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© Copyright IBM Corporation 2004 Servizio di controllo interno Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Ing. Ciro Esposito.

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Presentazione sul tema: "© Copyright IBM Corporation 2004 Servizio di controllo interno Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Ing. Ciro Esposito."— Transcript della presentazione:

1 © Copyright IBM Corporation 2004 Servizio di controllo interno Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Ing. Ciro Esposito Dirigente Generale Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti La misura delle politiche : controllare la gestione per rendere conto dei risultati Forum PA 2004

2 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Contesto di riferimento : il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti Fusione tra strutture ancora in atto dipendenti tra centro e periferia Struttura periferica capillare 50 Capitanerie di porto 111 Motorizzazioni e centri prova Missione Garantire lorganizzazione, la programmazione e lo sviluppo del sistema della mobilità attraverso il coordinamento delle infrastrutture per il trasporto terrestre, marittimo ed aereo 19 Provveditorati alle opere pubbliche

3 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA L approccio flessibile Percezione dellesigenza Interpretazione AzioneDecisione Conoscenza Percepire Rispondere

4 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Lesigenza Attuare il nuovo processo di Pianificazione, Programmazione e Controllo definito dal legislatore per la Pubblica Amministrazione Migliorare lefficacia e lefficienza del Ministero grazie alla diffusione di una cultura gestionale basata su modelli innovativi al fine di...un sistema di controllo di gestione flessibile, focalizzato sui processi distintivi del Ministero e supportato da un sistema informatico... tramite... conoscenza

5 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA La percezione dei destinatari...ma non esiste un sistema informatico integrato per la gestione del personale noi abbiamo già fatto il controllo di gestione da soli abbiamo lavorato bene fino a questo momento perchè cambiare?... cosa è il controllo di gestione? A che serve? la rete informatica del ministero non è capillare così come la sua struttura... ma nel Ministero non esiste alcun sistema ERP per la contabilità dovremo lavorare di più per rispondere alle esigenze di una macchina? conoscenza

6 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Intrepretazione : la gestione del cambiamento Intepretazioni Decisioni/Azioni Mancanza di controllo Incertezza Sgomento Perdita di immagine Dubbi sulle proprie capacità Minaccia al ruolo Comunicazioni a due vie Informazioni costanti e dettagliate Valorizzazione di quanto consolidato Supporto sul campo e con adeguata formazione Strumenti e informazioni per la gestione del nuovo ruolo conoscenza

7 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Decisione : il progetto Avviare un progetto in linea con la cultura e le esigenze del Ministero sostenuto da interventi di gestione del cambiamento in grado di coinvolgere e motivare tutti gli attori coinvolti conoscenza

8 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Decisione : il progetto Forte sponsorship da parte del Ministro Creazione di un gruppo di lavoro interno al Ministero per la realizzazione del Manuale Operativo per il Controllo di Gestione derivante dallo sviluppo di progetti informatici già sviluppati in altre Amministrazioni personalizzato di semplice utilizzo affidabile ed integrabile con altri prodotti di minimo impatto sulla struttura tecnologica esistente Interventi di comunicazione, formazione ed assistenza con strumenti e modalità in linea con le caratteristiche e le esigenze dei destinatari Realizzazione di un sistema informatico che supporti il modello definito allinterno del Manuale e che sia : conoscenza

9 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Azione : il manuale operativo per il controllo di gestione Il Manuale Operativo per il Sistema di Controllo di Gestione è stato il presupposto essenziale per limplementazione del relativo sistema informatico unità responsabili della progettazione e della gestione del controllo di gestione; unità organizzative di cui misurare lefficacia, lefficienza e leconomicità dellazione amministrativa; procedure di determinazione degli obiettivi gestionali e dei soggetti responsabili; elenco dei prodotti e delle finalità dellazione amministrativa; modalità di rilevazione e ripartizione dei costi tra le unità organizzative e di individuazione degli obiettivi per cui i costi sono sostenuti; indicatori specifici per misurare lefficacia, lefficienza e leconomicità. Il gruppo di lavoro ha elaborato, guidato dal Servizio di Controllo Interno del Ministero, il Manuale Operativo che definisce : conoscenza

10 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Le caratteristiche peculiari del Ministero e del sistema di pianificazione e controllo implementato richiedono il supporto di un sistema informatico che sia : Azione : sviluppo di un sistema informatico per il controllo di gestione REATTIVO FLESSIBILE RAPIDO FOCALIZZATO INTEGRABILE in grado di rispondere in modo dinamico alle esigenze degli utenti personalizzabile alle esigenze della struttura organizzativa in termini di utilizzo da parte degli uffici coinvolti sui processi distintivi dellAmministrazione con altri moduli applicativi conoscenza

