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I CONTROLLI. 2 Attuazione e gestione dei Programmi Operativi Autorità di Gestione Autorità di Certificazione Istituzioni scolasticheUSR Autorità di Audit.

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1 I CONTROLLI

2 2 Attuazione e gestione dei Programmi Operativi Autorità di Gestione Autorità di Certificazione Istituzioni scolasticheUSR Autorità di Audit I soggetti coinvolti nellattuazione e gestione dei PO ANSASINVALSI Assistenza tecnica Ministero dellIstruzione, dellUniversità e della Ricerca

3 3 Autorità di Gestione Autorità di Certificazione Istituzioni scolastiche USR Effettua i controlli di I livello Producono le certificazioni di spesa Autorità di Audit Effettua i controlli di II livello Effettua dei controlli a campione Supporta lAdG per i controlli di I livello in loco I controlli – Larchitettura del sistema: le funzioni chiave

4 4 PRODUCONO LE CERTIFICAZIONI DI SPESA E LE INSERISCONO NEL SISTEMA INFORMATIVO ATTRAVERSO IL SISTEMA INFORMATIVO "GESTIONE FINANZIARIA" VERIFICA: La tipologia delle spese La ripartizione della spesa La corrispondenza tra gli importi imputati e la scansione dei mandati di pagamento inserita dalle istituzioni scolastiche nelle CERT ATTRAVERSO IL SISTEMA INFORMATIVO "GESTIONE INTERVENTI VERIFICA: per il FSE La registrazione delle presenze /assenze dei corsisti La presenza del calendario del percorso formativo per il FESR La corrispondenza, a conclusione del progetto, tra gli ACQUISTI indicati nel verbale di collaudo e la MATRICE acquisti Istituzioni scolastiche I controlli di I livello desk - Larchitettura del sistema: il dettaglio delle operazioni Autorità di Gestione/A.T. EFFETTUA IL CONTROLLO SUL 100% DELLE CERTIFICAZIONI Attività

5 5 Autorità di Gestione Istituzioni scolastiche USR Producono le certificazioni di spesa e le inseriscono nel sistema informativo Controllo di I livello desk Listituzione scolastica visualizza sul sistema informativo "Gestione Finanziaria lo stato positivo associato alla CERT controllata I controlli di I livello desk - Larchitettura del sistema: il dettaglio delle operazioni A.1 Verifica positiva Viene validata la Certificazione attraverso un flag sul sistema informativo A.2 Verifica con sospensiva LAdG/A.T. assegna sul sistema informativo lo stato sospeso alla certificazione Certificazione validata Avvio del processo Dallo svolgimento del controllo non emergono anomalie/irregolarità Dallo svolgimento del controllo emergono anomalie/irregolarità Listituzione scolastica visualizza sul sist informativo "Gestione Finanziaria lo stato sospeso associato alla CERT controllata Sistema Informativo

6 6 Autorità di Gestione Istituzioni scolastiche USR I controlli di I livello desk - Larchitettura del sistema: il dettaglio delle operazioni Se contattate dallAdG e/o A.T. apportano le misure correttive richieste Comunicazione chiarimenti da fornire misure correttive da adottare Forniscono all'AdG la documentazione integrativa atta a sanare la causa di anomalia, se presente Dallo svolgimento del controllo emergono anomalie/irregolarità Anomalie facilmente risolvibili Presunte irregolarità Sistema Informativo Anomalia Risolta Anomalia NON risolta Controllo di I livello desk Attivazione USR

7 7 Autorità di Gestione Istituzioni scolastiche USR I controlli di I livello desk - Larchitettura del sistema: il dettaglio delle operazioni Esito negativo Avvia la procedura di rettifica e/o recupero della spesa Effettua accertamenti supplementari per la verifica dei casi di inammissibilità Fornisce all'AdG gli esiti degli accertamenti supplementari richiesti Esito positivo Inserisce nella CERT controllata lesito positivo Contattate dallUSR apportano le misure correttive richieste Forniscono agli USR e/o all'AdG la documentazione integrativa atta a sanare la causa di inammissibilità, se presente Sistema Informativo Listituzione scolastica provvede ad effettuare le rettifiche necessarie e/o a restituire gli importi non ammissibili Attivazione USR A.1 Verifica positiva Viene validata la Certificazione attraverso un flag sul sistema informativo

8 8 AUTORITA di GESTIONE USR ISTITUZIONE SCOLASTICASISTEMA INFORMATIVO Su richiesta dell'A.d.G lUSR INDIVIDUA I FUNZIONARI USR ADDETTI AI CONTROLLI e ne trasmette lelenco CONTROLLI DI I LIVELLO DESK CONTROLLO SUL 100% DELLE CERTIFICAZIONI CONTROLLI DI I LIVELLO ACQUISISCE LE CERTIFICAZIONI DI SPESA PRODUCE E INSERISCE NEL SISTEMA LE CERTIFICAZIONI DI SPESA ESTRAE IL CAMPIONE DELLE CERTIFICAZIONI DA CONTROLLARE (2 VOLTE LANNO) CONTROLLI DI I LIVELLO IN LOCO CONTROLLO SU UN CAMPIONE DEL 10% ANNUO dellimporto certificato Recepisce in un Decreto del Direttore Generale l'elenco dei funzionari USR addetti ai Controlli ASSOCIA AD OGNI FUNZIONARIO PREPOSTO UNA LISTA DI CERTIFICAZIONI e invia le attribuzioni all'A.d.G che formalizza l'incarico. I CONTROLLORI ESTRAE IL CAMPIONE DELLE CERTIFICAZIONI DA CONTROLLARE (2 VOLTE LANNO) FORMALIZZA GLI INCARICHI I controlli di I livello in loco - Larchitettura del sistema: il dettaglio delle operazioni

