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Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI.

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Presentazione sul tema: "Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI."— Transcript della presentazione:

1 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 LA DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI E LE NUOVE OPPORTUNITÀ DEL CODICE DELLA PA DIGITALE DAL PROTOCOLLO INFORMATICO ALLA GESTIONE DOCUMENTALE E DEI FLUSSI DOCUMENTALI ESPERIENZE, RIFLESSIONI E STRATEGIE DEL COMUNE DI PADOVA Ing. Francesco Manzoni Comune di Padova

2 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 Il Comune di Padova Superficie: ………………… Ha Abitanti: ……………………… Dipendenti: ……………………… Bilancio: …………… Spesa ICT: Struttura informatica n. 40 addetti n posti di lavoro n. 45 servers n. 35 sedi collegate in rete n. 140 applicazioni n telefoni n. 10 centralini interconnessi

3 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 ADOZIONE NEL 2003 DI UNA NUOVA PROCEDURA INFORMATICA Le condizioni contingenti: Linsostenibilità dellarchitettura client-server. Le scadenze del D.P.R. 445/2000 e la necessità di avere una applicazione informatica ad esso coerente. Gli obiettivi di fondo Operare un cambiamento per: recuperare una corretta cultura di protocollazione e archivistica. impostare correttamente le premesse per una efficace gestione dei documenti e dei procedimenti.

4 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 Lamplificazione successiva del controllo sul documento ProtocolloIdentificazione Gestione documentaleReperibilità Gestione dei flussi documentali Tracciabilità Controllo del procedimento LA STRATEGIA REALIZZATIVA PERCORSI E OBIETTIVI

5 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 LE CRITICITÀ CONCETTUALI La cultura della corretta protocollazione cosa protocollare, cosa non protocollare … i protocolli interni … i repertori speciali … La cultura della corretta classificazione prerequisito per una corretta archiviazione: il nuovo Titolario il manuale di Gestione La cultura della corretta generazione dei documenti … il fascicolo comprende i documenti prodotti nel corso del trattamento di un unico affare... la monotematicità come prerequisito per: lefficacia dellazione organizzativa lefficacia della attività di archiviazione.

6 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 LE SCELTE ORGANIZZATIVE INIZIALI Tracciamento del documento fino al punto dinizio del procedimento. Contestualmente alla fase di registrazione e segnatura di protocollo, si eseguono anche le operazioni di classificazione del documento e di assegnazione al settore di competenza. Il percorso del documento viene quindi tracciato dallufficio protocollo alla segreteria del settore di competenza. ( … solo alcuni settori più organizzati e sensibili tracciano anche la successiva assegnazione al responsabile del procedimento amministrativo …) Le motivazioni contenere il numero degli attori partecipanti per meglio gestire lavviamento del processo di gestione documentale mantenere il paradigma della posta che arriva in segreteria e viene assegnata dal caposettore per offrire un percorso di evoluzione graduale senza traumi e soluzioni di continuità verso la gestione documentale

7 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 GLI INTERVENTI FORMATIVI EFFETTUATI N.1 incontro con i dirigenti per sensibilizzare sulla necessità di dotarsi di razionali sistemi per la gestione e conservazione dei documenti e per il miglioramento della complessa organizzazione del Comune. Serie di corsi di 30 ore su archivio e protocollo per 170 dipendenti. N.17 corsi di 4 ore sulla applicazione informatica per 215 dipendenti. N.1 incontro con i dirigenti preliminare allavviamento della applicazione.

8 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 LE CRITICITÀ ORGANIZZATIVE E APPLICATIVE AFFRONTATE La protocollazione in giornata: il registro di emergenza; la raccolta dei plichi fuori orario dufficio. La gestione dei documenti informatici: chi provvede allaccertamento di autenticità e integrità; come farli circolare allinterno dellEnte. Le dotazioni tecnologiche individuali: aggiornamento dei browsers; requisiti per dotarsi anche di una stampante di etichette di segnatura. Le applicazioni gestionali che utilizzano il dato numero di protocollo: quando serve integrare; quali le modalità di integrazione.

9 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 LE CRITICITÀ ORGANIZZATIVE E APPLICATIVE ANCORA APERTE La gestione di un organigramma che cambia … - ruoli e persone. La fascicolazione: - convivenza di unottica archivistica con le esigenze di una gestione documentale al servizio delle business rules dei processi aziendali; - documenti presenti in più fascicoli (documenti con competenze multiple …); - documenti con classificazione diversa da quella del fascicolo; - effettuata solo da alcuni settori più organizzati e sensibili che ne hanno la cultura. La dematerializzazione del documento: - acquisizione ottica dellimmagine dei documenti: - perché, quando, da parte di chi, cosa acquisire con uno scanner; - il codice dellamministrazione digitale, art.38 c.1-2: 1. Le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente decreto e le regole tecniche di cui allart Fermo restando quanto previsto dal comma 1, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio delleconomicità. - la strategia adottata.

10 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 ALLA FINE DEL 2004 DOPO 18 MESI... Lapplicazione era avviata; i soliti problemi di adozione erano stati rimossi. Era anche attiva una sorta di interoperabilità con un altra applicazione. I cosiddetti protocolli di settore erano stati completamente eliminati. Si assisteva piuttosto ad un aumento dei documenti protocollati (da una previsione di , a ) molto probabilmente per i seguenti motivi: la nuova e più corretta sensibilità alla protocollazione determinata dalla attività di formazione. E, nel dubbio se protocollare o meno, magari si esagera per eccesso … il permanere allinterno del Comune di quelle consuetudini e comportamenti che, se acriticamente conservati, determinano un aumento inutile della attività di protocollazione. Tali criticità sono attenuabili con opportuni interventi di formazione e di semplificazione dei procedimenti interni.

