elementi caratterizzanti e fasi principali L’Audit di sistema: elementi caratterizzanti e fasi principali Dr. Nicola Masella Tecnostruttura

Obiettivo generale Ottenere ragionevoli garanzie sull’efficace funzionamento del sistema di gestione e controllo Accertare il livello di affidabilità del sistema nell’assicurare: la correttezza delle dichiarazioni di spesa la legittimità e la regolarità delle operazioni il rispetto dei regolamenti e delle politiche comunitarie

Ambito di copertura Autorità di gestione Autorità di certificazione Uffici responsabili della gestione e dei pagamenti delle operazioni Uffici responsabili dei controlli Autorità di certificazione Organismi intermedi

Campo di applicazione Elementi più comuni soggetti a controllo l’organizzazione interna del lavoro (organigramma, deleghe, competenze) la divisione dei compiti le procedure di selezione delle operazioni le procedure di gestione delle operazioni le procedure di supervisione e controllo le procedure di reportistica interna la protezione fisica e logica delle informazioni

Esame preliminare delle informazioni disponibili 1° Fase Esame preliminare delle informazioni disponibili Raccolta ed esame della documentazione descrizione del sistema di gestione e controllo manuali delle procedure dell’AdG, AdC, OOII piste di controllo sistema informativo e contabile precedenti rapporti di audit con l’analisi delle criticità riscontrate eventuali note ed osservazioni della Commissione Europea ogni ulteriore elemento utile

Esame preliminare delle informazioni disponibili 1° Fase Esame preliminare delle informazioni disponibili Valutazione dell’esistenza teorica di criticità e/o punti deboli del sistema l’organizzazione le risorse gli strumenti le procedure i controlli i risultati

Individuazione degli Organismi da controllare 2° Fase Individuazione degli Organismi da controllare Valutazione dei rischi associati ad ogni Organismo attraverso l’esame preliminare di struttura organizzativa tipologia di organismo processi di istruttoria e attuazione delle operazioni risorse finanziarie esperienza nella gestione dei fondi esistenza e qualità della documentazione procedurale esito di controlli precedenti ed eventuali criticità riscontrate

Svolgimento dei controlli 3° Fase Svolgimento dei controlli Analisi desk della documentazione sull’organismo da controllare diretta a comprendere l’organizzazione le procedure

Svolgimento dei controlli 3° Fase Svolgimento dei controlli Controllo in loco presso l’organismo da controllare (AdG,OO.II) diretto ad una verifica su allocazione e separazione delle funzioni, organizzazione del personale, esistenza e qualità dei manuali sulle procedure modalità di selezione delle operazioni gestione delle operazioni svolgimento dei controlli amministrativi e in loco mantenimento e funzionalità delle piste di controllo sistema informatizzato per la contabilità, monitoraggio e rendicontazione finanziaria gestione degli errori e delle irregolarità

Svolgimento dei controlli 3° Fase Svolgimento dei controlli Controllo in loco presso l’organismo da controllare (AdC) diretto ad una verifica su allocazione e separazione delle funzioni, organizzazione del personale, esistenza e qualità dei manuali sulle procedure adeguata impostazione della pista di controllo procedure per la garanzia sulla attendibilità delle certificazioni di spesa adeguatezza del sistema informatizzato procedure sulla contabilità degli importi da recuperare e i provvedimenti per il recupero degli importi indebitamente versati

Svolgimento dei controlli 3° Fase Svolgimento dei controlli Test su alcune operazioni per la verifica di effettivo utilizzo delle metodologie previste adeguatezza delle procedure utilizzate L’esame degli elementi del sistema riguarda la loro impostazione la loro operatività

4° Fase Reporting e follow up Predisposizione del rapporto di audit conclusioni dell’audit di sistema criticità/irregolarità riscontrate indicazione delle azioni correttive Trasmissione del rapporto di audit all’organismo/struttura controllata alla Autorità di gestione Gestione del contraddittorio con il soggetto controllato ricezione delle controdeduzioni valutazione dei nuovi elementi acquisiti

4° Fase Reporting e follow up Trasmissione del rapporto di audit definitivo all’organismo/struttura controllata alla Autorità di gestione ed alla Autorità di certificazione Verifica del seguito dato alle raccomandazioni contenute nel rapporto esecuzione delle rettifiche riguardo alle carenze constatate adeguatezza delle azioni correttive adottate ai fini del miglioramento del sistema