Riunione 08.07.2010 A cura della Dott.ssa COLOMBO / Dott. BINFARE’

Organizzazione ed Etica a supporto del Sistema Dotale dell’Agenzia per la Formazione, l’Orientamento e il Lavoro della Provincia di Como

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: RESPONSABILE SISTEMA GESTIONE QUALITA’ 1/2 Responsabilità: Garantire, per mezzo di sensibilizzazione interna, il mantenimento della coerenza tra procedure e manuale qualita’ Garantire l’informazione alla Direzione sullo stato di qualita’ dell’Agenzia Aspettative della Direzione: Mantenimento della certificazione Aspettative della Vice Direzione: Presentazione delle Attività a scopo informativo Maggiori informazioni sulla qualita’ Affiancamento maggiore nei processi per monitorare e migliorare Garantire la conoscenza e la stabilita’ del manuale della qualita’ consentendone l’evoluzione

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: RESPONSABILE SISTEMA GESTIONE QUALITA’ 2/2 Aspettative del Responsabile di processo: Mantenere precisa e puntuale l’informazione Aspettative del NOM: Aiuto nell’identificazione degli errori al fine di un migliore apprendimento Visibilita’ al di fuori dall’ufficio Visibilita’ a livello di immagine al fine di poter diventare un punto di riferimento

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: RESPONSABILE SERVIZI DI PROGETTAZIONE ORIENTAMENTO/LAVORO 1/3 Responsabilità: Reperimento fondi Progettazione extra DDIF Pianificazione/monitoraggio extra DDIF Cura dei rapporti con i terzi Coordinamento e valutazione delle risorse umane coinvolte Sviluppo delle diverse attivita’ Aspettative della Direzione-Vice Direzione: Elaborazione e condivisione della progettazione Raggiungimento degli obiettivi Introduzione dell’innovazione attraverso l’individuazione di opportunita’ progettuali

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: RESPONSABILE SERVIZI DI PROGETTAZIONE ORIENTAMENTO/LAVORO 2/3 Aspettative della Direzione-Vice Direzione (continua): garantire una visione strategica e imparare a mantenere posizioni in maniera congrua e funzionale agli obiettivi Aspettative dei collaboratori: Indicazioni su pareri, compiti, risultati attesi Ricevimento di innovazioni, suggerimenti Continuazione del rapporto di gruppo (in questo caso il riferimento e’ chiaramente rivolto ai collaboratori esterni) Pianificazione degli interventi di confronto

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: RESPONSABILE SERVIZI DI PROGETTAZIONE ORIENTAMENTO/LAVORO 3/3 Aspettative del responsabile amministrativo-responsabile ufficio acquisi: Sviluppo delle attivita’ di rendicontazione in modo da avere un miglioramento collaborativo con l’amministrazione Monitoraggio condiviso Aspettative del NOM: Coordinamento processi/informazioni Informazione sulle attivita’/processi in fase di realizzazione Condivisione e successiva implementazione delle decisioni assunte Aspettative del responsabile sistema gestione qualita’: Coerenza con i processi e le direttive del manuale della qualita’

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: REFERENTE APPRENDISTATO 1/3 Responsabilita’: Elaborazione e presentazione del progetto Coorinamento della rete degli operatori sul territorio, ruolo garantito dalla posizione di capofila Coordinamento e gestione delle risorse umane Ruolo di interfacciamento tra i 14 accreditati e l’agenzia sull’apprendistato Identificazioni di nuovi compiti d’azione Garantire lo sviluppo e l’implementazione di un modello organiozzativo Assumere un comportamento di ruolo al fine di formare le persone nei vari progetti/corsi

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: REFERENTE APPRENDISTATO 2/3 Aspettative della Direzione: Redditivita’ del business Mantenere e rivendicare la propria posizione di capofila sul territorio Aspettative della Vice-Direzione: Fornire una metodolgia (sviluppo metodologico) che possa essere utile in altri ambiti Realizzare un raccordo forte tra attivita’ DDIF ed extra DDIF Aspettative del N.O.M.: Curare il passaggio delle comunicazioni in maniera efficiente ed efficace

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: REFERENTE APPRENDISTATO 3/3 Aspettative dei collaboratori: Informazioni dall’inizio e nello sviluppo del processo Supporto nella liquidazione Rispetto delle procedure Disponibilita’ a partecipare a momenti di monitoraggio nello sviluppo dei progetti Aspettative del responsabile sistema gestione qualita’: Conoscenza e rispetto delle procedure del manuale della qualita’ Aspettative del responsabile servizi di progettazione orientamento/lavoro: Verifica e realizzaione nei tempi/modi previsti Collaborazione nella pianificazione dell’attivita’

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: RESPONSABILE AMMINISTRATIVO – RESPONSABILE UFFICIO ACQUISTI 1/4 Responsabilita’: Assicurarsi di avere l’esatta informativa relativa alle attivita’ la quale implica, conseguentemente, flessibilita’ finanziaria Assolvere/garantire all’adenpimento burocratico Predisporre e monitorare l’attivita’ finanziaria nei programmi in aiuto ai collaboratori Tenuta delle scritture contabili Contribuzione alla stesura del bilancio Planning di cassa Archivio informatico/cartaceo Cura della documentazione Rendicontazione/liquidazione dei progetti

