FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-1. FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-2 n Varietà dei processi n Bassa strutturazione del sistema n Alta interconnessione.

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1 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-1

2 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-2 n Varietà dei processi n Bassa strutturazione del sistema n Alta interconnessione n Diversi livelli di interfaccia n Organizzazione ed evoluzione dellufficio n Fattore tempo n Filtraggio delle informazioni n Priorità e scadenze n... PRINCIPALI CARATTERISTICHE DI UN SISTEMA UFFICIO Lautomazione dufficio

3 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-3 n gli aspetti statici della realtà ufficio descrizione degli elementi che lo compongono (risorse quali persone, uffici, posti di lavoro) n le relazioni esistenti tra elementi di tipo diverso ad esempio, le matrici: - documenti/attività - agenti/attività - agenti/documenti n gli aspetti dinamici della realtà ufficio - attività procedurali - attività non procedurali n i grafi di flusso rappresentazioni grafiche della consequenzialità e delle relazioni tra le funzioni svolte per adempiere allobiettivo procedurale Per la progettazione e la realizzazione di sistemi informativi per lufficio (SIU) è necessario considerare: Lautomazione dufficio

4 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-4 Lautomazione dufficio Il processo dautomazione richiede la puntuale individuazione delle caratteristiche tipiche di quello che viene comunemente chiamato SISTEMA UFFICIO n Nel sistema ufficio vengono svolte attività e processi ricchi di complessità che si distinguono per alcune caratteristiche fondamentali n Queste influenzano in modo decisivo la progettazione e la realizzazione del sistema informativo automatizzato, determinando vincoli di tipo tecnologico e di utilizzo

5 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-5 n che considera le caratteristiche e le specificità dellambiente ufficio n e si basa su metodologie di analisi per la progettazione e la realizzazione di un SIU Adotteremo un modello dufficio ed una metodologia che chiameremo convenzionalmente E-WORK, risultato di uno studio approfondito dellambiente ufficio: E-WORK

6 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-6 n fornisce in modo coerente ed organizzato alle varie tipologie di utenti degli uffici le funzionalità di base per lo svolgimento delle proprie attività n consente unanalisi globale ed un approccio integrato attraverso lutilizzo di unadeguata metodologia n prevede lutilizzo di un sistema autore che consente una rapida trasposizione dei risultati danalisi metodologica in funzionalità informatizzate E-WORK un modello per lautomazione del lavoro dufficio attraverso un sistema che: E-WORK Caratteristiche

7 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-7 n SISTEMA AUTORE n GESTORE DEI PROCESSI n SISTEMA DI MONITORAGGIO E CONTROLLO n INFORMATIVA Il sistema deve essere costituito da una serie di sottosistemi e componenti che si diversificano tra loro per specializzazione e funzionalità. Essi sono mutuamente indipendenti e comunicano tra loro attraverso interfacce: E-WORK Sistema

8 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-8 n fornisce soluzioni scalabili dalla piccola alla grande struttura organizzativa n prevede lintegrazione dei processi di gestione delle attività dufficio (definiti procedurali) con attività di tipo non procedurale e attività gestionali n segue alcune regole standard e regole di integrazione che consentono di ottenere prodotti con elevate caratteristiche di: E-WORK Sistema n riusabilità, struttura modulare n manutenibilità, mediante lutilizzo di strumenti omogenei n modularità, tramite i componenti di base intercambiabili secondo le necessità n portabilità su ambienti diversi, garantita da middleware

9 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-9 n la successione temporale n la logica dello svolgimento n gli agenti Lattività di analisi del lavoro dufficio deve prendere in attenta considerazione i flussi procedurali, focalizzando lattenzione sullordine di esecuzione delle singole attività. I processi dufficio vengono scomposti in operazioni elementari delle quali si descrive: PROCESSIDUFFICIOsuccessionetemporale logica dello svolgimento agenti E-WORK Flussi Procedurali

10 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-10 ndefinire e comprendere gli aspetti operativi del processo napprofondire componenti quali il calcolo dei tempi di esecuzione e le risorse necessarie nprogettare nuovi sistemi informativi per lufficio che utilizzano Analisi dei processi dufficio: finalità E-WORK Flussi Procedurali

11 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-11 Ulteriori oggetti di analisi riguardano: n le azioni n gli eventi n le condizioni che devono intercorrere per consentire il verificarsi dellevento o lesecuzione dellazione I rapporti logici tra le attività descritte nellambito del processo o in parti di esso, possono venire rappresentati tramite un grafo delliter basato sul modello delle Reti di Petri E-WORK Flussi Procedurali

12 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-12 n la prima operazione e quelle successive del processo n gli input che innescano ogni passo del processo n gli output prodotti per ogni operazione n la durata delle singole attività ed il tempo totale di permanenza di un documento in un posto di lavoro n i vincoli, le priorità, le scadenze n chi esegue lattività Le informazioni raccolte in fase di analisi (fase di intervista) vengono successivamente integrate per identificare : E-WORK Flussi Procedurali

