Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 PROGETTO DI SEMPLIFICAZIONE DEL LINGUAGGIO Agenzia di Assistenza Tecnica agli.

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1 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 PROGETTO DI SEMPLIFICAZIONE DEL LINGUAGGIO Agenzia di Assistenza Tecnica agli Enti Locali della Provincia di Lecce

2 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 GRUPPO DI LAVORO Polo di Campi Salentina, formato dai Comuni di : Arnesano, Campi Salentina, Carmiano, Guagnano, Novoli, Salice Salentino, Squinzano,Trepuzzi e Veglie.

3 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 OBIETTIVO individuare i criteri che semplifichino limpatto comunicativo, la leggibilità, gli aspetti, lorganizzazione testuale e limpostazione grafica, perchè migliorando la comunicazione migliora anche la qualità dei rapporti tra amministrazioni e cittadini.. una comunicazione pubblica più comprensibile per il cittadino, dimostra una particolare sensibilità al tema della chiarezza.

4 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 RIUNIONI le riunioni del gruppo di lavoro si sono tenute nei giorni 22 gennaio, 4, 9 e 12 febbraio 2004 apportando gradualmente modifiche e integrazioni suggerite in aula dal prof. Renato Di Gregorio.

5 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 ANALISI MODALITA MODALITA RISULTATI RISULTATI

6 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 MODALITA Analisi documentale (ricerca delle delibere, determinazioni, volantini, manifesti, lettere, bandi, avvisi pubblici ecc.) Intervista (per completare la conoscenza). Focus group (mettere sul tavolo un tema e farlo sviluppare dai funzionari, dirigenti o amministratori che intervengono al focus group).

7 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 1. 1. La forma tradizionale di redazione degli atti sembra essere considerata una sorta di tabù. In realtà è utile seguire delle regole e degli indirizzi sulla redazione e sulla standardizzazione di atti. 2. 2. Ogni Amministrazione deve adeguarsi alle seguenti norme: Direttiva Funzione Pubblica del 07.2.2002; Direttiva dell8 maggio 2002; Manuale del Dipartimento della Funzione Pubblica. RISULTATI

8 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 3. un linguaggio amministrativo vicino al cittadino. 4. già di per se la scrittura delle leggi è poco chiara e richiede un lavoro di interpretazione da esperti in materia giuridica. 5. nel comunicare ai cittadini atti aventi valenza esterna, molto spesso si incorre nellenunciare il numero della legge e loggetto in maniera sintetica. Invece sarebbe auspicabile riportare prima loggetto completo della legge e dopo larticolo ed il comma riguardante latto.

9 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 6. atti dei comuni del POLO risulta che: Il linguaggio usato contiene molte sigle e abbreviazioni, forme stereotipate (es. unitamente invece di insieme), soggetti sostituiti da locuzioni avverbiali ( es. di quanto sopra invece il contenuto di...).

10 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 7. le Delibere di Giunta Comunale, di Consiglio Comunale e Determinazioni dei Responsabili di Settore : si è portati ad enunciare una lunga premessa nella parte narrativa, un richiamo alle leggi e in seguito, nella parte dispositiva, i relativi provvedimenti, dando più spazio alla parte narrativa e meno alla parte decisionale. Invece sarebbe opportuno iniziare con la Decisione da adottare, dar seguito alla Motivazione ed infine all Attenzione richiamando i riferimenti normativi o gli atti adottati in precedenza

11 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 8. Gli avvisi pubblici : a) vengono esposti, cioè affissi in luoghi pubblici; b) non hanno un destinatario specifico, ma sono indirizzati a larghe fasce di collaborazione. La prima caratteristica spinge ad evitare di usare come titolo Avviso Pubblico dato che il luogo e le circostanze in cui il documento viene letto invitano ad identificarlo subito. E importante un buon titolo che catturi lattenzione del destinatario del messaggio. Esempio: Un manifesto pubblico che fornisca informazioni su conti da pagare, moduli da riempire, denaro da ritirare; Linformazione centrale dovrà essere quella indicante entro quando pagare e come fare, ricordando la regola delle 5W («chi ?», «che cosa ?», «quando ?», «dove ?» e «perché, come ?», )

12 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 9. Bisogna semplificare il linguaggio burocratico per vari motivi: lart. 98 della Costituzione: garantire una comunicazione chiara ed univoca. Il Censimento del 1991 rivela :oltre il 60% della popolazione non possiede un grado di istruzione sufficiente a comprendere il linguaggio burocratico.. L. n. 241/1990: Un linguaggio semplice e chiaro consente ai cittadini un controllo sullattività svolta dalla pubblica amministrazione, rende effettivo il principio della trasparenza amministrativa.

