La misurazione dei tempi delle procedure: strumenti e metodi

Presentazione sul tema: "La misurazione dei tempi delle procedure: strumenti e metodi"— Transcript della presentazione:

1 La misurazione dei tempi delle procedure: strumenti e metodi
Convenzione tra la Regione Siciliana - Dipartimento Istruzione e Formazione Professionale e FormezPA POR FSE Regione Siciliana - Asse VII “Capacità Istituzionale” Progetto: AZIONI DI SISTEMA PER LA CAPACITÀ ISTITUZIONALE Linea di progetto - DIPARTIMENTI REGIONALI - Attività a sostegno dei processi di riforma Laboratorio formativo di supporto all'attività dei "Nuclei Ispettivi Interni La misurazione dei tempi delle procedure: strumenti e metodi a cura di Alessandra Caldarozzi 21/22 ottobre 2013 Palermo

2 L’intervento di questa giornata
Descrivere una metodologia per la misurazione dei tempi burocratici legati allo svolgimento di un procedimento e per la stima dei risparmi di tempo attesi a seguito di interventi di semplificazione

3 Liberare risorse e dare
Gli interventi per rilanciare la competitività delle imprese Liberare risorse e dare un nuovo impulso alla produttività e alla competitività delle imprese senza incrementare la spesa pubblica

4 Riduzione degli oneri amministrativi
Gli interventi mirano all’avvio di una attività di misurazione e riduzione degli oneri derivanti dagli obblighi informativi a carico delle imprese Riduzione e certezza dei tempi Gli interventi mirano a pianificare e realizzare le attività per lo snellimento dei procedimenti amministrativi e la certezza dei relativi tempi di conclusione

5 Innovazioni introdotte
Aver imposto dei termini precisi di conclusione dei procedimenti Posto le amministrazioni nella condizione di censire i propri procedimenti Effetti previsti Certezza dei tempi

6 La scheda utilizzata per la ricognizione dei procedimenti
Regione Siciliana La scheda utilizzata per la ricognizione dei procedimenti Ricognizione dei termini di conclusione dei procedimenti amministrativi del Dipartimento Denominazione Procedimento Ufficio responsabile Riferimenti normativi Stato del procedimento Termine attuale (gg) Nuovo termine (max 180 gg) % riduzione Motivazione per termine superiore a 90 giorni Natura Numero del Scrivere in questa colonna la denominazione del procedimento Selezionare da menù a tendina il nome dell'Ufficio Selez.are dal menù la natura dell'atto Scrivere il numero dell'atto Scrivere la data dell'atto Indicare se rispetto al regolamento vigente il procedimento è confermato, soppresso, accorpato ad un altro Scrivere il termine attuale Scrivere il termine proposto Campo automatico! Se il termine proposto supera i 90 giorni, scriverne la motivazione UANAS - Ufficio per l'attività normativa ed amministrativa di semplificazione delle norme e delle procedure D.L. #DIV/0!

7 Regione Siciliana Come previsto dal comma 3 dell'art.2 della legge regionale 5 aprile 2011, n. 5, il termine per la conclusione del procedimento è stato reso pubblico con mezzi idonei e, in ogni caso, immediatamente pubblicizzato attraverso i siti web delle singole amministrazioni. Sul sito dell’amministrazione regionale sono stati quindi pubblicati i termini di conclusione dei procedimenti dell'Amministrazione.

