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Pagina 1 Comprensione del flusso informativo. Pagina 2 I processi costituiscono una serie di attività sistematiche pianificate e svolte per il perseguimento.

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1 Pagina 1 Comprensione del flusso informativo

2 Pagina 2 I processi costituiscono una serie di attività sistematiche pianificate e svolte per il perseguimento di specifici obiettivi aziendali ( produzione di beni, vendita dei prodotti, ricerca e sviluppo, ecc.) Lanalisi dei processi aziendali per la valutazione del sistema di controllo interno viene svolta secondo le seguenti fasi: Identificazione degli obiettivi Intervista ai gestori/responsabili dei processi Identificazione e valutazione dei rischi Identificazione dei controlli Documentazione Definizione dei Gap Analisi dei processi

3 Pagina 3 Identificazione degli obiettivi Identificazione degli obiettivi Intervista ai gestori/resp. dei processi Intervista ai gestori/resp. dei processi Identificazione e valutazione dei rischi Identificazione e valutazione dei rischi Identificazione e valutazione dei controlli Identificazione e valutazione dei controlli Documentazione Le fasi dellanalisi dei processi

4 Pagina 4 Identificazione degli obiettivi Il management definisce gli obiettivi strategici, sceglie la strategia e fissa gli obiettivi specifici, coerenti con la strategia. Gli obiettivi aziendali possono essere ricondotti alle seguenti categorie: Operativi: efficace ed efficiente gestione delle risorse Informazione di bilancio: attendibilità del bilancio Conformità: osservanza delle leggi e regolamenti La rilevazione del processo e dei relativi rischi/controlli deve essere focalizzata sugli obiettivi definiti dal management. Analisi dei processi

5 Pagina 5 Intervista al gestore/responsabile del processo Lintervista al gestore/responsabile del processo consente di identificare le fasi in cui è articolato il processo al fine di rilevare le attività operative, i rischi connessi e le relative attività di controllo Una rilevazione completa effettuata in modo strutturato sui processi delle diverse aree aziendali consente una valutazione dei rischi esistenti e dei controlli in essere per mitigarli. Analisi dei processi

6 Pagina 6 Prima dellintervista con il gestore/responsabile del processo è fondamentale cercare di acquisire una conoscenza preliminare del processo e delle attività oggetto di mappatura al fine di massimizzare lefficienza e lefficacia dellintervista (cogliere i rischi potenziali, approfondire le aree di maggior rischio, etc.). Le informazioni utili possono essere acquisite mediante lanalisi della documentazione già esistente: procedure e linee guida, documentazione relativa alla mappatura del processo prodotta in anni precedenti, etc. Con queste informazioni si dovrebbero identificare anche linizio e la fine del processo e come questi sono legati allobiettivo del progetto. Analisi dei processi

7 Pagina 7 Le informazioni da ottenere nel corso dellintervista: quali sono i punti di inizio e fine del processo; Individuare e conoscere ogni attività allinterno del processo; input e output chiave del processo; tipologie e natura dei controlli -automatici o manuali -successivi o preventivi; rischi presenti nel processo; Analisi dei processi

8 Pagina 8 Dopo aver formalizzato la documentazione del processo, è necessario validare sempre tale documentazione con il gestore/responsabile del processo, al fine di verificare la correttezza e la completezza delle informazioni riportate; documentare la persona che ha validato linformazione e la data della validazione; verificare che eventuali cambiamenti (se necessari) siano completamente e accuratamente elaborati; Archiviare la documentazione finale al fine di renderla disponibile per eventuali revisioni. Analisi dei processi

9 Pagina 9 Identificazione e valutazione dei rischi Un rischio di impresa è la minaccia che un evento, unazione o una non azione possano avere un impatto negativo sulle capacità dellazienda di raggiungere con successo gli obiettivi aziendali ed di attuare le strategie. Analisi dei processi

10 Pagina 10 Analisi dei processi Identificazione e valutazione dei rischi -Modalità di valutazione (significatività e probabilità di accadimento) e gestione dei rischi descritte nella parte generale del modello

11 Pagina 11 Identificazione e valutazione dei controlli Un controllo costituisce qualsiasi azione atta a mitigare o gestire i rischi insiti nel processo e ad aumentare la probabilità che un processo possa raggiungere gli obiettivi. Lidentificazione dei controlli nei processi aziendali è mirata allindividuazione dei controlli più efficaci e, a parità di efficacia, più efficienti, per consentire di ridurre il rischio ad un livello accettabile, fornendo una ragionevole sicurezza sul conseguimento degli obiettivi aziendali Analisi dei processi

12 Pagina 12 Analisi dei processi Documentazione La formalizzazione della rilevazione del processo può avvenire tramite specifico diagramma di flusso o descrizione narrativa (o entrambe). Il diagramma di flusso è una rappresentazione grafica del processo aziendale dallinizio alla fine che mostra la sequenza delle singole attività permettendo una facile identificazione dei rischi e controlli associati (o mancanze di essi) e lidentificazione dei punti di debolezza o opportunità di miglioramento dello stesso processo.

