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1 Progettazione, organizzazione e gestione del servizio logistico ospedaliero Elena Borgione, Carlo Rafele, Elio Sgherzi Convegno ANMDO Bologna, 9 giugno.

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1 1 Progettazione, organizzazione e gestione del servizio logistico ospedaliero Elena Borgione, Carlo Rafele, Elio Sgherzi Convegno ANMDO Bologna, 9 giugno 2010

2 2 In ambito sanitario esistono criticità legate ai processi organizzativi di supporto a quelli clinici, dovute a diversi fattori concomitanti: - Carenza di progettazione unificata dei processi - Flussi informativi confusi - Documentazione di raccolta dati non unificata - Difficoltosa introduzione e standardizzazione degli strumenti informatici - Codifiche e anagrafiche non univoche - Frequenti modifiche normative Criticità organizzative in ambito sanitario

3 3 - Frammentazione servizi e competenze - Carenza e rotazione delle risorse umane - Resistenza al cambiamento - Politiche gestionali di breve termine e mutamenti direzionali Criticità in ambito sanitario Limitata apertura al mondo esterno

4 4 Modifiche organizzative e costi Le modifiche organizzative a maggiore impatto sui sistemi ospedalieri - nel medio termine - non hanno costi elevati, né richiedono investimenti non sopportabili.

5 5 Clinical Risk Management & Qualità del servizio Gestione economica Organizzazione del lavoro Qual è il ruolo della logistica sanitaria? Logistica Sanitaria

6 6 Criticità e costi : % costi prodotti su totali costi gestione La spesa per farmaci e presidi medici incide per il 15 – 20 % sui costi totali dellOspedale. Tale valore tende a crescere in modo superiore rispetto alle altre voci di costo ospedaliere. Negli Usa non arriva all8%. Perché? Ambito logistico - Ricerche

7 7 Reti logistiche © Rafele and Sgherzi, 2010

8 8 Macro logistica Ambiti di intervento Semplificazione reti fisiche e accentramento scorte Piattaforme logistiche Unificazione anagrafiche Tracciabilità materiali Standardizzazione Unità di Carico con i fornitori Monitoraggio e controllo dei processi con riduzione sprechi e scaduti

9 9 Micro logistica - Ciclo di gestione

10 10 Distribuzione materiali in ospedale

11 11 Visione complessiva della catena La riorganizzazione logistica deve considerare tutto il processo, introducendo innovazioni nelle seguenti fasi : Processi di rifornimento reparti Erogazione farmaci/presidi in reparto Controllo complessivo dei flussi di materiali

12 12 Il processo di gestione clinica del farmaco Gestione della terapia Prescrizione medico Passaggio prescrizione allinfermiere Allestimento carrello terapia Preparazione farmaco Somministrazione e verifica Gestione delle scorte Analisi fabbisogni reparto RdP e RdA a magazzino centrale di Farmacia Picking in magazzino Allestimento e distribuzione al reparto Analisi sottoscorta OdA e solleciti ai fornitori

13 13 Come si opera oggi: il sistema tradizionale Prescrizione medica cartacea Analisi dei fabbisogni visiva e sulle esperienze di consumo Armadio di reparto sovrabbondante e non ordinato RdP e RdA cartacee o informatizzate ai magazzini centrali Trasmissione manuale delle informazioni di terapia allinfermiere Identificazione visiva farmaci e pazienti Annotazione manuale su carta della somministrazione Inventari visivi e manuali

14 14 Non esiste la correlazione diretta tra richiesto e consumato nei reparti Non vi è un feed back immediato sui consumi di reparto Armadi dei reparti e la farmacia non sono collegati in rete Database dei farmaci disponibili non è consultabile direttamente Mole dei farmaci fuori prontuario in per lo più assente Come si opera oggi: il sistema tradizionale

15 15 Modalità innovativa di gestione dei farmaci Gestione su previsione Gestione su consumo

16 16 Modello evolutivo Sviluppo progressivo e modulare, volto a eliminare le inefficienze del sistema tradizionale Linee generali di sviluppo: - Gestione prodotti secondo logica delflusso teso tra farmacia e reparti - Identificazione e tracciabilità del prodotto - Riduzione del rischio clinico

17 17 Logiche e strumenti del modello Refilling Carrello armadio kanban Prescrizione e cartella clinica informatizzata Dose unitaria e personalizzata A11A10 A11 A10 A11 A10 A11 A10 A11 A10 A11 A10 A11 A10 A11 Carrelli e armadi intelligenti 3 Somministrazione informatizzata © Rafele and Sgherzi, 2007

