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Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 0 NetConsulting-InfoCamere Osservatorio sul Documento Digitale Primo Rapporto Roma, 4 aprile 2006.

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1 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 0 NetConsulting-InfoCamere Osservatorio sul Documento Digitale Primo Rapporto Roma, 4 aprile 2006

2 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 1 Eventuale gestione archivio documenti cartacei Gestione documentale e documento digitale: il perimetro di riferimento Le attività della gestione documentale Le attività della gestione documentale Documento digitale = Elemento cardine nella gestione documentale Documento digitale = Elemento cardine nella gestione documentale Acquisizione documenti e trasformazione in formato elettronico Condivisione documenti e gestione workflow Archiviazione sostitutiva documenti elettronici Distribuzione documenti a pubblici esterni Integrazione con Sistemi Informativi aziendali

3 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 2 Principali ambiti di gestione di documenti digitali Fatturazione elettronica Cedolino stipendi elettronico Posta Elettronica Certificata (PEC) Archiviazione e conservazionesostitutiva Codice dellAmministrazione Digitale

4 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 3 La normativa di riferimento per il documento digitale Fonte: NetConsulting, 2006 Normativa Cosa definisce Impatto su gestione documentale Impatto su gestione documentale D.L. 20 febbraio 2004 n. 52 Istituisce la fatturazione elettronica. Impatto elevato soprattutto nellIndustria e nel Commercio DPR n. 68 del 11/02/2005 Ufficializza la Posta Elettronica Certificata, sancisce la validità legale dei messaggi trasmessi tramite PEC Regole tecniche relative sia alle modalità di realizzazione e funzionamento della PEC per privati e imprese Decreto Legislativo 7 Marzo 2005 n. 82 Decreto Legislativo 7 Marzo 2005 n. 82 Istituisce il Codice dellAmministrazione Digitale, aggiunge alla possibilità di scambiare documenti in formato elettronico con la PA, quella di poter effettuare pagamenti con modalità informatiche Dal 1° gennaio 2006, rappresenta, per lintera PA, il punto di riferimento normativo in tema di documento digitale. Deliberazione CNIPA n. 11 del 19/02/2004 Deliberazione CNIPA n. 11 del 19/02/2004 Regola la conservazione sostitutiva dei documenti informatici. Definisce le regole tecniche da osservare per la riproduzione e conservazione dei documenti necessarie a garantirne la conformità agli originali. Rappresenta lultimo passo verso la definitiva de-materializzazione dei documenti

5 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 4 PA e aziende: tra documento cartaceo e digitale

6 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 5 Aree aziendali più critiche ed opportunità utilizzo documento digitale Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta Fonte: NetConsulting, 2006

7 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 6 PA: aree aziendali più critiche ed opportunità utilizzo documento digitale Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta Fonte: NetConsulting, 2006

8 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 7 Esigenze di gestione documentale Valori da 1: poco importante a 5: molto importante Fonte: NetConsulting, 2006 Riduzione documenti cartacei Gestione documenti digitali Gestione documenti cartacei Gestione documenti digitali Gestione documenti cartacei e digitali

9 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 8 Analisi per potenziali aree di riduzione dei flussi cartacei Fonte: NetConsulting, 2006 Potenziali aree di riduzione flussi cartacei

10 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 9 I progetti di adozione del documento digitale

11 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 10 Progetti di adozione del documento digitale Aree interessate (progetti conclusi) Aree interessate (progetti in corso) Fonte: NetConsulting, 2006

12 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 11 PA: Progetti di adozione del documento digitale Aree interessate (progetti conclusi) Fonte: NetConsulting, 2006 Aree interessate (progetti in corso) Gestione pratiche Automazione servizi demografici (Ministero Interni) Processo civile telematico (Ministero Giustizia) Conservazione cartelle cliniche (Ministero Salute)

13 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 12 Obiettivi progetti Fonte: NetConsulting, 2006

14 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 13 Gli impatti del documento digitale sulle aziende e sul Sistema Paese

