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1 Convenzione tra la Regione Siciliana - Dipartimento Istruzione e Formazione Professionale e FormezPA POR FSE 2007 - 2013 Regione Siciliana - Asse VII.

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Presentazione sul tema: "1 Convenzione tra la Regione Siciliana - Dipartimento Istruzione e Formazione Professionale e FormezPA POR FSE 2007 - 2013 Regione Siciliana - Asse VII."— Transcript della presentazione:

1 1 Convenzione tra la Regione Siciliana - Dipartimento Istruzione e Formazione Professionale e FormezPA POR FSE Regione Siciliana - Asse VII Capacità Istituzionale Progetto: AZIONI DI SISTEMA PER LA CAPACITÀ ISTITUZIONALE Linea di progetto - DIPARTIMENTI REGIONALI - Attività a sostegno dei processi di riforma Laboratorio formativo di supporto all'attività dei "Nuclei Ispettivi Interni La misurazione dei tempi delle procedure: strumenti e metodi a cura di Alessandra Caldarozzi 21/22 ottobre 2013 Palermo

2 2 Descrivere una metodologia per la misurazione dei tempi burocratici legati allo svolgimento di un procedimento e per la stima dei risparmi di tempo attesi a seguito di interventi di semplificazione Lintervento di questa giornata

3 3 Gli interventi per rilanciare la competitività delle imprese Liberare risorse e dare un nuovo impulso alla produttività e alla competitività delle imprese senza incrementare la spesa pubblica

4 4 Riduzione degli oneri amministrativi Gli interventi mirano allavvio di una attività di misurazione e riduzione degli oneri derivanti dagli obblighi informativi a carico delle imprese Riduzione e certezza dei tempi Gli interventi mirano a pianificare e realizzare le attività per lo snellimento dei procedimenti amministrativi e la certezza dei relativi tempi di conclusione

5 5 Innovazioni introdotte Aver imposto dei termini precisi di conclusione dei procedimenti Posto le amministrazioni nella condizione di censire i propri procedimenti Effetti previsti Certezza dei tempi

6 6 Regione Siciliana Ricognizione dei termini di conclusione dei procedimenti amministrativi del Dipartimento Denominazi one Procediment o Ufficio responsabil e Riferimenti normativi Stato del procediment o Termine attuale (gg) Nuovo termine (max 180 gg) % riduzione Motivazione per termine superiore a 90 giorni NaturaNumerodel Scrivere in questa colonna la denominazio ne del procediment o Selezionare da menù a tendina il nome dell'Ufficio Selez.are dal menù la natura dell'atto Scrivere il numero dell'atto Scrivere la data dell'atto Indicare se rispetto al regolamento vigente il procediment o è confermato, soppresso, accorpato ad un altro Scrivere il termine attuale Scrivere il termine proposto Campo automatico! Se il termine proposto supera i 90 giorni, scriverne la motivazione UANAS - Ufficio per l'attività normativa ed amministrativ a di semplificazio ne delle norme e delle procedure D.L. #DIV/0! La scheda utilizzata per la ricognizione dei procedimenti

7 7 Regione Siciliana Come previsto dal comma 3 dell'art.2 della legge regionale 5 aprile 2011, n. 5, il termine per la conclusione del procedimento è stato reso pubblico con mezzi idonei e, in ogni caso, immediatamente pubblicizzato attraverso i siti web delle singole amministrazioni. Sul sito dellamministrazione regionale sono stati quindi pubblicati i termini di conclusione dei procedimenti dell'Amministrazione.

