La comunicazione interna

Presentazione sul tema: "La comunicazione interna"— Transcript della presentazione:

1 La comunicazione interna

2 Le fasi di affermazione della CI
1° fase: strumento informativo del vertice aziendale trasmissione a una via di concetti che potessero essere recepiti omogeneamente e inequivocabilmente da una grande massa di soggetti 2° fase: supporto al ruolo gestionale dei dirigenti per contribuire a creare spirito di appartenenza all’azienda e motivazione al lavoro 3° fase: strumento del processo produttivo, idoneo a contribuire al miglioramento dei risultati, visto in un’ottica di sistema integrato di comunicazione interna, che consente i giusti tempi di trasmissione e di risposta in un contesto produttivo e sociale estremamente dinamico e complesso.

3 comunicazione organizzativa
Cos’è oggi la CI comunicazione organizzativa L'emergere di nuovi bisogni organizzativi ha causato l'evoluzione della comunicazione interna in comunicazione organizzativa. Lo sviluppo della comunicazione interna è strettamente correlato al modello organizzativo.

4 L’obbligo di comunicare
La comunicazione rappresenta una risorsa insostituibile per garantire efficacia, efficienza e trasparenza nelle amministrazioni: la legge 142/1990XXXXXXXx ha ufficialmente sancito il diritto-dovere all’informazione per la Pubblica Amministrazione la legge 150/2000 ha definitivamente legittimato la comunicazione, oggi obbligo istituzionale e non più funzione aggiuntiva ed estranea ai processi organizzativi delle singole istituzioni

5 Bisogni delle amministrazioni
Attualmente le organizzazioni rispondono principalmente a tre tipologie di bisogni: snellimento dei sistemi gerarchici che consentano strutture più “piatte” soprattutto a livello centrale conseguente decentramento organizzativo e di centro di profitto sistemi di armonizzazione e coordinamento delle unità decentrate

6 A cosa serve la CI nella PA?
Comunico ergo sum La PA può manifestarsi se esiste, se opera ( da soggetto a funzione) La comunicazione serve a far sapere (di essere) di fare La comunicazione serve a spronare (ad essere) a fare La comunicazione serve a combattere lo stereotipo (Amministratori=corrotti; Amministrativi=fannulloni) spirito di gruppo condivisione dei valori per valorizzare al massimo

7 La CI nelle amministrazioni
Le amministrazioni devono riuscire a “vivere” e “interagire” in un contesto sociale ed economico in continua trasformazione. Nasce l’esigenza che la comunicazione interna contribuisca in tempo reale a: condivisione delle conoscenze individuazione e soluzione dei problemi rapido adattamento ai cambiamenti del mondo esterno

8 Verso la comunicazione organizzativa
In alcune amministrazioni la comunicazione interna viene vista ancora come sistema di relazioni con i propri dipendenti Oggi stiamo andando verso il più complesso concetto di comunicazione organizzativa Servizi integrati di comunicazione trasversali All’interno della PA per comunicare univocamente all’esterno paritetici

9 Comunicazione organizzativa
comunicazione funzionale: istruzioni e informazioni operative che rendono possibile e/o facilitano il processo produttivo interno. Strumenti: ordini di servizio, circolari, manuali, etc comunicazione informativa istituzionale: notizie che fanno conoscere l’ente (servizi e strategie) al pubblico interno ed esterno. Strumenti: newsletter, pubblicazioni periodiche e monografie comunicazione formativa: interventi addestrativi/formativi per diffondere le conoscenze lavorative e la condivisione dei valori. Strumenti: seminari, giornate di studio comunicazione creativa: momenti di incontro per stimolare nuovi modi di vedere la realtà, facilitando il processo di problem solving e favorendo la creazione di gruppi di lavoro che traggano profitto dalla eterogeneità dei loro componenti. Strumenti: gruppi di lavoro, task forces, brain storming

10 Gli strumenti della CI La comunicazione interna può sfruttare vecchi e nuovi media: pubblicazioni lettere dedicate e circolari e bollettini sito intranet - internet convegni e interventi formativi

