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Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 1 PIANO DI COMUNICAZIONE 2010 A cura dellUfficio Dirigenziale di supporto alle.

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1 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 1 PIANO DI COMUNICAZIONE 2010 A cura dellUfficio Dirigenziale di supporto alle attività del Rettore – Urp e Ufficio stampa e comunicazione

2 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 2 Parte prima Le finalità e il metodo del Piano di comunicazione

3 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 3 LA NORMATIVA Legge n. 150/2000 Art. 6 strutture: le attività di informazione si realizzano attraverso il portavoce e lufficio stampa, quelle di comunicazione attraverso lufficio relazioni con il pubblico. Art. 11 programmi di comunicazione: le amministrazioni statali elaborano annualmente il programma delle iniziative di comunicazione che intendono realizzare nellanno successivo. Direttiva Funzione Pubblica 07/02/02 Programma delle iniziative di comunicazione; definizione degli obiettivi e della strategia di comunicazione integrata; descrizione delle singole azioni con indicazione dei tempi di realizzazione; scelta mezzi di diffusione e budget; pianificazione attività di monitoraggio a valutazione dellefficacia delle azioni.

4 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 4 PERCHE UN PIANO DI COMUNICAZIONE Il Piano di comunicazione 2010 è un progetto pilota che si propone di: dare attuazione al dettato normativo in materia di comunicazione degli enti pubblici, coordinare, razionalizzare e facilitare le relazioni con i principali stakeholder dellUniversità; supportare gli indirizzi di sviluppo indicati dal Rettore e dalla governance della Sapienza; fornire un utile strumento di programmazione concreta del lavoro a tutti coloro che allinterno dellUniversità operano a vario titolo nella comunicazione, attraverso la sperimentazione di una forma di integrazione dei comunicatori della Sapienza.

5 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 5 GLI STEP METODOLOGICI METODOLOGIA CLASSICA Benchmarking Analisi del contesto Individuazione degli obiettivi Definizione del target Scelta della strategia Scelta dei contenuti Scelta delle attività e degli strumenti di comunicazione Ascolto del target Misurazione dei risultati

6 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 6 IL CONTESTO La Sapienza è una realtà complessa; la comunicazione è attività trasversale alla quale si dedica una pluralità di soggetti e assolve compiti fondamentali sia nei confronti dellambiente esterno che di quello interno La programmazione della comunicazione deve puntare a efficienza ed efficacia, razionalizzando risorse limitate, tanto più nellattuale fase socio-economica La Sapienza è il più grande ateneo italiano ed europeo e la sua attività di comunicazione svolge un ruolo centrale. Per questo è necessario passare da un approccio passivo alla comunicazione a un approccio proattivo

7 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 7 CRITICITA IN AMBITO COMUNICAZIONE Restringendo il campo di analisi dei dati di contesto e ambientali allambito della comunicazione, il Piano strategico rileva alcune criticità specifiche: assenza di una strategia di marketing; assenza di uneffettiva strutturazione delle funzioni di pianificazione, coordinamento e integrazione dei diversi interventi di comunicazione e promozione; assenza di trasparenza (nel senso di rendicontazione separata, ndr) nelle dotazioni di risorse alla comunicazione; assenza di un organico piano di comunicazione.

8 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 8 ULTERIORI CRITICITA RILEVATE DALLE STRUTTURE DI COMUNICAZIONE stratificazione, nei decenni, di una reputazione negativa, legata soprattutto alla percezione di inefficienze organizzative e di una struttura accademica autoreferenziale e scarsamente meritocratica; collocazione degli uffici in sedi diverse, spesso fisicamente lontane; dispersione delle competenze comunicative tra strutture amministrative eterogenee; difficoltà, in ambito ICT, a dare priorità agli aspetti comunicativi rispetto alle emergenze legate alla gestione delle reti e allerogazione dei servizi; presenza nellorganizzazione di numerose strutture periferiche (facoltà, dipartimenti, ecc.) con problemi di coordinamento.