13 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-13 In questa rappresentazione i nodi rappresentano gli stati, le linee di connessione tra i nodi indicano le attività. n Lo strumento grafico fornito da un Sistema Autore consente di rappresentare tutti i possibili rapporti logici di precedenza o successione fra gli eventi Il grafo costituisce la rappresentazione grafica degli elementi che sono stati individuati ed opportunamente integrati: N 2N 1N 3 0102 Lati (attività ) Nodi (stati) E-WORK Flussi Procedurali

14 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-14 interviste nTali informazioni vengono ricavate attraverso una serie di interviste con gli agenti delle azioni La progettazione e la realizzazione di un sistema informativo per lufficio richiede una stretta interazione con lutente/ufficio per identificare: i contenuti informativi rilevanti le diverse esigenze di trattamento automatico dei dati E-WORK Lintervista

15 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-15 Lintervista deve rilevare, inoltre, tutti possibili casi di attivazione del procedimento ed identificare le norme e le leggi che regolano la gestione delliter intervista La fase di intervista è finalizzata alla raccolta delle informazioni necessarie per la definizione del flusso del procedimento in termini di: attività da svolgere sequenzialità delle operazioni E-WORK Lintervista

16 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-16 Lintervista è unattività di analisi svolta per: n lidentificazione e la descrizione dei processi che compongono liter del procedimento n lanalisi dettagliata di ogni singolo passo n lidentificazione e la raccolta delle tipologie di documenti usati o prodotti n la rilevazione dei carichi di lavoro delluffici E-WORK Lintervista

17 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-17 n riunioni chiarificatorie con lutente/ufficio n briefing in cui vengono discussi e convalidati i risultati intermedi danalisi Lintervista può essere svolta attraverso più sedute che consistono in: I risultati delle interviste o dei relativi incontri vengono formalizzati in appositi resoconti di riunione E-WORK Lintervista

18 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-18 n Pratiche di tipo A n Pratiche di tipo B Nel modello dufficio adottato la pratica generica è vista come linsieme dei documenti (dati) e dei processi amministrativi (attività) che coinvolgono uffici diversi per soddisfare gli obblighi, gli adempimenti, le necessità e le esigenze dellutenza Esse vengono suddivise in due tipologie: ò Tali pratiche sono definite in modo generale e sulla base delle caratteristiche peculiari del processo E-WORK Tipologie di processi

19 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-19 n iter importante n controllo sulliter predominante n coinvolgimento di più funzionari con ruoli diversi n contesto di rete locale Sono caratterizzate dal peso determinante delliter. Esso prevede un controllo della successione dei passi svolti da più funzionari che ricoprono ruoli diversi e lavorano su più stazioni di lavoro collegate in rete. Queste pratiche si distinguono per: Pratiche di tipo A E-WORK Tipologie di processi

20 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-20 n iter semplificato n controllo sulla gestione dei dati predominante n coinvolgimento solitamente di un funzionario con ruoli diversi n contesto mono e/o multiutenza Sono gestite di solito da un funzionario che opera su una stazione di lavoro indipendente. Il principale controllo è svolto sulla gestione dei dati e liter risulta di minore complessità rispetto a quello delle pratiche di tipo A. Queste pratiche si distinguono per: Pratiche di tipo B E-WORK Tipologie di processi

21 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-21 n La distinzione tra pratiche di tipo A e pratiche di tipo B deve essere intesa non in modo assoluto, ma come modello di riferimento per proporre una soluzione alle varie situazioni che comprendono tipologie di pratiche di diversa complessità... Pratiche di tipo A Pratiche di tipo B Il sistema mantiene il controllo delle attività E possibile un richiamo delle funzioni di del sistema da unapplicazione E-WORK Tipologie di processi

22 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-22 n Il processo di analisi, progettazione e realizzazione di un SIU è articolato in una serie di attività e di prodotti documentali diversi da quelli descritti per i prodotti sofware di tipo tradizionale Lobiettivo delle varie fasi di progetto di un SIU consiste nella rilevazione e definizione delle caratteristiche peculiari dellufficio e dellambiente applicativo considerato E-WORK Analisi, Progettazione e Realizzazione di un SIU

23 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-23 Prevede una suddivisione del processo dautomazione in quattro fasi tra loro distinte, ma logicamente e gerarchicamente connesse: FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 E-WORK La Metodologia

24 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-24 Lutilizzo della metodologia consente di: n disporre di una guida concettuale e pratica per capire la realtà dufficio presa in esame n raccogliere tutte le informazioni necessarie per svolgere la progettazione delle procedure automatiche n aumentare la razionalità, la qualità e la manutenibilità del sistema sviluppato n ottenere una descrizione accurata dellufficio nel suo complesso E-WORK La Metodologia

25 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-25 FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 Attività di analisi - Rilevazione Definizione del contesto e descrizione delliter E-WORK La Metodologia

26 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-26 FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 Attività di analisi - Ottimizzazione Revisione ed ottimizzazione del prodotto di analisi della Fase 1 E-WORK La Metodologia

27 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-27 FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 Produzione delle specifiche Definizione del grafo delliter E-WORK La Metodologia

28 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-28 FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 Realizzazione del software E-WORK La Metodologia

29 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-29 Queste fasi possono essere svolte in modo indipendente dalle seguenti, anche quando è richiesta esclusivamente unanalisi organizzativa senza che vi sia ancora una decisione sulla realizzazione di un SIU FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 E-WORK La Metodologia

