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INCONTRI DI APPROFONDIMENTO PER RESPONSABILI DELLA GESTIONE NELLE UNIVERSITÀ Venezia 14 – 16 maggio 2007 I sistemi contabili nelle università italiane:

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Presentazione sul tema: "INCONTRI DI APPROFONDIMENTO PER RESPONSABILI DELLA GESTIONE NELLE UNIVERSITÀ Venezia 14 – 16 maggio 2007 I sistemi contabili nelle università italiane:"— Transcript della presentazione:

1 INCONTRI DI APPROFONDIMENTO PER RESPONSABILI DELLA GESTIONE NELLE UNIVERSITÀ Venezia 14 – 16 maggio 2007 I sistemi contabili nelle università italiane: stato dellarte, tendenze in atto e problemi di implementazione Giuseppe Catturi e Giuseppe Grossi Dipartimento di Studi Aziendali e Sociali Università degli Studi di Siena

2 Linee Guida (1° parte): 1. lazienda - università 5. il sistema contabile 4. la gestione aziendale ed i flussi che essa genera 3. lazienda organismo vivente 2. il processo di creazione di nuovo valore

3 Vorrei iniziare questo nostro intervento togliendoci di dosso una specie di cappa di piombo, un alone di negatività che è assurdo, ingiusto, assolutamente fuorviante. Parlare di università – azienda è tema che molti vorrebbero porre allindice, come se una simile posizione dottrinale ed operativa fosse la causa di tutti i mali. 1. lazienda - università

4 Mi domando, allora, noi che siamo i cultori dellazienda cosa rappresentiamo? Ricercatori che pescano nel torbido, fautori di basi teoriche e di linee operative che chiediamo di adottare contro lopinione ed i sentimenti comuni; siamo una specie di vestali della cultura dominante anche se non condivisa? Niente di tutto questo! siamo due ricercatori, fra i molti, che studiano linvenzione più straordinaria e più utile che luomo abbia mai realizzato, appunto lazienda.

5 Essendo il valore lessenza, la sostanza necessaria per soddisfare i bisogni via via avvertiti: questo è il suo fine Lazienda è lo strumento che luomo ha pensato e realizzato per creare valore : questa è la sua funzione 2. il processo di creazione di nuovo valore

6 In realtà, lazienda, è un meccanismo che crea valore o, meglio, lo assembla, attuando un processo che presenta tre caratteristiche fasi: a) prelevamento dallambiente di valori disponibili; c) immissione nellambiente del mix di valori che è stato assemblato. b) assemblaggio di quei valori al proprio interno, aggiungendo, alla massa ancora anonima, del valore prelevato dai propri sistemi patrimoniali e

7 Mediante degli oggetti, dei canestri che chiamiamo beni, siano essi materiali o immateriali (servizi). Come è possibile acquisire, trasferire e rendere disponibile il valore?

8 A M B I E N T E Acquisizione di beni e servizi - contenitori di valori e sintesi di culture aziendali A M B I E N T E Erogazione di beni e servizi - diffusori di valori e di cultura A Z I E N D A Processo di creazione del valore (assemblaggio di valori)

9 Tutte le considerazioni che abbiamo effettuato si applicano perfettamente anche allente università, attribuendo ad essa perfino un carattere di trascendenza, poiché mettiamo in gioco uomini e non cose.

10 Allinterno dellambiente università si aggiungono nuove conoscenze al monte originario, conseguenti allo studio, alla ricerca ed ai servizi amministrativi che si effettuano e si apprestano nellambito del proprio perimetro Il valore creato dallazienda università è la conoscenza Gli studenti, valore prelevato dallambiente, arrivano alluniversità incarnando un determinato zainetto di conoscenze

11 Per giungere, al termine del processo di creazione del valore, al prodotto erogabile, cioè al giovane che, raggiunto uno qualunque dei vari livelli di formazione universitaria, è pronto a diffondere nellambiente il monte delle conoscenze accumulate: è il valore diffuso nellambiente