11 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 Il sistema di gestione documentale Persone Competenze Ruoli Attività Procedimenti Fascicoli Documenti Norme Ente Cittadini Tecnologia Astrazione Modellazione

12 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 CHE COSA ABBIAMO INVECE CAPITO Luniverso dei documenti di un Ente non è costituito solo da documenti protocollati cioè da: documenti in entrata ed uscita dallEnte documenti a circolazione interna con valenza giuridico-amministrativa ma anche da: documenti dei repertori speciali documenti senza valenza giuridico-amministrativa ma comunque necessari (… o utili …) per lo svolgimento del procedimento. Il protocollo informatico mappa solo un sottoinsieme dei documenti interessati dalla gestione documentale.

13 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 Occorre un sistema per la gestione documentale al quale possa anche essere integrato un sistema di protocollazione per i documenti che lo necessitano. Il sistema di gestione documentale deve segnalare dove è il documento, chi è in possesso del documento, in quale fascicolo si trova. La fascicolazione è propria della gestione documentale e non della protocollazione. E la gestione dei flussi documentali come accede correttamente e univocamente ai documenti? Che attributi vi deve trovare per collocarli correttamente allinterno di un procedimento? Il documento deve quindi essere accessibile secondo vari punti di vista. CHE COSA ABBIAMO INVECE CAPITO

14 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 Una piattaforma sulla quale vengono archiviati e gestiti documenti provenienti dalle diverse aree dellorganizzazione; tali documenti sono aggiornati, integrati e consolidati dai sistemi di carattere operativo per supportare tutte le applicazioni di supporto ai procedimenti Occorre forse un approccio top-down e non bottom-up? Quanto finora esposto non assomiglia a una specie di DATAWAREHOUSE? Proviamo a sostituire nella definizione di datawarehouse del Gartner Group la parola dati con documenti e la parola decisioni con procedimenti. CHE COSA ABBIAMO INVECE CAPITO CHE VE NE PARE?

15 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 CHE COSA ABBIAMO FATTO NEL 2005 IL PRODOTTO Ricerca di mercato di opportune soluzioni di gestione documentale coerenti con le caratteristiche e le esigenze illustrate (… che cosa abbiamo capito…). Ne abbiamo identificate alcune (meno delle dita di una mano,,,) e a breve le metteremo in competizione. LA GESTIONE DOCUMENTALE La gestione documentale è unesigenza prioritaria: quindi si deve procedere all estensione della gestione documentale a tutto lorganigramma. LA DEMATERIALIZZAZIONE Temporaneo accantonamento della identificazione di corrette modalità e soluzioni per la scansione dei documenti; la carta va eliminata non con la scansione, ma forzando allorigine la generazione informatica dei documenti e considerando uneccezione la scansione.

16 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 ALTRI COMMITMENTS ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA Outsourcing? GESTIONE DEI FLUSSI PROCEDIMENTALI Pianificazione dellevoluzione alla Gestione dei Flussi Procedimentali attraverso la formazione ad una corretta cultura di fascicolazione Temporaneo accantonamento della identificazione di una precisa soluzione perché: le procedure gestionali più importanti e strategiche dellEnte sono già informatizzate e di fatto ne gestiscono già il flusso (le regole del procedimento sono già cablate nelle applicazioni informatiche). le rimanenti procedure sono relativamente semplici, anche se numerose (insieme di fasi serializzate, con singoli o pochi operatori che devono approvare…), ladozione di tecniche di intelligent document può essere una soluzione?. PROVOCAZIONE Quanti enti locali (Comuni, Provincie, ecc…) possono permettersi i costi e le risorse umane da formare e da dedicare a un Work Flow Management System?

17 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 CONCLUSIONI Avviare il percorso dal protocollo informatico, alla gestione documentale, alla gestione dei flussi documentali è unoperazione delicata e complessa. Va pianificata con gradualità per non mettere in crisi tutto lEnte. Non è solo una operazione tecnologica, ma unoperazione culturale che deve assegnare alla formazione un ruolo fondamentale. Il protocollo informatico non è una procedura abilitante alla gestione documentale. La gestione documentale non si sviluppa dalla protocollazione. La protocollazione deve essere integrabile con la gestione documentale Entrambe le applicazioni costituiscono unoccasione irripetibile per rivedere e mettere a punto i processi organizzativi dellEnte e le modalità di archiviazione dei documenti prodotti e/o gestiti.

18 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre Lattenzione al presente Per svolgere meglio il proprio ruolo di amministrazione/servizio la P.A. deve stare al passo con la società che cambia. Le tecnologie/metodologie raggruppate sotto il termine di e-government, sono abilitanti alla partecipazione della P.A a una società che evolve rapidamente verso una società digitale. MESSAGGI DA CONDIVIDERE 2. Lattenzione al futuro Per trasferire alle future generazioni una corretta identità e memoria della attuale società, bisogna ri-fondare una corretta cultura della classificazione, della fascicolazione e della archiviazione.

19 Comune di Padova Dal protocollo, alla gestione documentale e dei flussi documentali © F.Manzoni Roma 7 Ottobre 2005 GRAZIE PER LATTENZIONE


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