30 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-30 Lo svolgimento della Fase 2 è condizionato dalla situazione organizzativa pre e post intervento FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 E-WORK La Metodologia

31 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-31 n rilevazione delle specificità della realtà dellufficio sia dal punto di vista funzionale che organizzativo n analisi e formalizzazione preliminare del procedimento (o procedimenti) oggetto di automazione Questa fase consiste nelle seguenti attività: E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

32 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-32 Rappresenta la fase iniziale del processo di automazione del SIU ed è caratterizzata da unelevata interazione con il committente/utente INTERVISTA RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI REVISIONI DELLE INTERVISTE CONOSCENZA DEL SISTEMA UFFICIO E-WORK Attività di Analisi - FASE 1 - Generalità della Fase

33 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-33 Obiettivi: Raccolta delle informazioni tramite le interviste con lutente/agente per: n lindividuazione del contesto degli iter procedurali (tipologia e riferimenti a norme e leggi che li regolano) n la descrizione dellufficio coinvolto n la definizione delliter E-WORK Attività di Analisi - FASE 1 - Generalità della Fase

34 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-34 n contratto o piano di prodotto di riferimento (per prodotti che nascono su iniziativa dellAzienda) n standard aziendali e norme metodologiche n prodotti della fase di pianificazione n documentazione tecnica ed operativa preesistente del prodotto n documentazione varia ed ulteriori dati forniti dal committente n kit di intervento di manutenzione (se è previsto tale servizio) PRODOTTI IN INGRESSO E-WORK Attività di Analisi - FASE 1 - Generalità della Fase

35 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-35 PRODOTTI IN USCITA n resoconti di riunioni effettuate nel corso della fase (obbligatorio) n il documento di Fase 1 (obbligatorio) n la scheda di progetto (obbligatorio) n resoconto di riunione di rilascio del documento di Fase 1 (obbligatorio) n specifiche per lattivazione dellinformativa n comunicazione di conclusione attività (obbligatorio) n aggiornamenti/integrazioni alla documentazione del prodotto preesistente (se è previsto il servizio di manutenzione) E-WORK Attività di Analisi - FASE 1 - Generalità della Fase

36 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-36 Obiettivi: n definizione del contesto in cui opera lufficio n rilevazione degli obiettivi e dei problemi dellufficio n descrizione del procedimento (o dei procedimenti) da automatizzare E-WORK Attività di Analisi - FASE 1 - Documento di Fase 1

37 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-37 Contenuti: n il contesto di riferimento (dellufficio) n la descrizione dellufficio n la descrizione delliter che riporta: - lelenco dei processi - lelenco degli agenti - la scheda tecnica dei processi - la descrizione dei processi e lelenco dei documenti trattati n le schede di flusso del passo n le attività non procedurali E-WORK Attività di Analisi - FASE 1 - Documento di Fase 1

38 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-38 La scheda di progetto riporta alcune informazioni riepilogative sulle attività svolte nella fase ed in particolare: n la descrizione del progetto n il responsabile del progetto n il nome del responsabile della fase A1 ed il numero delle interviste n la data dinizio e di conclusione della fase n il costo in giorni/persona della fase n le caratteristiche delliter quali: - numero dei passi - numero di agenti - numero di diramazioni E-WORK Attività di Analisi - FASE 1 - Scheda di Progetto

39 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-39 Le attività previste per questa fase sono: n definizione del contesto n descrizione dellufficio n descrizione delliter n identificazione delle attività non procedurali E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

40 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-40 Obiettivi: n individuare il contesto in cui opera lufficio n classificare il procedimento di una tipologia di iter n identificare eventuali aspetti gestionali dellufficio n identificare il tipo di informazioni da diffondere Definire il contesto E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

41 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-41 Per la documentazione del contesto è necessario raccogliere: n il materiale (norme, leggi nazionali, regionali, regolamenti attuativi, ecc.) con i riferimenti legislativi che attivano e regolano liter preso in esame n le eventuali regole informali applicate nellufficio per garantire la massima flessibilità nel processo di automazione n i riferimenti legislativi e le motivazioni maggiormente significative che giustificano lattribuzione del procedimento ad una data tipologia Definire il contesto E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

42 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-42 Obiettivi: n analizzare la struttura dellufficio n individuare le funzioni di competenza dellufficio n considerare i contatti che lufficio ha altre unità organizzative dello stessa organizzazione e/o con altre organizzazioni interessate (per la valutazione di procedimenti correlati) Descrivere lufficio E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

43 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-43 E necessario: n descrivere lufficio nel suo complesso in termini di modalità operative, obiettivi, disposizione fisica dello stabile, dislocazione interna delle stanze, distribuzione del personale, ambiente hardware e software eventualmente presente n segnalare le difficoltà nelle attività dellufficio ed eventuali problemi che potrebbero presentarsi nella realizzazione della specifica soluzione di automazione n valutare la portata dellimpatto organizzativo derivato dalladozione del nuovo SIU n integrare la descrizione, se necessario, con ulteriori informazioni specifiche raccolte di volta in volta Descrivere lufficio E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

