LA COMUNICAZIONE DEI SOTTO-PROGETTI SPF A cura di Daniela Peresson.

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1 LA COMUNICAZIONE DEI SOTTO-PROGETTI SPF A cura di Daniela Peresson

2 La comunicazione del progetto La comunicazione di un progetto e dei suoi risultati riveste unimportanza cruciale. Essa costituisce un importante fattore di successo del progetto e contribuisce al raggiungimento dei risultati. Questa attività del progetto merita quindi un'attenzione particolare e richiede una pianificazione scrupolosa.

3 Perché comunicare? Gli scopi principali sono: –Il coinvolgimento di destinatari o beneficiari diretti nelle azioni previste; –La diffusione dei prodotti realizzati dal progetto, affinchè questi raggiungano i loro destinatari; –La promozione del progetto stesso nel contesto in cui viene realizzato. La comunicazione rappresenta inoltre uno strumento fondamentale per le organizzazioni che intendano instaurare delle relazioni con le realtà presenti nel territorio.

4 Parte prima: gli obblighi dettati dai Regolamenti I Programmi/Progetti cofinanziati dai Fondi Strutturali devono rispettare le norme di informazione e pubblicità previste dai Regolamenti. Il Reg. 1828/2006 allart. 9 prevede lobbligo per i beneficiari di rendere pubblica la contribuzione dei fondi comunitari. In caso di interventi costruttivi con contributo superiore a 500.000. va esposto il cartello e, al termine dei lavori, la targa commemorativa. Ogni materiale prodotto dal progetto deve avere almeno: –lemblema dellUnione Europea –lindicazione del Fondo strutturale –il motto del Programma

5 Utilizzo dei logo (1/7) Nel caso specifico dei sotto-progetti SPF dovranno essere presenti, con pari dignità: il logo del Programma Interreg IV Italia Austria (che contiene le informazioni previste dal regolamento, ovvero emblema UE, indicazione Fondo e motto del Programma) il logo del progetto SPF eventualmente il logo del beneficiario (in caso di progetti che prevedono un cofinanziamento con fondi propri) Per materiali molto piccoli (es. penne usb, gadgets, ecc.) può essere necessario ottemperare allobbligo di pubblicità mediante la frase: Iniziativa cofinanziata dal progetto SPF Interreg IV Italia-Austria 2007-2013

6 Utilizzo dei logo (2/7) I logo dei finanziatori vanno obbligatoriamente utilizzati per: strumenti di comunicazione previsti (materiale pubblicitario o altro) prodotti, intermedi o finali, atti a diffondere i risultati del progetto (comunicazioni verso lesterno) documenti di promozione di un evento aperto al pubblico, collegato al progetto (comunicazione verso lesterno). Il mancato utilizzo dei logo (o informazione sostitutiva) comporta la non ammissibilità dei costi di realizzazione dei materiali.

7 Utilizzo dei logo (3/7) SI: materiali di comunicazione del progetto (cartelline, block notes, penne e matite, gadget, cartelloni, sito internet, ecc.) prodotti finali finalizzati alla diffusione dei risultati del progetto inviti, programmi, locandine ecc. di eventi aperti al pubblico organizzati nellambito del progetto Facoltativo: sui documenti ad uso interno del progetto, tipo fogli presenze, verbali delle riunioni ecc.

8 Utilizzo dei logo (4/7) NO: sui beni strumentali acquistati o realizzati per lattuazione delle attività di progetto (attrezzature, ecc.). Es. segnaletica di indicazione di un percorso turistico Per le attrezzature e i beni durevoli è consigliabile apporre unetichetta inventario (con logo) Attenzione: non confondere il marchio commerciale con il logo del progetto. Es. per iniziative di valorizzazione turistica spesso uno dei prodotti del progetto è il marchio

9 Utilizzo dei logo (5/7) COLORI I logo vanno riprodotti, se possibile in quadricromia, rispettando i colori ufficiali Non sono ammesse riproduzioni in bi o tri cromia che alterino i colori ufficiali In caso di riproduzione in bianco e nero va utilizzata, qualora disponibile, la versione in b/n dei logo.

10 Utilizzo dei logo (6/7) Coordinamento con gli altri logo I logo dei finanziatori (logo Programma, logo Progetto, ev. logo beneficiario, se cofinanzia) vanno tenuti distinti dai logo dei proponenti/organizzatori (i beneficiari del sottoprogetto + partner associati) e dai logo di eventuali sostenitori.

11 Utilizzo dei logo (5/5) Coordinamento con gli altri logo I logo dei finanziatori (logo Programma, logo Progetto, ev. logo beneficiario, se cofinanzia) vanno tenuti distinti dai logo dei proponenti/organizzatori (i beneficiari del sottoprogetto + partner associati) e dai logo di eventuali sostenitori.

