Il Piano della Performance nel Comune di Massa Regole e stato dell’arte

Delibera di approvazione della G.C. n. 524 del 29 dicembre 2010 Il Regolamento sul Sistema della Performance organizzativa e individuale del Comune di Massa Delibera di approvazione della G.C. n. 524 del 29 dicembre 2010 Delibera successiva di revisione n. 453 del 29 dicembre 2011 Definizione “ pesi” e indicatori per la valutazione individuale dei dirigenti e dei dipendenti e approvazione nuove schede per la valutazione - delibere n. 292 del 9 settembre 2011 e n. 454 del 29 dicembre 2011

La struttura del sistema della performance Performance e bisogni da soddisfare Processo e Piano della performance Il sistema di reporting Indicatori e sistema delle informazioni Partecipazione e trasparenza

Performance e bisogni da soddisfare Art. 5, 1° comma “Il sistema è chiamato a rilevare, misurare, graduare e valutare, distintamente: a)gli effetti reali delle politiche attivate dall’amministrazione comunale sulla soddisfazione dei bisogni della collettività; b)…… c)……

Performance e bisogni da soddisfare Art. 6, comma 1 “L’attività di pianificazione e individuazione degli obiettivi, di misurazione e di valutazione dei risultati a livello organizzativo è indirizzata allo scopo fondamentale e finale della soddisfazione dei bisogni della collettività e quindi riguarda in primo luogo la dimensione dell’outcome “ Outcome = conseguenza, effetto (globali)

Performance e bisogni da soddisfare Art. 6, comma 3 Il percorso che conduce alla misurazione e alla valutazione degli outcome si articola nelle seguenti fasi : ricognizione dei bisogni, valutazione della loro rilevanza e della sostenibilità degli effetti del relativo outcome; individuazione degli obiettivi strategici sostenibili; predisposizione del piano delle attività o del programma finalizzato alla realizzazione degli obiettivi strategici, composto dalla individuazione delle risorse, delle condizioni tecniche e dei requisiti funzionali affinchè l’obiettivo si realizzi, dei processi occorrenti e dei risultati previsti in termini di attività, servizi e prodotti; articolazione del piano in obiettivi operativi, finalizzati ai risultati strategici; misurazione del grado di efficienza nella realizzazione dell’output da parte dell’ente o dell’unità organizzativa; misurazione degli impatti dei risultati ottenuti sulla soddisfazione dei bisogni della collettività; misurazione dell’outcome finale, o di lungo periodo.

Performance e bisogni da soddisfare Art. 11 “L’insieme degli indicatori disponibili deve essere in grado di misurare la performance in ciascuno degli ambiti individuati..” In particolare quelli che riguardano “gli effetti reali delle politiche attivate dall’amministrazione comunale sulla soddisfazione dei bisogni della collettività”

Dalla mission alle strategie e agli obiettivi Tradurre la catena di senso nel processo di realizzazione del ciclo della performance (atti, procedure, prodotti ecc,) Far funzionare gli atti di programmazione previsti dalla normativa come elementi coerenti con il ciclo della performance Individuare ruolo e contenuto del Piano della performance (in quanto documento)

Dalla mission alle strategie e agli obiettivi Art. 4 , comma 1 “ Il sistema della performance del Comune di Massa è orientato ad assicurare un forte legame tra missione dell’ente, programmi, obiettivi, indicatori ed azioni nonché tra risultati, processi e risorse. Esso fornisce un’ applicazione a cascata a livello d’ente, di unità organizzativa, di gruppo e individuale ed ha lo scopo di attuare la strategia dell’amministrazione comunale, mediante la programmazione di obiettivi per ognuno dei suddetti livelli, il monitoraggio della loro attuazione e la verifica dei risultati. …... Gli obiettivi annuali sono finalizzati espressamente alla realizzazione degli obiettivi pluriennali “