11 Gli strumenti tradizionali
Presentazioni Riunioni Convention Lettere Comunicati Giornali interni …

12 Le pubblicazioni periodiche - possono essere edite sia su carta sia on line, sotto forma di rivista tradizionale o di depliant Obiettivi: contribuire alla creazione della cultura dell’ente far conoscere e promuovere gli obiettivi trasmettere i valori occasionali - possono essere anche dei manuali, sempre sia su carta che on line Obiettivi più particolari. Esempi: libretto di benvenuto per i neo-assunti monografie su temi tecnici od organizzativi procedure per determinati processi …

13 Lettere, circolari o e-mail?
lettere dedicate - possono essere inviate tradizionalmente per posta all’indirizzo privato del dipendente o attraverso il sistema di distribuzione interna al posto di lavoro; possono essere ufficiali o molto partecipative e dirette Obiettivi: vertono su argomenti specifici mirano all’illustrazione di una nuova procedura, di una strategia innovativa circolari e bollettini - hanno caratteristiche di maggiore formalità e tecnicismo Obiettivi: fornire istruzioni operative e illustrare procedure di vario genere e intranet - il sistema informativo delle organizzazioni più evolute si è trasformato, grazie alla diffusione di Internet, in un sistema integrato di comunicazione interna Obiettivi: informare tempestivamente sull’amministrazione e le sue azioni essere il ponte tra lo smisurato mondo “internet” e quello interno essere un punto d’incontro telematico di opinioni

14 I convegni Manifestazioni rivolte a un pubblico numeroso, anche in videoconferenza per: Comunicare la PA, le sue iniziative, le novità, etc. Ma anche per: riunire la totalità dei dipendenti e/o gli esperti di uno specifico settore creare lo spirito di gruppo far condividere i “valori”

15 La formazione Qualsiasi attività formativa che si svolga all’interno dell’amministrazione costituisce un momento di trasmissione di informazioni e di capacità un importante veicolo di comunicazione interna Obiettivi: addestramento di coloro che devono saper svolgere una specifica attività trasmissione ai nuovi assunti delle informazioni più importanti sull’amministrazione nella quale stanno iniziando a operare sia in termini di organizzazione sia di mission

16 La valutazione dei risultati
Progettare, realizzare e gestire correttamente i processi di comunicazione organizzativa richiede la valutazione dei risultati conseguiti per potere intervenire con gli opportuni aggiustamenti. Diversi sono gli strumenti di valutazione a disposizione che consentono di venire a conoscenza del numero di persone coinvolte e la validità dell’intervento in termini di risposta Scegliere lo strumento adeguato per valutare l'efficienza l'efficacia della comunicazione

17 Efficienza Perché un intervento di comunicazione interna si possa intendere efficiente, deve rispondere a una serie di requisiti, quali, a titolo di esempio: corrispondenza con gli obiettivi individuati idoneità dei media utilizzati gradimento dei destinatari

18 Strumenti di valutazione EFFICIENZA
A ogni medium corrisponde uno specifico strumento di valutazione dell’efficienza. A titolo di esempio: Riunioni verbali Convention questionari e gruppi spontanei di discussione Newsletter sondaggi di gradimento House organ lettere alla redazione Web statistiche di accesso e di permanenza nelle pagine numeri, percentuali di lettura e di risposta Video questionari ad hoc

19 Efficacia Perché si parli di efficacia di un intervento di comunicazione si richiede, invece, che questo abbia realmente raggiunto gli obiettivi prefissati. In altre parole: che abbia determinato nei soggetti interessati un cambiamento. Gli strumenti di misurazione dell’efficacia variano in relazione agli obiettivi prefissati. In sintesi, questa relazione può essere così indicata Conoscenze test, questionari Comportamenti interviste strutturate e gruppi Cultura valutazioni ad hoc destrutturate

20 Strumenti di valutazione della CI Le indagini
oggetto i risultati di un’azione di comunicazione interna obiettivi determinazione della propensione al cambiamento come viene considerata la comunicazione interna analisi dei bisogni della popolazione di riferimento caratteristica peculiare presupposto fondamentale per il successo di un’indagine, se non è possibile coinvolgere la totalità degli interessati, è la determinazione del campione cose da ricordare non fare sentire le persone coinvolte degli indagati le indagini fatte saltuariamente forniscono dati incompleti; bisogna sempre dare un ritorno dei risultati dell’indagine per potere contare sul coinvolgimento degli interessati nelle successive azioni di comunicazione