12 In dottrina, vengono presentati diversi concetti di azienda che costituiscono la base di differenti teorie aziendali : contrattualistica - agenziale sistemica - istituzionale organicistica 3. lazienda organismo vivente

13 Quali i motivi per cui lazienda è organismo vivente? percorre le stesse fasi di sviluppo di qualunque altro essere vivente (gestazione, nascita, crescita, maturità, declino, morte) ed ha nella continuità il carattere principale del suo divenire;

14 Ciclo di vita di una qualunque azienda

15 avverte dei bisogni che ricerca continuamente di soddisfare; domina e si adatta ai cambiamenti a carattere dinamico: ha cioè capacità di reazione dinamica; comunica con i propri simili sulla base di simboli strutturati su codici predefiniti ; possiede individuali e specifici valori ; messaggi inscritti nel DNA cui riferire i comportamenti: lazienda ha unanima ;

16 ha capacità di memorizzare gli eventi e, quindi, di fare storia; è capace di effettuare previsioni sulla base delle esperienze acquisite e di impostare comportamenti razionali e responsabili in una visione strategica di medio – lungo andare genera organismi simili, ma non identici;

17 desideriamo enfatizzare il fatto che lazienda vive perché comunica, cioè trasferisce valori attraverso le relazioni che instaura fra i propri organi ( comunicazione interna ) o nei confronti degli attori ambientali ( comunicazione esterna ) è definita gestione, linsieme delle relazioni, cioè degli atti di comunicazione, che lazienda attiva per assolvere alla propria funzione questo è il motivo per cui si suddivide la gestione interna da quella esterna 4. la gestione aziendale ed i flussi che essa genera

18 Acquisto Acquisto di contenitori di valore economico (beni e servizi) Vendita Vendita di nuovi contenitori di valore economico (nuovi beni e servizi) Fatti di gestione esterna Realizzazione Realizzazione del processo di creazione (assemblaggio) di nuovo valore immettendolo in nuovi contenitori Fatti di gestione interna Ambiente

19 Ogni atto di gestione genera dei movimenti, cioè dei flussi Questi si caratterizzano per: la natura degli oggetti in movimento, l orientamento, cioè la direzione rispetto ad un punto di riferimento, l intensità.

20 La natura dei flussi economica o reale, se loggetto del trasferimento sono beni o servizi finanziaria o monetaria, se loggetto del trasferimento è la moneta o suoi sostituti

21 lorientamento, cioè la direzione in entrata (inflow) in uscita (outflow) rispetto al perimetro di una determinata azienda

22 lintensità ovvero la quantità delloggetto che varca, nellunità di tempo, il perimetro aziendale si esprime in dati (simboli) questi sono raccolti in prospetti (conti), per cui sono detti dati contabili

23 AZIENDA Ambiente (mercato) Fattori produttivi - portatori di valore (beni e servizi) Prodotti fabbricati o servizi resi (diffusori di valore) Costi Ricavi Redditività (mostrata dal rendiconto - c/economico) Circuito economico Ambiente (mercato) Mezzi monetari Uscite Entrate Liquidità (mostrata dal rendiconto finanziario) Circuito finanziario Aspetto economico della gestione Aspetto finanziario della gestione

24 Linsieme organizzato e coordinato dei dati costituisce il sistema contabile Dunque, il sistema contabile rappresenta e disegna la vita aziendale, sotto laspetto economico e finanziario Le cifre quantitative-monetarie, variamente riunite nei prospetti di conto, appaiono come note poste sul pentagramma della vita aziendale, la cui intensità e modulazione sonora può essere intimamente goduta solo da coloro che riescono a convertire quelle note in vicende di vita socio - economica 5. il sistema contabile

25 Per anni ci siamo interessati di seguire, con un apposito sistema di conti, solo le vicende di natura finanziaria, adottando pertanto una contabilità detta, appunto, a base finanziaria, la quale memorizza e rende conto esclusivamente delle operazioni che generano entrate ed uscite (spese);

26 Oggi, invece, reputiamo necessario ed opportuno seguire anche laspetto economico della gestione per dominare le dinamiche dei costi sostenuti e dei ricavi conseguiti nella complessa attività universitaria e, pertanto, abbiamo iniziato ad adottare una contabilità a base economica.