Dalla mission alle strategie e agli obiettivi Art. 8 , commi 3 e 6 “Nella formulazione degli obiettivi strategici e dei relativi piani di attività si devono considerare espressamente gli impatti prodotti nell’ambiente esterno in termini di risposta ai bisogni ed identificare ex ante gli impatti che ci si propone di produrre o che comunque si producono sull’ambiente di riferimento e sui bisogni dei cittadini.” “La Relazione previsionale e programmatica, in un’apposita sua Sezione, contiene il richiamo alle visioni strategiche ed ai singoli obiettivi strategici enunciati dalle Linee programmatiche di mandato, suddivisi per aree strategiche di intervento.” Art. 9, comma 1 “Gli obiettivi del Piano esecutivo di gestione costituiscono l’articolazione operativa annuale dei degli obiettivi strategici dei programmi della Relazione previsionale e programmatica e sono strettamente finalizzati alla realizzazione di questi “

Effetti da ottenere, bisogni da soddisfare Mandato istituzionale = Visione strategica Area Strategica AMBIENTE Area Strategica TERRITORIO e infrastrutture Area Strategica ATTIVITA’ Produttive Area Strategica CULTURA Area Strategica ISTRUZIONE E SPORT Area Strategica TURISMO Area Strategica SANITA’ E SERVIZI SOCIALI Area Strategica Amministrazione Area Strategica LE RISORSE Area Strategica LA MONTAGNA Effetti da ottenere, bisogni da soddisfare OBIETTIVI STRATEGICI

Area Strategica AMBIENTE OBIETTIVI STRATEGICI Ripensare e riorganizzare la politica dei rifiuti: riunificazione dell’intero ciclo in una sola azienda pubblica, nella salvaguardia dei livelli occupazionali Aderire tempestivamente all’ATO unico dei rifiuti in modo da integrare il Comune di Massa nelle rete regionale dei collegamenti Promuovere le buone pratiche per la riduzione della produzione dei rifiuti e l’aumento della raccolta differenziata, partendo dal porta a porta Trasformare la TARSU in TIA facendo pagare sulla base dei rifiuti effettivamente prodotti. Promuovere ed incentivare gli “acquisti verdi” nell’ambito delle forniture comunali Migliorare i parametri della balneazione, intervenendo sugli impianti di depurazione Recuperare all’uso produttivo i siti industriali inquinati inclusi nel SIN, utilizzando tutti gli strumenti a disposizione senza aggirare le questioni ambientali Attuare l’Accordo di programma: avviare la bonifica delle acque di falda in modo da sbloccare la reindustrializzazione Valorizzare le molteplici risorse ambientali e paesaggistiche del territorio, in una dimensione regionale e comunitaria. Programma della relazione previsionale e programmatica 2011-2013 21. Una città più pulita e più sana Obiettivo operativo Peg 2011 1011.1.01 Misure a tutela del territorio. Miglioramento del deflusso delle acque piovane nei canali Dirigente del Settore “Tutela ambientale e politiche energetiche” Arch. Lamberto Menconi Obiettivo operativo Peg 2011 1011.1.02 Affidamento gestione parchi comunali e creazione aree per cani Dirigente del Settore “Tutela ambientale e politiche energetiche” Arch. Lamberto Menconi Obiettivo operativo Peg 2011 1011.1.03 Energie rinnovabili. Realizzazione impianti solare termico Dirigente del Settore “Tutela ambientale e politiche energetiche” Arch. Lamberto Menconi Obiettivo operativo Peg 2011 1011.1.4 Piano di azione comunale.PAC Dirigente del Settore “Tutela ambientale e politiche energetiche” Arch. Lamberto Menconi” Obiettivo operativo Peg 2011 1011.1.5 Attività estrattive , cave ed acque minerali Dirigente del Settore “Tutela ambientale e politiche energetiche” Arch. Lamberto Menconi Obiettivo operativo Peg 2011 1007.2.05 Attuazione protocollo d’intesa con ASMIU Dirigente del Settore Entrate e società partecipate “Dott.ssa M. Stella Fialdini