21 Strumenti di valutazione della CI Il questionario
oggetto valutazione e analisi allargata di dati già noti obiettivi potere contare sulla rapidità del processo avere risposte quantitative su temi specifici semplicità della comparazione dei dati contenere i costi caratteristica peculiare strumento che si basa su domande che non possono essere variate in funzione dell’interlocutore: bisogna svolgere un accurato controllo preliminare sugli obiettivi che si vogliono perseguire e sulla struttura delle domande e delle risposte predeterminate cose da ricordare mentre si stanno formulando le domande, pensare alle possibili risposte anche se i risultati di un questionario hanno la caratteristica di apparire chiari, analizzare con cura le possibili distorsioni causate da domande mal formulate

22 Strumenti di valutazione della CI Le interviste
oggetto esplorazione di temi complessi e non completamente conosciuti obiettivi avere risposte tendenzialmente qualitative su temi articolati definire il “campo” di una successiva indagine caratteristica peculiare la flessibilità è l’elemento che distingue questo strumento e dal quale dipendono gli aspetti di successo e quelli critici. - positivo: possibilità di variare le domande in funzione dell’interlocutore - critico: difficoltà di elaborazione delle risposte cose da ricordare più le domande sono aperte più è facile l’interpretazione soggettiva la conduzione delle interviste deve essere affidata a esperti bilanciare il rapporto tempo - costi/obiettivi dell’intervista

23 Il front-office Il servizio di comunicazione rappresenta il punto di massima visibilità dell'organizzazione: il punto di erogazione deve essere di facile accesso, riconoscibile e ben curato. Il front-office è il punto ed il momento di “relazione fisica” con il cittadino Il servizio deve essere immediatamente riconoscibile: la visibilità si identifica in larga misura con l’immagine. Il logo deve essere definito, evidenziato e costantemente sottolineato Gli addetti del front-office devono essere cercati e formati sulla base di specifiche competenze relazionali Il personale del front-office deve: · servire l’informazione · ascoltare i cittadini attraverso la raccolta e la gestione dei suggerimenti e dei reclami verificare il livello di soddisfazione del cittadino

24 Analisi dei bisogni informativi
Compiti di una amministrazione non solo erogare servizi e prestazioni derivanti da obblighi di legge e regolamenti ma anche rapportarli alle reali esigenze dei cittadini ( no standard) funzione di ascolto e di verifica dei servizi resi introduce un elemento decisivo per far compiere alle amministrazioni quel salto di qualità che non può essere lasciato alla semplice enunciazione di teorie e tecniche prese a prestito dal settore privato

25 Funzione di ascolto e di verifica
esistono leggi che dicono cosa il cittadino può chiedere esistono strutture che precisano cosa le amministrazioni debbono dire diventa necessario completare il ciclo con una terza fase ricevere le informazioni necessarie per avviare modifiche o cambiamenti ai punti critici evidenziati dai cittadini La comunicazione prevede uno scambio, un processo a due vie, un’influenza reciproca tra amministrazione e cittadino

26 Cosa significa comunicare?
trasmettere informazioni anche e soprattutto saper ascoltare L’ufficio di comunicazione è un osservatorio permanente che organizza sistematicamente indagini al livello di soddisfazione dell’utente per i servizi erogati sull’evoluzione dei bisogni e delle esigenze dei cittadini

27 Comunicazione come scambio
La comunicazione prevede uno scambio ed una influenza reciproca fra amministrazione e cittadino Si devono attivare processi e meccanismi per adeguare il livello del servizio informativo ai cambiamenti dei bisogni del cittadino adeguare la quantità del servizio erogato in relazione alle risorse finanziarie e umane disponibili rafforzare la logica del cittadino-utente portare all’interno dell’ente la “voce” del cittadino definire metodi di monitoraggio della qualità del servizio e del miglioramento trasferire metodologie e strumenti alle risorse interne all’ente