27 I dati relativi alle dinamiche economiche costituiscono il supporto alle decisioni tattiche e strategiche ed apprezzano la valorialità aziendale I dati relativi alle dinamiche finanziarie costituiscono la base per apprezzare la capacità dellazienda a far fronte agli impegni a pagare, cioè consentono di apprezzare la liquidità dellazienda medesima

28 In definitiva, il sistema contabile permette di: sviluppare la più efficace attività di controllo e attribuire puntualmente le responsabilità nelluso delle risorse disponibili

29 Linee Guida (2° parte): 1.La progettazione del sistema contabile: le possibili soluzioni e lo stato dellarte operativo 2.La contabilità generale e analitica: un sintetico confronto 3.I percorsi operativi per lavvio della contabilità analitica 4.I problemi da risolvere nel corso della sperimentazione nelle aziende università 5.Considerazioni conclusive

30 La progettazione e limplementazione del sistema contabile delluniversità prendono avvio da una preliminare riflessione in merito alle proprie: strategie comunicative, in relazione a chi siano i destinatari dellinformativa contabile e quale sia il loro fabbisogno conoscitivo; caratteristiche distintive (dimensione, struttura organizzativa, etc.) e, in particolare, alle risorse finanziarie, informatiche, di competenza e conoscenza, presenti e potenziali, destinabili allintroduzione ed al perfezionamento della contabilità economico-patrimoniale. 1. La progettazione del sistema contabile: le possibili soluzioni e lo stato dellarte operativo

31 Configurazione Rilevazioni desercizio Rilevazioni di fine periodo Minimale / Contabilità finanziaria estesa Contabilità finanziaria (partita semplice). Rilevazione extra-contabile di informazioni alla fine del periodo amministrativo. Due tipologie di rettifiche e integrazioni: quelle finalizzate a ricondurre i valori rilevati secondo competenza finanziaria a quelli rilevati per competenza contabile; quelle finalizzate al passaggio dalla competenza contabile alla competenza economica. Le possibili implementazioni del sistema contabile Soluzione A

32 Configurazione Rilevazioni desercizio Rilevazioni di fine periodo Contabilità parallele I due sistemi sono indipendenti. Rettifiche e integrazioni di fine periodo finalizzate al passaggio dalla competenza contabile alla competenza economica. Le possibili implementazioni del sistema contabile Soluzione B

33 Configurazione Rilevazioni desercizio Rilevazioni di fine periodo Sistema integrato Rilevazioni di contabilità finanziaria (partita semplice) che alimentano anche i conti della contabilità generale (partita doppia). Rettifiche e integrazioni di fine periodo finalizzate al passaggio dalla competenza contabile alla competenza economica. Le possibili implementazioni del sistema contabile Soluzione C

34 Configurazione Rilevazioni desercizio Rilevazioni di fine periodo Minimale / Contabilità finanziaria estesa Contabilità finanziaria (partita semplice). Rilevazione extra- contabile di informazioni alla fine del periodo amministrativo. Due tipologie di rettifiche e integrazioni: quelle finalizzate a ricondurre i valori rilevati secondo competenza finanziaria a quelli rilevati per competenza contabile; quelle finalizzate al passaggio dalla competenza contabile alla competenza economica. Contabilità Parallele I due sistemi sono indipendenti. Rettifiche e integrazioni di fine periodo finalizzate al passaggio dalla competenza contabile alla competenza economica. Sistema integrato Rilevazioni di contabilità finanziaria (partita semplice) che alimentano anche i conti della contabilità generale (partita doppia). Rettifiche e integrazioni di fine periodo finalizzate al passaggio dalla competenza contabile alla competenza economica. Le possibili implementazioni del sistema contabile

35 La scelta fra le diverse alternative di implementazione del sistema contabile può, in alcuni casi, essere ispirata da un criterio di gradualità. Unimplementazione partecipata e condivisa conduce ad un sistema contabile cresciuto nellazienda università. Occorre, inoltre, evitare soluzioni preconfezionate. La scelta fra le alternative

