Corso di Project Management Stato e Piano d’Azione

Cos’è un progetto? Un progetto è definito da TRE ELEMENTI CHIAVE: “un progetto è qualsiasi tipo di attività con inizio e fine ben definiti (TEMPO) e con l'obiettivo di produrre RISULTATI definiti, utilizzando le RISORSE” I tre elementi del progetto: - Tempo - Risultati - Risorse I tre elementi sono strettamente interconnessi: Cambiarne uno influenzerà gli altri (ad es.: più tempo = più risorse; meno tempo = risultati di qualità diversa rispetto al previsto)

Cos’è il Project Management come pratica? Il Project Management è la disciplina di pianificazione, organizzazione, gestione, qualità e controllo delle risorse e delle attività per raggiungere obiettivi e risultati specifici in un arco di tempo definito.

I Tre elementi chiave del progetto TEMPO: inizio e fine del progetto. RISULTATI prodotti al termine del progetto con caratteristiche qualitative e quantitative chiaramente definite. RISORSE da utilizzare nella fase di realizzazione (finanziarie, staff, tempo, etc.). Il triangolo del Project management RISORSE TEMPO RISULTATI

Impatto positivo delle tecniche di Project Management Aumenta il numero di progetti realizzati Aumenta la qualità dei risultati I costi sono controllati I risultati sono prodotti alle scadenze concordate Ritardi e rischi sono ridotti Migliora la comunicazione tra gli stakeholders e il project team

5 Steps, 3 Fasi Definizione Realizzazione Completamento Avviamento Pianificazione Esecuzione Realizzazione Controllo Completamento Chiusura

Step 1: Avviamento del progetto Il primo step del project cycle risponde ad una questione principale: quanti e quali progetti l’organizzazione vuole realizzare Produrre uno “Statement of work” (SOW), un breve documento che descrive gli obiettivi principali e le linee guida del progetto. Esso è utile per la comunicazione interna ed esterna, per la ricerca di finanziamenti, per la discussione e presentazione agli stakeholders.

Identificazione degli stakeholders STEP 1: AVVIAMENTO Stakeholders sono tutti coloro che hanno un interesse nel progetto e nei suoi risultati. Stakeholders principali sono quelli con un ruolo più rilevante nel progetto: il Project Manager, il project team, il consiglio di amministrazione dell'organizzazione, i finanziatori.

Step 2: Pianificazione STEP 2: PIANIFICAZIONE Lo scopo di questo step è quello di pianificare con attenzione tutti gli elementi del progetto e di redigere un “Project plan" - il documento che servirà come linea guida al Project Manager e al project team. Una buona pianificazione è la chiave per il successo del progetto!!! Utilizzate tutto il tempo e le risorse necessarie per assicurare che il vostro Project Plan sia progettato con cura, con tutta la necessaria attenzione per i dettagli.

La struttura di un Project Plan STEP 2: PIANIFICAZIONE Non esistono formati standard né modelli per strutturare un Project Plan, Ma i seguenti elementi sono tipici di tutti i progetti: Obiettivi del progetto: PERCHE’ vogliamo realizzare questo progetto? Risultati del progetto: COSA vogliamo produrre e con quali caratteristiche? Project team: CHI è coinvolto? Work Plan: QUANDO/COME Responsabilità Tempo Analisi dei rischi Risorse e budget: QUANTO

Workplan STEP 2: PIANIFICAZIONE Per una pianificazione più efficace, e per una realizzazione meglio controllata, il carico di lavoro è suddiviso in unità distinte, chiamate «Work Packages». Un Work Package rappresenta il lavoro necessario per raggiungere i principali risultati del progetto. I Work Packages (WP) sono ulteriormente suddivisi in TASK, unità di lavoro più ridotte e dunque più facili da realizzare e controllare.

Esempio di WorkPlan WP 5 Project Management WP 4 Diffusione STEP 2: Il progetto riguarda la realizzazione di una campagna di sensibilizzazione nelle scuole, sulla base dei risultati di interviste per determinare le precise esigenze degli allievi in un campo specifico (ad esempio, una campagna anti-fumo). 3 PRINCIPALI WORKPACKAGES, SUDDIVISI IN TASKS STEP 2: PIANIFICAZIONE WP 5 Project Management WP1: RICERCA T1.1: Definizione del metodo di ricerca T1.2: Definizione dei gruppi target T1.3: Esecuzione delle interviste T1.4: Relazione finale sulla ricerca WP 4 Diffusione WP2: DEFINZIONE DELLA CAMPAGNA T2.1: Sviluppo dei contenuti della campagna T2.2.: Logistica (Autorizzazioni, contatti con le scuole, etc.) T2.3: Grafica e design. Produzione di materiale T2.4: Definizione degli accordi con gli sponsor I WorkPackages si riferiscono ai principali risultati del progetto. Accanto a questi WPs «tecnici», un Workplan include anche WPs «Orizzontali», come il Project Management, la Comunicazione/Diffusione, il Monitoraggio, etc. WP3: REALIZZAZIONE DELLA CAMPAGNA T3.1: Logistica e preparazione T3.2: Realizzazione della campagna T3.3: Conferenza finale sui risultati T3.4: Chiusura della campagna(mails di ringraziamento, distribuzione di materiale ai policy makers, chiusura rapporti con gli sponsor)