8 8 Regione Siciliana Assessorato regionale delle risorse agricole e alimentari Dipartimento degli interventi infrastrutturali per lagricoltura tabella a - Procedimenti i cui termini di conclusione sono compresi tra 31 e 60 giorni Art. 2, comma 2 bis, legge regionale n. 10/1991 N. Denominazione del procedimento Riferimenti normativi Ufficio responsabile Iniziativa Provvedimento finale Termine (giorni) 1 Autorizzazione per la realizzazione di impianti fotovoltaici su serre agricole Piano energetico ambienta- le regionale siciliano 2009, art. 23; D.D.G. n. 583 del 27 maggio 2011 Servizio IVDi parte Parere di conformità 60 2 Esame istanze attività valorizzazione prodotti del sistema agroalimentare siciliano Circolare dirigente generale n del 22 settembre 2010 Servizio VIDi parteAutorizzazione60

9 9 - Monitoraggio del rispetto dei termini per la conclusione dei procedimenti (L. 190/2012, art.1, c.9, lett. d) - Nel corso del periodo delle verifiche il dirigente generale potrà incaricare il Nucleo di specifiche verifiche sulla scorta di segnalazioni di rilevanti ritardi da parte dellutenza Regione Siciliana Circolare 4 aprile 2013: Trasparenza dellazione amministrativa regionale – Rispetto dei termini procedimentali. Monitoraggio – Attività nuclei ispettivi interni

10 10 Misurazione e riduzione dei tempi dei procedimenti

11 11 Descrizione di una metodologia di stima dei tempi burocratici legati allo svolgimento di un procedimento amministrativo e dei risparmi di tempo attesi a seguito di interventi di semplificazione Cosa facciamo

12 12 Finalità della misurazione Scopo della misurazione è la stima del tempo che, in media, imprese e cittadini potranno risparmiare grazie alla standardizzazione e semplificazione dei procedimenti considerati Per questo è necessario procedere allanalisi di ogni procedimento amministrativo selezionato

13 13 Lintervento sulla certezza dei tempi e degli adempimenti prevede la produzione di informazioni utili sia agli attori interni allamministrazione sia agli utenti del procedimento Per ogni procedimento occorre effettuare una ricognizione: delle singole fasi del procedimento delle attività e degli adempimenti che devono essere realizzati degli attori coinvolti in ciascuna fase dei tempi delle diverse fasi, opportunamente classificati Finalità della misurazione/2 Obiettivo: ricostruire la sequenza funzionale di operazioni necessarie per giungere ad un determinato risultato: loutput del procedimento

14 14 Gli strumenti di misurazione non sono rigidamente selezionati e definiti a priori ma può essere necessario calibrare gli stessi in base alle specifiche esigenze riscontrate nei settori e/o nei territori in cui si opera.

15 15 Analisi qualitativa del Formez, anno Obiettivi dellamministrazione: misurazione dei tempi procedimenti amministrativi (16 sì – 4 no) - Attività di misurazione dei tempi dei procedimenti amministrativi (11 sì – 9 no) -Strumenti utilizzati per la misurazione: flow-chart, work-flow documentale, uso di banche dati, uso del protocollo informatico. - Criticità: possibili effetti sulla valutazione del lavoro, indicazione di tempi percepiti e non effettivi, riconoscibilità dei procedimenti a causa della diversa denominazione degli stessi. La misurazione dei tempi: cosa è stato fatto

16 16 La mera elencazione delle attività e delle operazioni necessarie per lattuazione del procedimento può non essere sufficiente per rendere immediatamente intelligibile liter La rappresentazione grafica del procedimento permette una visione dinsieme della sua articolazione e dei collegamenti tra le diverse fasi, offre in modo sintetico informazioni rilevanti per la valutazione del procedimento. La rappresentazione grafica del procedimento

17 17 Tecnica utilizzata: SAD Systematic activity description individuare le singole fasi del procedimento identificare, rispetto a ciascuna operazione, ciascun input ed output indicare i soggetti responsabili delle attività e delle iniziative che attivano liter procedimentale o le singole operazioni indicare i termini previsti normativamente per ciascuna attività e i tempi effettivamente impiegati specificare ulteriori informazioni aggiuntive Permette di:

