressivi della criticità del codice (ad esempio, la classe di appartenenza all’interno di una classificazione ABC effettuata sui consumi) Dati tecnici: Le caratteristiche dimensionali dell’articolo (ingombro, peso ecc.); Il materiale di cui è composto l’articolo; Il coefficiente di scarto del prodotto (o difettosità all’origine), che specifica di quanto va maggiorato il fabbisogno dell’articolo per effetto di scarti di lavorazione o non conformità. Lucidi di Catry Ostinelli

6 Dati logistici o gestionali
La politica di lottizzazione, ovvero la scelta del criterio con cui reintegrare l’esistenza dell’articolo; La dimensione del lotto di produzione o di acquisto; La scorta di sicurezza, che indica la quantità dell’articolo da mantenere a scorta a titolo cautelativo, al fine di assicurare comunque la continuità della gestione anche in presenza di eventi non pianificabili (variabilità della domanda o del consumo, del tempo di approvvigionamento, fermi degli impianti ecc.); I lead time di produzione o di acquisto, che segnalano il tempo intercorrente tra il rilascio dell’ordine di produzione o di acquisto e il momento in cui l’articolo è disponibile per l’impiego; Il codice dei reparti di produzione alternativi o dei fornitori in albo che sono potenzialmente interessati al processo di esplosione dei fabbisogni relativi all’articolo. Lucidi di Catry Ostinelli

7 Dati di natura contabile
Il magazzino presso il quale l’articolo viene gestito a scorta; Il prezzo o il costo standard dell’articolo, per la determinazione di certe configurazioni di contabilità industriale; Il centro di costo presso cui viene realizzato l’articolo o lo stesso è caricato contabilmente Lucidi di Catry Ostinelli

8 Archivio strutture (1) L’archivio strutture contiene tutte le informazioni riguardanti l’architettura del prodotto in funzione dei legami tra i singoli item che lo compongono. I principali dati presenti sono: Il coefficiente di impiego, che esprime le quantità del codice di livello inferiore necessarie per realizzare un unità del codice di livello immediatamente superiore; Il livello, che esprime la posizione del componente all’interno della struttura. Per convenzione, il livello assume valore zero nel caso di un prodotto finito, fino a giungere al valore ennesimo per l’ultimo componente; Lucidi di Catry Ostinelli

9 Archivio strutture (2) Il coefficiente di sfrido o di scarto di processo, che contabilizza l’extra-consumo del componente di livello inferiore (“figlio”) dovuto a scarti di lavorazione relativi allo specifico montaggio sul codice di livello superiore (“padre”); in caso di lavorazioni sulle materie prime, il coefficiente viene impiegato per tenere in considerazione eventuali sfridi tecnologici non eliminabili; Le condizioni di validità del legame, che permettono di definire i presupposti che rendono attivo un legame tra due codici all’interno di una o più distinte base. Si può specificare che un legame di distinta sia valido per un intervallo di date (dal 01/01/2000 al 31/12/2000), per un livello di revisione (dalla revisione A alla revisione C), per un numero di lotto o per un intervallo di codici di serie (da a ); Il termine di correzione del lead time, che permette di modificare il lead time pianificato per l’articolo al fine di determinare, in funzione dell’effettivo processo di assemblaggio, la data al più tardi in cui è possibile rilasciare l’ordine di produzione o di acquisto. Lucidi di Catry Ostinelli

10 Esempio di distinta base
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11 I CICLI DI PRODUZIONE I cicli di produzione descrivono i procedimenti di fabbricazione dei prodotti attraverso la definizione della sequenza delle operazioni (metodo), delle risorse necessarie (centri di lavoro, utensili, attrezzature ecc.)e dei tempi (tempi di ciclo) richiesti per ciascuna operazione. I dati contenuti nei cicli rispondono a due principali finalità: Fornire istruzioni dettagliate agli operatori che eseguono le attività di fabbricazione e di montaggio; Fornire ad altre funzioni aziendali (in primis pianificazione e contabilità industriale) i dati che specificano quali risorse sono utilizzate e in quali quantità (ai fini, rispettivamente, della programmazione ex-ante delle risorse da destinare al processo produttivo e della valutazione ex-post delle riorse effettivamente impiegate). I dati contenuti in un ciclo di produzione possono essere suddivisi in: Dati di testata, che si riferiscono al ciclo nella sua globalità; Dati di livello, che riguardano le singole fasi previste. Lucidi di Catry Ostinelli

12 I DATI DI TESTATA In relazione a tale insieme si considerano:
Dati descrittivi e di identificazione del ciclo; Dati sulla natura del ciclo (ad esempio, ciclo standard, ciclo alternativo, ciclo collegato a una modifica tecnica); Dati della parte o del prodotto a cui il ciclo si riferisce; Dati relativi al disegno/schema/part program di riferimento; Dati di riferimento all’attività di servizio tempi e metodi che ha generato il ciclo (data di definizione del ciclo, identificazione del tecnico responsabile ecc.) Lucidi di Catry Ostinelli