15 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 14 I costi e le inefficienze della gestione documentale tradizionale in Italia nel 2005 Acquisizione documenti Acquisizione documenti Stampa/ Produzione documenti Stampa/ Produzione documenti Distribuzione documenti Distribuzione documenti Archiviazione documenti Archiviazione documenti 115 miliardi di pagine stampate, di cui 19,5 miliardi inutilizzate Costo: 287 milioni di euro allanno Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte => costo: 18 euro per documento 1 documento perduto su 20 3% dei documenti archiviati erroneamente Costo per recuperare un documento non archiviato correttamente: 120 euro Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research, %: Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attività di gestione documentale

16 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 15 I costi della gestione documentale tradizionale nella Pubblica Aministrazione Fonte: Ministero per lInnovazione e le tecnologie – Libro Bianco del Gruppo di Lavoro interministeriale per la dematerializzazione della documentazione tramite supporto digitale (Marzo 2006) PAC 110 Mln di documenti 160 Mln di registrazioni di protocollo 147 Mln di documenti archiviati dipendenti coinvolti in uffici 110 Mln di documenti 160 Mln di registrazioni di protocollo 147 Mln di documenti archiviati dipendenti coinvolti in uffici Costi 3 MLD di Euro 1.5 MLD di Euro PAL 75 Mln di documenti protocollati Gestione cedolini stipendi per 1.5 Mln di dipendenti 75 Mln di documenti protocollati Gestione cedolini stipendi per 1.5 Mln di dipendenti

17 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 16 I costi e le inefficienze della gestione documentale tradizionale in Italia nel 2005 Costi gestione documentale tradizionale Carta Stampa Copia Carta Stampa Copia Personale Archiviazione Ricerca documenti Personale Archiviazione Ricerca documenti Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT e fonti varie, Mld di Euro 70 Mld di Euro Tutte le tipologie di documenti: peso gestione documentale tradizionale su PIL: 5% Documenti contabili-amministrativi: peso gestione documentale tradizionale su PIL: 3% 42 Mld di Euro 42 Mld di Euro

18 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 17 I risparmi ottenibili: fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Risparmio 50-60% Risparmio 50-60% costi per lacquisto di carta, buste e francobolli Costi di archiviazione tempo destinato allarchiviazione ed alle successive ricerche ritardi e disguidi dallinoltro cartaceo delle fatture costi di distruzione delle fatture Fonte: NetConsulting su dati BVA (2002) e Arthur D. Little (2001) Fattura attiva 9 euro Fattura attiva 9 euro Costi: redazione della fattura invio della fattura archivio gestione degli incassi copie allegate dispute e controversie Costo fattura tradizionale Costi: ricevimento della fattura controllo e smistamento archivio gestione dei pagamenti copie allegate dispute e controversie Fattura passiva 13 euro Fattura passiva 13 euro Costo fattura elettronica Fattura attiva 4 euro Fattura attiva 4 euro Fattura passiva 9 euro Fattura passiva 9 euro

19 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 18 I risparmi ottenibili: cedolino elettronico Risparmio: 90% Fonte: NetConsulting su fonti MIT, 2006 Stampa su doppio foglio di carta a ricalco chimico Imbustamento Spedizione Invio via

20 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 19 I risparmi ottenibili: Posta Elettronica Certificata (PEC) Raccomandata A/R 3,29 Affrancatura + Carta + Busta + Archiviazione Affrancatura + Carta + Busta + Archiviazione PEC 0,35 Risparmio: 90% Risparmio: 90% Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti varie, 2006

21 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 20 I risparmi potenziali dallutilizzo del documento digitale nella PA Codice Amministrazione Digitale Codice Amministrazione Digitale Trasmissione telematica certificati Posta Elettronica Certificata Cedolino elettronico Risparmio: 472,5 Mln di Risparmio: 472,5 Mln di Risparmio: 360 Mln di Risparmio: 360 Mln di Risparmio: 882 Mln di Risparmio: 882 Mln di Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT e CNIPA Risparmio complessivo: 1,6 Miliardi di Euro