8 Denominazione del procedimento Riferimenti normativi
Regione Siciliana Assessorato regionale delle risorse agricole e alimentari Dipartimento degli interventi infrastrutturali per l’agricoltura tabella a - Procedimenti i cui termini di conclusione sono compresi tra 31 e 60 giorni Art. 2, comma 2 bis, legge regionale n. 10/1991 N. Denominazione del procedimento Riferimenti normativi Ufficio responsabile Iniziativa Provvedimento finale Termine (giorni) 1 Autorizzazione per la realizzazione di impianti fotovoltaici su serre agricole Piano energetico ambienta- le regionale siciliano 2009, art. 23; D.D.G. n. 583 del 27 maggio 2011 Servizio IV Di parte Parere di conformità 60 2 Esame istanze attività valorizzazione prodotti del sistema agroalimentare siciliano Circolare dirigente generale n del 22 settembre 2010 Servizio VI Autorizzazione

9 Regione Siciliana Circolare 4 aprile 2013: Trasparenza dell’azione amministrativa regionale – Rispetto dei termini procedimentali. Monitoraggio – Attività nuclei ispettivi interni - Monitoraggio del rispetto dei termini per la conclusione dei procedimenti (L. 190/2012, art.1, c.9, lett. d) - Nel corso del periodo delle verifiche il dirigente generale potrà incaricare il Nucleo di specifiche verifiche sulla scorta di segnalazioni di rilevanti ritardi da parte dell’utenza

10 Misurazione e riduzione dei tempi dei procedimenti

11 Cosa facciamo Descrizione di una metodologia di stima dei tempi burocratici legati allo svolgimento di un procedimento amministrativo e dei risparmi di tempo attesi a seguito di interventi di semplificazione

12 Finalità della misurazione
Scopo della misurazione è la stima del tempo che, in media, imprese e cittadini potranno risparmiare grazie alla standardizzazione e semplificazione dei procedimenti considerati Per questo è necessario procedere all’analisi di ogni procedimento amministrativo selezionato

13 Finalità della misurazione/2
L’intervento sulla certezza dei tempi e degli adempimenti prevede la produzione di informazioni utili sia agli attori interni all’amministrazione sia agli utenti del procedimento Per ogni procedimento occorre effettuare una ricognizione: delle singole fasi del procedimento delle attività e degli adempimenti che devono essere realizzati degli attori coinvolti in ciascuna fase dei tempi delle diverse fasi, opportunamente classificati Obiettivo: ricostruire la sequenza funzionale di operazioni necessarie per giungere ad un determinato risultato: l’output del procedimento

14 Gli strumenti di misurazione non sono rigidamente selezionati e definiti a priori ma può essere necessario calibrare gli stessi in base alle specifiche esigenze riscontrate nei settori e/o nei territori in cui si opera.

15 La misurazione dei tempi: cosa è stato fatto
Analisi qualitativa del Formez, anno 2011 Obiettivi dell’amministrazione: misurazione dei tempi procedimenti amministrativi (16 sì – 4 no) Attività di misurazione dei tempi dei procedimenti amministrativi (11 sì – 9 no) Strumenti utilizzati per la misurazione: flow-chart, work-flow documentale, uso di banche dati, uso del protocollo informatico. Criticità: possibili effetti sulla valutazione del lavoro, indicazione di tempi percepiti e non effettivi, riconoscibilità dei procedimenti a causa della diversa denominazione degli stessi.

16 La rappresentazione grafica del procedimento
La mera elencazione delle attività e delle operazioni necessarie per l’attuazione del procedimento può non essere sufficiente per rendere immediatamente intelligibile l’iter La rappresentazione grafica del procedimento permette una visione d’insieme della sua articolazione e dei collegamenti tra le diverse fasi, offre in modo sintetico informazioni rilevanti per la valutazione del procedimento. 16

17 Systematic activity description
Tecnica utilizzata: SAD Systematic activity description Permette di: individuare le singole fasi del procedimento identificare, rispetto a ciascuna operazione, ciascun input ed output indicare i soggetti responsabili delle attività e delle iniziative che attivano l’iter procedimentale o le singole operazioni indicare i termini previsti normativamente per ciascuna attività e i tempi effettivamente impiegati specificare ulteriori informazioni aggiuntive

