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Progetto "Camera Total Click www.cb.camcom.it CAMERA DI COMMERCIO DI CAMPOBASSO: UN ENTE DIGITALE.

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Presentazione sul tema: "Progetto "Camera Total Click www.cb.camcom.it CAMERA DI COMMERCIO DI CAMPOBASSO: UN ENTE DIGITALE."— Transcript della presentazione:

1 Progetto "Camera Total Click CAMERA DI COMMERCIO DI CAMPOBASSO: UN ENTE DIGITALE

2 ricevendo una Menzione speciale quale una delle 37 amministrazioni pubbliche italiane ad aver attuato un piano di miglioramento che ha coinvolto diffusamente lorganizzazione e gli stakeholder e raggiunto i risultati attesi. IL CONCORSO PREMIAMO I RISULTATI La Camera di Commercio di Campobasso ha partecipato al concorso Premiamo i risultati - indetto dal Ministero per la Pubblica Amministrazione - con il progetto CAMERA TOTAL CLICK Progetto "Camera Total Click

3 725 domande di candidatura 478 piani di miglioramento gestionale ammessi alla fase realizzativa 350 piani di miglioramento gestionale conclusi 295 amministrazioni valutate positivamente 37 menzioni speciali IL CONCORSO IN NUMERI

4 Progetto "Camera Total Click" IL PROBLEMA AFFRONTATO … Eliminare la carta ossia eliminare la gestione del c.d. flusso documentale ibrido (contemporanea presenza di documenti cartacei e telematici) presente nella gestione dei flussi documentali sia in entrata che in uscita. Progetto "Camera Total Click

5 Il processo di informatizzazione e innovazione organizzativa dellEnte, iniziato nel 2005, ha portato a: adozione del sistema di protocollazione informatica utilizzo della intranet e della per le comunicazioni interne rilascio gratuito di PEC e dispositivi di firma digitale agli enti locali e associazioni di categoria utilizzo del sistema VoIP per effettuare - tramite la rete internet – telefonate e trasmissione di documenti in modalità fax decentramento dei servizi telematici camerali presso le associazioni di categoria DA DOVE SIAMO PARTITI …

6 OBIETTIVO GENERALE Implementare un sistema che faccia leva esclusivamente sulla modalità informatica per una più efficiente gestione del flusso documentale, nel pieno rispetto del Codice dellAmministrazione Digitale. Progetto "Camera Total Click

7 OBIETTIVI SPECIFICI 1.Migliorare lefficienza organizzativa e gestionale dellEnte mediante: la razionalizzazione dei costi di funzionamento connessi al processo di gestione cartacea del flusso documentale (uso della carta, del toner, delle stampanti..) linformatizzazione dei processi gestionali interni, eliminando il flusso documentale ibrido (contemporanea presenza di documenti cartacei e telematici) presente nella gestione documentale 2.Migliorare il rapporto con gli stakeholder attraverso: la riduzione dei tempi di conclusione dei procedimenti amministrativi la partecipazione ai processi gestionali, assicurando piena conoscibilità e trasparenza delle procedure amministrative

8 La prima fase del progetto è stata caratterizzata da: rilevazione e analisi del patrimonio documentale studio e analisi del flusso dei documenti e dei processi di lavoro per ciascun servizio redazione del piano di fascicolazione dell'archivio corrente di ciascun ufficio (dal cartaceo al virtuale) PRIMI PASSI Progetto "Camera Total Click

9 ATTIVITÀ REALIZZATE ALLINTERNO … adeguamento della struttura tecnico-informatica dellEnte con lintroduzione di nuovi strumenti (software per la gestione documentale, business key per la firma digitale …) organizzazione di corsi di formazione interni sullutilizzo delle nuove procedure trasformazione dei documenti cartacei in entrata in documenti digitali creazione dei documenti in uscita direttamente in formato originale digitale (ossia firmati digitalmente) implementazione della fascicolazione e archiviazione informatica documentale digitalizzazione degli atti degli organi camerali e dei dirigenti telematizzazione delle sedute di Giunta ALLESTERNO … promozione dei processi di digitalizzazione verso il territorio (rapporti con gli stakeholder, rilascio gratuito PEC, assistenza sullutilizzo dei servizi telematici per le imprese e gli enti, protocollo dintesa con la Prefettura ecc.) Progetto "Camera Total Click

10 Come si procede: Per i documenti in entrata: protocollazione e, se cartacei, trasformazione in file, assegnazione al responsabile sulla propria scrivania virtuale accessibile dalla intranet camerale, fascicolazione e archiviazione Per i documenti in uscita: creazione in formato digitale, apposizione della firma digitale, protocollazione, fascicolazione, archiviazione e invio allesterno tramite ordinaria, PEC o fax virtuale Per le determinazioni dei dirigenti e le deliberazioni di Giunta e Consiglio: redazione in formato elettronico, sottoscrizione con firma digitale, conservazione in formato digitale Per i documenti interni: gestione esclusivamente in formato digitale Per gli ordinativi di incasso e i pagamenti: creazione in formato elettronico, sottoscrizione digitale, inoltro telematico agli istituti di credito. LA DIGITALIZZAZIONE Progetto "Camera Total Click