13 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 PROGETTAZIONE

14 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 MODULISTICA DECISIONE: massima precisazione su che cosa lamministrazione ha deciso nel caso concreto MOTIVAZIONE: Indicazione dei motivi che hanno portato alla decisione PROCEDURE: Ciò che il cittadino destinatario dellatto deve, eventualmente, fare dopo averlo ricevuto. Per procedura si intende il percorso completo, quindi: quali documenti sono richiesti, cosa bisogna fare, dove si deve andare. FIRMA

15 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 Chiedere solo informazioni essenziali E necessario che le informazioni richieste al cittadino siano quelle essenziali. Richieste inutili o confuse producono errori e allungamenti dei tempi costringendo il cittadino a ritornare nellufficio, gli impiegati a raddoppiare il contatto con gli utenti e così via.

16 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 Controllare i concessionari Anche nel caso di concessione di determinati servizi ad altri soggetti (uno degli esempi pi ù evidenti è il caso della concessione del servizio di riscossione dei tributi) è necessario che l amministrazione controlli la qualit à dei moduli.

17 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 Formato Per il modulo si dovrà utilizzare un solo formato di carta unificato: lUni A4 (210 mm x 297 mm). E da escludere qualunque altro formato, soprattutto perché lutilizzazione di formati diversi rende complicato il trasporto e la conservazione dei documenti, sia al cittadino che allamministrazione.

18 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 Gabbia Il margine sinistro deve essere, indicativamente, almeno a 3 centimetri dal bordo del foglio, per permetterne lagevole classificazione. Anche il margine destro e quello inferiore non devono essere risicati, in quanto per molte persone è difficile scrivere troppo vicino al bordo. Si deve facilitare la direzione di lettura del modulo, dallalto al basso e da sinistra a destra, evitando il proliferare di finestre e tasselli che spesso sfuggono al lettore

19 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 Intestazione Il nome dellamministrazione dovrà essere sempre indicato, così come lufficio, in posizione costante su tutti i moduli.

20 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 Formazione diffusa del personale La formazione è essenziale per la diffusione della cultura della comunicazione. E necessario mettere in campo vere e proprie campagne di formazione che coinvolgano tutti i dipendenti, ad iniziare dai dirigenti, peraltro interessati alla fase di definizione del progetto, fino a coloro che svolgono attività di tipo materiale. La formazione dovrà differenziarsi in relazione alle posizioni di lavoro ricoperte.

21 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 Attività formative Corsi di formazione per gli operatori di front- office; Corsi di formazione per gli operatori di front- office; Progetti formativi di carattere generale, utilizzando corsi, seminari, incontri, convegni, mirati a far conoscere le finalità della comunicazione, la sua importanza ai fini dellattività dellamministrazione; sulla esigenza di adottare a tutti i livelli dellorganizzazione comportamenti che rispondano ai principi di correttezza e di trasparenza nei confronti dei cittadini; Progetti formativi di carattere generale, utilizzando corsi, seminari, incontri, convegni, mirati a far conoscere le finalità della comunicazione, la sua importanza ai fini dellattività dellamministrazione; sulla esigenza di adottare a tutti i livelli dellorganizzazione comportamenti che rispondano ai principi di correttezza e di trasparenza nei confronti dei cittadini;

22 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 Attività formative Corsi per gruppi di dipendenti di settori omogenei centrati sui rapporti con le diverse tipologie di utenza, sulle tecniche di comportamento e di miglioramento delle relazioni di gruppo, sulle conoscenze e competenze necessarie per migliorare la capacità di comprendere e prevedere i bisogni dellutenza e di saperne leggere la domanda.

23 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 Tempi di realizzazione il progetto può essere completato nel periodo di un anno, attraverso risorse e competenze sia interne che esterne. Nel caso delle risorse esterne si può o fare riferimento a delle apposite strutture di consulenza e/o predisporre degli stage e tirocini da offrire a studenti universitari

24 Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 Costi di realizzazione Risorse interne per un impiego di 2 giorni settimanali per 3 ore al giorno, gli straordinari da pagare ammonterebbero a circa 3 mila. La retribuzione delle risorse potrebbero essere assegnate attraverso il PEG oppure attraverso la cooperazione di altri enti, quali i comuni associati. La consulenza potrebbe valere 10 mila La consulenza potrebbe valere 10 mila