18 La rappresentazione grafica del procedimento
La tecnica SAD può essere realizzata mediante il ricorso a due soli simboli: il cerchio e il parallelogramma Il cerchio indica le operazioni compiute, descritte nel loro contenuto e imputate al soggetto (operatore, attore organizzativo, utente) che le ha poste in essere. Le operazioni sono contrassegnate da un numero progressivo che ne evidenzia la sequenzialità … … 1 2 N Il parallelogramma collegato ad uno o più cerchi mediante linee, individua l’input o l’output delle operazioni a seconda che le preceda o le segua. 18

19 Tempo di attraversamento
Fasi Flusso procedurale Soggetti Termini Tempi effettivi Note Tempo lavoro Tempo trasporto Tempo giacenza Presentazione Impresa Istruttoria Resp. Proced. Evasione pratica Entro 30 gg. Tempo di attraversamento Richiesta autorizzazioni finanziamento Istruttoria tecnico amministrativa 1 Pratica incompleta Pratica completa Richiesta integrazioni 2 2b Integrazioni Chiusura procedimento Chiusura procedimento 3 Autorizzazione 19

20 Le variabili da misurare

21 Termini Sono i termini previsti dalla previsione normativa (o di uno standard che un’amministrazione si dà indipendentemente da un vincolo giuridico)

22 Tempo di attraversamento
o durata complessiva: è il tempo di attesa che separa l’avvio di un procedimento dalla sua conclusione. Esempio In data 20 maggio 2009 l’impresa X presenta una domanda di autorizzazione al Comune Y, per il cui rilascio è previsto un termine massimo di 180 gg. Espletata la procedura prevista dalla disciplina di settore, l’amministrazione rilascia l’autorizzazione in data 20 febbraio 2010. La durata complessiva del procedimento autorizzatorio in esame è pari a 276 gg., superiore di 96 gg. rispetto al termine previsto Le variabili da misurare/

23 Tempo di lavoro E’ il tempo impiegato dal responsabile di una fase o di una attività elementare per svolgere le operazioni che gli sono attribuite. Decorre dal momento in cui il soggetto riceve gli input necessari per l’avvio delle proprie attività (istanza degli utenti, documentazione predisposta da un altro operatore/ufficio). Si conclude con l’invio dell’output prodotto al responsabile della fase successiva. Esempio In data 5 febbraio 2010 l’ufficio legale dell’amministrazione X riceve dal responsabile del procedimento una pratica su cui è richiesto un suo parere. Esaminati gli atti e redatto il parere, l’ufficio lo rinvia al responsabile del procedimento in data 20 febbraio 2010. Il tempo di lavoro dell’ufficio legale è pari a 11 gg. (al netto dei giorni festivi)

24 Tempo di trasporto E’ il tempo necessario affinché l’istanza, spedita da un ufficio, giunga all’ufficio che si occupa della fase successiva del procedimento. Questi tempi sono legati alle modalità e alle tecnologie previste per gestire il flusso documentale. Esempio Dopo aver effettuato una serie di controlli sulla documentazione ricevuta, l’ufficio X spedisce in data 28 gennaio 2010 la documentazione all’ufficio Y tramite posta. L’ufficio Y riceve la documentazione in data 30 gennaio. Il tempo di trasporto dal primo ufficio al secondo è di 2 gg.

25 Tempo di giacenza E’ il tempo “perso” senza che siano svolte attività specifiche dagli operatori coinvolti nella procedura. Si tratta dei tempi di giacenza di documenti o istanze in attesa di essere lavorate, determinati dall’organizzazione del lavoro (ad esempio dall’accumulazione di un certo stock di pratiche), dal carico di lavoro o da altre criticità Esempio In data 10 ottobre un’istanza viene inviata all’ufficio tecnico per i controlli. Il responsabile dell’ufficio riceve dopo 2 gg. l’istanza ma, tenuto conto delle precedenti pratiche in attesa, ne avvia l’esame il 25 novembre. Il tempo di giacenza è pari a 46 gg.