22 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 21 Esempi di risparmi dallutilizzo della PEC nella PA: il progetto Registrazione Atti giudiziari Registrazione Atti giudiziari 1,6 milioni comunicazioni 1,6 milioni comunicazioni comunicazioni comunicazioni Gestione Amministrativa interna Gestione Amministrativa interna Processo telematico Processo telematico comunicazioni comunicazioni Avvisi di reato comunicazioni comunicazioni Risparmio: 22,8 Mln di Risparmio: 22,8 Mln di Risparmio: 53 Mln di Risparmio: 53 Mln di Risparmio: 4,5 Mln di Risparmio: 4,5 Mln di Risparmio: 4,7 Mln di Risparmio: 4,7 Mln di Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT, CNIPA, UPU, BVA e Arthur D. Little Risparmio complessivo: 85 Milioni di Euro (150 includendo le altre iniziative) Risparmio complessivo: 85 Milioni di Euro (150 includendo le altre iniziative)

23 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 22 PA: indicatori di efficienza dei progetti di adozione di documenti digitali Fonte: NetConsulting, 2006 Valori in % su totali rispondenti

24 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 23 Risparmi complessivi dalluso di documenti digitali Risparmio: 472,5 Mln di Risparmio: 472,5 Mln di Risparmio: 720 Mln di Risparmio: 720 Mln di Risparmio: 14 Mld di Risparmio: 14 Mld di Risparmio: 882 Mln di Risparmio: 882 Mln di Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT, CNIPA, CNEL, UPU, BVA e Arthur D. Little Risparmio complessivo: 16 Miliardi di Euro Trasmissione telematica certificati Trasmissione telematica certificati 35 milioni di certificati cartacei 35 milioni di certificati cartacei PA PEC 245 milioni di raccomandate A/R 245 milioni di raccomandate A/R PA + aziende Cedolino elettronico Cedolino elettronico 3,5 milioni di cedolini cartacei al mese 3,5 milioni di cedolini cartacei al mese PA 1,4 miliardi di fatture cartacee e doc. contabili 1,4 miliardi di fatture cartacee e doc. contabili Fatturazione Elettronica e Conservaz. Sost. Fatturazione Elettronica e Conservaz. Sost. Aziende

25 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 24 Conclusioni

26 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 25 Considerazioni conclusive Crescente importanza documento digitale: Evoluzione normativa Riconoscimento benefici (risparmi e ottimizzazione processi) Costi ed inefficienze gestione documentale a livello sistema- Paese: miliardi di Euro Potenziali risparmi complessivi da adozione forme più diffuse di documenti digitali: 16 miliardi di Euro

27 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 26 La penetrazione attuale delle soluzioni di gestione documentale Fonte: elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT, Movimprese e survey interne, 2006 Universo di riferimento: aziende ed enti con più di 5 dipendenti Circa aziende Penetrazione per settore Penetrazione per classe dimensionale (numero addetti)

28 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 27 Il mercato della gestione documentale ( ) Fonte: NetConsulting, 2006 Valori in mln di Euro 789,6 818,3 850,6 1.2% 3.6% 3.9% 0.8% 3.0% 2.9% 3.8% 4.3% 6.8% 7.6%

29 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 28 Il Codice dellAmministazione Digitale Codice dellAmministrazione Digitale ….riconosce in maniera definitiva la validità giuridica del documento digitale Dà la possibilità per le PA di effettuare pagamenti con modalità informatiche Impone a tutte le Amministrazioni di gestire i documenti con sistemi informatici mediante protocollo elettronico e archiviazione elettronica Definisce i requisiti dei certificatori e dei certificatori qualificati Dà diritto ai cittadini di utilizzare le tecnologie informatiche nei rapporti con la PA Riconosce la piena validità giuridica a: PEC, firma digitale, documenti informatici, carta didentità elettronica, carta nazionale dei servizi. Fonte: NetConsulting, 2006

30 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 29 Le evoluzioni: da gestione documentale a Enterprise Content Management Oggi Documenti cartacei Documenti elettronici Archiviazione Processi ? Domani Documenti in diversi formati Doc. cartacei Pagine Web Record di DB Fax Documenti elettronici Gestione workflow Archiviazione Integrazione con sistemi aziendali Ottimizzazione processi Sicurezza Fonte: NetConsulting, 2006

31 Osservatorio sul Documento Digitale 4 aprile 2006– Slide 30 Importanza del documento digitale nelle aziende e nella PA Stimoli Vincoli Fonte: NetConsulting, 2006 ImpresePA Valori da 1: poco importante a 5: molto importante


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