Dalla mission alle strategie e agli obiettivi Art. 15 Il piano della performance è il documento che enuncia e riassume in maniera coordinata e strutturata il ciclo triennale di gestione della performance. Il documento contiene a regime l’illustrazione de: la missione dell’ente; le visioni strategiche suddivise per aree di intervento riprese dalle linee programmatiche di mandato; gli obiettivi strategici per ciascuna area strategica; l’analisi del contesto interno ed esterno e l’apparato degli indicatori e dei valori storici rilevanti da porre a base della performance; gli obiettivi da raggiungere nel triennio e il loro rapporto con ciascun programma della Relazione previsionale e programmatica; gli obiettivi intermedi, validi per ogni anno del triennio, che costituiscono tappe di avvicinamento all’obiettivo finale; per ogni obiettivo, intermedio o finale, le risorse finanziarie, umane ed economiche disponibili, gli indicatori di risultato o di impatto ed i relativi target;

Dalla mission alle strategie e agli obiettivi ……..Il Pdp contiene: l’indicazione dell’unità organizzativa ed il centro di costo di riferimento di ciascun obiettivo; l’assegnazione degli obiettivi ai dirigenti e il grado di priorità di ciascuno di essi. gli stakeholder interessati a ciascun obiettivo. la descrizione delle fasi, dei tempi, dei soggetti del processo di redazione del Piano e le modalità di raccordo del Piano con gli strumenti di programmazione economico-finanziaria dell’ente.

Dalla mission alle strategie e agli obiettivi Art. 38 “Il processo di formazione del Piano della performance inizia entro il 1° ottobre di ogni anno e si integra con quelli di preparazione del Bilancio di previsione e del Piano esecutivo di gestione. Entro la suddetta data, la Giunta comunale, a seguito della ricognizione degli equilibri finanziari tendenziali e delle opzioni generali di bilancio per il triennio successivo, formula gli indirizzi e attribuisce le risorse sulla base dei quali i dirigenti responsabili di struttura, entro il 31 ottobre, redigono contestualmente e presentano alla Giunta: l’aggiornamento dei Programmi da inserire nella Relazione previsionale e programmatica per il triennio successivo. L’aggiornamento è effettuato con riferimento alla verifica dello Stato di attuazione dei programmi da parte del Consiglio comunale di cui al successivo articolo 42. le proposte di obiettivo da inserire nel Piano esecutivo di gestione per l’esercizio successivo; la dimostrazione dell’allineamento degli obiettivi di mandato, strategici ed operativi nello schema di piano settoriale della performance; La Giunta comunale predispone e allega lo schema del Piano della performance dell’ente e organizzativa alla deliberazione di approvazione dello schema del Bilancio di previsione”

Dalla mission alle strategie e agli obiettivi Dallo “schema” al PdP a regime Due tipi di gradualismo: A) dal generale al particolare B) di tipo temporale : accrescimento progressivo di contenuti Il contenuto dello schema del Piano della performance costituisce in realtà (o costituirà) la parte di più alto valore e significato dell’applicazione della riforma del decreto 150/2009

Dalla mission alle strategie e agli obiettivi Lo schema di Pdp che sarà allegato al Bilancio (più precisamente andrà a costituire una sezione della relazione Previsionale e programmatica) dovrà contenere a regime: A) l’enunciazione della mission dell’ente B) le visioni strategiche suddivise per aree di intervento C) per ogni area di intervento, l’analisi del contesto interno ed esterno e l’apparato degli indicatori e dei valori storici rilevanti da porre a base della performance D) gli obiettivi strategici enunciati dalle Linee programmatiche di mandato, per ciascuna area strategica con l’analisi degli impatti e degli effetti corrispondenti E) gli obiettivi da raggiungere nel triennio attraverso la realizzazione di ciascun programma della Relazione previsionale e programmatica F) gli obiettivi operativi annuali, validi per ogni anno del triennio, che costituiscono tappe di avvicinamento all’obiettivo finale; G) gli stakeholder interessati a ciascun obiettivo H) la dimostrazione , attraverso “l’albero della performance”, dell’allineamento e della coerenza dei diversi livelli in cui le visioni, gli obiettivi ed i piani di attività sono articolati I) la descrizione delle fasi, dei tempi, dei soggetti del processo di redazione del Piano e le modalità di raccordo del Piano con gli strumenti di programmazione economico-finanziaria dell’ente.

