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Lo screening tramite test HPV: Aspetti organizzativi ed informatici Chiara Fedato Coordinamento Regionale Screening Oncologici.

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Presentazione sul tema: "Lo screening tramite test HPV: Aspetti organizzativi ed informatici Chiara Fedato Coordinamento Regionale Screening Oncologici."— Transcript della presentazione:

1 Lo screening tramite test HPV: Aspetti organizzativi ed informatici Chiara Fedato Coordinamento Regionale Screening Oncologici

2 Gruppo di lavoro regionale Registro Tumori del Veneto Sistema Informativo - Gruppo Tecnico Software della Prevenzione Coordinamento Regionale Screening Oncologici

3 Test di primo livello HPV-DNA NEGATIVO Ripetizione a 5 anni INADEGUATI/POSITIVO Citologia NEGATIVA Ripete HPV a 1 anno ≥ ASCUS Colposcopia Protocollo di screening con test HPV (a partire dai 30 anni di età)

4 https://screening.websanita.intra.rve/screening

5 Transizione da screening tradizionale ad screening con HPV Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico

6 Fase di transizione da Pap-test a test HPV

7 A regime: Generazione degli Appuntamenti Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico Il protocollo prevede due percorsi diversi per le donne in base alla fascia di età:

8 Generazione Appuntamenti Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico La generazione massiva degli appuntamenti permetterà, in base alla fascia di età configurata, di invitare le donne a percorsi di screening differenti utilizzando modelli di lettere specifici. I tipi di invito che prevedono test differenti in base all’età sono:  PRIMI INVITI  RICHIAMI dopo ABOH  relativi SOLLECITI* *il sollecito segue il test del primo invito

9 Generazione Appuntamenti Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico PAP TEST: donne in fascia PAP e che non hanno eseguito screening HPV precedentemente TEST HPV: donne in fascia HPV e donne in fascia PAP che hanno già eseguito screening HPV precedentemente

10 Popolazione target Stampa Lettere di invito Appuntamenti Screening Citologico: FLUSSI DI LAVORO Anagrafe SCR mailing

11 Osservazioni inviti Da data attivazione HPV (Data tracciata) tutti i primi inviti = primi inviti HPV PI e solleciti da DATA HPV = Test HPV Richiami = pap test => fogli lavoro riporteranno tipo invito

12 Accettazione Stampa Lettera di referto Refertazione AP SCR Integrazioni: 1 livello citologico tradizionale

13 DGRV n772/2014 Centri di riferimento per l’esecuzione dei test HPV Anatomia Patologica di Treviso IOV Padova Anatomia Patologica di San Bonifacio

14 Flussi di integrazione: 1 Livello HPV Software screening Laboratorio MICROBIOLOGIA Accettazione validazione referti Referti HPVPrenotazioni/Accettazioni Strumento HPV Lettura test

15 Stati donna: Da invitare Invitata Accettata in attesa di referto HPV Refertata HPV Se HPV-  referto chiuso - invio 5 an Se HPV+  referto aperto in attesa Pap test Refertata Pap test

16 Flusso dei materiali e delle informazioni Da Ambulatori vs laboratorio: Accettazioni, fogli lavoro, e campioni hpv Tramite fattorini e integrazioni Da laboratorio vs AP-Thiene: Campioni HPV+ e foglio lavoro positivi Da Segr. Screening vs AP-Thiene: Pre-accettazioni hpv+

17 Flussi: screening citologico Ulss SCR Anagrafe Lab - TVAP Thiene Mailing 1° livello

18 Punti prelievo Laboratorio di riferimento Segreteria Invito Campioni HPV Foglio lavoro Accettazioni Consenso Informato x trattam/trasmissione AP Thiene Campione HPV positivo Risultati pap- test su HPV positivi Signora Rossi 54-64a Risultati HPV Negativi/positivi lettera risposta accettazioni HPV positivi

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20 Prelievo e Ambulatori Ambulatori: Sedute dedicate e separate Prelievo HPV (su Thin preap)* Piani di lavoro distinti Pc collegato a rete regionale Stampanti (TT o TD) Etichette per il kit * Unico prelievo e unico campione

21 DESCRIZIONE ATTIVITA’: in ambulatorio Ostetriche-prelevatrici responsabili: Dell’accoglienza donne invitate, Dell’anamnesi - accettazione Dell'esecuzione del prelievo Segnalazione alla segreteria screening e al laboratorio dei casi ‘particolari’ (su foglio lavoro e/o sw) della corretta conservazione dei prelievi fino al trasporto da parte del corriere dall’Ambulatorio al Punto di raccolta OGNI AMBULATORIO DOTATO DI PC CON INTRANET REGIONALE ED APPOSITA STAMPANTE

22 DONNE IN GRAVIDANZA: si esegue HPV test con apposito KIT; Gravidanza avanzata: si può rimandare a dopo il parto; DONNE VIRGO: si esegue il pap-test e si evidenzia nel foglio di lavoro ‘virgo’, e si segnala «NO HPV» nel campo prelievo HPV in accettazione; SITUAZIONI PARTICOLARI:

23 Accettazione Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico La corretta accettazione assume un ruolo determinante nel processo di refertazione e quindi nel percorso di screening delle donne. Attualmente, in fase di accettazione, vengono raccolte le seguenti informazioni:  Esito invito  Anamnesi ed interventi precedenti  Dati prelievo È possibile stampare fogli di lavoro ed etichette

24 Accettazione

25 Accettazione – stampe xxxxxx

26 Accettazione – foglio di lavoro

27 ETICHETTA TEST HPV

28 Accettazione – etichette

29 AD OGNI DONNA LA PROPRIA ETICHETTA

30 Accettazione – Etichettatura Campioni HPV Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico In fase di accettazione occorre gestire anche l’etichettatura dei campioni HPV. L’etichette che deve essere applicata ai campioni deve: a.Contenere il codice identificativo campione stampato sia in chiaro che in barcode

