APPLICAZIONI INFORMATICHE I PROCESSI applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 indice Perché si parla di processi Come ragionare per processi Come rappresentare i processi Come monitorare i processi Il progetto di una Applicazione Informatica applicazioni informatiche - lezione 3

Perché si parla di PROCESSI Un PROCESSO è una serie di attività finalizzate a creare un valore per il cliente finale Una PROCEDURA è una serie di attività che può essere parte di un processo, ma non crea valore per il cliente finale applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Il processo Il PROCESSO nel quale si articola la realizzazione di una Applicazione Informatica è una sequenza di passi distinti ma logicamente interconnessi il cui valore finale è dato dalla operatività dell’applicazione applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Il processo È un processo quello che deve essere supportato da una Applicazione Informatica È un processo la realizzazione di una Applicazione Informatica applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Procedure e Semantica Nella gestione dei processi devono essere definiti i “ruoli chiave”.   . Alcuni di essi, come l’OWNER del processo, sono coinvolti, altri semplicemente interessati Che differenza c’è tra “interessamento” e “coinvolgimento” ? applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Procedure e Semantica Nel processo di preparazione di “uova e pancetta” La gallina è “interessata” Il maiale è … “coinvolto” applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 I processi Come ragionare per processi ? Come rappresentare i processi ? Come monitorare i processi ? applicazioni informatiche - lezione 3

Come ragionare per processi ? + Noi svolgiamo tutte le nostre attività “per processi” + Nelle Aziende si lavora “solo” per processi + Ne’ noi ne’ le aziende siamo consapevoli di questo = Ragionare per processi è intuitivo ma non spontaneo applicazioni informatiche - lezione 3

L’approccio per processi tradizionalmente le “gestioni” e i “miglioramenti” sono stati impostati “per funzioni” amm comm prod applicazioni informatiche - lezione 3

L’approccio per processi ma... l’organizzazione genera valore attraverso i suoi processi e non mediante le sue funzioni FORNITORI CLIENTI sono i processi a creare valore sono i processi a incidere sulla soddisfazione del cliente applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 I “regni funzionali” il maggior potenziale di miglioramento e’ nascosto nei confini tra i “regni funzionali” L'EFFETTO "REGNO" RIDUCE LE PRESTAZIONI ? LE FUNZIONI SONO "OVER-MANAGED" ? NESSUNO SI PREOCCUPA DEGLI SPAZI INTERFUNZIONALI ? ? I PROCESSI SONO GESTITI DA PROCEDURE SPESSO STATICHE E DISATTESE applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 La logica dei processi guida alla creazione del valore per il cliente: la soddisfazione del cliente ha origine direttamente dai processi e solo indirettamente dalle funzioni la gestione per processi consente di identificare più facilmente le responsabilità spinge ad eliminare tutte le attività che non aggiungono valore al prodotto (Sistema Toyota) orienta ad identificare il valore per il cliente interno applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Il processo P Cambia il modo di essere e di lavorare delle persone Evidenzia le operazioni non necessarie Focalizza l’attenzione verso l’esito del proprio agire Aiuta a operare in logica di prevenzione È un cambiamento non sempre compreso, anche chi parla di BPR in realtà spesso opera su parti di processo e non su veri processi. Il vero processo è tutto in linea, supera lotti e code, visualizza la creazione di valore, ha un punto unico di presidio Fa percepire il doppio ruolo di cliente / fornitore interno applicazioni informatiche - lezione 3

Processo: concetti base Tutte le attività fanno parte di processi Il processo è una trasformazione con valore aggiunto Ogni processo coinvolge persone e/o risorse Ogni processo ha input e output (risultati) Ogni processo richiede controlli per assicurare stabilità Occorre misurare input, attività di processo, output applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 un processo è … Attività o serie di attività che trasforma determinati input in output definiti, creando valore per clienti (esterni o interni) Un processo ha un punto di inizio e un punto di fine, e comprende azioni che sono: definite ripetibili prevedibili misurabili input misurabili output misurabili FORNITORI CLIENTI applicazioni informatiche - lezione 3

Rapporto fra funzioni e processi La funzione è composta da attività della stessa natura, mentre il processo è formato da attività di natura diversa ma finalizzate al raggiungimento di un obiettivo comune, cioè lo stesso output (…sistema…) Nello stesso processo sono in genere coinvolte diverse funzioni. La stessa funzione è presente in diversi processi applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Processo e funzioni applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Esempio Le attività svolte per rifornire un magazzino ricambi del materiale necessario costituiscono un processo di approvvigionamento, in cui sono coinvolti più attori; l'output è la consegna del materiale a magazzino e gli input sono i fabbisogni espressi dalla produzione e dai clienti. il valore è costituito dal materiale presente in magazzino applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Input Informazioni e/o materiali che vengono usati e modificati dalle attività del processo Tutto o parte viene: incorporato nell’output trasformato dalle attività consumato dalle attività applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Output Possono essere dati, informazioni, materiali, servizi o altri prodotti generati dalle attività del processo Se una attività non genera output, significa che non ha valore aggiunto: può essere eliminata applicazioni informatiche - lezione 3