11 GLI AMMINISTRATORI CHIAMANO IL PERSONALE RISPONDE A partire dal 28 ottobre 2009 la Giunta si riunisce in modalità telematica. Ciascun componente visiona direttamente dal proprio PC tutti i documenti inerenti lordine del giorno fissato. Non si procede più alla stampa. La digitalizzazione dellEnte ha coinvolto tutto il personale, rimettendo in gioco procedure e modalità organizzative che hanno richiesto un grande impegno a tutta la struttura per raggiungere i livelli attuali di informatizzazione. Gli amministratori – che hanno fortemente voluto la modernizzazione dellente – sono i primi ad utilizzare i nuovi strumenti digitali: delibere di giunta e consiglio sono gestite - dalle riunioni alla firma dei verbali - in modalità completamente informatica, come anche le determinazioni dei dirigenti. Progetto "Camera Total Click

12 IL PUNTO DI NON RITORNO A partire dal 4 marzo 2009 la posta in arrivo non viene più stampata e consegnata agli uffici. Il personale è tenuto a consultare e utilizzare il sistema informatico di gestione documentale. Una tappa fondamentale nel processo di digitalizzazione della Camera di Commercio è stata il 9 settembre Da allora le comunicazioni dellEnte verso altre pubbliche amministrazioni vengono inviate via PEC. I relativi documenti sono firmati digitalmente, nel pieno rispetto di quanto previsto nel Codice dellAmministrazione digitale. Progetto "Camera Total Click

13 RISULTATI RAGGIUNTI

14 Progetto "Camera Total Click RISULTATI RAGGIUNTI

15 Progetto "Camera Total Click RISULTATI RAGGIUNTI

16 Riduzione dei costi: abbattimento dei costi per la stampa e la duplicazione dei documenti (carta, toner, stampanti, buste..) riduzione dei costi di spedizione (posta ordinaria, posta raccomandata con A.R.…) riduzione costi di conservazione materiale dei documenti (archivi corrente, di deposito, raccoglitori, scaffali) riduzione spese di facchinaggio Riduzione del spese di personale addetto alla gestione documentale cartacea 20% 44% 10,46% 58% 100% Progetto "Camera Total Click RISULTATI RAGGIUNTI

17 Progetto "Camera Total Click" di lavoro delle pratiche amministrative 45% di ricerca dei documenti 60% dei costi di gestione delibere organi camerali 43% Riduzione dei tempi: RISULTATI RAGGIUNTI Progetto "Camera Total Click

18 miglioramento del comfort dellambiente di lavoro (le scrivanie dei singoli dipendenti sono meno ingombre di carta e documenti) più tempo disponibile per altre funzioni del personale precedentemente addetto alla gestione cartacea dei documenti implementazione delluso della intranet 100% 40% 96% Più spazio e più tempo: RISULTATI RAGGIUNTI Progetto "Camera Total Click

19 CRITICITA problemi connessi alla sperimentazione e implementazione del software e alla revisione delle procedure difficoltà di interagire con unutenza esterna non ancora pronta ad accettare e condividere il cambiamento. Le maggiori criticità si sono registrate sia per linvio con PEC, che non tutti gli enti utilizzano, e sia per la difficoltà dovute allutilizzo della firma digitale.

20 Sottoscrizione, con firma digitale, del protocollo dintesa tra la Camera di Commercio e la Prefettura di Campobasso. LEnte Camerale affiancherà lUfficio del Governo nel: percorso di informatizzazione della PA che opera nel territorio provinciale. organizzazione di azioni di informazione e formazione ai soggetti pubblici interessati sulle modalità di utilizzo della firma digitale e degli altri strumenti telematici. La comunicazione tra i due Enti avviene esclusivamente in via telematica tramite lutilizzo della PEC. UN NUOVO RUOLO SUL TERRITORIO Progetto "Camera Total Click

21 DICONO DI NOI …

22 Progetto "Camera Total Click" Progetto "Camera Total Click Per aver migliorato la performance complessiva della amministrazione raggiungendo risultati significativi nella riduzione dei costi di funzionamento. 8 giugno 2010: il Premio dei Premi Con questa motivazione il Presidente della Repubblica, Giorgio Napolitano ha consegnato il Premio dei Premi nelle mani di Lorella Palladino, Segretario Generale della Camera di Commercio di Campobasso. Nella Giornata dellInnovazione sono state premiate 28 esperienze di innovazione, di cui soltanto 3 nella pubblica amministrazione e le rimanenti nell'industria, nei servizi e nel terziario.

23 Progetto "Camera Total Click" Progetto "Camera Total Click Innovare la PA? Si può fare!


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