Il sistema di reporting Un ciclo di reporting per ogni livello di pianificazione degli obiettivi Obiettivi strategici pluriennali . Di norma un solo report annuale Art 42 “Entro il 15 luglio di ogni anno i dirigenti di cui al comma precedente redigono il report sull’andamento degli obiettivi strategici triennali e dei programmi della Relazione previsionale e programmatica, con riferimento alla data del 30 giugno. Il report sull’andamento degli obiettivi strategici è redatto con le modalità di cui all’articolo precedente ed è conseguente alle risultanze dei report sull’andamento degli obiettivi operativi nei quali essi si articolano” Su indicazione del Sindaco o della Giunta comunale si procede alla predisposizione dei report di cui al presente articolo e alla successiva verifica dello stati di attuazione dei programmi, in via straordinaria, anche in periodi diversi di quelli di cui al comma 1). “

Il sistema di reporting Obiettivi operativi annuali. Quattro report annuali Art 41 “ Entro il 15 aprile, il 15 luglio e il 15 ottobre di ciascun anno, i dirigenti responsabili di struttura redigono il report sull’andamento degli obiettivi operativi annuali loro assegnati, con riferimento alla situazione al termine del mese precedente. Ove il Piano esecutivo di gestione risultasse approvato in data successiva al 31 gennaio, il primo report è riferito alla situazione alla data del 30 giugno. Il report, per ogni obiettivo, è costituto da: un illustrazione sintetica dell’andamento complessivo dell’ obiettivo e delle singole azioni in esso previste, anche con riferimento al rispetto del programma temporale; la segnalazione delle criticità eventualmente insorte ed in particolare di quelle che possono effettivamente mettere in discussione il risultato finale… l’indicazione delle proposte rivolte al superamento delle criticità, fermo restando la natura ed il target presente dell’obiettivo, attraverso un adeguamento delle risorse assegnate, ovvero di modifica e rimodulazione dell’obiettivo, con riferimento alle sue modalità, al suo risultato, ai suoi indicatori e ai relativi target…”

Il sistema di reporting Obiettivi strategici ed operativi. Le variazioni in corso d’opera. Art 43 “La Giunta comunale, esamina il contenuto del Referto e dei report sugli obiettivi operativi annuali, anche in più sedute, adottando le eventuali variazioni al Piano esecutivo di gestione, entro il 10 maggio, il 31 agosto ed il 10 novembre. Il Consiglio comunale, sulla base del report sugli obiettivi strategici di cui al precedente articolo, verifica lo stato di attuazione dei programmi della Relazione previsionale e programmatica, nell’ambito della deliberazione prevista dall’articolo 193 del T.U. approvato con D. Lgs. 267/2000. La deliberazione deve essere adottata comunque entro il 30 settembre.”

Il sistema di reporting Obiettivi operativi annuali . Il report finale Art 44 “Entro il 28 febbraio di ogni anno, ogni dirigente responsabile di struttura redige e trasmette al Servizio Programmazione e controlli interni, il report finale sui risultati ottenuti, con riferimento a ciascun obiettivo operativo annuale affidato. La Relazione contiene: un’illustrazione dettagliata dello svolgimento del progetto, delle azioni realizzate, del tempo impiegato, delle criticità superate e di quelle non superate, delle risorse impiegate e di quant’altro utile a descriverne l’andamento e a giustificarne i risultati finali; i risultati ottenuti, il valori raggiunti dagli indicatori ed il suo raffronto comparativo con quelli preventivati; considerazioni di sviluppo e di prospettiva utili al miglioramento della performance. Il Servizio Programmazione e controlli interni inoltra i report al Nucleo di valutazione, allegandoli alla proposta di Referto, che contiene il riassunto, l’elaborazione e il commento delle risultanze degli obiettivi, entro il 31 marzo di ciascun anno.”

