RUOLI E RESPONSABILITÀ Agenda RUOLI E RESPONSABILITÀ Ruoli e Responsabilità del Project Manager Il Project Team Cambiamenti normativi

Ruolo del Project Manager GESTIONE DEL PROGETTO AL FINE DI RAGGIUNGERE GLI OBIETTIVI FISSATI DAL CONTRATTO O STABILITI DALL’AZIENDA IL PROJECT MANAGER È IL PUNTO DI RIFERIMENTO UNICO DEL PROGETTO, SIA ALL’INTERNO DELL’AZIENDA SIA VERSO L’ESTERNO

Responsabilità del Project Manager Realizza il Progetto nel rispetto dei termini contrattuali coordinando le diverse tipologie di risorse a disposizione Assicura che i singoli piani operativi siano adeguati per raggiungere gli obiettivi fissati, con particolare attenzione ai risultati economici e finanziari Risponde del Progetto assegnatogli sia all’azienda che al cliente Gestisce e controlla le attività sviluppate all’interno dell’azienda e quelle assegnate all’esterno, con particolare attenzione all’insorgere di criticità e conflitti Individua, in anticipo, le situazioni che possono pregiudicare il raggiungimento degli obiettivi assegnati e, se necessario, propone alla Direzione possibili alternative

Compiti del Project Manager In Sintesi: ORGANIZZARE PIANIFICARE GESTIRE CONTROLLARE DECIDERE

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Struttura Project Team: Caratteristiche La Struttura Organizzativa del Gruppo di Progetto è funzione del tipo, delle dimensioni, delle caratteristiche del progetto e dell’organizzazione dell’Azienda Il “Project Team” include tutti coloro che partecipano alla definizione di tutti i programmi operativi ed allo sviluppo del Progetto La composizione e la struttura organizzativa del “Project Team” può variare durante il Ciclo di Vita del Progetto

Attività Project Team nell’Avvio Progetto (1) Individuazione dei Contenuti, Responsabilità, Costi tramite il processo di scomposizione del Progetto: “Cosa” Work Breakdown Structure (WBS) “Chi“ Organization Breakdown Structure (OBS) “Quanto” Cost Breakdown Structure (CBS) 2. La definizione di un “Compito” include: - Descrizione sintetica del lavoro da svolgere - Input richiesti - Output e correlazioni con gli altri “Compiti “ - Vincoli (condizioni contrattuali, ...) - Obiettivi specifici da ottenere (Deliverables)

Attività Project Team nell’Avvio Progetto (2) L’assegnazione delle Responsabilità viene definita in funzione della struttura organizzativa prevista (OBS) 4. Pianificazione “di alto livello” che definisce la sequenza delle principali attività del Progetto 5. “Kick-off Meeting” a cui partecipano il Project Manager, i Team del Progetto, i Responsabili delle Funzioni, la Direzione

WBS OBS Matrice delle Responsabilità STRUTTURA ORGANIZZATIVA “COSA” WORK PACKAGE “CHI” UNITA’ ORGANIZZATIVA WBS OBS STRUTTURA ORGANIZZATIVA CONTENUTO DEL PROGETTO

Project Manager: Deleghe e Comunicazione Il Project Manager, oltre alla definizione dei Ruoli e delle Responsabilità, nella fase iniziale deve: Stabilire le Interfacce e le Deleghe per ogni Componente del Project Team Definire le modalità con cui devono Circolare le Informazioni ed i rapporti interni tra i Componenti del Project Team, all’interno ed all’esterno dell’Azienda

Il Project Manager, deve : Pianificare e gestire le riunioni Project Manager: Gestione Gruppo Progetto Il Project Manager, deve : Pianificare e gestire le riunioni Comunicare al Project Team la situazione generale, le strategie, le decisioni, … Adeguare l’Organizzazione del Project Team in funzione delle necessità operative che si manifestano nel corso del “Ciclo di Vita” del progetto Valorizzare le risorse, incrementare le conoscenze, migliorare l’efficienza e l’efficacia del Gruppo di Progetto

Il Project Management Office Il Know-how aziendale delle Metodologie di base di Project Management risiede, spesso, nel Project Management Office Le professionalità tipiche del Project Management Office dipendono molto dal tipo di Progetto e dall’Azienda La funzione essenziale nel PMO è quella del Project Control che svolge attività di pianificazione e controllo tempi e costi Il personale del Project Management Office viene assegnato al Progetto (a tempo pieno o per un periodo di tempo adeguato alle necessità di gestione) Il personale del Project Management Office lavora in stretto contatto con il Project Manager e con le persone coinvolte nel Progetto (collabora alla conduzione ed al controllo delle attività gestionali del Progetto

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Il Responsabile Unico di Procedimento è una figura centrale nei progetti della Pubblica Amministrazione, tale da essere considerato il motore del prodotto “opera pubblica”, in estrema sintesi è il governatore del ciclo di vita dell’opera pubblica.

Già il “Regolamento di esecuzione e attuazione del codice dei contratti pubblici di lavori, servizi e fornitore, D.P.R. 207/2010”, era ben chiaro, e prevede che il RUP, coordinasse sotto la propria responsabilità e vigilanza, le fasi di progettazione, affidamento ed esecuzione di ogni singolo intervento o opera pubblica. Egli promuoveva e sovrintendeva agli accertamenti ed alle indagini preliminari idonei a consentire la verifica della fattibilità tecnica, economica ed amministrativa dell’opera. documento preliminare alla progettazione project charter

QUALE ELEMENTO ERA ANCORA MANCANTE? Diverse direttive della ex Autorità sul LL.PP. e anche diversi giudizi del Consiglio di Stato e di alcuni Tar hanno già in passato sottolineato che, relativamente agli appalti pubblici, il RUP – Responsabile Unico di Procedimento -, laddove il Procedimento si configuri come un vero e proprio progetto (es. Opere pubbliche), altro non è che un Project Manager, secondo la piena accezione del termine anglosassone. QUALE ELEMENTO ERA ANCORA MANCANTE?

PROJECT DIRECTOR RUP PM Controllo Controllo obiettivi amministrativo + sicurezza Controllo amministrativo negoziazione RUP PM

D. Lgs. 50/2016 e Linee guida ANAC n. 3 Il cuore della questione nella disposizione contenuta all’art. 38 del Codice, che statuisce che a prescindere dall’importo del contratto, il RUP deve possedere la qualifica di Project Manager, nell’ottica di dare rilievo alle competenze di pianificazione e gestione dello sviluppo di specifici progetti, anche attraverso il coordinamento di tutte le risorse a disposizione, degli interventi finalizzati ad assicurare l’unitarietà dell’intervento, il raggiungimento degli obiettivi nei tempi e nei costi previsti, la qualità della prestazione e il controllo dei rischi.

MA CHI DEFINISCE IL RUOLO DEL PROJECT MANANGER E COS’E’ IL PROJECT MANAGEMENT?