18 18 La tecnica SAD può essere realizzata mediante il ricorso a due soli simboli: il cerchio e il parallelogramma Il cerchio indica le operazioni compiute, descritte nel loro contenuto e imputate al soggetto (operatore, attore organizzativo, utente) che le ha poste in essere. Le operazioni sono contrassegnate da un numero progressivo che ne evidenzia la sequenzialità …. … 12N Il parallelogramma collegato ad uno o più cerchi mediante linee, individua linput o loutput delle operazioni a seconda che le preceda o le segua. La rappresentazione grafica del procedimento

19 19 FasiFlusso proceduraleSoggettiTermini Tempi effettivi Note Tempo lavoro Tempo trasporto Tempo giacenza Present azione Impresa Istruttoria Resp. Proced. Impresa Evasione pratica Resp. Proced. Entro 30 gg. Tempo di attraversamento Richiesta autorizzazioni finanziamento 1 Pratica completa Pratica incompleta 2b2b Integrazioni Autorizzazione 3 Istruttoria tecnico amministrativa Richiesta integrazioni Chiusura procedimento Chiusura procedimento 2

20 20 Le variabili da misurare

21 21 Termini Sono i termini previsti dalla previsione normativa (o di uno standard che unamministrazione si dà indipendentemente da un vincolo giuridico)

22 22 Le variabili da misurare/ Esempio In data 20 maggio 2009 limpresa X presenta una domanda di autorizzazione al Comune Y, per il cui rilascio è previsto un termine massimo di 180 gg. Espletata la procedura prevista dalla disciplina di settore, lamministrazione rilascia lautorizzazione in data 20 febbraio La durata complessiva del procedimento autorizzatorio in esame è pari a 276 gg., superiore di 96 gg. rispetto al termine previsto Tempo di attraversamento o durata complessiva: è il tempo di attesa che separa lavvio di un procedimento dalla sua conclusione.

23 23 Tempo di lavoro E il tempo impiegato dal responsabile di una fase o di una attività elementare per svolgere le operazioni che gli sono attribuite. Decorre dal momento in cui il soggetto riceve gli input necessari per lavvio delle proprie attività (istanza degli utenti, documentazione predisposta da un altro operatore/ufficio). Si conclude con linvio delloutput prodotto al responsabile della fase successiva. Esempio In data 5 febbraio 2010 lufficio legale dellamministrazione X riceve dal responsabile del procedimento una pratica su cui è richiesto un suo parere. Esaminati gli atti e redatto il parere, lufficio lo rinvia al responsabile del procedimento in data 20 febbraio Il tempo di lavoro dellufficio legale è pari a 11 gg. (al netto dei giorni festivi)

24 24 Tempo di trasporto E il tempo necessario affinché listanza, spedita da un ufficio, giunga allufficio che si occupa della fase successiva del procedimento. Questi tempi sono legati alle modalità e alle tecnologie previste per gestire il flusso documentale. Esempio Dopo aver effettuato una serie di controlli sulla documentazione ricevuta, lufficio X spedisce in data 28 gennaio 2010 la documentazione allufficio Y tramite posta. Lufficio Y riceve la documentazione in data 30 gennaio. Il tempo di trasporto dal primo ufficio al secondo è di 2 gg.

25 25 Tempo di giacenza E il tempo perso senza che siano svolte attività specifiche dagli operatori coinvolti nella procedura. Si tratta dei tempi di giacenza di documenti o istanze in attesa di essere lavorate, determinati dallorganizzazione del lavoro (ad esempio dallaccumulazione di un certo stock di pratiche), dal carico di lavoro o da altre criticità Esempio In data 10 ottobre unistanza viene inviata allufficio tecnico per i controlli. Il responsabile dellufficio riceve dopo 2 gg. listanza ma, tenuto conto delle precedenti pratiche in attesa, ne avvia lesame il 25 novembre. Il tempo di giacenza è pari a 46 gg.