9 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 9 ELEMENTI POSITIVI CHE IMPATTANO SULLE ATTIVITA DI COMUNICAZIONE Possibilità di gestione della comunicazione a 360, puntando su pubblici diversi per generazione e ruolo sociale (studenti, famiglie, cittadini, istituzioni ecc.); presenza di numerosi interlocutori e importante ruolo dei media che manifestano tuttora interesse nei confronti della Sapienza; esistenza di momenti di coordinamento tra le varie strutture; coincidenza delle finalità del piano di comunicazione con gli obiettivi strategici dellAmministrazione.

10 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 10 CRITICITA AMBIENTALI Le principali criticità di contesto e ambientali, come individuate dal Piano strategico , possono essere sintetizzate come segue: per la didattica in particolare vengono segnalate la carenza di spazi, lelevato rapporto studente/docente, la scarsa offerta formativa in lingua inglese, leccessivo numero degli esami e linsufficiente sviluppo delle-learning; per la ricerca rilevano fondamentalmente la scarsità dei fondi, linvecchiamento del personale, la frammentazione delle strutture, le difficoltà nel collegamento con le imprese, la scarsa visibilità allesterno delle competenze scientifiche; per i servizi infine sono segnalati, fra gli altri, la mancanza di strutture di accoglienza per stranieri, la debolezza dellinfrastruttura tecnologica, la debolezza della comunicazione in lingua straniera.

11 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 11 POTENZIALITA AMBIENTALI Di contro, i principali punti di forza individuati nel Piano strategico sono i seguenti: per la didattica, la presenza di docenti di fama, la collocazione centrale. la spendibilità del brand Sapienza, lampia offerta didattica, la presenza di percorsi part-time, ladozione del percorso qualità e lelevata presenza di studenti stranieri; per la ricerca, la definizione di un quadro strategico interno, lelevato numero di docenti e ricercatori, dottorandi e assegnisti di ricerca, la presenza di personalità di spicco, lelevato livello di produzione scientifica, il ricco portfolio brevettuale, le partnership internazionali; per i servizi, lampia offerta di stage, la presenza di impianti sportivi, di servizi di accoglienza e orientamento matricole, di servizi web, la ricchissima dotazione di biblioteche.

12 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 12 INDIVIDUAZIONE DEGLI OBIETTIVI S i è scelto di fare riferimento al Piano strategico La Sapienza è impegnata a perseguire gli obiettivi che sono indicati nel Piano strategico ed è sulla base di tali indicazioni che devono essere definiti gli obiettivi dellattività di comunicazione. Gli obiettivi e le azioni strategiche sono stati definiti nel Piano strategico per diverse aree di intervento (didattica, ricerca, servizi e governance)[1].[1] [1] Piano strategico [1]

13 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 13 MACROAZIONE COMUNICAZIONE E MARKETING DEL PIANO STRATEGICO Lobiettivo generale è quello di potenziare e creare capacità e funzioni di comunicazione e marketing anche creando nuove unità operative e di servizio e promuovendo iniziative di discussione pubblica di alto livello sulle grandi questioni nazionali. La macroazione ha come obiettivi specifici: rafforzare la capacità di comunicazione e marketing strategico, come strumento in grado di favorire lattuazione della strategia di cambiamento e sviluppo della Sapienza; rafforzare il contributo scientifico della Sapienza alle grandi questioni nazionali (es. bioetica, sicurezza, energia, ecc.) Nel diagramma di Gantt relativo alla Proiezione delle attività di comunicazione sono state evidenziate le correlazioni tra gli obiettivi/azioni del piano di comunicazione e gli obiettivi del Piano strategico.

14 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 14 OBIETTIVI DEL PIANO DI COMUNICAZIONE I l Piano di comunicazione della Sapienza definisce azioni concrete, da realizzare entro larco temporale di un anno, articolate per obiettivi di comunicazione. Il Piano individua inoltre le strutture impegnate nella realizzazione di ciascun obiettivo, coinvolgendole già nella fase stessa di pianificazione. Un ulteriore criterio metodologico è costituito dai pubblici di riferimento, coincidenti con gli stakeholder dellUniversità, messi in evidenza trasversalmente nello sviluppo delle diverse azioni. Gli obiettivi di comunicazione possono essere distinti in: specifici, finalizzati allottenimento di particolari risultati, soprattutto allespansione dei pubblici. generali, volti al miglioramento delle attività di comunicazione al fine di raggiungere standard ottimali.