ISO 9000, per la gestione di un processo Il processo è ben definito ? 4.1 e 5.4.1 C’è una documentazione formale? 4.2.1 Ci sono registrazioni per la qualità? 4.2.4 I documenti sono controllati? 4.2.3 Sono definiti gli obiettivi per la qualità del processo? 5.4.1 Le responsabilità e autorità sono definite? 5.5.1 Le persone coinvolte sono state formate? 6.2.1 e 6.2.2 Il processo richiede attrezzature o supporti? 6.3 Come viene monitorato e misurato il processo? 8.2.3. Come vengono gestite le azioni correttive? 8.5.2 applicazioni informatiche - lezione 3

Come rappresentare un processo ? Molti standard Molti strumenti Pochi concetti applicazioni informatiche - lezione 3

Inquadramento dei processi Fornitori INPUT Clienti OUTPUT Processo Esigenze dei Clienti RESPONSABILE (owner) DEL PROCESSO Inizia quando … Finisce quando … INDICATORI applicazioni informatiche - lezione 3

Esempi di rappresentazione dei processi c) ISTRUZIONI OPERATIVE a) SCHEDA IDENTIFICATIVA b) PROCEDURA Attività Esecutore Strumenti Moduli Note DIAGRAMMA DI FLUSSO INQUADRAMENTO DEL PROCESSO SCOPO-MISSION RESPONSABILE FORNITORI-INPUT CLIENTI-OUTPUT INDICATORI RIF. LEGISLATIVI Attività Esecutore Strumenti Moduli Note d) REGISTRAZIONI ALLEGATI (moduli, modelli, documenti di lavoro) applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Processo di acquisizione, trattamento, emissione materiale applicazioni informatiche - lezione 3

Diagramma cross-funzionale (+ T) Iniziare Riparazioni Portare l’automobile in Officina Diagnosticare il guasto Attesa Valutare tempi riparazione Comunicare Preventivo al Cliente Completare riparazioni Altri guasti ? Preparare la fattura Incassare Pagamento Ordinare Ricambi Ritirare OK? Arrivati? disponibili? Accettare Automobile da riparare Consegnare al Cliente Pagare N NO Y SI RESPONSABILE RICAMBI MECCANICO AUTO ACCETTAZIONE Tempo applicazioni informatiche - lezione 3

Come monitorare un processo ? Se non lo misuri non lo gestisci (P. Drucker) applicazioni informatiche - lezione 3

Regolazione del processo decisori attuatori comparatori sensori PROCESSO INPUT OUTPUT applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Finalità sensori: monitorare i parametri di regolazione del processo; comparatori: confrontare i dati rilevati con quelli di progetto; decisori: indicare gli interventi da effettuare, sulla base del confronto effettuato; attuatori: ripristinare le condizioni richieste applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Riferimenti sensori: verifiche ispettive, controlli e collaudi, misure varie, reclami dei clienti, rilevamento dati, ... comparatori: specifiche, indicatori aziendali, programmi, ... decisori: direzione aziendale, comitato qualità, responsabili di funzione o di attività, ... attuatori: singole persone o gruppi di lavoro applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Se non si raccolgono le informazioni è come togliere i sensori ad un processo, e nessuno sa esattamente cosa succede Se non si emettono le specifiche, o non si utilizzano gli indicatori, è come togliere i comparatori, ragion per cui le misure sono inutili e il processo non può essere tenuto sotto controllo Se le decisioni non sono prese su dati oggettivi, i decisori non possono svolgere il loro ruolo, e il processo non è più sottoposto a regolazione Se non si affrontano i problemi e le non conformità, è come togliere gli attuatori, cioè non si può riportare il processo sotto controllo, né migliorarlo applicazioni informatiche - lezione 3