13 Pagina 13 Il diagramma di flusso Obiettivi: strumento per documentare ed analizzare i processi: Input + Processo = Output; Caratteristiche: Scompone il processo in eventi/attività singole. Consente di identificare interdipendenze a tutti i livelli dellazienda. Collega sistemi ed attività manuali; Permette di identificare carenze, punti di debolezza, problemi di separazione dei compiti ed inefficienze. Analisi dei processi

14 Pagina 14 Il diagramma di flusso Vantaggi: fornisce una SINTETICA rappresentazione visiva del processo dallinizio alla fine; mostra la sequenza degli eventi/attività; aiuta a chiarire ruoli e responsabilità, ed i flussi di informazioni; permette una facile identificazione dei rischi e controlli associati (o mancanze di essi); aiuta ad identificare punti di debolezza o opportunità di miglioramento del processo; per processi complessi, può essere più chiaro della descrizione. Analisi dei processi

15 Pagina 15 Il diagramma di flusso Svantaggi: può non consentire di documentare, con il livello richiesto di approfondimento: il dettaglio delle attività svolte; la frequenza delle attività; la descrizione dei rapporti utilizzati. può essere dispendioso, in termini di tempo, per la creazione e laggiornamento; può essere difficile distinguere limportanza relativa dei vari compiti. Analisi dei processi

16 Pagina 16 Il diagramma di flusso Contenuti Il flow chart dovrebbe sempre contenere almeno le seguenti informazioni: titolo; legenda; punti di inizio e fine; decisioni e TUTTI i punti di decisioni rilevanti; rischi e controlli chiave; Note – per fornire dettagli aggiuntivi nella descrizione del/dei processo/controlli. Analisi dei processi

17 Pagina 17 La descrizione narrativa Definizione: Documento che descrive in modo narrativo un flusso di processo o transazione; La descrizione di processo può essere usata: per documentare il processo al posto del diagramma di flusso; come integrazione del diagramma di flusso (per acquisire i dettagli). Obiettivi: Documentare la comprensione del processo e permette di identificare i rischi ed i controlli chiave o le carenze di controllo; Analisi dei processi

18 Pagina 18 La descrizione narrativa Vantaggi: I vantaggi della descrizione narrativa : Creazione ed aggiornamento più veloci rispetto al diagramma di flusso; Permette di documentare maggiori dettagli come: titolarità del processo; obiettivi del processo; tipologie di sistemi usati; descrizione dei report/documenti usati come input/output. Può evidenziare frequenza ed importanza delle attività e dei controlli; Analisi dei processi

19 Pagina 19 La descrizione narrativa Svantaggi: Comprensione più difficile dellinsieme dei processo: -Collegamenti tra attività/controlli non facilmente percepibile; lelaborazione e la revisione possono richiedere molto tempo per processi dettagliati; Prolissità della documentazione Analisi dei processi

20 Pagina 20 La descrizione narrativa Contenuti Ogni descrizione narrativa dovrebbe contenere almeno i seguenti elementi: data; elementi anagrafici (società, nome process owner, titolo, etc.) nome del processo; obiettivi del processo; una sintesi del processo; punti di inizio e di fine; sistemi a supporto del processo; rischi e controlli (con riferimento incrociato al flowchart); eventuali punti di miglioramento identificati; Analisi dei processi

21 Pagina 21 Analisi dei processi La descrizione narrativa Un esempio

22 Pagina 22 Processi- Approvvigionamento e debiti verso fornitori I principali processi aziendali dellapprovvigionamento e debiti verso fornitori in unimpresa manifatturiera di medie dimensioni sono i seguenti: 1. Strategia di approvvigionamento 2. Selezione dei fornitori 3. Emissione degli ordini di acquisto 4. Ricevimento beni/prodotti 5. Registrazioni acquisti 6. Pagamenti ai fornitori

23 Pagina 23 1.Analisi piani di produzione 2.Identificazione categorie merceologiche degli acquisti e scomposizione degli stessi 3.Individuazione acquisti strategici 4.Analisi localizzazione potenziali fornitori 5.Programmazione acquisti (volumi, scorte minime) 6.Definizione requisiti qualitativi e standard da richiedere ai fornitori 1. Strategia di approvvigionamento ATTIVITA TIPICHE:

24 Pagina 24 1.Censimento dei fornitori 2.Analisi di affidabilità 3.Analisi dei costi di trasporto 4.Approvazione elenco fornitori 5.Rivisitazione periodica elenco fornitori 6.Gara per la selezione dei fornitori 7.Stipulazione contratti di acquisto 8.Implementazione di un sistema di Vendor Rating 2. Selezione dei fornitori ATTIVITA TIPICHE:

25 Pagina Selezione dei fornitori (esempio)

26 Pagina 26 1) Scegliere fornitori in grado di soddisfare le esigenze dellazienda. O gjdàjsG Obiettivi 2. Selezione dei fornitori (1/2) 1.1) Impossibilità dei fornitori scelti di soddisfare le esigenze dellazienda. RischiTecniche di controllo Prevedere un processo di qualificazione dei fornitori. Istituire ed aggiornare periodicamente lalbo dei fornitori. Monitorare le performance dei fornitori. Mantenere storia dei resi a fornitori. 2) Acquistare prodotti/servizi soltanto da fornitori autorizzati e in conformità a leggi, regolamenti, contratti. O, C 2.1) Non conformità alle norme dei prodotti/servizi forniti. 2.2) Mancanza di correttezza nei rapporti tra fornitori ed azienda. Indagare su moralità, reputazione e standard qualitativi dei fornitori. Istituire un codice di condotta per i fornitori e monitorarne il rispetto. Richiedere certificazioni di prodotto/servizio e/o di sistema. La descrizione degli obiettivi è accompagnata dallindicazione della relativa categoria: O - operazioni, B - bilancio e informativa finanziaria, C - conformità.

27 Pagina 27 3) Garantire un adeguato flusso di approvvigionam ento di prodotti/servizi. O gjdàjsG Obiettivi 2. Selezione dei fornitori (2/2) 3.1) Incapacità dei fornitori di eseguire le richieste di approvvigionamento ordinarie e/o straordinarie. RischiTecniche di controllo Verificare potenzialità dei fornitori di evadere gli ordini. Richiedere impegni formali e cauzioni da riscuotere in caso di insorgenza di controversie. Anticipare richieste ai fornitori rivedendo periodicamente piani di approvvigionamento e livelli di riordino. Individuare fornitori alternativi. 4) Garantire un adeguato livello qualitativo in rapporto al prezzo. O 4.1) Scarsa qualità fornita in rapporto al prezzo. Stabilire modalità e criteri per la scelta dei fornitori tramite gare.

28 Pagina Richiesta beni da Produzione/Ufficio Logistica/Ufficio Programmazione 2.Richiesta e ricevimento offerta dai fornitori 3.Contrattazione prezzo e definizione delle altre condizioni contrattuali 4.Emissione Ordine da Ufficio Acquisti 5.Abbinamento Ordine – Richiesta dAcquisto 6.Approvazione specifica da enti gerarchicamente superiori per acquisti straordinari o particolarmente consistenti 3. Emissione ordini di acquisto ATTIVITA TIPICHE:

29 Pagina Emissione ordini di acquisto (esempio)

30 Pagina 30 1) Ordinare adeguati quantitativi di beni/prodotti o servizi necessari nei tempi più opportuni. O gjdàjsG Obiettivi 3. Emissione ordini di acquisto (1/4) 1.1) Imprecise e/o non tempestive informazioni sui fabbisogni della produzione e sul livello delle scorte. RischiTecniche di controllo Confrontare i programmi di produzione con i dati sulle scorte ed i tempi di evasione degli ordini. Verificare coerenza tra programmi di produzione, livello delle rimanenze e tempi di evasione degli ordini. Valutare opportunità di magazzino just-in-time in entrata. 1.2) Non conformità degli ordinativi dei beni alle esigenze produttive. Predisporre richieste di acquisto da approvare a livello appropriato. Rilevare sistematicamente le richieste di acquisto. La descrizione degli obiettivi è accompagnata dallindicazione della relativa categoria: O - operazioni, B - bilancio e informativa finanziaria, C - conformità.

31 Pagina 31 2) Contrattare un prezzo congruo. O gjdàjsG Obiettivi 3. Emissione ordini di acquisto (2/4) 2.1) Onerosità degli acquisti. RischiTecniche di controllo Ottenere offerte da pluralità di fornitori. Scegliere il fornitore in funzione dei criteri generali fissati per le gare. Definire regole per ordini chiusi e ordini aperti con sconti quantità. Utilizzare contratti di copertura o a termine. 3) Contrattare termini di pagamento ed altre condizioni contrattuali vantaggiose per lazienda. O 3.1) Inadeguatezza dei tempi di pagamento e altre condizioni contrattuali. Definire una policy dei tempi di pagamento medi per tipologia di beni/servizi. Prevedere giornate fisse di pagamento per ciascun mese. Utilizzare formule contrattuali standard concordate con lUfficio Legale.