18 18 Livelli evolutivi Si possono ipotizzare quattro livelli di soluzione: Primo livello Refilling (o Farmacista di Reparto) Carrelli armadio kanban Secondo livello Somministrazione informatizzata Terzo livello Automazione della distribuzione Quarto livello Dose unitaria e personalizzata Braccialetto elettronico

19 19 Flussi attuali Farmacia Armadio del reparto Riordino Logistica interna e somministrazione Carrello terapia Dal punto di vista informativo, il sistema viaggia in modalità differita. Lordine si formula durante un turno e poi passa alla farmacia. Il materiale viene reintegrato per formare le scorte abituali La movimentazione tra larmadio ed il carrello terapia è considerata irrilevante perché rientra nellinventario (ispezione visuale) dellarmadio del reparto. Fornitura Prestazioni Ricarico

20 20 Primo livello : controllo fisico Primo livello : si concentra sulla regolarizzazione e riduzione delle scorte grazie ad un controllo diretto da parte della Farmacia del consumato Refilling (con Farmacista di Reparto o con Magazziniere di reparto) dellarmadio di reparto Carrelli armadio kanban con una gestione in Farmacia del tipo pieno contro vuoto

21 21 Secondo livello : somministrazione informatizzata Consiste nel focalizzare lelemento gestionale limitatamente al fattore logistico con il presidio completo del flusso del materiale da Farmacia a paziente Rintracciabilità materiali e sistemi di lettura codici Codifica paziente Riorganizzazione della Farmacia secondo la nuova logica

22 22. Secondo livello per la gestione farmaci Prescrizione resta manuale (medico) Logistica internaSomministrazione (letti) Rifornimento genera i dati, serie storica è elaborata da computer Ri-ordino automatico va in Farmacia

23 23 Conservando la prescrizione attuale, ma registrando semplicemente i passaggi dei farmaci (scatole intere) tra scaffale di Farmacia e carrello e eventualmente tra il carrello-scaffale ed il carrello infermieristico – mediante lettori di codici a barre - si ottengono i dati che consentono la previsione della serie storica con la precisione necessaria ( consumi a livello di confezione). I dati acquisiti sono elaborati e trasmessi in Farmacia elettronicamente, in tempo reale o differito. Secondo livello : soluzione per lalimentazione del Reparto

24 24 Dotando il paziente di un supporto specifico – oltre che inserire una riduzione del rischio clinico per errori di somministrazione - (es. braccialetto con codice a barre o con RFID) è possibile leggere il reale consumato dal paziente da cui derivare leffettiva totale esistenza del materiale, i costi reali per paziente, ecc. Restanti processi invariati. Questo è possibile perché il flusso consumato = flusso necessario. Evoluzione verso la prescrizione informatizzata Riconoscimento del paziente

25 25 Terzo livello : automazione della distribuzione Completa la gestione logistica con il più significativo contenuto sanitario Carrelli / armadi intelligenti Prescrizione e cartella clinica informatizzata

26 26 Quarto livello : dosi unitarie e integrazione completa Quarto livello : permette lintegrazione informatica complessiva Informatizzazione gestione materiali e collegamento con il Sistema Informativo dellAzienda Dosi unitarie e personalizzate

27 27 Quarto livello :dose unitaria e personalizzata E fondamentale gestire step by step il flusso logistico dei materiali e le informazioni ad esso collegate. Le soluzioni applicate devono essere progressive e integrabili in modo modulare Non è determinante – ai fini dellefficienza del flusso – impostare lorganizzazione logistica sulla dose unitaria/personalizzata, in quanto la complicazione tecnologica e organizzativa può aumentare in modo eccessivo. La dose unitaria può essere un punto di arrivo di una razionalizzazione del processo logistico.

28 28 Modifiche organizzative Introduzione Logistico Ospedaliero Gestione a domanda e non a previsione Personale dedicato al controllo scorte nei reparti Suddivisione responsabilità di gestione Modifiche tecnologiche Gestione on line delle richieste Integrazione informatica prescrizione Automazioni progressive sul flusso dei materiali Principali modifiche attuabili

29 29 Conclusioni I concetti industriali sono applicabili cum grano salis allambito sanitario. I sistemi sanitari sono modificabili a basso costo. La razionalizzazione logistica non è realizzabile in modo autonomo rispetto agli altri processi organizzativi. Ma la riorganizzazione logistica può essere lelemento di traino di una riorganizzazione complessiva.

30 30 I problemi che abbiamo oggi non saranno mai risolti allinterno della stessa cultura che li ha generati Grazie dellopportunità!


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