28 Obiettivi dell’ascolto
L’ascolto, a seconda della fase temporale in cui lo si colloca, può essere funzionale al raggiungimento dei seguenti obiettivi: verifica del servizio – quando riguarda il giudizio dell’utenza rilevato con anticipo e in previsione di ulteriori decisioni miglioramento del servizio – quando viene attivato per un servizio già progettato, realizzato e funzionante ed è destinato a migliorarlo rilevazione di nuovi bisogni – quando si chiede ai cittadini se sono favorevoli o meno alla realizzazione di un nuovo servizio e di indicarne alcune elementi essenziali: dislocazione, struttura, funzionamento Stabilito l’obiettivo dell’ascolto, bisogna definire il target al quale ci si rivolge e scegliere lo strumento adatto al risultato che ci si propone

29 Importanza dell’ascolto per la PA
Quando si parla di utenti dei servizi, ci si riferisce agli utenti esterni (cittadini generici, cittadini utilizzatori di servizi) interni (operatori dell’ente che eroga i servizi) Dall’ascolto incrociato di queste due categorie nasce un’ottima attività di verifica della qualità e del gradimento dei servizi resi. Lo studio e la conoscenza delle esigenze degli utenti (interni e esterni) sono indispensabili per valutare le differenze tra il servizio erogato e quello atteso. abbandono dell’ascolto inteso come gestione dei reclami trasformazione in un momento strategico dell’azione amministrativa Il reclamo e il suggerimento sono momenti destinati a diventare centrali nell’attività degli uffici di comunicazione: entrambi consentono di mantenere il dialogo con i cittadini avviare processi di interni di riorganizzazione

30 Ascolto efficace I servizi di comunicazione assumono un ruolo importante e sinergico con la PA da verso il cambiamento inteso come miglioramento del rapporto con i cittadini valorizzazione delle prestazioni erogate Impostare un’attività non di semplice raccolta di critiche ma di ascolto significa attivare sinergie importanti Legge 150/2000: l’ufficio di comunicazione deve creare e garantire un’attività di ascolto (strutturato) per favorire la comunicazione interna migliorare la qualità misurare il gradimento per i servizi erogati

31 Il back-office I servizi di comunicazione devono realizzare un meccanismo capace di gestire il processo di segnalazione monitorarne la qualità e la quantità analizzare le situazioni critiche realizzare un percorso conosciuto e praticabile che assicuri uniformità di trattamento e che stabilisca un rapporto corretto e non conflittuale con le rispettive amministrazioni La redazione del back office deve monitorare i servizi e l'utenza pianificare la produzione di informazioni

32 Il sistema redazione del back-office
Il “sistema redazione” è il vero centro ordinatore del servizio di comunicazione che deve raccogliere ordinare trattare archiviare aggiornare le notizie rendendole adatte all’inserimento nella banca dati dell’Urp per poi essere diffuse filtro che non trattiene ma moltiplica e amplifica la capacità informativa dell’ente garantendo il massimo di copertura all’universo informativo potenziale assicurando, a tutti i fornitori di notizie di pubblica utilità, disponibilità e accoglienza nel patrimonio di documenti senza eliminare o censurare nulla che possa dilatare e allargare l’ambito conoscitivo dell’utente

33 Attività di redazione del back-office
individuazione delle diverse fonti interne ed esterne all’ente apertura e istituzionalizzazione di un rapporto costante con tali fonti predisposizione, variazione e aggiornamento delle schede relative ai servizi, ai prodotti offerti, agli atti a essi correlati, alla modulistica necessaria all’accesso analisi, trattamento, standardizzazione delle schede notizie ricevute o reperite secondo modalità diverse realizzazione della modulistica collegata ai servizi in modo automatizzato e sinergico con i diversi uffici per fare muovere meno il cittadino gestione del materiale cartaceo non informatizzato gestione documentazione professionale, stampa quotidiana e di settore controllo e monitoraggio dei flussi informativi dall’interno e dall’esterno anche in relazione a cambiamenti istituzionali, organizzativi, amministrativi filtro fra il front office e l’esterno nella gestione di notizie ufficiose, segnalazioni di notizie non ancora inseribili in banca dati o in corso di elaborazione archiviazione e digitazione-input delle schede notizie già standardizzate aggiornamento e mantenimento degli archivi secondo cadenze diverse manutenzione dell’hardware e del software connessione, integrazione e dialogo con altre banche dati rapporti di collaborazione informativa con la rete di altri enti; elaborazione dei dati statistici relativi all’utenza, monitorati da sistemi informatici