26 La consultazione degli stakeholder
La prima fonte informativa da utilizzare per ottenere dati sui tempi è l’amministrazione titolare del procedimento. Nelle fasi di misurazione dei tempi, proposte di semplificazione e stima dei tempi risparmiati è importante rilevare anche l’opinione dei destinatari del procedimento. Costruzione di un Piano di consultazione

27 Il Piano di consultazione
(A cosa servono le consultazioni) Destinatari Tecniche (chi consultare) (come consultare) Fase di consultazione Informazione necessaria Motivare la decisione Misurazione dei tempi del procedimento amministrativo Rilevazione delle criticità Presentazione domanda Documentazione richiesta Poca chiarezza rispetto alla documentazione da allegare Comunicazione con l’amministrazione Chi presenta la domanda: imprese, cittadini o loro intermediari Sono individuate a seconda della tipologia dei destinatari e della numerosità degli stessi: consultazione on line, interviste telefoniche, compilazione on line di questionari (CATI-CAWI) Rappresentanti di associazioni di categoria/ Rappresentati associazioni cittadini e/o Esperti Focus group Proposte di semplificazione Rilevare proposte volte a rendere più semplice il rapporto tra amministrazione e utente e a snellire il processo Stima dei tempi risparmiati Rilevare le opinioni dei destinatari in merito alla formulazione della stima dei tempi risparmiati proposta dall’amministrazione

28 Stima dei tempi medi Orizzonte temporale: di norma anno precedente alla rilevazione Obiettivo della rilevazione: stima della durata media dei diversi tempi intermedi (tempo di lavoro, trasporto, giacenza per ogni fase) e stima della durata media complessiva. Individuazione di range di valori (tempi minimi e massimi) all’interno dei quali individuare le durate medie rappresentative dei tempi che con maggior frequenza e in condizioni “ordinarie” le imprese devono affrontare. Stima dei tempi totali che in media le imprese sostengono per ogni procedimento amministrativo regionale considerato (durata media di un procedimento standard * n. di procedimenti conclusi in media in un anno nella regione)

29 Formulazione delle opzioni di semplificazione
La rilevazione dei tempi effettivi consente di registrare gli scostamenti tra questi e i termini o gli standard previsti dall’amministrazione Una volta rilevate le criticità è possibile formulare ipotesi di semplificazione/riduzione dei tempi

30 Formulazione delle opzioni di semplificazione/2
Le modalità di costruzione delle opzioni In base alle informazioni raccolte sui tempi del procedimento e relative criticità: a) “colli di bottiglia”; b) passaggi superflui; c) non corretta attribuzione di responsabilità; d) scarso livello di trasparenza nell’accesso alle informazioni, ecc. Condivisione delle criticità con le altre direzioni /uffici coinvolti e prime ipotesi di semplificazione Anche attraverso il ricorso alla consultazione degli utenti del procedimento o di loro rappresentanti

31 Gli interventi di riduzione dei tempi
Le misure di riduzione dei tempi prevedono diverse forme di intervento, da valutare ed implementare a seconda delle criticità rilevate Alcuni esempi Informatizzazione sia per la gestione dei documenti sia per l’interazione con gli utenti (es. compilazione on-line della modulistica, in modo da ridurre i tempi di protocollazione e caricamento delle istanze e degli allegati). Eliminazione di un’intera fase del procedimento quando, ad esempio, viene considerata inutile o duplicativa di altre fasi. Aggregazione di attività frammentate e/o rendere parallele attività svolte in sequenza. Standardizzazione della documentazione da presentare (condivisione tra diverse amministrazioni), con elenchi standard pubblicati on-line. Elaborazione di linee guida descrittive del procedimento (fasi, adempimenti).