44 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-44 Lo scopo di questa attività è descrivere liter della pratica e tutte le entità collegate (personale, documenti prodotti, uffici interni ed esterni coinvolti, ecc.) : Obiettivi: n raccogliere lelenco dei processi n raccogliere lelenco degli agenti n compilare la scheda tecnica dei processi n effettuare la descrizione dei processi n completare lelenco dei documenti n compilare le schede Flusso del passo Descrivere liter E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

45 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-45 Lattività si articola nei seguenti passi: n Identificazione degli agenti n Produzione dellelenco dei documenti n Suddivisione delliter nei suoi processi n Scomposizione dei processi Descrivere liter E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

46 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-46 nIdentificazione degli agenti nIndividuazione delle attività svolte da una stessa persona in un particolare momento delliter (attività procedurali) nProduzione dellelenco degli agenti nSpecificazione, per ogni agente, delle attività svolte tenendo conto anche dei casi specifici Descrivere liter - Identificazione degli agenti E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

47 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-47 Obiettivi: nprodurre lelenco dei documenti collegati ai processi ndescrivere i documenti che vengono prodotti/trattati òAd ogni processo individuato viene associato lelenco dei documenti, prodotto dopo la revisione con lutente della prima versione delle schede Flusso del passo di tutti i processi definiti Il passo consiste nellevidenziare tutti i documenti che affluiscono dallesterno e quelli prodotti nel corso delliter. Descrivere liter - Produrre lelenco dei documenti E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

48 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-48 Obiettivi: nottenere lelenco dei processi individuati ndescrivere ogni singolo processo ncompilare la scheda tecnica dei processi nella quale ogni processo viene associato al relativo documento in ingresso/uscita In questo passo si definiscono i processi e si illustra liter della pratica in esame Descrivere liter - Suddividere liter nei suoi processi E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

49 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-49 DETERMINAZIONE DEI PROCESSI SUDDIVISIONE DELLITER a cura dei funzionari/uffici Flusso dei documenti Descrivere liter - Suddividere liter nei suoi processi E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

50 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-50 Descrivere liter - Suddividere liter nei suoi processi E-WORK Attività di Analisi - FASE 1 UFFICI Interni : presenti nellorganizzazione dellufficio Esterni: appartenenti alla stessa organizzazione, ma situati geograficamente in altre zone Altre Organizzzazioni: appartenenti ad organizzazioni diverse. In questo caso, lanalisi può essere limitata alla definizione dello scambio di informazioni

51 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-51 Questo passo prevede: nlesame di ogni singolo processo individuato e rappresentato nella scheda dei processi nlanalisi dettagliata di ogni singolo processo con levidenza della sequenza di tutte le attività associate agli agenti già definiti Obiettivi: ncompilazione della scheda Flusso del passo Descrivere liter - Suddividere liter nei suoi processi E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

52 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-52 Questa attività ha lo scopo di delineare una fotografia del reale svolgimento delle attività eseguite dai funzionari (incluse azioni quali telefonate, fotocopie, fax, ecc.) con lindicazione delle diverse organizzazioni (se presenti) dei funzionari operanti Descrivere liter - Suddividere liter nei suoi processi E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

53 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-53 In questo passo devono essere identificate le seguenti tipologie di attività dufficio: nattività che non rientrano in un contesto procedurale nattività che necessitano di strumenti quali la posta elettronica, lelaboratore testi, strumenti di supporto decisionale, ecc. nattività manuali (telefonate, post-it, fax, ecc.) Identificare le attività non procedurali E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

54 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-54 1 - ATTIVAZIONE PROGETTO Resp.Uff. Tecnico SegretarioOrgano deliberante SCELTA DELLOPERA 1.0 2.0 2.2 2.1 2.0 Propone opera da realiz. e nomina resp. tecnico 2.3 Prepara proposta di delibera Ammi- nistraz. Resp. Tecnico 1.0 Riceve comunicazione dellopera da realizzare 2.3 2.1 Esegue relazione tecnica e bozza di delibera 2.2 Approva relazione tecnica 1 / 2 Operazioni Agenti (posizioni organizzative) Flusso per i passi del processo: Tempo E-WORK Attività di Analisi - FASE 1

55 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-55 Questa fase è finalizzata allottimizzazione del procedimento o dei procedimenti oggetto di automazione, con particolare riguardo alle variabili organizzative, tenendo conto delle specifiche realtà rilevate nellufficio, e delle modifiche introdotte dallautomazione La Fase 2 comporta una revisione delle schede Flusso del passo prodotte nel corso della fase precedente E-WORK FASE 2 - Ottimizzazione

56 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-56 Questa fase può essere più o meno impegnativa Riguarda solo laspetto informatico: n è richiesto un intervento di automazione dellufficio che intende mantenere inalterato il contesto organizzativo n non è richiesta una modifica dellorganizzazione in quanto la struttura in esame comprende un ufficio che gestisce un solo iter (in questo caso però potrebbe essere necessaria lottimizzazione del singolo iter) E-WORK FASE 2 - Ottimizzazione - Generalità della Fase

57 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-57 Riguarda aspetto organizzativo ed informatico: n è richiesta unautomazione dufficio abbinata ad unanalisi organizzativa e ad una revisione più o meno importante del contesto organizzativo n se è richiesto un intervento organizzativo in presenza di un ufficio con una situazione di intersecazione di più iter (ovvero, un ufficio ha la competenza di più iter) òLo strumento principale per lottimizzazione è rappresentato dalle schede Flusso del passo E-WORK FASE 2 - Ottimizzazione - Generalità della Fase Questa fase può essere più o meno impegnativa