11 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Azione : fasi del Progetto e Strategia adottata conoscenza Definizione del Modello di Contabilità Economica Avvio e Diffusione per Fasi Comunicazione e Change Management Manutenzione ed Help Desk Il Progetto di sviluppo informatico è organizzato in macro obiettivi di riferimento e la realizzazione è stata essenzialmente concentrata nei primi 6 mesi. La strategia adottata è stata caratterizzata da : riutilizzo di componenti applicative realizzate in altri Ministeri; realizzazione per fasi. Definizione del Modello Operativo Project Management Gestione Infrastrutture Impleme ntazione e rilascio del Sistema Inizio Progetto 6° Mese12° Mese54° Mese

12 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Ministro Dipartimento Direzione Generale –Divisione –….. Personale Servizi Ammortamenti Beni Consumo -Posizione economica - Voce di salario ……………………. … Modello dei Costi Struttura dei Centri di Costo Allocazione diretta Allocazione indiretta tramite driver Azione : il Modello di Riferimento conoscenza Dipartimento Modello delle Attività e dei Progetti

13 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Processo Macro Processi Macro Processi Missioni Istituzionali Prodotto Modello delle Attività e dei Progetti Modello degli Indicatori Area soddisfacente Area Ottimale Area Critica Area di Monitoraggio Efficienza Efficacia Costi medi Unitari Mapping tramite full cost Indicatori di Struttura Indicatori di Processo Progetti Azione: il Modello di Riferimento Il modello di controllo di gestione definito è basato sulla metodologia di activity based costing ed è pervasivo su tutta la struttura del Ministero al massimo livello di dettaglio definibile. conoscenza

14 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Azione: sviluppo di un sistema informatico per il controllo di gestione

15 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Gli utenti inseriscono i dati di controllo relativi al proprio ufficio e possono ottenere dati di controllo connettendosi ad un sito internet dedicato ad accessi regolati. Il sistema si interfaccia con la banca dati del Ministero dellEconomia e delle Finanze per la definizione dei costi del lavoro Immissione dati economici e quantitativi Dati relativi al costo del personale dal Ministero dellEconomia e delle Finanze Dati trimestrali Azione : il sistema informatico per il controllo di gestione conoscenza

16 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Il sistema è gestito completamente in outsourcing sia per le infrastrutture tecnologiche che per l applicazione su cui è basato SIGEST. Il livello di servizio delloutsourcer viene monitorato tramite SLA (livelli di servizio) concordati. Azione : sviluppo di un sistema informatico per il controllo di gestione conoscenza

17 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Percepire Rispondere Azione : gli interventi per la gestione del cambiamento Formazione e supporto Analisi dei referenti interni Comunicazione Identificare le persone chiave, le criticità eventuali e le azioni a supporto Creare un clima positivo rispetto al cambiamento Favorire la nascita e la diffusione di una cultura in linea con le esigenze del nuovo modello Favorire lo sviluppo di conoscenze e comportamenti in linea con il nuovo modello Fornire ladeguato supporto alle persone per operare nel modo nuovo Percepire conoscenza

18 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Azione : gli strumenti per la gestione del cambiamento Faccia a faccia (incontri, workshop) Cartacei (lettere, presentazioni) Tecnologici (internet, pop-up) Attraverso la verifica sistematica dellefficacia degli strumenti utilizzati è stato possibile renderli progressivamente e costantemente in linea con le esigenze degli utenti Didattica di aula Questionari di valutazione dellefficacia Manuale utente cartaceo e on-line Assistenza diretta Help Desk e supporto on-site Formazione e supporto Comunicazione conoscenza

19 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Azione : stato dellarte e prossimi passi il sistema è in esercizio dal 15/01/2004 sono state allocate nei rispettivi centri di costo circa anagrafiche di dipendenti del Ministero al fine di supportare loperatività degli utenti stessi è attivo un servizio di help desk durante i primi due mesi di attività è stato costituito una task force presso il Ministero per le attività di supporto in loco viene regolarmente verificato landamento dellinserimento dati e vengono attivate opportune azioni verso gli utenti, volte a favorire la conclusione di tale attività nei tempi previsti il sistema SIGEST costituisce la base su cui verranno sviluppati : - il sistema di controllo strategico - il sistema di contabilità economica conoscenza

20 Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST Forum PA Azione : stato dellarte, il punto di vista degli utenti formazione rispondente alle esigenze grazie anche alla molteplicità degli strumenti utilizzati la maggior parte degli utenti risulta oggi in grado di utilizzare il sistema rilevato un trend di costante e progressivo apprendimento delle funzionalità del sistema particolarmente utilizzato dai partecipanti la possibilità di esprimere le loro esigenze e considerazioni che diventano poi input per la rapida realizzazione di interventi correttivi/integrativi. conoscenza


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