Il sistema di reporting La Relazione finale sulla performance. Cos’è e chi la presenta Art. 51 “Entro il 30 giugno di ogni anno, sulla base delle risultanze del processo di misurazione e valutazione della Performance organizzativa e individuale compiuto dal Nucleo di valutazione e dai dirigenti, la Giunta comunale approva la Relazione sulla performance relativa all’anno precedente. Nella Relazione si da conto dei risultati organizzativi e individuali raggiunti rispetto agli obiettivi inseriti nel Piano della performance. La struttura della Relazione riproduce quella del Piano e la integra con l’indicazione dei risultati ottenuti riferiti a ciascun obiettivo, con la dimostrazione dell’andamento storico dei principali indicatori di performance e con le valutazioni di prospettiva in relazione agli obiettivi strategici perseguiti. La Relazione riferisce anche sugli esiti della performance individuale. La Relazione è pubblicata sul sito istituzionale entro dieci giorni dalla sua approvazione” LA RELAZIONE E’ PREDISPOSTA DAL SERVIZIO (Programmazione e controlli interni) VALIDATA E TRASMESSA DAL NDV ALLA GIUNTA COMUNALE

Il l sistema delle informazioni (indicatori e target) I numeri (le informazioni quantitative) servono ad individuare, od a facilitare l’individuazione, delle priorità e degli obiettivi e quindi devono essere disponibili ex ante rispetto alla misurazione dei risultati. Raccogliere informazioni sui valori storici e di raffronto . Dotarsi di una bancadati, (non aspettare che emerga, o “esploda” la criticità ) Art.13 “La base dei dati del sistema si costituisce e si evolve di continuo attraverso la messa in comune e l’integrazione di tutte le informazioni progressivamente disponibili, la misurazione costante dei target raggiunti e la raccolta e l’elaborazione di dati utili per l’attività di benchmarking. Il sistema informativo organizzato acquisisce, confronta, seleziona, analizza, interpreta e diffonde le informazioni di origine interna od esterna all’ente ed utilizzabili dall’attività di misurazione, valutazione della performance.

Il sistema delle informazioni (indicatori e target Dati di origine interna: le rilevazioni di contabilità finanziaria tratte dal bilancio di previsione, dalla gestione dello stesso e dal rendiconto; le rilevazioni di contabilità economico-analitica relative a costi e ricavi e la loro attribuzione ai centri di costo e/o alle unità di prodotto; le informazioni di tipo organizzativo, quelle concernenti le risorse umane impiegate e quelle relative ai processi gestiti; i dati relativi agli indicatori e ai target raggiunti . altre informazioni, frutto di elaborazioni di dati contabili e non, utili a fornire informazioni per l’analisi dell’efficacia, dell’efficienza e dell’economicità dell’attività amministrativa. Le informazioni di origine esterna sono tratte dall’ambiente economico e sociale in cui l’ente opera, attraverso indagini, questionari od altri strumenti di ricerca oppure da altre istituzioni od enti (altri enti locali, camere di commercio, istat, asl, ecc.)

Il sistema delle informazioni (indicatori e target Ampiezza delle informazioni rilevanti Art. 11 “L’insieme degli indicatori disponibili deve essere in grado di misurare la performance in ciascuno degli ambiti individuati all’articolo 5). “ gli effetti reali delle politiche attivate dall’amministrazione comunale sulla soddisfazione dei bisogni della collettività (OUTCOME/IMPATTO) il grado di attuazione di piani e programmi, ovvero il rispetto delle fasi e dei tempi previsti, degli standard qualitativi e quantitativi definiti, del livello previsto di assorbimento delle risorse (EFFICACIA “INTERNA”) il grado di soddisfazione dei destinatari delle attività e dei servizi anche attraverso modalità interattive (QUALITA’ SOGGETTIVA o PERCEPITA) l’efficienza nell’impiego delle risorse, con particolare riferimento al contenimento e alla riduzione dei costi nonché all’ottimizzazione dei tempi dei procedimenti amministrativi (EFFICIENZA) la qualità e la quantità delle prestazioni e dei servizi erogati (QUALITA’ OGGETTIVA/OUTPUT/ EFFICACIA “ESTERNA”)

