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Marcella Mulazzani1 Il project management Appunti delle lezioni di: Marcella Mulazzani Dipartimento di Scienze Aziendali Facoltà di Economia di Firenze.

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1 Marcella Mulazzani1 Il project management Appunti delle lezioni di: Marcella Mulazzani Dipartimento di Scienze Aziendali Facoltà di Economia di Firenze

2 Marcella Mulazzani2 PROGETTO PROBLEMA INNOVAZIONE CAMBIAMENTO es. capostipite progetto Polaris Marina USA progetto Apollo NASA

3 Marcella Mulazzani3 Una definizione Il project è unidea, un budget, un calendario - Iniziative originali trasversali - Risorse – risultati – tempi determinati

4 Marcella Mulazzani4 PROGETTO Problema Obiettivi Campo intervento Committente Ipotesi soluzioni Fattibilità Risorse necessarie disponibili Formalizzazione progetto sottoprogetti Realizzazione

5 Marcella Mulazzani5 COSA SI DEVE FARE? DA CHI? CON CHE COSA? QUANDO? COME? A QUALE COSTO?

6 Marcella Mulazzani6 1.Definire il problema che deve essere risolto 2.Definire la fattibilità del progetto 3.Definire tempi, fasi e modalità di realizzazione del progetto 4.Individuare le risorse necessarie e disponibili per la realizzazione del progetto 5.Negoziare con la committenza e gli attori del progetto obiettivi e modalità di realizzazione dello stesso COMPITI DEL PROJECT MANAGER PUBBLICO

7 Marcella Mulazzani7 6.Coordinare le attività del gruppo di progetto 7.Informare gli attori del progetto sullo stato di avanzamento 8.Prendere le decisioni opportune in modo che gli obiettivi del progetto siano realizzati 9.Negoziare le risorse necessarie allo sviluppo del progetto 10.Controllare la realizzazione del progetto COMPITI DEL PROJECT MANAGER PUBBLICO

8 Marcella Mulazzani8 I compiti precedentemente elencati non sono generalmente assicurati da una sola persona, ma sono svolti dai project manager (di solito due o tre) che gestiscono il progetto

9 Marcella Mulazzani9 LE RESPONSABILITA DEL PROJECT LEADER 1.Conseguire gli obiettivi finali ed intermedi del progetto concordati con la committenza 2.Realizzare il progetto rispettando tempi e costi definiti in sede di studio preliminare di fattibilità 3.Coinvolgere i componenti del gruppo di progetto, gli utenti, gli altri attori interessati 4.Utilizzare al meglio le risorse umane, strumentali e finanziarie messe a disposizione dallente 5.Avvertire la committenza se appaiono non rispettabili gli obiettivi, i tempi e i costi del progetto 6.Raccomandare la cessazione del progetto se gli obiettivi non possono essere realizzati, formulare nuove ipotesi o modifiche del progetto

10 Marcella Mulazzani10 LE REGOLE DEL GIOCO PER UN PROGETTO Tutte le decisioni inerenti il progetto fanno capo al project leader, in particolare: 1.Il project leader indica il gruppo di progetto e decide sulla sua composizione per tutta la durata del progetto; 2.Il project leader ha il diritto di risolvere tutte le forme di conflitto che possono mettere in pericolo la vita del progetto; 3.Il project leader può promuovere miglioramenti tecnici e organizzativi utili allo sviluppo del progetto

11 Marcella Mulazzani11 LE REGOLE DEL GIOCO PER UN PROGETTO 4.Il project leader ha il diritto di negoziare risorse con tutte le unità operative per convogliarle sul progetto 5.Il project leader partecipa a tutti i momenti decisionali che possono influire alla vita del progetto 6.Il project leader decide in merito alle consulenze o supporti tecnici necessari al progetto 7.Il project leader ha piena autonomia rispetto alla programmazione operativa del progetto 8.Amministra il budget di spesa e determina le scadenza

12 Marcella Mulazzani12 ABILITA DEL PROJECT MANAGER I project manager assolvono i loro compiti avvalendosi di specifiche competenze, in particolare devono essere dotati di abilità: tecniche: conoscenze di base delle diverse discipline interessate alla realizzazione del progetto; gestionali: conoscenze di programmazione e controllo, confidenza con i sistemi informatici; relazionali: capacità di negoziare, esperienza di gestione dei conflitti, capacità di coordinamento e di leadership, capacità di conduzione di gruppi di lavoro; soluzione dei problemi

13 Marcella Mulazzani13 PROCESSO DI STUDIO E REALIZZAZIONE DI UN PROGETTO DECISIONI (per passare alla fase successiva) a)FORMULAZIONE DEL PROBLEMA (definizione obiettivi, campo di intervento, individuazione committenza) b)STUDIO PRELIMINARE DI FATTIBILITA (ipotesi di soluzione, condizioni e risorse necessarie, progetto prototipo c)PROGRAMMAZIONE OPERATIVA (formalizzazione progetto, identificazione sottoprogetti e attività d)REALIZZAZIONE messa allORDINE DEL GIORNO del problema a livello decisorio AVVIO del progetto (incarico da parte dellorgano competente) DELIBERAZIONE E PROGRAMMAZIONE (attribuzione ruoli operativi) STATI DI AVANZAMENTO VARIANTI (approvazione) RILASCIO (collaudo e passaggio in esercizio del progetto) FASI TEMPORALI