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: RESPONSABILE AMMINISTRATIVO – RESPONSABILE UFFICIO ACQUISTI 2/4 Responsabilita’ (continua): Presidio rendicontazione e gestione Sviluppo dell’amministrazione del personale Garantire l’approvvigionamento Co.Ge. (Controllo e gestione) Gestione dei contratti dei collaboratori che interagiscono con l’Agenzia Aspettative della Direzione: Immediatezza di risultati Proposta di soluzioni

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: RESPONSABILE AMMINISTRATIVO – RESPONSABILE UFFICIO ACQUISTI 3/4 Aspettative della Vice-Direzione: Rispetto delle scadenze in modo preciso e puntuale Flessibilita’ nell’esercizio del ruolo Esercizio dell’ azione conseguentemente alle dinamiche del sistema in cui si e’ inseriti Imposizione del rispetto delle procedure ai diversi servizi Comportamento propositivo nell’elaborazione di strumenti utili all’ordine nella segreteria Differenziazione delle procedure in funzione ai diversi processi, che hanno dunque differenti problematiche rendicontative Confronto in merito alla definizione di norme/metodologie adeguate

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: RESPONSABILE AMMINISTRATIVO – RESPONSABILE UFFICIO ACQUISTI 4/4 Aspettative dei responsabili: Adempimento e rispetto dei contratti Conoscenze adeguate in merito a bandi, concorsi, ecc… Aspettative dei collaboratori: Risposte adeguate e immediate Chiare indicazioni in merito alle attivita’ Conoscenza amministrativa-contabile generale

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: Vice Direzione 1/3 Responsabilita’: Generare efficienza Presidiare le regole organizzative Fornire collegamenti interfunzionali Garantire il rintracciamento di informazioni e dati Generare economie di scale e di efficienza Rendere evidente, attraverso dati e presentazioni, i risultati delle azioni Garantire visibilita’ verso l’ambiente esterno Garantire un’ equa distribuzione dei carichi di lavoro Curare l’organizzazione logistica delle diverse aree Garantire la capacita’ di crescere professionalmente in relazione ai ruoli con cui interagisce Garantire un’allocazione ottimale delle risorse

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: Vice Direzione 2/3 Aspettative della Direzione: Monitoraggio/controllo delle attivita’ dell’Agenzia Aspettative dei coordinatori: Identificazione degli strumenti didattici in maniera semplice e condivisa Supporto nella gestione di situazioni particolarmente problematiche Supporto nell’analisi della normativa Aspettative del responsabile sistema gestione qualita’: Rispetto delle procedure del manuale della qualita’ Momenti di confronto nella risoluzione di problemi

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) RUOLO: Vice Direzione 3/3 Aspettative del responsabile amministrativo-responsabile ufficio acquisti: Supporto nell’analisi dei dati delle diverse normative (compresi bandi, concorsi, ecc….) Aspettative del responsabile dei servizi di progettazione orientamento/lavoro: Guida nel raccordo tra le aree Legittimazione del ruolo attraverso il coinvolgimento dello stesso nel processo Supporto nell’organizzazione del tempo

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) Considerazioni conclusive: 1/3 Il lavoro legato alle responsabilita’ e alle aspettative e’ servito per individuare il ruolo e per capire le aspettative dei collaboratori, dei responsabili, dei colleghi e di tutto il sistema di relazioni in cui si è inseriti Le dinamiche del ruolo risultano ora piu’ chiare: al termine della lezione odierna il gruppo e’ risultato piu’ coeso

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) Considerazioni conclusive: 2/3 Risulta importante la comprensione delle dinamiche che legano le persone ed i ruoli tra loro: la qualita’ totale (sistema giapponese) e’ quella che inizia dalla filiera produttiva Il benessere all’interno dell’organizzazione parte dalla consapevolezza rivolta in primo luogo a se stessi

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) Considerazioni conclusive: 3/3 La riorganizzazione parte dal personale: non e’ un ottica aziendale, e’ una prospettiva che coinvolge l’individuo in prima persona Il cambiamento parte dal valore che ciascuna persona attribuisce a se stessa

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) Ruolo di manager: 1/2 Brainstorming: libera fruizione di idee riguardo alla Responsabilita’ in capo al ruolo di manager: ogni componente del gruppo ha espresso i propri pareri/idee Le idee individuali si scostano pero’ dal ruolo reale di manager, definito da Metodi s.r.l.

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) Ruolo di manager: 2/2 Il manager infatti svolge solamente tre compiti: GUIDARE MOTIVARE CONTROLLARE IL MANAGER SI OCCUPA DELLA MISSION, VEDE L’OBIETTIVO, CERCA DI MOTIVARE LE RISORSE E CONTROLLA I RISULTATI.

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) Focus sul ruolo del N.O.M. 1/2 Il Nucleo Operativo Manageriale operera’ in quest’ottica: fara’ in modo tale da proiettare il singolo all’interno dell’Agenzia Nei prossimi incontri ciascun individuo del N.O.M. sara’ chiamato a condurre un gruppo di lavoro

Attività Laboratoriale (Metodi s.r.l.) Focus sul ruolo del N.O.M. 2/2 Ciascun gruppo di lavoro costituira’ un TIMEO (Team di implementazione del modello etico organizzativo), e ciascun TIMEO si occupera’ della risoluzione di problematiche I TIMEO verranno affiancati da un consulente di Metodi s.r.l. per agevolarne l’operativita’