36 Ad oggi la situazione degli atenei italiani (circa 42 intervistati) è la seguente: circa il 35% (15 atenei) ha introdotto la CoGe nel proprio regolamento di contabilità; soltanto il 40% degli atenei, che hanno introdotto la CoGe nel regolamento, dichiara di averla implementata e 40% dichiara di essere in fase di implementazione; negli atenei che hanno implementato la CoGe (6), la strada dei sistemi paralleli sembra meno praticata (1 caso) rispetto al sistema integrato (5 casi).

37 Negli atenei italiani inizia ad essere diffusa anche la contabilità analitica, intesa come Insieme di determinazioni contabili ed extracontabili mediante le quali si calcolano i costi ed i ricavi riferibili a particolari oggetti (unità economiche di riferimento) allinterno del sistema aziendale : Servizi Sub-unità organizzative Tipologia di utenti …………… 2. La contabilità generale e contabilità analitica (coA): un sintetico confronto

38 La contabilità generale e contabilità analitica (CoA): un sintetico confronto Criterio Contabilità economico- patrimoniale Contabilità analitica Epoca PassatoPassato e futuro Oggetto Fatti di gestione esterna Fatti di gestione interna Classificazione dei costi Per naturaPer natura e per destinazione Metodologia di rilevazione ContabileContabile o extra-contabile

39 Gli scopi della contabilità analitica 1. Valorizzare alcune poste contabili al fine di rendere possibile la redazione del bilancio desercizio 2. Orientare le decisioni aziendali, secondo criteri di convenienza economica 3. Permettere il controllo dellefficienza della gestione mediante il confronto tra costi obiettivo e costi effettivi SCOPIAREA DI APPLICAZIONE Bilancio Controllo di gestione

40 Contabilità analitica e controllo di gestione ( costi imputati ad un oggetto) definizione del valore di scambio scelte del tipo make or buy Funzione informativa (contabilità per le decisioni ) Funzione di guida dei comportamenti (responsabilizzazione) (costi imputati ad un soggetto) fissazione degli obiettivi di costo del centro determinazione dellammontare dei costi sostenuti nel centro di responsabilità individuazione degli scostamenti attribuibili al responsabile del centro

41 Evoluzione della contabilità analitica nelle migliori prassi 1. Produzione di dati economici analitici a consuntivo (cultura della misurazione) 2. Ricerca di una maggiore affidabilità dei dati economici analitici consuntivi (assunzione decisioni) 3. Introduzione di elaborazioni economiche analitiche a preventivo (ricerca del consenso) 4. Attribuzione responsabilità (guida dei comportamenti)

42 3. Percorsi operativi per lavvio della contabilità analitica Lintroduzione della CoA in unazienda pubblica implica che vengano affrontate tre principali questioni propedeutiche. In particolare, occorre definire: - la modalità mediante cui saranno generati i dati contabili che alimenteranno la contabilità dei costi; - la periodicità delle rilevazioni di costo; - gli elementi del sistema di CoA: - il piano dei conti; - il piano dei centri di costo; - lelenco dei prodotti finali dei quali occorre conoscere il costo.

43 Percorsi operativi per lavvio della contabilità analitica: questioni preliminari La prima scelta da effettuare per introdurre la contabilità dei costi è lindividuazione del modo in cui saranno generati i dati contabili elementari che alimentano dalla CoA. Si pongono in proposito due questioni preliminari da sciogliere: A. la relazione intercorrente fra contabilità finanziaria e contabilità dei costi, B. la definizione della struttura organizzativa (o le strutture organizzative) che dovrà (dovranno) occuparsi delle rilevazioni della contabilità dei costi.

44 La relazione intercorrente tra la contabilità finanziaria e la contabilità analitica Ipotesi 1: Contabilità finanziaria e contabilità analitica in presenza di contabilità economico - patrimoniale Nelle aziende pubbliche che utilizzano la CoGe non è necessario alcun collegamento fra contabilità finanziaria e contabilità dei costi. In tali realtà, infatti, sarà la CoGe a fornire i dati di partenza per le rilevazioni analitiche di costo.