32 Pagina 32 4) Prevenire lemissione di ordini di acquisto non autorizzati. O, B gjdàjsG Obiettivi 3. Emissione ordini di acquisto (3/4) 4.1) Emissione ritardata e mancanza di autorizzazione degli ordini di acquisto. RischiTecniche di controllo Definire livelli autorizzativi per acquisti di ciascuna categoria di beni/servizi. Verificare accessi al sistema di emissione degli ordini dacquisto. Comunicare ai fornitori i nominativi dei dipendenti autorizzati allapprovazione degli ordini dacquisto. 5) Ordini di acquisto predisposti in modo accurato, completo e tempestivo. O, B 5.1) Incompletezza ed imprecisione nella predisposizione degli ordini di acquisto autorizzati. Utilizzare ordini di acquisto prenumerati. Prevedere campi obbligatori. Prevedere controlli automatici.

33 Pagina 33 6) Ordini di acquisto elaborati in modo accurato, completo e tempestivo. O, B gjdàjsG Obiettivi 3. Emissione ordini di acquisto (4/4) 6.1) Mancanza rilevazione degli impegni e delle obbligazioni a seguito di ordini di acquisto smarriti o persi. RischiTecniche di controllo Utilizzare ordini di acquisto prenumerati. Definire modalità di trasformazione delle richieste di acquisto in ordini di acquisto. Verificare che ad ogni acquisto corrisponda una richiesta di acquisto ed investigare su RdA inevase. Verificare integrità del sistema di emissione degli ordini dacquisto. Controllare periodicamente la sequenza numerica degli ordini di acquisto.

34 Pagina 34 1.Ottenimento documento di trasporto (DDT) da fornitore 2.Verifica esistenza Ordine di Acquisto (OdA) ed approvazione 3.Controllo quantità ricevute – quantità risultanti da DDT 4.Selezione materiali da collaudare, effettuazione collaudo e preparazione relativo verbale 5.Registrazione entrata merci in contabilità di magazzino 6.Eventuale attivazione procedura di reso 4. Ricevimento beni/prodotti* ATTIVITA TIPICHE: * Con riferimento al presente processo si rimanda al modulo Produzione e Rimanenze di Magazzino trattato nel seguito del corso odierno.

35 Pagina Ricevimento beni/prodotti (esempio)

36 Pagina Ricevimento fattura da fornitore 2. Abbinamento Fattura - DDT - Ordine di Acquisto 3. Registrazione della fattura (Aggiornamento saldi di contabilità sezionale) 4. Posting della fattura (Aggiornamento saldi di contabilità generale) 5. Quadratura periodica saldi contabilità sezionale – contabilità generale 6. Archiviazione fatture e altri documenti associati (es. DDT) 5. Registrazione acquisti ATTIVITA TIPICHE:

37 Pagina Registrazione acquisti (esempio)

38 Pagina 38 1) Registrare in modo accurato e tempestivo tutti gli acquisti ed i resi. B gjdàjsG Obiettivi 5. Registrazione acquisti (1/2) 1.1) Inadeguatezza e incompletezza dei dati inseriti relativi agli acquisti e ai resi. RischiTecniche di controllo Abbinare fatture fornitori ricevute con documenti di entrata merci e gli ordini di acquisto. Abbinare note credito con documenti di reso a fornitori. Verificare periodicamente le fatture non abbinate con bolle di ricevimento ed ordini di acquisto da parte di personale estraneo a tali attività. Effettuare periodicamente riconciliazioni dei saldi confermati dai fornitori con i relativi partitari. La descrizione degli obiettivi è accompagnata dallindicazione della relativa categoria: O - operazioni, B - bilancio e informativa finanziaria, C - conformità.

39 Pagina 39 2) Proteggere laccesso ai conti dei fornitori. B gjdàjsG Obiettivi 5. Registrazione acquisti (2/2) 2.1) Assenza di autorizzazioni per accedere alle registrazioni sui conti dei fornitori. RischiTecniche di controllo Prevedere procedure per creare/modificare le anagrafiche fornitori ed inserire funzioni di blocco. Verificare restrizioni allaccesso alla contabilità fornitori. Prevedere una procedura per laccertamento delle fatture da ricevere. 3) Garantire completezza e accuratezza dei saldi fornitori. B 3.1) Assenza o incompletezza delle registrazione di fatture e note credito. Riconciliare il partitario fornitori con gli acquisti e i pagamenti. Riconciliare il partitario fornitori con il mastro.


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