9 9 ACQUISISCE LESITO POSITIVO DEL CONTROLLO VERIFICA LA RESTITUZIONE DEGLI IMPORTI E ASSEGNA LO STATO POSITIVO ALLA CERTIFICAZIONE FORNISCE AL CONTROLLORE TUTTA LA DOCUMENTAZIONE RICHIESTA CONTROLLI DI I LIVELLO IN LOCO AUTORITA di GESTIONE USR ISTITUZIONE SCOLASTICA SISTEMA INFORMATIVO PREAVVISA LISTITUZIONE SCOLASTICA EFFETTUA IL RIMBORSO DISPOSTO DALLUSR ON LINE B. 2 Verifica con SOSPENSIVA: SEGNALA ALLIS LANOMALIA RISCONTRATA B.3 Verifica NEGATIVA: VERBALIZZA LESITO NEGATIVO INDICA LE IRREGOLARITA E QUANTIFICA LA SPESA DA RECUPERARE MODIFICA LE CERT SUL SISTEMA INFORMATIVO CHIEDE LO SBLOCCO DELLA CERTIFICAZIONE ED APPORTA LE MODIFICHE e/o INTEGRAZIONI CONCORDATE CON CONTROLLORE/USR/AdG B.1 Verifica POSITIVA: VERBALIZZA LA REGOLARITA DELLA SPESA E DELLE PROCEDURE EFFETTUA IL CONTROLLO IN LOCO E REDIGE UN VERBALE PER OGNI CERT PONE LA CERTIFICAZIONE IN PREPARAZIONE PER CONSENTIRE LA RETTIFICA DELLIS Ulteriore verifica Esito Positivo Esito Negativo I controlli di I livello in loco - Larchitettura del sistema: il dettaglio delle operazioni

10 10 ATTUAZIONE DEI CONTROLLI IN LOCO ISTITUTI SCOLASTICI CAMPIONATI1.325 OPERAZIONI CAMPIONATE: 1.940PARI A OPERAZIONI CONTROLLATE: 1.681PARI A DI CUI: CIRCA OPERAZIONI HANNO AVUTO ESITO POSITIVO IMMEDIATO CIRCA 300 OPERAZIONI NON HANNO AVUTO ESITO POSITIVO IMMEDIATO PER 30 OPERAZIONI E STATO PREDISPOSTA LA RESTITUZIONE DELLE SPESE INAMMISSIBILI OVVERO OLTRE EURO VISITE ISPETTIVE: 80 DISPOSTE SULLA BASE DI SEGNALAZIONI/ESPOSTI

11 11 ERRORI E INADEMPIENZE RICORRENTI NEI CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO DESK Gestione finanziaria (interventi FSE e FESR ) assenza parziale o totale del codice di progetto sui mandati di pagamento relativi ad una determinata certificazione; incongruenza tra la somma dei mandati allegati e limporto dichiarato certificato; incongruenza tra il periodo a cui fa riferimento la CERT e le date inserite su uno o più mandati relativi alla CERT; assenza di mandati allegati alla CERT (mandati illeggibili e/o inserimento di altra documentazione); assenza di specifica descrizione, in presenza di mandati di pagamento cumulativi, per lindividuazione dellesatta imputazione della spesa al progetto di riferimento; fatture, o altra documentazione probatoria della spesa, non allegate al modello REND;

12 12 ERRORI E INADEMPIENZE RICORRENTI NEI CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO DESK Gestione interventi (FSE aspetti amministrativi) assenza dei verbali delle riunioni del GOP, ove previsto; assenza, nei verbali del GOP, del riferimento al codice di progetto; verbali del GOP incompleti - ogni verbale deve contenere: i presenti, lo.d.g., le decisioni prese e lorario di inizio e fine della riunione; assenza degli allegati relativi al bando di selezione degli esperti; assenza dellindicazione dei criteri di valutazione nei bandi di selezione; registrazioni incomplete o assenti delle presenze; assenza dellindicazione del rappresentante della ditta fornitrice nel verbale di collaudo (FESR);

13 13 ERRORI E INADEMPIENZE RICORRENTI NEI CONTROLLI DI PRIMO LIVELLO IN LOCO non corretta gestione degli archivi documentali dei progetti; non perfetta rispondenza dellindividuazione dei criteri per la selezione degli esperti rispetto alla normativa di riferimento (progetti FSE); non perfetta rispondenza delle procedure di individuazione delle ditte fornitrici di beni e servizi rispetto alla normativa di riferimento; presenza di casi di incompatibilità tra incarichi istituzionali e quelli previsti nellambito dei progetti (esperti, tutor e facilitatore);

14 14 RACCOMANDAZIONI PER MIGLIORARE LEFFICACIA DELLA GESTIONE LIMITARE IL NUMERO DELLE CERT: SI RITIENE CHE NE SIANO SUFFICIENTI IN TOTALE 4 LA PRIMA PER CERTIFICARE LACCONTO RICEVUTO ALLAVVIO DEL PROGETTTO, LA SECONDA E LA TERZA PER CERTIFICARE LIMPORTO FINO AL 90% DEL REND, LA QUARTA PER CERTIFICARE IL RESIDUALE 10%. LIMITARE IL NUMERO DEI MANDATI: OVE POSSIBILE, EMETTERE MANDATI CUMULATIVI PER CATEGORIA DI SPESA OMOGENEA (es.: ritenute, compensi al personale, etc…) EFFETTUARE LAUTOCONTROLLO: RAFFORZARE LE AZIONI CHE POSSANO PREVENIRE GLI ERRORI DI IMPUTAZIONE E CALCOLO

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