26 26 La consultazione degli stakeholder La prima fonte informativa da utilizzare per ottenere dati sui tempi è lamministrazione titolare del procedimento. Nelle fasi di misurazione dei tempi, proposte di semplificazione e stima dei tempi risparmiati è importante rilevare anche lopinione dei destinatari del procedimento. Costruzione di un Piano di consultazione

27 27 Il Piano di consultazione (A cosa servono le consultazioni) DestinatariTecniche (chi consultare)(come consultare) Fase di consultazioneInformazione necessariaMotivare la decisione Misurazione dei tempi del procedimento amministrativo Rilevazione delle criticità - Presentazione domanda - Documentazione richiesta - Poca chiarezza rispetto alla documentazione da allegare - Comunicazione con lamministrazione Chi presenta la domanda: imprese, cittadini o loro intermediari Sono individuate a seconda della tipologia dei destinatari e della numerosità degli stessi: consultazione on line, interviste telefoniche, compilazione on line di questionari (CATI-CAWI) Misurazione dei tempi del procedimento amministrativo Rilevazione delle criticità - Presentazione domanda - Documentazione richiesta - Poca chiarezza rispetto alla documentazione da allegare - Comunicazione con lamministrazione Rappresentanti di associazioni di categoria/ Rappresentati associazioni cittadini e/o Esperti Focus group Proposte di semplificazione Rilevare proposte volte a rendere più semplice il rapporto tra amministrazione e utente e a snellire il processo Rappresentanti di associazioni di categoria/ Rappresentati associazioni cittadini e/o Esperti Focus group Stima dei tempi risparmiatiRilevare le opinioni dei destinatari in merito alla formulazione della stima dei tempi risparmiati proposta dallamministrazione Rappresentanti di associazioni di categoria/ Rappresentati associazioni cittadini e/o Esperti Focus group

28 28 Stima dei tempi medi Orizzonte temporale: di norma anno precedente alla rilevazione Obiettivo della rilevazione: stima della durata media dei diversi tempi intermedi (tempo di lavoro, trasporto, giacenza per ogni fase) e stima della durata media complessiva. Individuazione di range di valori (tempi minimi e massimi) allinterno dei quali individuare le durate medie rappresentative dei tempi che con maggior frequenza e in condizioni ordinarie le imprese devono affrontare. Stima dei tempi totali che in media le imprese sostengono per ogni procedimento amministrativo regionale considerato (durata media di un procedimento standard * n. di procedimenti conclusi in media in un anno nella regione)

29 29 La rilevazione dei tempi effettivi consente di registrare gli scostamenti tra questi e i termini o gli standard previsti dallamministrazione Una volta rilevate le criticità è possibile formulare ipotesi di semplificazione/riduzione dei tempi Formulazione delle opzioni di semplificazione

30 30 Formulazione delle opzioni di semplificazione/2 Le modalità di costruzione delle opzioni In base alle informazioni raccolte sui tempi del procedimento e relative criticità: a) colli di bottiglia; b) passaggi superflui; c) non corretta attribuzione di responsabilità; d) scarso livello di trasparenza nellaccesso alle informazioni, ecc. Condivisione delle criticità con le altre direzioni /uffici coinvolti e prime ipotesi di semplificazione Anche attraverso il ricorso alla consultazione degli utenti del procedimento o di loro rappresentanti

31 31 Gli interventi di riduzione dei tempi Le misure di riduzione dei tempi prevedono diverse forme di intervento, da valutare ed implementare a seconda delle criticità rilevate Alcuni esempi Informatizzazione sia per la gestione dei documenti sia per linterazione con gli utenti (es. compilazione on-line della modulistica, in modo da ridurre i tempi di protocollazione e caricamento delle istanze e degli allegati). Eliminazione di unintera fase del procedimento quando, ad esempio, viene considerata inutile o duplicativa di altre fasi. Aggregazione di attività frammentate e/o rendere parallele attività svolte in sequenza. Standardizzazione della documentazione da presentare (condivisione tra diverse amministrazioni), con elenchi standard pubblicati on-line. Elaborazione di linee guida descrittive del procedimento (fasi, adempimenti).