Il sistema delle informazioni (indicatori e target) A che punto siamo. Obiettivo Peg 2011 (prima fase della costruzione della banca dati) Selezionare almeno 500 indicatori rilevanti, distribuiti per aree strategiche o su tutti i centri di costo dell’ente e relativi alle seguenti tre dimensioni di analisi e valutazione (vedi articolo 11) OUTCOME (dimensione dell’impatto sui bisogni) OUTPUT/EFFICACIA (dimensione quantitativa/qualitativa dell’attività svolta) EFFICIENZA (dimensione della riduzione dei costi e dell’ottimizzazione dei tempi) Associare a ciascun indicatore il valore raggiunto nei cinque anni antecedenti il 2011 (ovvero dal 2006 al 2010)

Il sistema delle informazioni(indicatori e target) …SEGUE la modernizzazione e il miglioramento qualitativo dell’organizzazione e delle competenze professionali e al capacità di attuazione di piani e programmi (INNOVAZIONE/SVILUPPO ORGANIZZATIVO) lo sviluppo qualitativo e quantitativo delle relazioni con i cittadini, i soggetti interessati, gli utenti e i destinatari dei servizi, anche attraverso lo sviluppo di forme di partecipazione e collaborazione (PARTECIPAZIONE/INCLUSIONE) il raggiungimento degli obiettivi di promozione delle pari opportunità (PARI OPPORTUNITA’)

Il sistema delle informazioni (indicatori e target)

Partecipazione, trasparenza e accountability “Il sistema assicura pari opportunità di diritti e doveri, trasparenza e coinvolgimento dei cittadini e degli utenti dei servizi nella rendicontazione e nella valutazione dei risultati dell’attività amministrativa.” Art. 4 “Il sistema promuove il coinvolgimento dei cittadini nell’attività di valutazione dei risultati e e dello stato di attuazione dei programmi strategici dell’amministrazione”

Partecipazione, trasparenza e accountability Attuazione del principio di trasparenza (decreto 150) Art.16 “Deve essere garantita la totale accessibilità ad ogni aspetto dell’organizzazione e dell’andamento gestionale dell’ente. Tutte le informazioni e i documenti utilizzati, nonché gli atti adottati, nell’ambito del ciclo della performance sono pubblicati e resi disponibili a chiunque mediante pubblicazione nell’apposita sezione del sito internet istituzionale. Possono essere utilizzate anche altre forme di pubblicazione e diffusione da stabilirsi di volta in volta. Il sistema organizza e diffonde questionari on line sul funzionamento e la qualità dei servizi, forum e servizi di faq.”

Partecipazione, trasparenza e accountability Gli stakelhoder Art. 36 “Gli stakeholder di riferimento sono individuati preventivamente e il loro elenco è approvato dalla Giunta comunale. Gli stakeholder sono classificati per categoria e a seconda dell’ area strategica cui sono interessati. Elenco e classificazione costituiscono la mappa degli stakeholder del Comune Massa. La mappa degli stakeholder connoterà ogni strategia comunicativa dell'amministrazione in ordine ai propri programmi ed ai propri obiettivi. Ogni pratica di coinvolgimento farà riferimento alla mappatura.”

Partecipazione, trasparenza e accountability I Focus group Art.37 “ I Focus group sono gruppi pre-qualificati e pre-selezionati di persone, rappresentativo degli stakeholder di riferimento dell’attività amministrativa, istituito per registrare l’atteggiamento e il giudizio dei destinatari delle politiche dell’ente sulla qualità ed efficacia delle stesse. I focus group vengono istituiti con deliberazione della Giunta comunale distintamente per ogni area di attività dell’ente. I focus group sono rinnovati ogni biennio. Per la costituzione dei focus group deve essere utilizzato il metodo della consultazione di tutti gli stakeholder individuati. Gli stakeholder che formano i focus group sono individuati di norma per il 50% attraverso autocandidature e, nell'ambito di queste, mediante sorteggio. Il restante 50% è individuato dall'amministrazione sulla base di principi di rappresentatività e con criteri di rotazione. Ogni focus group deve essere costituito da non più di 10 stakeholder.”