13 I DATI DI LIVELLO (1) A livello della singola operazione vengono gestiti: Dati descrittivi e di identificazione dell’operazione (numero di sequenza, codice del tipo di operazione,indicazione se operazione base o alternativa); Dati sulla natura dell’operazione (ad esempio, diretta, ausiliaria, di set up); Le istruzioni operative per ciascuna operazione a cui si aggiungono i piani di controllo per le operazioni soggette alla verifica di qualità; Dati di identificazione del centro o della postazione principale di lavoro; Elenco dei centri/postazioni alternative; Dati di identificazione dei materiali, degli utensili e delle attrezzature; Lucidi di Catry Ostinelli

14 I DATI DI LIVELLO (2) Dati di tempo che specificano l’impiego dei mezzi di produzione; Dati per la pianificazione. I dati di tempo sono normalmente suddivisi tra: Tempi di esecuzione (tempo macchina e/o tempo di manodopera richiesto per produrre un’unità); Tempi di preparazione della macchina o dell’impianto per eseguire la specifica operazione (tempi di attrezzaggio o set up). L’impossibilità a priori di definire un tempo di set up standard comporta l’inserimento nel ciclo di un tempo medio, valutando adeguatamente, se possibile, la frequenza con cui si verificano le condizioni più anomale. Lucidi di Catry Ostinelli

15 I CENTRI DI LAVORO (1) I centri di lavoro sono rappresentati da un insieme di risorse omogenee che eseguono un’operazione od un’attività specifica. Il centro può essere rappresentato: da una singola macchina utensile (tornio a controllo numerico), da un gruppo di macchine simili (reparto torni), da una linea di assemblaggio, da un singolo operatore o da un team di lavoro. Lucidi di Catry Ostinelli

16 I CENTRI DI LAVORO (2) I dati elementari archiviati all’interno dell’anagrafica centri di lavoro sono generalmente rappresentati da: Dati descrittivi e di identificazione del centro di lavoro; Dati di disponibilità del centro, in funzione del calendario lavorativo che prevede un determinato numero di giorni, di turni e di ore per periodo; Dati medi di utilizzo e di efficienza del centro; Dati di costo orario, distinto solitamente tra costo macchina, costo di manodopera e costo di attività ausiliarie di set up. È importante che il costo orario sia espressione dell’assorbimento di risorse omogenee, ovvero sia calcolato in relazione a macchine simili da un punto di vista della produttività e dei costi di gestione; Dati sulle macchine che costituiscono il centro, nel caso in cui quest’ultimo sia costituito da più unità produttive che sono oggetto singolarmente delle attività di schedulazione. In questo caso, per ogni unità si predispone un calendario di disponibilità che può essere gestito per eccezioni rispetto a quello del centro; Dati sui singoli operatori o tecnici operanti nel centro, qualora si desideri alimentare procedure di contabilità industriale o di gestione amministrativa del personale. Lucidi di Catry Ostinelli

17 I SOTTOSISTEMI INFORMATIVI AMMINISTRATIVI
I sottosistemi più frequentemente utilizzati sono: Sottosistema del PERSONALE; Sottosistema del DEBITO; Sottosistema del CREDITO; Sottosistema MAGAZZINO; Sottosistema CONTRATTI; Sottosistema IMMOBILIZZAZIONI; Sottosistema BANCHE; DATABASE AMMINISTRATIVO. Lucidi di Catry Ostinelli

18 IL SOTTOSISTEMA DEL PERSONALE
Dal sottosistema paghe e contributi evoluto al fine di elaborare i costi standard per mansione e i corrispondenti costi consuntivi, vengono forniti gli input di prima nota a: Conti comuni stipendi, salari contributi e conti debiti verso dipendenti, quota di trattamento di fine rapporto, liquidazione; Conti gestionali accesi a costi consuntivi per categoria (operai, impiegati, dirigenti, ecc.); Conti gestionali accesi a costi standard per mansione, ricavabili in automatico dal sottosistema di rilevazione delle presenze e dall’archivio costi standard orari e mensili; Flussi di uscita per stipendi a dipendenti, contributi a enti di previdenza, per liquidazioni, da imputare nelle scadenze differenziate alla contabilità finanziaria; Tale sottosistema provvede alla elaborazione degli output fiscali e degli output del sistema retributivo, quali cedolini paga, i modelli per gli istituti previdenziali, ecc. Nell’ambito degli output specifici del sottosistema personale si possono individuare le statistiche tipiche del personale, quali le presenze (in ore o presenze), l’assenteismo, lo straordinario. Lucidi di Catry Ostinelli

