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PIANIFICAZIONE DI UN PROGETTO. 2) Pianificazione di un progetto Consiste nellesplicitare in modo dettagliato cosa si vuole fare, specifica i risultati.

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1 PIANIFICAZIONE DI UN PROGETTO

2 2) Pianificazione di un progetto Consiste nellesplicitare in modo dettagliato cosa si vuole fare, specifica i risultati attesi, i tempi di raggiungimento del risultato e le risorse necessarie

3 Le fasi di pianificazione di un progetto Definizione degli obiettivi Descrizione delle attività da porre in essere Determinare le relazioni tra le varie attività Definire i tempi Definire le responsabilità Determinare le risorse necessarie Stimare i costi Identificare e quantificare i rischi

4 Definizione degli obiettivi Definire in modo chiaro e completo gli obiettivi e lambito del progetto è un prerequisito a una corretta pianificazione. Uno dei rischi nella fase di ideazione del progetto è il fissare date non realistiche in quanto condizionati da sentimenti di urgenza. Gli obiettivi devono essere specifici, misurabili, concordati e realistici riguardo qualità, tempi e costi (Randolph 1994).

5 Descrizione delle attività Devono essere elencate e descritte le diverse azioni definendone i livelli di responsabilità (R. Vaccani 1998) Indicano ciò che verrà messo in atto (in quali tempi) per raggiungere i sottobiettivi fissati; La definizione delle azioni permette di distribuire le attività (tra chi?) e le responsabilità tra i vari professionisti;

6 Permettono il raggiungimento di un obiettivo, si considerano tutte le azioni necessarie messe in atto dai diversi servizi; La descrizione delle azioni deve essere succinta ed essenziale, ciò che interessa è la logica delle azioni anche complesse e non i singoli atti.

7 Determinare le relazioni tra le varie attività (Graham 1990) Evidenziare le relazioni di precedenza tra le varie attività Identificare il percorso critico Determinare un tempo minimo per portare a termine il progetto Far emergere gli slittamenti disponibili Conoscere la data di inizio

8 Definire i tempi Uno dei nodi cruciali di un progetto è il rispetto dei tempi. Lo svolgimento temporale del progetto può essere influenzato dalla presenza di vincoli: ottenimento di nulla osta disponibilità delle risorse necessarie collaborazioni con altre U.U.O.O. o altri enti

9 Diagramma di Gantt Viene costruito indicando sullasse Y le attività e sullasse X le unità di tempo. È di facile comprensione e permette di rappresentare nel tempo le diverse attività del progetto. Rappresenta lelemento di partenza per studiare il fabbisogno di risorse nel tempo ed è un utile strumento per controllare lo svolgimento del progetto.

10 Definire le responsabilità Stabilire relazioni tra le varie persone coinvolte nel progetto da un punto di vista organizzativo; Definire caratteristiche e fabbisogno delle risorse umane Definire altre persone coinvolte nelle attività

11 Determinare le risorse Umane Attrezzature e servizi Beni di consumo Disponibilità finanziarie il grado di dettaglio aumenterà con il definirsi progressivo della pianificazione del progetto. È bene specificare se le risorse sono disponibili, se devono essere riconvertiti dei servizi, se viene utilizzato orario straordinario e se viene utilizzato listituto del comando o la disposizione di servizio

12 Stimare i costi È necessario conoscere: le attività da svolgere, le risorse necessarie per tali attività, i costi unitari (o la loro stima) per risorsa. Sommando i costi delle singole attività si otterrà il totale dei soli costi diretti del progetto

13 Identificare e quantificare i rischi I progetti si svolgono in un mondo reale e non ideale per cui è necessario valutare fin dalla fase della pianificazione quali fattori possono condizionare il risultato finale

14 Una buona analisi dei rischi può permettere in fase di pianificazione di evitare, mitigare o accettare la presenza di questi fattori evitati: adoperarsi perché non accadano; mitigati: prevedendo come ridurre le conseguenze del loro presentarsi; accettati: passivamente – contemplando, ad esempio, la possibilità di ritardi in alcune attività – o attivamente – predisponendo piani alternativi con la sostituzione del personale eventualmente non disponibile.

15 Tale documento dovrà avere molte virtù : essere completo, ma non troppo dettagliato preciso, ma non troppo approfondito rigoroso, ma non pedante con schemi rigidi Il risultato di questattività complessa è un documento riassuntivo, il cui grado di dettaglio aumenterà nelle ripetute revisioni e che, in definitiva, rappresenterà il piano del progetto.


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