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COS’E’ L’ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA Sostitutiva Infinity è la soluzione di conservazione sostitutiva Zucchetti che consente di eliminare gli archivi cartacei,

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Presentazione sul tema: "COS’E’ L’ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA Sostitutiva Infinity è la soluzione di conservazione sostitutiva Zucchetti che consente di eliminare gli archivi cartacei,"— Transcript della presentazione:

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2 COS’E’ L’ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA Sostitutiva Infinity è la soluzione di conservazione sostitutiva Zucchetti che consente di eliminare gli archivi cartacei, digitalizzare e conservare a norma di legge qualsiasi tipologia di documenti

3 Trasposizione attraverso un idoneo supporto di documenti analogici o informatici, anche sottoscrittiTrasposizione attraverso un idoneo supporto di documenti analogici o informatici, anche sottoscritti MEMORIZZAZIONEMEMORIZZAZIONE Archiviazione e catalogazione di documenti informatici, anche sottoscritti Archiviazione e catalogazione di documenti informatici, anche sottoscritti ARCHIVIAZIONEELETTRONICAARCHIVIAZIONEELETTRONICA I processi coinvolti Conservazione di documenti informatici ottenuta mediante la sottoscrizione con Firma Digitale e Marca TemporaleConservazione di documenti informatici ottenuta mediante la sottoscrizione con Firma Digitale e Marca Temporale CONSERVAZIONESOSTITUTIVACONSERVAZIONESOSTITUTIVA

4 Processi complementari Conservazionesostitutiva DocumentManagementSystem Processo organizzativo mediante il quale è possibile recuperare efficienza nell’archiviazione, organizzazione e reperimento dei documenti Grazie alla firma digitale ed alla marca temporale, permette di tenere la documentazione aziendale nel solo formato digitale, evitando la produzione di carta

5  Conservazione sostitutiva degli archivi fiscali rilevanti ai fini tributari  Eliminazione della carta mantenendo la validità legale dei documenti conservati  Apposizione Firma digitale e Marca Temporale  Conservazione sostitutiva degli archivi fiscali rilevanti ai fini tributari  Eliminazione della carta mantenendo la validità legale dei documenti conservati  Apposizione Firma digitale e Marca Temporale  Controllo processi (approvazioni, verifica)  Gestione documentale  Gesione delle versioni del documento  Check-in/out  Gestione di progetti di archiviazione documentale  Controllo processi (approvazioni, verifica)  Gestione documentale  Gesione delle versioni del documento  Check-in/out  Gestione di progetti di archiviazione documentale Finalità del cliente SOStitutiva o Infinity DMS? Non oggetto della presentazione odierna

6 Firma Digitale Cos’è la firma digitale?

7 Firma Digitale: cos’è La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica qualificata chiavi asimmetrichea coppia firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare, tramite la chiave privata, e al destinatario, tramite la chiave pubblica, rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

8 La Firma Digitale La firma digitale rende manifesta e garantisce:

9 Apposizione della Firma Digitale Tecnicamente l’apposizione della firma digitale avviene in 2 fasi Nella prima fase il file da firmare viene elaborato secondo un preciso processo che da luogo ad una sequenza detta: “impronta”, che consente di identificare univocamente il file. Ad esempio, l’impronta che si ottiene dalla frase “questo è un messaggio di prova” è la seguente: 236e948abf a802fbac415069baaa836 Aggiungendo al termine della frase precedente un semplice comando a capo, l’impronta che si ottiene è: 179e4859d515636ef98ad473f7cb9caa5970a522 Nella seconda fase si ha la generazione della firma digitale, mediante cifratura dell’impronta. La firma digitale viene posta in calce al documento, formando un unico file con estensione “.p7m” 1 2

10 Strumenti per La Firma Digitale Smart Card Business Key H.S.M.

11 Step normativi conservazione

12 Il processo di conservazione Documento elettronico (Pdf/A) Firma Digitale Riferimento Temporale Documento informatico STEP 1

13 Il processo di conservazione Conservazione a norma Lotto Documenti Informatici Firma Digitale resp. conservazione Marca Temporale STEP 2

14 Progetto di conservazione Progettare il processo tecnico-organizzativo di conservazione Cosa significa implementare un progetto di Conservazione Sostitutiva? Acquisire gli strumenti tecnici adeguati Digitalizzare i documenti Effettuare la conversione informatica Implementare il processo di conservazione sostitutiva Esibire i documenti agli organi preposti Integrare con i gestionali e gli altri software aziendali

15 Dematerializzazione di qualunque documento che debba essere stampato ai soli fini della conservazione fiscale/tributaria Fatture Libri Contabili Partitari Registro IVA Libro Unico del Lavoro Ambiti applicativi

16 stampa copie cartacee ricerca documenti smarrimenti Vantaggi (1) mantenimento archivi cartacei movimentazione e accesso ai documenti accesso condiviso da parte delle diverse aree aziendali Riduzione dei costi per:

17 Vantaggi (2) Riduzione del rischio di perdita dei documenti  Efficienza  Modernità  Rapidità  Disponibilità  Organizzazione Miglioramento dell’immagine in termini di:

18 Hardware Security Module Server installato presso il Data Center Zucchetti Server installato presso il Data Center Zucchetti Consente di applicare la Firma Digitale da remoto Consente di applicare la Firma Digitale da remoto E’ in grado di ospitare certificati di firma per sè e per i propri clienti

19 HSM: punti di forza Consente di firmare i documenti senza l’utilizzo della smart card in locale Evita blocchi alle procedure di conservazione in assenza del soggetto incaricato I certificati di firma sono conservati all’interno del Data Center Zucchetti Garantisce il regolare svolgimento dei processi normativi Non richiede l’acquisto di apparecchiature Hardware Semplifica i processi in carico al cliente

20 HSM: modalità di utilizzo  Formazione dei documenti informatici: Firma Digitale Riferimento Temporale  Chiusura del processo di conservazione Firma Digitale dei Lotti Marca Temporale dei Lotti

21 HSM: vantaggi Evita l’installazione del dispositivo di firma sulle postazioni locali Permette di abilitare più postazioni di invio dei documenti in conservazione

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