58 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-58 n contratto o piano di prodotto di riferimento per prodotti nati su iniziativa dellAzienda n prodotti della fase di pianificazione n standard aziendali e norme metodologiche n documentazione varia fornita dal committente, carichi di lavoro n documentazione tecnica ed operativa preesistente del prodotto sulla base degli accordi previsti: - prodotti in uscita dalla fase precedente - accettazione formale del committente per il documento della Fase 1 - kit di intervento di manutenzione (se il servizio è previsto) PRODOTTI IN INGRESSO E-WORK FASE 2 - Ottimizzazione - Generalità della Fase

59 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-59 PRODOTTI IN USCITA n resoconti di riunione effettuate nel corso della fase (obbligatorio) n eventuali aggiornamenti ai prodotti in uscita disponibili dopo lanalisi della fase precedente n il documento di Fase 2 (obbligatorio) n la scheda di progetto (obbligatorio) n il resoconto riunione di rilascio del documento di Fase 2 (obbligatorio) n la comunicazione di conclusione attività (obbligatorio) n aggiornamenti/integrazioni alla documentazione del prodotto preesistente, nel caso di manutenzione E-WORK FASE 2 - Ottimizzazione - Generalità della Fase

60 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-60 n Descrizione degli interventi proposti per il contesto organizzativo n Produzione delle schede Flusso del passo ottimizzate Obiettivi: E composto dai seguenti argomenti: n l ottimizzazione n la descrizione delliter n le schede del Flusso del passo E-WORK FASE 2 - Ottimizzazione - Documento di Fase 2

61 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-61 Contiene laggiornamento delle informazioni riepilogative sulle attività svolte nella fase. In particolare, devono essere indicati: nil nome del responsabile della fase ed il numero delle interviste nla data dinizio e di conclusione della fase nil costo in giorni/persona della fase nle caratteristiche delliter quali: - numero dei passi - numero di agenti - numero di diramazioni E-WORK FASE 2 - Ottimizzazione - Scheda di Progetto

62 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-62 Lautorizzazione del documento prevede: nuna riunione dei singoli responsabili delle attività della fase per valutare lidoneità alla trasmissione del documento al committente e al suo utilizzo nella successiva fase nla rimozione di ogni conflitto o non idoneità nla produzione del resoconto della riunione (a cura del responsabile di progetto a conclusione di tale fase) finalizzato alla Registrazione della Qualità per il progetto stesso nlaccettazione formale del documento da parte del committente E-WORK FASE 2 - Ottimizzazione - Documento di Fase 2

63 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-63 Nellambito di questa fase sono previste le seguenti attività: n ridefinizione degli agenti n eliminazione dei rami superflui delliter n eventuale riorganizzazione del personale n semplificazione di passaggi procedurali n gestione di condizioni anomale E-WORK FASE 2 - Ottimizzazione

64 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-64 n ridefinizione degli agenti n eliminazione dei rami superflui delliter n eventuale riorganizzazione del personale n semplificazione di passaggi procedurali n gestione di condizioni anomale Nellambito di questa fase sono previste le seguenti attività: Nellambito della ridefinizione organizzativa dellufficio, deve essere verificata la necessità di effettuare anche uneventuale ridefinizione degli agenti E-WORK FASE 2 - Ottimizzazione

65 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-65 n ridefinizione degli agenti n eliminazione dei rami superflui delliter n eventuale riorganizzazione del personale n semplificazione di passaggi procedurali n gestione di condizioni anomale Nellambito di questa fase sono previste le seguenti attività: Nelliter definito si devono individuare ed eliminare eventuali rami che coinvolgono attività non più coerenti con la nuova situazione tecnico-organizzativa, nata con linstaurarsi del SIU e con lintroduzione di strumenti dautomazione del lavoro dufficio E-WORK FASE 2 - Ottimizzazione

66 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-66 n ridefinizione degli agenti n eliminazione dei rami superflui delliter n eventuale riorganizzazione del personale n semplificazione di passaggi procedurali n gestione di condizioni anomale Nellambito di questa fase sono previste le seguenti attività: Allo scopo di aumentare lefficacia complessiva del SIU viene riorganizzata la distribuzione delle risorse E-WORK FASE 2 - Ottimizzazione

67 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-67 n ridefinizione degli agenti n eliminazione dei rami superflui delliter n eventuale riorganizzazione del personale n semplificazione di passaggi procedurali n gestione di condizioni anomale Nellambito di questa fase sono previste le seguenti attività: Se nellambito del procedimento vengono evidenziati passaggi di andata e ritorno fra gli stessi uffici, è necessario semplificare il flusso delle informazioni E-WORK FASE 2 - Ottimizzazione

68 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-68 n ridefinizione degli agenti n eliminazione dei rami superflui delliter n eventuale riorganizzazione del personale n semplificazione di passaggi procedurali n gestione di condizioni anomale Nellambito di questa fase sono previste le seguenti attività: Nel caso di condizioni anomale vengono precisate le opportune azioni da intraprendere E-WORK FASE 2 - Ottimizzazione