31 Soluzione Organizzativa Ottimale Accettazione Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico Diverse ULSS, sia praticanti screening tradizionale che screening HPV, raccolgono l’accettazione in tempo reale, direttamente in fase di prelievo, tramite le ostetriche. Prerequisiti necessari per questa modalità organizzativa sono: a)Tutti i centri prelievo devono essere dotati di: PC con accesso alla rete (verificare tempi di risposta) Stampanti ed etichette termoresistenti b)Tutte le ostetriche devono avere le credenziali personali per l’accesso all’applicativo e devono essere formate sull’utilizzo

32 Soluzione Organizzative Alternative Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico IPOTESI B: L’accettazione viene comunque raccolta nello screening ma a posteriori e in modo centralizzato dalla segreteria, tuttavia le ostetriche devono avere a disposizione ogni mattina tutte le etichette per i possibili prelievi HPV (spreco di etichette specifiche con costi rilevanti, impossibilità di gestire casi fuori agenda) IPOTESI C: L’accettazione viene raccolta in gestionale aziendale esterno l’applicativo di screening. Essendoci un attore in più aumenta anche il grado di complessità dei flussi informativi.

33 LA RINTRACCIABILITA’ DELLE PROVETTE Le provette devono essere identificate prima di iniziare il prelievo: occorre, dunque, applicare alla provetta l’apposita etichetta (stampante presente ogni centro prelievo) L’etichetta contiene per ogni donna le seguenti informazioni: Nome, Cognome, data di nascita, tessera sanitaria, data di prelievo e codice a barre Occorre applicare alla provetta l’apposita etichetta posizionandola in senso longitudinale.

34 TRASPORTO E INVIO Inviare al laboratorio di riferimento i porta-provette con i campioni e i fogli delle sedute di prelievo corrispondenti; il trasporto va effettuato a temperatura ambiente, utilizzando contenitori adeguati

35 Nuovi Dati Accettazione Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico Con il protocollo HPV-DNA con richiamo a 5 anni sarà necessario raccogliere con precisione anche le seguenti informazioni:  Consenso al trattamento dei dati  Consenso alla trasmissione dei dati  Tipo prelievo effettuato (per solo PAP test o per test HPV) La raccolta di queste informazioni determina il flusso di informazioni verso i diversi centri di refertazione e la struttura che il referto deve assumere

36 Gestione Consenso e implicazioni applicative Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico È stata inviata a tutte le ULSS una informativa regionale. È obbligatorio raccoglierlo in fase di accettazione, soprattutto necessario per gestire le refertazioni fuori ULSS. Il consenso è valido per tutti i prelievi e gli episodi di screening successivi!

37 Gestione Consenso e implicazioni applicative Sezione Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico 1.Consenso al trattamento dei dati (personali e sensibili) 2.Consenso alla trasmissione dei dati Se uno od entrambi i consensi vengono negati (l’accettazione del secondo è condizionata all’accettazione del primo), l’applicativo inibisce i flussi informativi verso gestionali esterni l’ULSS. Nello specifico:  il centro di refertazione HPV  l’anatomia patologica di Thiene

38 Gestione Consenso e implicazioni applicative: consenso negato Settore Controlli Governo e Personale S.S.R. Servizio Sistema Informatico Gli scenari ipotizzati in questo caso sono:  Rifiutare la prestazione  Non è possibile eseguire il test HPV, in quanto il processo di export delle accettazioni verso i centri refertanti esterni viene inibito  Eseguire il PAP test per lo screening tradizionale  Il flusso informativo verso la propria anatomia è garantito e il referto verrebbe gestito internamente a livello aziendale

39 Accettazione: presenza e prelevatore

40 ALCUNI ESEMPI ORGANIZZATIVI Azienda Ulss 19Azienda Ulss 15 Punto di raccolta prelieviCentro Coordinamento Screening Laboratorio Frequenza di invio prelievi al Laboratorio di riferimento 1 v/settimana (circa 100/130 prelievi a settimana) 2 v/settimana (circa 250 prelievi a settimana) ProtocolliProtocolli organizzativi interni Modalità invio prelieviDitta già convenzionata con Ulss per trasporto Ditta già convenzionata con ULSS per trasporto campioni

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42 EXPORT Accettate vs Laboratorio

43 Esempio di log – export accettazioni

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45 IMPORT Referti da Laboratorio

46 Esempio di log – import referti

47 Anatomia Patologica Ospedale di Santorso Centro di riferimento per la lettura dei pap test di triage (HPV+) PAP-TEST DI TRIAGE A REGIME: CIRCA 8.000/ANNO

48 EXPORT: HPV + vs Anatomia Patologica

49 IMPORT: PAP da Anatomia Patologica

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51 Referto HPV: campi “Esito”: negativo, positivo, inadeguato; “Quantità”: valore assoluto; “Quantità relativa” = valore in % dell’RLU; “Data prelievo” = data invito (spostare gli inviti); “Tipo infezione”: non ora Ps: Se presenti data referto HPV e data referto Pap test = vale quest’ultima data;

52 REFERTO HPV

53 Se l’HPV è positivo … allora

54 Refertazione: alcune funzioni Filtro di ricerca HPV: non refertato, negativo, positivo, inadeguato; Filtro HPV+ Filtro referto aperto = HPV in attesa di test; Filtro HPV+ Filtro referto chiuso = Pap test eseguiti in seguito ad HPV;

55 REFERTAZIONE

56 Appuntamento Stampa Lettera di referto Refertazione Approfondimenti SCR

57 Grazie per l’attenzione


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