32 Stima dei tempi risparmiati
A seguito delle proposte di semplificazione sarà possibile effettuare una stima dei risparmi di tempo ad esse associate Tempi medi dei procedimenti attuali – tempi medi attesi Stima dei tempi attesi: attraverso una consultazione con i responsabili dei procedimenti Effettuata una prima stima dei risparmi attesi sarà possibile realizzare una consultazione con le associazioni di categoria delle imprese per un confronto sui risultati raggiunti.

33 Es. di misurazione dei tempi
Provincia di Catanzaro Titolo del Procedimento : Riconoscimento qualifica I.A.P. (Imprenditore Agricolo Professionale) Art. 1 - comma 1 del D.Lgs. 99/04 così come integrato e modificato dal D.Lgs. 101/05.

34 Es. di misurazione dei tempi
Provincia di Catanzaro Schema tipo del flusso di procedimento N° FASE RESPONSABILITÀ FLUSSO ATTIVITÀ Data Durata in giorni NOTE 1 Utente Richiesta Utente e ricezione istanza 2 Smistamento richiesta Assegnata al Responsabile del Servizio Dalla sede centrale a Via Acri ( impiega fino a 5 giorni) 3 Responsabile del Servizio Assegnata al funzionario Istruttore

35 4 Funzionario Istruttore Istruttoria 17 Verbale di Istruttoria tecnico-amministrativa , con predisposizione di atti finali 5 Dirigente Firma degli atti prodotti Rilascio Certificazione qualifica I.A.P. e contestuale comunicazione all’I.N.P.S. sede provinciale 21 22 Tempo atteso dall’utente per il rilascio della qualifica di I.A.P. = 22 gg.

36 Es. di riduzione dei tempi
Comune di Canicattì Procedimento: Rilascio della concessione edilizia Criticità rilevata Tempi relativi alla fase istruttoria Dalla presentazione della domanda alla data di richiesta prime integrazioni (109 gg. in media) Le cause della criticità Il tempo utilizzato per la valutazione tecnica della documentazione presentata va oltre i tempi previsti a causa della scarsa informazione fornita all’utente circa la documentazione da presentare (informazione rilevata a seguito di consultazione con gli utenti)

37 Es. di riduzione dei tempi
Le ipotesi di semplificazione Ipotesi n. 1 - Informatizzazione Prevedere sul sito dell’amministrazione una sezione specifica dedicata alla richiesta di autorizzazioni Documentazione necessaria per la presentazione della domanda (scaricabile); Modulistica (scaricabile); Informazioni con FAQ su modalità di presentazione e contenuti tecnici (ove possibile); Consulenza on-line su questioni di merito

38 Es. di riduzione dei tempi
Le ipotesi di semplificazione/2 Ipotesi n. 2 – Preistruttoria allo sportello Prima verifica amministrativa e tecnica della documentazione presentata. Da effettuare direttamente allo sportello da parte di personale appositamente formato

39 Es. di riduzione dei tempi
L’intervento di semplificazione Intervento di semplificazione predisposto dall’amministrazione mediante regolamento comunale ART. 2 – MISURE DI SEMPLIFICAZIONE La presentazione dell’istanza di rilascio della concessione edilizia deve essere preceduta dalla verifica, da parte dell’U.O. front-office della Direzione III, della conformità della documentazione a corredo alle previsioni della check list predisposta dall’Ufficio che il soggetto istante o professionista abilitato all’uopo delegato deve sottoscrivere ai sensi del DPR n. 445/00.

40 Stima dei tempi risparmiati a seguito della semplificazione
Es. di riduzione dei tempi Fase Istruttoria Data Tempo previsto dalla norma medio impiegato in gg. Stima dei tempi medi attesi con il Reg. a Regime (gg.) Presentazione della domanda 30 109 Protocollata (assegnata al servizio) 3 Rubricazione: la pratica è registrata e rubricata 2 Istruttoria: verifica completezza e correttezza documentazione tecnica e amministrativa 8 Richiesta integrazione agli utenti

41 Grazie per l’attenzione