69 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-69 n il dettaglio e la specificazione di tutte le informazioni raccolte nelle fasi precedenti n la formalizzazione del grafo delle attività costituenti il procedimento o i procedimenti n il dettaglio delle operazioni svolte nellufficio interessato e della sequenza temporale delle stesse n la specificazione degli agenti che svolgono tali attività n la definizione delle risorse dellufficio ò Tali informazioni costituiscono le specifiche progettuali necessarie per la realizzazione dellautomazione della pratica e rappresentano il prodotto fondamentale per avviare la successiva fase di realizzazione Questa fase prevede: E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

70 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-70 n identificazione delle parti del procedimento che saranno oggetto dautomazione n definizione di tutte le entità richieste dal sistema (uffici, persone, posti di lavoro, programmi, ecc.) per la gestione del procedimento n produzione del grafo del procedimento ricavato estrapolando dalle schede Flusso del passo solo le parti da automatizzare La FASE 3 consiste dei seguenti passi: E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

71 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-71 n prodotti della fase di pianificazione n eventuali specifiche dei requisiti di applicazioni verticali n altra documentazione e dati forniti dal committente n contratto ovvero, per prodotti che nascono su iniziativa dellAzienda, piano di prodotto di riferimento n documentazione tecnica ed operativa del prodotto n standard aziendali e norme metodologiche n sulla base di accordi previsti: - prodotti in uscita dalla fase precedente - accettazione formale del committente per il documento della fase precedente n kit di intervento di manutenzione se è previsto tale servizio PRODOTTI IN INGRESSO E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche - Generalità della Fase

72 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-72 n il documento di fase 3 (obbligatorio) n eventuali specifiche di integrazione con prodotti software applicativi n la scheda di progetto (obbligatorio) n resoconto riunione di rilascio del documento di fase 3 (obbligatorio) n comunicazione di conclusione attività (obbligatorio) PRODOTTI IN USCITA E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche - Generalità della Fase

73 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-73 n rappresentare il procedimento analizzato nel grafo delliter n fornire tutte le specifiche necessarie per lutilizzo del sistema Obiettivi: E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche - Generalità della Fase

74 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-74 E composto da: n specifiche per la generazione dei documenti che devono essere prodotti nei vari passi delliter n definizione della Base Dati specifica del procedimento (informazioni pertinenti allo specifico procedimento e quindi non trattate automaticamente dal sistema) n specifiche per la generazione di videate n grafo delliter n stampe relative alle entità e relazioni individuate nellambito delliter n lelenco dei servizi E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche - Documento di Fase 3

75 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-75 La scheda riporta alcune informazioni riepilogative sulle attività della fase svolta. In particolare, devono essere indicati: nil responsabile della fase nla data dinizio e di conclusione della fase nil costo in giorni/persona della fase nle caratteristiche delliter che verrà automatizzato quali: - numero dei passi - numero di attività - numero di diramazioni E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche - Scheda di Progetto

76 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-76 Laccettazione del documento prevede: nla valutazione dellidoneità alla trasmissione del documento al committente e al suo utilizzo nella successiva fase tramite unapposita riunione con i singoli responsabili del progetto nla rimozione di ogni conflitto o non idoneità nla produzione di un resoconto, a cura del responsabile di progetto, per la Registrazione della Qualità del il progetto stesso nlaccettazione formale del documento da parte del committente E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche - Generalità della Fase

77 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-77 La fase comprende le seguenti attività : ndefinizione della parte delliter da automatizzare ndeterminazione delle attività e degli stati ndeterminazione delle entità delliter ndeterminazione delle relazioni tra le entità delliter ndeterminazione dei prodotti software applicativi e dei parametri dintegrazione ndeterminazione delle Base Dati del procedimento ndefinizione dettagliata dei documenti prodotti ndefinizione delle videate ndefinizione dei servizi E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

78 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-78 Questa attività ha lo scopo di rielaborare le schede Flusso del passo prodotte nella fase 1 ed eventualmente ottimizzate nella fase 2 ed individuare la parte di iter che dovrà essere automatizzata Obiettivi: n Ottenere il flusso dei soli passi che verranno automatizzati tenendo conto delle seguenti regole: - escludere le parti del procedimento che non vengono svolte allinterno dellorganizzazione in esame o che non si intende automatizzare - includere le parti del procedimento che avvengono dopo listanziamento elettronico della pratica (ad. es. le fasi di presentazione della domanda, di protocollazione, ecc.) Definizione della parte di iter da automatizzare E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

79 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-79 Obiettivi: n Iniziare la definizione del grafo delliter con lo scopo di identificare gli stati e le attività che vengono in esso formalizzati Il grafo viene disegnato utilizzando linterfaccia grafica del Sistema Autore Determinazione delle attività e degli stati E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

80 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-80 n i nodi corrispondono agli stati n i lati corrispondono alle attività Per il grafo è stata scelta, per convenzione, la seguente rappresentazione: N 3 Nodi (stati) N 2N 1 0102 Lati (attività ) Determinazione delle attività e degli stati E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