34 Back-office: front-office della PA
L’utenza non è indifferenziata: è caratterizzata da bisogni, attese, richieste, interessi diversificati e variabili nel tempo e nelle situazioni. accurata e precisa analisi di compiti, obiettivi, ruolo del servizio di comunicazione e, come relazione di “secondo grado”, sotto il profilo dei livelli aziendali, dell’organigramma dell’ente Le relazioni dei servizi di comunicazione con gli apparati debbono essere di carattere assolutamente paritario e non di subalterna dipendenza. Gli uffici interni devono essere resi consapevoli che la garanzia del flusso informativo organizzato e pianificato verso la PA non è un “optional”, non può essere intermittente, casuale, irregolare o dettato dall’emergenza, ma deve far parte integrante dei processi di produzione. Un atto, un servizio, un prodotto, una procedura non esistono per l’utente se non sono resi noti.

35 Apparato burocratico: back-office dei servizi di comunicazione
La reperibilità delle informazioni è un diritto per il cittadino e un dovere per la PA Testi e documenti spesso scritti in “burocratese”, concepiti per un uso esclusivamente interno, ed acquistano una forma comunicabile e trasmissibile per opera dell’ufficio di comunicazione che deve garantire la correttezza l’attualità la precisione delle informazioni (sia in uscita che in entrata) analisi delle modalità di funzionamento e dello schema organizzativo dell’ente per individuare, con la massima trasparenza, la mappa delle relazioni comunicazionali fra gli uffici e i servizi e da questi direttamente verso i cittadini e gli altri soggetti: istituzioni, imprese, associazioni, gruppi di interesse

36 Fonti e rete dei referenti
Sarebbe utile creare una sorta di protocollo d’intesa o una dichiarazione di volontà per regolamentare le relazioni e i reciproci scambi tra servizi di comunicazione e apparato burocratico, con: modalità di trasmissione (informazioni e compilazione schede) scadenze concordate per l’invio degli aggiornamenti calendario di incontri periodici con i referenti dei singoli uffici, settori e servizi o con gruppi orizzontali collegati a seconda degli obiettivi allineamento conseguente delle diverse operazioni che gestione coordinata delle emergenze dal punto di vista informativo per avere canali diretti, univoci e sicuri in momenti particolarmente delicati di rapporto con la collettività o segmenti di essa esplicitazione dei livelli di autorità nel caso di reale cooperazione informativa, e cioè di possibilità di accesso, di immissione diretta di dati negli archivi

37 Le banche dati La creazione di banche dati si basa sulla predisposizione di schede-notizia che l'operatore mette in relazione con le richieste del cittadino, e che può essere: cartacea, se la banca dati non è collegata con servizi e amministrazioni decentrate elettronica, se la banca dati è collegata con servizi e amministrazioni decentrate che possono compilare a video la scheda o le schede sulle proprie prestazioni o prodotti Per aggiornare le informazioni è necessario interagire con gli enti esterni, trasmettere la scheda notizia all'ufficio interessato, sollecitare le fonti a notificare ogni eventuale modifica

38 La scheda-notizia: ipotesi-tipo
oggetto della prestazione e del servizio; ufficio competente; responsabile di settore; indirizzo; ; telefono; orario di apertura al pubblico; eventuali sedi decentrate; requisiti del richiedente; modalità di richiesta; modalità e tempi di erogazione del servizio; documentazione da presentare; facsimile di eventuali domande; indicazioni delle leggi e norme afferenti il servizio; contributi economici eventualmente a carico dell’utente

39 Gli aggiornamenti Per aggiornare le informazioni è necessario interagire con gli enti esterni, trasmettere la scheda notizia all'ufficio interessato, sollecitare le fonti a notificare ogni eventuale modifica. I responsabili di settore sono tenuti a comunicare tempestivamente e per iscritto alla redazione ogni variazione relativa a: attività a rilevanza esterna delle unità operative dipendenti; attribuzione di attività in essere a rilevanza esterna a unità operativa dipendente diversa dall’attuale; dati identificativi delle unità operative dipendenti a rilevanza esterna; modalità di erogazione del servizio o di rilascio atti; requisiti richiesti all’utente per ottenere l’erogazione del servizio o il rilascio dell’atto; documentazione che deve essere presentata dall’utente; norme generali di riferimento; contribuzione a carico del cittadino