32 32 Stima dei tempi risparmiati A seguito delle proposte di semplificazione sarà possibile effettuare una stima dei risparmi di tempo ad esse associate Tempi medi dei procedimenti attuali – tempi medi attesi Stima dei tempi attesi: attraverso una consultazione con i responsabili dei procedimenti Effettuata una prima stima dei risparmi attesi sarà possibile realizzare una consultazione con le associazioni di categoria delle imprese per un confronto sui risultati raggiunti.

33 33 Es. di misurazione dei tempi Titolo del Procedimento : Riconoscimento qualifica I.A.P. (Imprenditore Agricolo Professionale) Art. 1 - comma 1 del D.Lgs. 99/04 così come integrato e modificato dal D.Lgs. 101/05. Provincia di Catanzaro

34 34 Schema tipo del flusso di procedimento N° FASERESPONSABILITÀ FLUSSO ATTIVITÀ Data Durata in giorni NOTE 1Utente Richiesta Utente e ricezione istanza Smistamento richiesta Assegnata al Responsabile del Servizio Dalla sede centrale a Via Acri ( impiega fino a 5 giorni) 3 Responsabile del Servizio Assegnata al funzionario Istruttore Provincia di Catanzaro Es. di misurazione dei tempi

35 35 4 Funzionario Istruttore Istruttoria Verbale di Istruttoria tecnico- amministrativa, con predisposizione di atti finali 5Dirigente Firma degli atti prodotti Rilascio Certificazione qualifica I.A.P. e contestuale comunicazione allI.N.P.S. sede provinciale Tempo atteso dallutente per il rilascio della qualifica di I.A.P. = 22 gg.

36 36 Criticità rilevata Tempi relativi alla fase istruttoria Dalla presentazione della domanda alla data di richiesta prime integrazioni (109 gg. in media) Le cause della criticità Il tempo utilizzato per la valutazione tecnica della documentazione presentata va oltre i tempi previsti a causa della scarsa informazione fornita allutente circa la documentazione da presentare (informazione rilevata a seguito di consultazione con gli utenti) Procedimento: Rilascio della concessione edilizia Es. di riduzione dei tempi Comune di Canicattì

37 37 Le ipotesi di semplificazione Ipotesi n. 1 - Informatizzazione Prevedere sul sito dellamministrazione una sezione specifica dedicata alla richiesta di autorizzazioni Documentazione necessaria per la presentazione della domanda (scaricabile); Modulistica (scaricabile); Informazioni con FAQ su modalità di presentazione e contenuti tecnici (ove possibile); Consulenza on-line su questioni di merito Es. di riduzione dei tempi

38 38 Le ipotesi di semplificazione/2 Ipotesi n. 2 – Preistruttoria allo sportello Prima verifica amministrativa e tecnica della documentazione presentata. Da effettuare direttamente allo sportello da parte di personale appositamente formato Es. di riduzione dei tempi

39 39 Lintervento di semplificazione Intervento di semplificazione predisposto dallamministrazione mediante regolamento comunale ART. 2 – MISURE DI SEMPLIFICAZIONE La presentazione dellistanza di rilascio della concessione edilizia deve essere preceduta dalla verifica, da parte dellU.O. front-office della Direzione III, della conformità della documentazione a corredo alle previsioni della check list predisposta dallUfficio che il soggetto istante o professionista abilitato alluopo delegato deve sottoscrivere ai sensi del DPR n. 445/00. Es. di riduzione dei tempi

40 40 Stima dei tempi risparmiati a seguito della semplificazione Fase Istruttoria Data Tempo previsto dalla norma Tempo medio impiegato in gg. Stima dei tempi medi attesi con il Reg. a Regime (gg.) Presentazione della domanda Protocollata (assegnata al servizio) 3 Rubricazione: la pratica è registrata e rubricata 2 Istruttoria: verifica completezza e correttezza documentazione tecnica e amministrativa 8 Richiesta integrazione agli utenti Es. di riduzione dei tempi

41 41 Grazie per lattenzione


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