81 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-81 Per la costruzione del grafo è necessario: n individuare una alla volta, dalla scheda Flusso del passo, tutte le attività che saranno oggetto di automazione n rappresentare graficamente lattività con un lato n interporre uno stato (nodo) tra ogni attività individuata n identificare la tipologia di ogni nodo e di ogni lato n evidenziare eventuali priorità ed obbligatorietà delle attività Determinazione delle attività e degli stati E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

82 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-82 N 3 Nodi (stati) N 2N 1 0102 Lati (attività ) n TIPOLOGIA DEI NODI viene identificata in maniera automatica dal sistema Autore n TIPOLOGIA DEI LATI deve essere indicata al sistema Autore. Ad esempio, è necessario identificare: - i lati multi istanza - i lati soggetti a vincoli temporali Per passare dalla rappresentazione formale delliter (schede Flusso del passo) al disegno del grafo, sono utilizzate determinate regole di conversione Determinazione delle attività e degli stati E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

83 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-83 Obiettivi: n Completare la definizione delliter per quanto riguarda lindividuazione delle entità dellufficio coinvolte nel procedimento Lobiettivo principale è ottenere lelenco delle seguenti entità: - ufficio - posti di lavoro - ruoli - persone Determinazione delle entità delliter E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

84 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-84 Lattività si articola secondo i seguenti passi: n individuazione dei ruoli n raggruppamento dei ruoli in posti di lavoro n raggruppamento dei posti di lavoro in uffici n individuazione delle persone Determinazione delle entità delliter E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

85 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-85 ò I ruoli sono determinati dallassociazione di attività svolte dalla stessa persona e contigue allinterno delliter In questo esempio sono stati individuati tre ruoli Determinazione delle entità delliter N 2N 1 02 N 3 N 4 N 5 N 6N 7 01 03 04 05 06 07 Ruolo 1 Ruolo 2 Ruolo 3 E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

86 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-86 ò I ruoli sono determinati dallassociazione di attività svolte dalla stessa persona/funzione e contigue allinterno delliter N 2N 1 02 N 3 N 4 N 5 N 6N 7 01 03 04 05 06 07 Ruolo 1 Ruolo 2 Ruolo 3 nI ruoli possono essere associati a posti di lavoro, i posti di lavoro ad uffici Determinazione delle entità delliter E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

87 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-87 Obiettivi: ncompletare la definizione del grafo delliter dal punto di vista delle relazioni tra le varie entità ndefinire tutte le relazioni presenti tra le entità individuate, ovvero assegnare: - le persone ai posti di lavoro - i posti di lavoro agli uffici - i ruoli ai posti di lavoro - le attività (risolte con prodotti software ed applicativi) ai lati del grafo Determinazione delle relazioni tra le entità delliter E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

88 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-88 Determinazione delle relazioni tra le entità delliter E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche ò Se per ogni lato sono già stati determinati lo stato dentrata e lo stato duscita e quindi è già stato definito il grafo, la definizione di queste associazioni comporta automaticamente anche la definizione delle relazioni che assegnano le attività alle persone ed ai ruoli e, quindi, ai posti di lavoro ed uffici

89 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-89 Obiettivi: nindividuare le attività per le quali linserimento nel sistema dei parametri è automatizzato dal sottosistema Autore, quali ad es.: - solo lettere - operazione di MailMerge, ossia la scrittura di una lettera con un modello predefinito - gestione di videate per operazioni di inserimento/aggiornamento sui dati - protocollazione ndescrivere gli interventi per risolvere problemi dintegrazione con prodotti software ed applicativi esterni al sistema nindividuare eventuali software applicativi da sviluppare Determinazione dei prodotti software ed applicativi e dei parametri di integrazione E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

90 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-90 Lattività può essere svolta mediante lutilizzo di: nelaboratori di testo nfunzionalità di tipo MailMerge integrato nprodotti per la gestione di videate nprodotti software applicativi realizzati ad hoc che eseguono, ad esempio, stampe prospettiche, aggiornamento della base informativa gestita da un altro prodotto, ecc. Per ogni attività, le informazioni richieste sono: nil nome del modulo/prodotto software che svolgerà lattività ni parametri richiesti per svolgere lattività Determinazione dei prodotti software ed applicativi e dei parametri di integrazione E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

91 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-91 ò Lo scopo di questa attività è di specificare la base dati del procedimento Obiettivi: ndisegnare la base dati specifica del procedimento, ovvero individuare le informazioni di specifica pertinenza del procedimento e quindi non previste nel sistema ngenerare le tabelle specifiche utilizzate dai moduli/prodotti software applicativi Determinazione della Base Dati del procedimento E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

92 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-92 A tal fine è necessario: nconfrontare lo schema dati della pratica e lo schema danalisi dati del sistema ndefinire la struttura della nuova base dati prendendo in considerazione solo le informazioni non presenti nel sistema Determinazione della Base Dati del procedimento E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

93 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-93 Obiettivi: ò Fornire una descrizione dettagliata di tutti i documenti prodotti nellambito delliter da automatizzare Vengono descritte caratteristiche quali: n entità n importanza temporale n prodotto usato per la produzione n destinazioni e modo di invio n metodi di archiviazione n tempi di stesura n modalità di compilazione (es. battitura e successiva fotocopia su un modello prestampato) n allegati n numero di funzionari che intervengono alla modifica n ecc. Definizione dettagliata dei documenti prodotti E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