15 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 15 ASCOLTO DEL TARGET Confronti con il Nucleo di valutazione strategica Individuazione degli uffici coinvolti nellattuazione del piano Interviste con gli attori coinvolti a vario titolo nellattività di comunicazione della Sapienza (mappatura dello stato dellarte e rispondenza delle azioni proposte con gli obiettivi assegnati ai vari uffici) Doppio passaggio

16 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 16 DIAGRAMMI DI GANTT: PROIEZIONE TRIENNALE

17 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 17 VALUTAZIONE DELLE RISORSE

18 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 18 Parte seconda I contenuti del Piano: obiettivi e azioni corrispondenti

19 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 19 I principali obiettivi del Piano 2010 Studenti eccellenti, studenti stranieri Comunicazione allutenza Portale, web 2.0, media di Ateneo Direct mailing Pubblicazioni istituzionali Eventi interni ed esterni Campagne di comunicazione Presenza nelle guide e classifiche universitarie Valorizzazione del marchio e del patrimonio Media relations

20 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 20 Organizzare la comunicazione integrata Lelenco degli obiettivi fotografa unattività di comunicazione integrata che utilizza una pluralità di canali di comunicazione ed è svolta da molteplici attori. Finalità del Piano di comunicazione è programmare e coordinare tale attività

21 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 21 Attrarre studenti eccellenti, attrarre studenti stranieri Politiche sottostanti alla comunicazione, quali borse di studio e incentivi Divulgazione di tali politiche attraverso la comunicazione integrata (ufficio stampa, web, fiere universitarie, direct mailing) Miglioramento generale dello standard di qualità dei servizi di comunicazione: gli eccellenti sono attratti dalleccellenza

22 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 22 Comunicazione allutenza Colmare le lacune esistenti, in particolare sulla risposta telefonica, introducendo un numero verde e un primo servizio di risposte automatiche Impostare il progetto per la realizzazione di un vero e proprio call center

23 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 23 Portale, web 2.0, media di Ateneo Ristrutturazione del sito della Sapienza, nuova architettura dellinformazione, adozione del Cms per la gestione semplificata dei contenuti Impostare un progetto per una presenza coordinata e ampia sul web 2.0, a partire dalle pagine già attive (facebook, YouTube) Integrare i media di Ateneo (RadioSapienza) nella web communication della Sapienza

24 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 24 Direct mailing Consolidamento dei prodotti di comunicazione interna (newsletter) veicolati in mailing list Campagna di adesione al servizio di posta elettronica per gli studenti, fidelizzazione del mezzo

25 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 25 Pubblicazioni istituzionali Predisposizione di una presentazione generale, di un volume in inglese, di una pubblicazione di servizio per gli studenti Le tre funzioni sono assolte nel 2010 da pubblicazioni già esistenti, attentamente finalizzate (comunicare in tempi di crisi)

26 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 26 Eventi interni ed esterni Consolidamento dei principali eventi interni (Inaugurazione, giornata della ricerca, Porte aperte) attraverso comunicazione mirata Partecipazione a fiere universitarie e delle amministrazioni pubbliche di alto profilo

27 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 27 Campagne di comunicazione Consolidamento delle campagne già sperimentate nel 2009: adesione al 5 per mille (febbraio-giugno), promozione del merchandising Sapienza (novembre, dicembre). Mezzi utilizzati: affissione, web, direct mailing

28 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 28 Presenza nelle guide e classifiche universitarie Agire sui parametri utilizzati per la valutazione (politiche sottostanti allattività di comunicazione) Orientare la comunicazione sul posizionamento della Sapienza attraverso diversi canali (ufficio stampa, web ecc.)

29 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 29 Valorizzazione del marchio e del patrimonio Promozione del merchandisign Sapienza Prosecuzione del lavoro di valorizzazione del marchio in relazione alle attività di ricerca su prodotti di consumo

30 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 30 Media relations Promozione sui media delle notizie a carattere scientifico, con progetti specifici (Atomium culture) e attività di ufficio stampa dedicata

31 Il Piano di comunicazione 2010 della Sapienza Università di Roma Pagina 31 Grazie per lattenzione!


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