19 IL SOTTOSISTEMA DEL DEBITO (1)
Raccoglie il flusso informativo relativo al processo che va dal momento della richiesta d’acquisto al momento finale di pagamento ai fornitori. Il sottosistema del debito si articola nelle seguenti fasi: Emissione della richiesta d’acquisto da parte del centro utilizzatore, comprensiva del codice del prodotto/prestazione acquistato (a cui è collegato uno specifico conto) e delle quantità da acquistare, dei tempi di consegna e dell’eventuale codice di commessa; Emissione dell’ordine da parte dell’ufficio acquisti, che, ricevuta la richiesta d’acquisto, inserisce il fornitore e il prezzo d’ordine; in alcuni casi, a seconda del grado di decentramento amministrativo, le richieste d’acquisto e d’ordine vengono effettuate entrambe dall’ufficio acquisti o dall’ufficio richiedente; inoltre, in alcuni casi, viene richiesta l’autorizzazione del controllo di gestione che verifica la compatibilità con il budget del centro richiedente. Inserimento della bolla di accompagnamento o della nota di eseguito lavoro nel sottosistema da parte del responsabile del magazzino, con conseguente controllo automatico con le quantità previste nell’ordine; Lucidi di Catry Ostinelli

20 IL SOTTOSISTEMA DEL DEBITO (2)
Inserimento degli estremi della fattura (numero e data) da parte della contabilità fornitori con conferma automatica del prezzo e contabilizzazione se la fattura è identica all’ordine, oppure con sospensione della contabilizzazione (o del solo pagamento) se la fattura è difforme dall’ordine e conseguente ulteriore richiesta di autorizzazione da parte del centro emittente o dell’ufficio acquisti; Scadenziamento del pagamento alla data prevista con autorizzazione del pagamento da parte del responsabile della tesoreria o finanziario; Emissione automatica dei documenti di pagamento da parte degli uffici finanziari. Nel sistema amministrativo vengono automaticamente trasferiti: Le prime note relative alle fatture contabilizzate con conto, centro di responsabilità, commessa; Le prime note relative agli ordini di cui è pervenuta la bolla di consegna o la nota di eseguito ma non la fattura; nel corso d’anno vengono contabilizzate solo nel sistema gestionale sottoforma di ratei passivi o di fatture da ricevere. Lucidi di Catry Ostinelli

21 IL SOTTOSISTEMA DEL CREDITO (1)
Tale sottosistema raccoglie il flusso informativo relativo al processo che va dall’ordine all’incasso del credito. Esso si articola in due sottosistemi integrati: Sottosistema di FATTURAZIONE, Sottosistema CLIENTI Lucidi di Catry Ostinelli

22 IL SOTTOSISTEMA DEL CREDITO (2)
SOTTOSISTEMA DI FATTURAZIONE: il flusso di prime note nasce dal sistema degli ordini da clienti, ove vi sono, come già visto per il sottosistema del debito, tutti gli input per la successiva fatturazione, contabilizzazione ed incasso. Il sistema ordini può essere direttamente automatizzato presso gli agenti con piccoli computer portatili. Dal sistema degli ordini derivano infatti le date di prevista consegna, il codice dei prodotti, le quantità, il centro di profitto a cui corrisponde la vendita, l’area strategica d’affari, il codice cliente, le condizioni di pagamento, la banca d’appoggio, ecc. Al momento della consegna della merce si passa dal sottosistema degli ordini al sottosistema della fatturazione che emette le fatture, le ricevute bancarie o simili, e movimenta il sottosistema del magazzino con le relative bolle di consegna. Lucidi di Catry Ostinelli

23 IL SOTTOSISTEMA DEL CREDITO (1)
SOTTOSISTEMA CLIENTI: emessa la fattura, le informazioni passano al sottosistema clienti che provvede a ad emettere i documenti per l’incasso, registrare la posizione del singolo cliente, emettere dei solleciti di pagamento e così via. Il sottosistema fatturazione e clienti confluiscono nel sistema amministrativo con prime note che riportano il conto, il centro di responsabilità, il prodotto, il canale, i flussi in entrata ecc. Lucidi di Catry Ostinelli

24 IL SOTTOSISTEMA MAGAZZINO
Tale sottosistema si articola in due sottosistemi integrati: Sottosistema MAGAZZINO MATERIE PRIME, Sottosistema MAGAZZINO PRODOTTI FINITI. SOTTOSISTEMA MAGAZZINO MATERIE PRIME: interfaccia il sottosistema del debito a cui trasmette le quantità entrate rilevate dalle bolle di accompagnamento e da cui riprende i valori per la valorizzazione a costi consuntivi. Al sistema amministrativo trasmette: Le prime note gestionali relative ai movimenti in entrata e in uscita dal magazzino, valorizzate a costi standard, con il centro di responsabilità e la commessa relativa ai prelievi; La prima nota civilistica relativa alle rimanenze finali valorizzate a costo consuntivo LIFO o FIFO. Lucidi di Catry Ostinelli