94 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-94 Obiettivi: ò Deve essere dettagliata la struttura delle videate per tutti i passi delliter che richiedono laggiornamento o linserimento di dati nelle tabelle specifiche del procedimento E necessario specificare: n le caratteristiche delle videate quali colori, disposizione degli oggetti, ecc. n le intestazioni n lelenco dei dati da visualizzare e aggiornare n le tabelle alle quali il prodotto utilizzato per la gestione delle videate deve accedere per recuperare e aggiornare i dati Definizione delle videate E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

95 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-95 Obiettivi: ò Produrre lelenco dei servizi, intesi come prodotti resi disponibili allutente per la realizzazione delle attività che non rientrano in una logica procedurale (ad esempio: la posta elettronica, lelaboratore di testi, ecc.) Definizione dei servizi E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

96 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-96 n Definizione grafica delliter n Gestione delle entità logiche delliter n Gestione delle risorse n Indipendenza dal data base n Funzioni di libreria n Import/export dei dati IL SISTEMA AUTORE E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

97 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-97 1 - ATTIVAZIONE PROGETTO Resp.Uff. Tecnico SegretarioOrgano deliberante SCELTA DELLOPERA 1.0 2.0 2.2 2.1 2.0 Propone opera da realizzare e nomina resp. tecnico 2.3 Prepara proposta dii delibera Ammi- nistraz. Resp. Tecnico 1.0 Riceve comunicazione dellopera da realizzare 2.3 2.1 Esegue relazione tecnica e bozza di delibera 2.2 Approva relazione tecnica 1 / 2 Operazioni Agenti (posizioni organizzative) Flusso per i passi del processo: Tempo Prodotto dellattività Nodo multiuscita Nodo Lato E-WORK FASE 3 - Produzione delle specifiche

98 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-98 ò Questa fase prevede tutte le attività rivolte alla realizzazione con il sistema, conformemente alle specifiche prodotte e formalizzate nel documento di Fase 3, dellautomazione del procedimento o dei procedimenti ò Comprende lattività di realizzazione della codifica dei dati e dei parametri di integrazione con lo scopo di definire tutti i dati delliter nella Base Dati gestita dal sistema E-WORK FASE 4 - Attività di realizzazione

99 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-99 n prodotti della fase di pianificazione n altra documentazione e dati forniti dal committente n contratto o piano di prodotto di riferimento per prodotti che nascono su iniziativa dellAzienda n documentazione tecnica ed operativa preesistente del prodotto n moduli software ed oggetti collegati n standard aziendali e norme metodologiche n il documento di fase 3 n specifiche per lattivazione dellinformativa al cittadino n sulla base di accordi previsti: - prodotti in uscita dalla fase precedente - accettazione formale del committente per il documento della fase precedente n kit di intervento di manutenzione (se previsto tale servizio) PRODOTTI IN INGRESSO E-WORK FASE 4 - Attività di realizzazione - Generalità della Fase

100 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-100 n base dati delliter (scheda elettronica delliter) n aggiornamenti delle tabelle di sistema n manuale utente (obbligatorio) n documentazione tecnica dei programmi n scheda di progetto (obbligatorio) n resoconto riunione di rilascio prodotto (obbligatorio) n comunicazione di conclusione attività (obbligatorio) n attestato di conformità (obbligatorio) PRODOTTI IN USCITA E-WORK FASE 4 - Attività di realizzazione - Generalità della Fase

101 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-101 Nella scheda progetto devono essere indicati: n il nome del responsabile della fase n la data dinizio e di conclusione della fase n il costo in giorni/persone della fase n dati sullattività di realizzazione relative a: - MailMerge - videate - integrazione con altri ambienti - prodotti applicativi da integrare con il sistema n lelenco dei servizi E-WORK FASE 4 - Attività di realizzazione - Generalità della Fase

102 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-102 Nellambito di questa fase sono previste le seguenti attività: nrealizzazione dei modelli di documenti con lelaboratore testi ncreazione delle videate ncreazione della Base Dati specifica del procedimento nassegnazione delle attività ai lati del grafo ninserimento del grafo delliter e dellelenco dei servizi nel sistema ncostruzione della Base Dati specifica del procedimento neventuale attivazione dellinformativa E-WORK FASE 4 - Attività di realizzazione

103 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-103 FUNZIONALITA DEL SISTEMA AUTORE nAssociazione lati-attività del grafo secondo le caratteristiche peculiari di ogni attività. Per ogni prodotto software applicativo vengono inseriti i parametri richiesti. nInserimento delliter e definizione dei servizi nelle tabelle di sistema INFORMATIVA nInserimento delle informazioni E-WORK FASE 4 - Attività di realizzazione

104 FONDAMENTI DI INFORMATICA III A4-104 Fasi finali di questa fase: nriunione con i singoli responsabili delle attività della fase nvalutazione dellidoneità alla trasmissione al committente della comunicazione di fine lavori nrimozione di ogni conflitto o non idoneità nproduzione del resoconto della riunione, a cura del responsabile di progetto, per la Registrazione della Qualità del progetto stesso naccettazione formale del documento da parte del committente E-WORK FASE 4 - Attività di realizzazione - Generalità della Fase