14 Marcella Mulazzani14 ATTIVITA TRASVERSALI: CONTROLLO E NEGOZIAZIONE Lattività di controllo comprende sia il monitoraggio dei tempi e delle scadenze stabilite per le varie attività, sia lattività di continua verifica degli obiettivi del progetto, sia la valutazione dei risultati e delle prestazioni dei soggetti coinvolti. Lattività di negoziazione riguarda la gestione dei rapporti con la committenza esterna, con la committenza interna o con la direzione dellente, coi componenti il gruppo di progetto

15 Marcella Mulazzani15 a) FORMULAZIONE DEL PROBLEMA Sommario-tipo di una nota di presentazione dellipotesi preliminare di intervento: 0. TITOLO 1.OGGETTO (definizione del problema) Esiste un problema? Quale? Delimitazione del campo di intervento Obiettivo/i e finalità Obiettivi intermedi (strumentali) Priorità Risorse umane, finanziarie e tecniche da attivare Quali conseguenze se non si interviene, se si interviene… …….

16 Marcella Mulazzani16 FORMULAZIONE DEL PROBLEMA (segue) 2. SOGGETTI (individuazione della committenza/e) (attori o destinatari) Destinatari finali (utenti e utilizzatori del progetto Strutture e figura/e dellente da coinvolgere prioritariamente Risorse umane da attivare (operatori coinvolti e operatori interessati) Committenza interna Committenza esterna

17 Marcella Mulazzani17 b) STUDIO PRELIMINARE E DI FATTIBILITA 1.Committenza 2.Obiettivi dello studio 3.Rilevazione e diagnosi della situazione organizzativa 4.Ipotesi di soluzione 5.Risorse per il progetto 6.Fattibilità tecnica 7.Valutazioni di convenienza

18 Marcella Mulazzani18 DOMANDE DI CONTROLLO PER INQUADRARE LO STUDIO DI FATTIBILITA DI UN PROGETTO Gli obiettivi sono stati esplicitati? Quali risultati si vogliono raggiungere? Qual è lobiettivo finale? Quali sono gli obiettivi intermedi? Chi richiede e/o promuove lintervento che è stato individuato? A chi è destinato lo studio? Le motivazioni (legge, efficienza, efficacia, ecc.) sono state evidenziate?

19 Marcella Mulazzani19 c) FORMALIZZAZIONE DELLA DECISIONE DI FARE IL PROGETTO Latto di approvazione del progetto è di solito formato da una delibera che sintetizza e riporta in allegato lo studio di fattibilità, e/o la programmazione operativa del progetto. Esso serve a due scopi: 1.mettere il capo progetto nelle condizioni di disporre dei poteri decisionali necessari per la realizzazione del progetto; 2.comunicare allinterno ed allesterno dellorganizzazione la decisione del progetto (unidea, un budget, un calendario)

20 Marcella Mulazzani20 ELEMENTI FONDAMENTALI DELLA DELIBERA DI UN PROGETTO: Richiamo della normativa esterna e interna di riferimento; Sintesi delle esigenze a cui risponde il progetto; Indicazione dei risultati intermedi e finali attesi; Determinazione delle risorse dedicate; Indicazione dei tempi e della data di consegna; Indicazione del capo progetto, del gruppo di progetto, delle modalità di controllo e di resa dei conti alla committenza; Esplicita approvazione dello studio di fattibilità allegato alla deliberazione delega al capo progetto di procedere alla pianificazione operativa.

21 Marcella Mulazzani21 S.A.R.P. La strutturazione delle attività e delle responsabilità per progetto La strutturazione del progetto consiste in una scomposizione dello stesso nelle sue parti fondamentali attraverso: lidentificazione dei compiti e delle responsabilità specifiche; lidentificazione delle interfacce e degli eventi che costituiscono i punti intermedi di controllo.

22 Marcella Mulazzani22 La Strutturazione delle Attività e delle Responsabilità del Progetto (S.A.R.P.) è utilizzata per la pianificazione dei progetti innovativi interni aventi un diretto impatto sullorganizzazione. La S.A.R.P. è definita come la rappresentazione grafica della scomposizione logica in moduli e sottomoduli elementari del progetto, previa analisi, fase per fase, delle attività necessarie che vengono organizzate con criteri di gerarchica ed integrazione rispetto agli obiettivi ed ai sotto-obiettivi. Per ciascuna fase e attività viene inoltre indicato, con riferimento a che cosa deve essere fatto, chi deve agire, cioè i ruoli di responsabilità

23 Marcella Mulazzani23 d) REALIZZAZIONE Problemi tecnici Alcune realizzazioni devono essere necessariamente realizzate prima di altre, per motivi tecnici; Precedenze logiche Alcune applicazioni richiedono come pre- requisito il buon funzionamento di altre; Scadenze particolari Cambio della committenza, elezioni, ecc.; Attesa per il nuovo progetto e certezza delle risorse Esistenza di una effettiva esigenza (convenienza e gioco degli attori interessati).

24 Marcella Mulazzani24 RAPPORTO FINALE DI PROGETTO Titolo/Cantiere/Gruppo di progetto Presentazione (contesto ambientale e sintesi del progetto) Gli obiettivi (incisività del cambiamento proposto) La committenza Le strutture ed i soggetti coinvolti (aree dellorganizzazione interessate) Le attività previste/realizzate e le risorse utilizzate Le criticità e i punti di forza (fattori di successo e di blocco) ALLEGATI TECNICI


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