25 IL SOTTOSISTEMA MAGAZZINO
SOTTOSISTEMA MAGAZZINO PRODOTTI FINITI: fornisce al sottosistema di fatturazione attiva le quantità uscite con il relativo documento di trasporto. Al sistema amministrativo trasmette: Le prime note gestionali relative alla produzione versata a magazzino valorizzata a costo standard; Le prime note gestionali relative alle quantità di prodotto uscite (costo del venduto), valorizzate a costo standard, con il relativo centro di responsabilità, prodotto, canale, ecc.; Le prime note gestionali relative alle altre entrate e uscite da magazzino per diverse causali, valorizzate a costo standard; Le prime note civilistiche relative alle rimanenze finali valorizzate a costo consuntivo LIFO o FIFO. Lucidi di Catry Ostinelli

26 IL SOTTOSISTEMA CONTRATTI
Molte prestazioni e costi per godimento di beni di terzi sono sottoposte ad un contratto annuale o pluriennale che prevede il pagamento con scadenze differenziate, ma la cui competenza deve essere rilevata mensilmente nel sistema gestionale (ad esempio, affitti, canoni di leasing ecc.) Può essere opportuno rilevare le informazioni in un sottosistema contratti, che: Trasferisce al sistema del debito le informazioni per la contabilizzazione e il pagamento delle prestazioni, con produzione di prime note comuni al sistema amministrativo; Trasferisce automaticamente al sistema amministrativo le prime note gestionali per alimentare i ratei o i risconti gestionali, con relativo centro di responsabilità e commessa. Lucidi di Catry Ostinelli

27 IL SOTTOSISTEMA IMMOBILIZZAZIONI
Riceve le informazioni dal sottosistema del debito relative ai cespiti acquistati e dal sottosistema della produzione relative alla produzione interna (o impianti in economia). Il sottosistema è strutturato per matricola, a cui corrisponde un conto relativo alla tipologia dell’immobilizzazione, e per centro di responsabilità, in cui è fisicamente allocata l’immobilizzazione. Per ogni cespite vengono rilevati: il costo originario, il piano di ammortamento, il fondo ammortamento, oltre che informazioni statistiche utilizzabili per la manutenzione programmata. Il sottosistema immobilizzazioni produce flussi informativi verso il sistema amministrativo mediante: Prime note comuni relative ai costi originari; Prime note civilistiche relative agi ammortamenti e ai fondi ammortamento civilistici; Prime note gestionali relative agli ammortamenti ed ai fondi ammortamento gestionali, con relativo centro di responsabilità. Lucidi di Catry Ostinelli

28 IL SOTTOSISTEMA BANCHE
Rileva tutte le informazioni relative alle banche, nel momento stesso in cui l’impresa ne viene a conoscenza, a prescindere dalle contabili bancarie. La rilevazione avviene per singolo conto e per data valuta, in modo da conoscere l’esatta posizione alla data e da poter controllare gli interessi applicati, mediante la verifica con l’estratto conto. Il sottosistema banche produce prime note verso il sistema amministrativo relative a: contabili pervenute con scarico delle contropartite; costi e interessi bancari, con il corrispondente centro di responsabilità (solitamente un apposito centro denominato “Gestione finanziaria”) Lucidi di Catry Ostinelli

29 IL DATABASE AMMINISTRATIVO
I flussi amministrativi derivanti dai sottosistemi amministrativi prima di entrare nel database amministrativo vengono codificati in relazione ai molteplici utilizzi amministrativi con cui vengono utilizzate le informazioni. I sistemi di codifica sono rappresentati dai piani dei conti, piani dei centri di responsabilità, piano delle attività, piano delle commesse, piano dei prodotti, piano dei canali, ecc. In tal modo le informazioni così transcodificate entrano nel database amministrativo sotto forma di prima nota automatizzata in quanto ripresa automaticamente dal sottosistema informativo. La prima nota si presenta sotto forma di un record del sistema informativo con specifici campi detti “segment” in cui si inseriscono le seguenti informazioni: conto, dare/avere, valore, codice intercompany, codice valuta, centro di responsabilità, commessa, attività, prodotto, canale, mercato, cliente, brand, ecc. Le informazioni così predisposte vengono automaticamente riprese nei due sistemi di output: la CONTABILITÀ GENERALE e la CONTABILITÀ GESTIONALE Lucidi di Catry Ostinelli