45 La relazione intercorrente tra la contabilità finanziaria e la contabilità analitica Ipotesi 2: Contabilità finanziaria e contabilità analitica in assenza di contabilità generale La gran parte dei dati contabili che occorrono alla contabilità dei costi saranno derivati dalla contabilità finanziaria. Questa scelta influisce negativamente sullattributo della precisione del sistema di rilevazioni analitiche. In tale ipotesi converrebbe rilevare direttamente in maniera extra-contabile le informazioni analitiche di interesse, ricavandole da altri sub- sistemi informativi.

46 Definizione della struttura organizzativa responsabile delle rilevazioni analitiche La tenuta della CoA implica che si individui la struttura organizzativa che se ne faccia carico. Le soluzioni possibili, adottate nella migliore prassi, sono due: a) esiste una sola unità organizzativa che tiene la contabilità dei costi (soluzione accentrata); b) la contabilità dei costi è tenuta grazie al concorso di varie strutture organizzative (soluzione decentrata).

47 I vantaggi della soluzione accentrata 1. Rende più semplice garantire lomogeneità del processo di determinazione dei costi, essendo tutti i fatti di gestione rilevati da uno stesso ufficio (o dagli uffici amministrativi). 2. Evita che le unità operative vengano incaricate di ulteriori adempimenti di tipo amministrativo- contabile, che potrebbero essere mal sopportati. 3. Il numero di persone da formare sulla contabilità dei costi è circoscritto allorganico di un solo ufficio. 4. I rischi di manipolazione del dato contabile dovrebbero essere più contenuti

48 I vantaggi della soluzione decentrata 1. Affidare la determinazione ed il caricamento dei dati di costo alle singole sub unità organizzative che utilizzano le risorse rende il processo di rilevazione analitica più vicino al reale svolgimento dei processi produttivi. 2. La partecipazione alla determinazione dei dati di costo facilita la comprensione e la condivisione delle finalità del sistema di rilevazione analitica. Conseguentemente può agevolare lo sviluppo della cultura del controllo dei costi.

49 I vantaggi della soluzione decentrata 3. Nel caso in cui le sub unità organizzative che utilizzano le risorse disponessero già di personale amministrativo, la contabilità dei costi potrebbe essere tenuta destinando un numero contenuto di persone ad un ufficio amministrativo di raccordo. 4. Consente una maggiore celerità delle rilevazioni di costo, rispetto alla situazione in cui le strutture organizzative che utilizzano le risorse inviano le informazioni ad un ufficio amministrativo incaricato della contabilità dei costi.

50 I problemi che emergono nel corso della sperimentazione sono i seguenti: le modalità di raccordo fra la contabilità finanziaria, quella generale e la analitica; le modalità di raccolta delle informazioni e la scelta del grado di accentramento/decentramento delle rilevazioni di automatismo di collegamento con la contabilità finanziaria e quella analitica (e collegamento con gli altri sub-sistemi contabili quali: mutui, inventario, magazzino, ordini e personale); 4. I problemi da risolvere nel corso della sperimentazione

51 la stesura del piano dei conti iniziale e del successivo aggiornamento; linventario iniziale e il suo successivo aggiornamento; la formazione continua del personale; potenzialità operative e limiti del software esistente o lacquisizione di un software ad hoc. I problemi da risolvere nel corso della sperimentazione

52 Nellambito della rendicontazione (contabile/extra- contabile, particolare/consolidata), che deve essere oggetto di unadeguata politica di comunicazione, la contabilità generale ha inevitabilmente un ruolo centrale, ma non esclusivo. Se si vorranno redigere documenti previsionali e consuntivi, coerenti con i nuovi fabbisogni emergenti degli stakeholders, occorre, oltre la disponibilità di informazioni economico- patrimoniali, anche lesplicito riferimento e collegamento dei dati di conto ai dati che si rilevano con metodi non partiduplistici. 5. Considerazioni conclusive


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