Introduzione della Gantt chart La Gantt chart mostra i WPs e le tasks in cui è suddiviso il lavoro, e il loro inizio, durata e fine. PIANIFICAZIONE STEP 2:

Step 3: Esecuzione STEP 3: ESECUZIONE L'effettiva realizzazione del progetto: il lavoro viene effettuato e le attività sono realizzate seguendo il Project Plan. Uno dei modi migliori per garantire il successo di un progetto è quello di avere un kick-off meeting di successo ed un buon meccanismo di comunicazione.

Kick-off meeting STEP 3: ESECUZIONE Il kick-off meeting costituisce l’avvio formale del progetto e richiede la presenza di tutte le persone coinvolte nella sua attuazione; Vengono definiti i principali strumenti e mezzi di Project Management; Vengono rivisti e discussi tutti gli elementi principali del progetto -obiettivi, tempo e risorse- per garantire che tutti gli elementi chiave del progetto siano chiari e definiti. Il Project Manager condivide la visione del progetto con tutti i membri del team.

Comunicazione STEP 3: ESECUZIONE La comunicazione è un elemento fondamentale ed essenziale nell’esecuzione del progetto. Di solito, la comunicazione ha due dimensioni: comunicazione interna ed esterna.

Comunicazione Comunicazione interna Comunicazione esterna STEP 3: ESECUZIONE Comunicazione interna Comunicazione esterna La comunicazione esterna si concentra sul sostegno alla diffusione e visibilità del progetto. Strumenti comunemente usati: websites o pagine web dedicate, comunicati stampa, eventi... Un elemento importante è l'utilizzo del logo in modo da fornire visibilità immediata ad una specifica attività. La comunicazione interna ha lo scopo di assicurare la condivisone del progetto, dei suoi elementi principali e delle questioni principali da parte di tutte le persone coinvolte nella sua realizzazione. Più di solito le e-mail di gruppo e conference call Skype sono un mezzo efficace per le comunicazioni interne; è importante che tutti i membri del team (e il Project Manager in primis) ne facciano un uso appropriato per evitare flussi eccessivi di comunicazione.

Step 4: Monitoraggio e controllo Nel corso dell’esecuzione del progetto, il suo avanzamento deve essere monitorato per tenere sotto controllo tutti gli elementi del progetto (a partire dai tre elementi chiave - tempo, risultati, risorse-). Monitoraggio e controllo permettono al Project Manager e al team di identificare eventuali problemi nell’esecuzione del progetto, anticipare i rischi, e definire e attuare misure correttive.

STEP 4: MONITORAGGIO E CONTROLLO Per monitorare il progetto, possono essere utilizzati una serie di strumenti, come ad esempio: STEP 4: MONITORAGGIO E CONTROLLO Incontri regolari tra il Project Manager e i membri (chiave) del team Rapporti interni Controllo del programma delle attività svolte rispetto alla Gantt chart del progetto. Tenuta dei registri dei soldi spesi rispetto al bilancio previsto E’ importante condividere gli strumenti con tutti di membri del team, e usarli regolarmente per garantire un sistematico controllo delle attività.

STEP 4: MONITORAGGIO E CONTROLLO Milestones STEP 4: MONITORAGGIO E CONTROLLO Una milestone (traguardo) è un evento significativo nel progetto, spesso la realizzazione di un risultato principale o la fine di una task. Le Milestones sono identificate in fase di progettazione e sono usate come momenti di valutazione interna.

Step 5: Chiusura del progetto I progetti possono essere chiusi in modi differenti, con un diverso grado di formalismo, a seconda delle loro dimensioni e della loro portata. Nei progetti più piccoli, sono spesso utilizzati uno o più dei seguenti stumenti: Un (breve) rapporto finale che descrive ciò che è stato fatto Un incontro con tutto il team del progetto Una presentazione dei risultati più importanti agli utenti finali o agli stakeholders principali.

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