Il processo di sviluppo Il processo di sviluppo (comunque articolato) di una applicazione in ambito IT risente spesso dello scarso consolidamento delle metodologie proprie di questo settore E’ compito dell’Ingegnere applicare e far applicare gli standard metodologici fin dalle fasi preliminari applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 LE FASI ANALISI REQUISITI ANALISI FUNZIONALE ANALISI TECNICA PROGETTAZIONE REALIZZAZIONE TEST PRODUZIONE applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 LE FASI ANALISI REQUISITI momento della esternazione delle esigenze l’utente “racconta” mentre l’uomo dell’IT acquisisce applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 LE FASI ANALISI FUNZIONALE Le esigenze vengono “tradotte” in funzioni è il momento della verifica delle capacità di analisi dell’Uomo dell’IT applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 LE FASI ANALISI TECNICA Ora la “traduzione” è verso i tecnici IT Si devono trasformare le specifiche funzionali In un insieme di indicazioni di carattere tecnico applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 LE FASI PROGETTAZIONE Si definisce l’architettura del sistema Si tracciano le linee guida dello sviluppo applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 LE FASI REALIZZAZIONE Quella che viene spesso definita la fase di “sviluppo applicativo” detta anche “codifica” perché si scrive il codice applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 LE FASI TEST Interno Esterno betatest applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 LE FASI PRODUZIONE Avviamento in esercizio Addestramento dell’utente Impostazione del SLA applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Il progetto I fattori critici di successo nel processo di progettazione di una Applicazione Informatica le attività in cui le imprese devono eccellere per avere massimo impatto sulla creazione di valore per il cliente e per il raggiungimento dei risultati prefissati applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Analisi dei requisiti UTENTE MARKETING COSTI AMBIENTE applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Analisi funzionale INTERPRETAZIONE MARKETING PSICOLOGIA UTENTE FINALE USABILITA’ UTILITA’ SUCCESSO applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Analisi tecnica PRAGMATISMO TECNOLOGIA UTENTE FINALE USABILITA’ applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Progettazione QUALITA’ PRAGMATISMO P.M. C.A.S.E. PROSPETTIVA (Mktg) TEST MANUTENZIONE applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Realizzazione ELASTICITA’ P.M. C.A.S.E. RISORSE TEMPI applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Test VALORE AMBIENTE METODO PAZIENZA FORTUNA applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Produzione COINVOLGIMENTO VENDITA DELICATEZZA GRADUALITA’ RIQUALIFICAZIONE MONITORAGGIO MANUTENZIONE applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Paradigmi di processo applicazioni informatiche - lezione 3

I progressi nella qualità PROGRESSO SENZA NORMALIZZAZIONE PROGRESSO CON NORMALIZZAZIONE PROGRESSO CON MIGLIORAMENTO CONTINUO Svolta Miglioramento continuo Prestazione Normalizzazione Note: Retrocessioni Tempo applicazioni informatiche - lezione 3

* Solito Vecchio Modo di Fare La Gabbia S.V.M.F. (*)  Note: * Solito Vecchio Modo di Fare applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Cambiamento di Paradigmi Seguire il ciclo PDCA Perseverare nella ricerca di una sempre maggiore profonda conoscenza Note: applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 C’era una volta . . . Un gruppo della qualità che lavorò molto duramente per rendere un PESSIMO processo …molto VELOCE! Note: applicazioni informatiche - lezione 3 CITIBANK PDCA - Process Paradigms

applicazioni informatiche - lezione 3 Il gruppo riuscì nel far correre il bruco molto, molto, molto più velocemente Note: applicazioni informatiche - lezione 3 CITIBANK PDCA - Process Paradigms

applicazioni informatiche - lezione 3 Ciclo di Deming P - Plan. Programmazione. D - Do. Esecuzione del programma, dapprima in contesti circoscritti. C - Check. Test e controllo, studio e raccolta dei risultati e dei feedback. A - Act. Azione per rendere definitivo e/o migliorare il processo. costante interazione tra ricerca, progettazione, test, produzione e vendita applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Ciclo di Deming PLAN - PIANIFICARE: 1.definire il problema/impostazione del progetto; 2.documentazione sulla situazione di partenza; 3.analisi del problema; 4.progettazione delle azioni correttive. applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Ciclo di Deming DO - REALIZZARE: 1.Addestrare le persone incaricate della realizzazione delle azioni correttive. 2.Applicare le azioni correttive che sono state pianificate. applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Ciclo di Deming CHECK – VERIFICARE: 1.Verificare i risultati e confrontarli con gli obiettivi; 2.Se si è raggiunto l’obiettivo: passare al numero 1 della fase ACT; 3.Se non si è raggiunto l’obiettivo: passare al numero 2 della fase ACT. applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 Ciclo di Deming ACT – MANTENERE O MIGLIORARE: 1.Obiettivo raggiunto: standardizzare, consolidare e addestrare gli operatori; procedere ad un eventuale PDCA per un ulteriore miglioramento sul tema. 2 ripetere un nuovo ciclo PDCA sullo stesso problema, analizzando criticamente le varie fasi del ciclo precedente per individuare le cause del non raggiungimento dell’obiettivo. applicazioni informatiche - lezione 3

applicazioni informatiche - lezione 3 P D C A - Il ciclo di Deming Identifica i passi successivi Agisci sui risultati: Accetta Altera Abbandona Agisci Pianifica Identifica le Opportunità Siluppa le Teorie 1. Definisci il Piano 2. Stabilisci le Misure Studia ciò che hai appreso Controlla i risultati delle verifiche. Attua il Plano Verifica le Teorie Note: Controlla Fai applicazioni informatiche - lezione 3

Acquisisci conoscenza La guida all’applicazione del metodo P D C A Acquisisci conoscenza del processo Minimizza gli errori / i difetti Riduci la complessità del processo / il suo tempo di ciclo Stabilizza il processo Note: Migliora il processo applicazioni informatiche - lezione 3