12 Utilizzo dei logo (7/7) DOVE REPERIRE I LOGO Logo del Programma Italia-Austria: sito ufficiale www.interreg.net, sezione Progetti, sottosezione logo.www.interreg.net Logo del Progetto SPF: già inviato via mail a cura della Regione FVG

13 Invio bozze materiali a stampa per lapprovazione Ai sensi dellart. 8, c. 2 del Decreto di concessione, il beneficiario si impegna a inviare preventivamente gli esecutivi di stampa relativi a iniziative di informazione e pubblicità alla Regione, che li approva prima della loro divulgazione Inviare per lapprovazione preventiva: esecutivi di stampa relativi a: gadget, brochure, volantini e inviti, pubblicazioni a stampa, ecc.

14 Carattere transfrontaliero delle iniziative di comunicazione (1/2) Si ricorda che per tutti i documenti, le pubblicazioni, gli inviti, le pagine Internet ecc. rivolto a destinatari esterni al progetto è obbligatorio lutilizzo delle due lingue del Programma (italiano e tedesco) In alcuni casi può essere ammessa, se motivata da ragioni di economicità, la realizzazione di due distinte versioni a stampa (una in italiano e una in tedesco). In linea generale le due lingue dovrebbero avere pari dignità. Nel caso di materiale promozionale, se motivato, può essere consentito anche solo un sunto in tedesco.

15 Carattere transfrontaliero delle iniziative di comunicazione (2/2) Unicamente per gli strumenti di promozione delle iniziative locali, se debitamente motivato, può essere consentito lutilizzo della sola lingua italiana (es. spazio pubblicitario su quotidiano a tiratura locale) Qualunque sia la scelta adottata è necessario comprovare che le iniziative di informazione del pubblico sul progetto nonché di divulgazione e pubblicazione dei risultati del progetto abbiano carattere transfrontaliero

16 Rapporti con la Regione Friuli Venezia Giulia in materia di comunicazione I beneficiari sono tenuti a trasmettere copia dei materiali prodotti finalizzati allinformazione e pubblicità del progetto in allegato alle relazioni periodiche sullavanzamento del progetto Ogni beneficiario SPF è invitato a comunicare alla Regione, in anticipo, la calendarizzazione degli eventi locali legati al progetto Per gli eventi principali (evento di lancio, evento di conclusione) si suggerisce di far pervenire un vero e proprio invito e, se si prevede un momento formale (es. convegno) è opportuno concordare nel programma un intervento da parte di un funzionario regionale

17 Budget per la comunicazione I beneficiari sono chiamati a definire con parsimonia il budget da destinare alla comunicazione (supporto della Regione) Sono altamente sconsigliati investimenti costosi non adatti per progetti di così breve durata (es. sito Internet ex novo dedicato al progetto). Preferibile sito internet del beneficiario, newsletter, mailing list, ecc. Si invita a non trascurare i costi per le traduzioni (materiali a stampa) e linterpretariato (eventi di comunicazione). E consigliabile affidarsi a interpreti e traduttori professionali, generalmente abbastanza costosi

18 Altre indicazioni Si ricorda che, ai fini dellammissibilità delle spese, su ogni procedura per la selezione di collaboratori, fornitori esterni, soggetti attuatori deve essere indicato espressamente il nome del progetto SPF e del Programma Interreg IV Italia- Austria. Tale obbligo, oltre a essere rilevante ai fini dellammissibilità della spesa, è anche significativo per la comunicazione esterna del progetto.

19 Parte seconda: il Piano di comunicazione Per pianificare correttamente la comunicazione di un progetto è opportuno procedere allindividuazione delle azioni e dei mezzi più idonei ed efficaci da impiegare. Tutto questo porterà alla redazione di un documento: il Piano di comunicazione, che conterrà le indicazioni strategiche e operative per la comunicazione. Il Piano dovrebbe essere concordato e condiviso fra tutti i partner.

20 Le risorse per la comunicazione Nellelaborare il nostro Piano di comunicazione dobbiamo dapprima quantificare le risorse che possiamo mettere in campo, in termini di: – risorse finanziarie (circa il 10% del budget del progetto) – risorse umane (competenze, disponibilità di tempo) – mezzi (a quali mezzi possiamo avere un accesso facilitato?)

21 IDEAZIONE CHIUSURA PIANIFICAZIONE REALIZZAZIONE Promozione delle attività del progetto Comunicazione istituzionale del progetto Aggiornamento del Piano di comunicazione Dove si colloca la comunicazione Redazione del Piano di comunicazione Comunicazione dei risultati del progetto

22 La struttura del Piano Per prima cosa è necessario capire quali sono gli obiettivi della comunicazione: disseminazione, promozione delle attività, diffusione dei risultati. Poi bisogna interrogarsi sui destinatari della comunicazione.

23 La struttura del Piano Per ciascuno strumento prescelto vanno poi dettagliate alcune informazioni essenziali StrumentiDescrizione dello strumento Tempi di realizzazi one Tempi di diffusione Costi Indicare ciascuno degli strumenti prescelti Fornire indicazioni e dettagli sui mezzi adottati (qualità e quantità, diffusione ecc…) Indicare il tempo necessario per predisporre ciascuno strumento Indicare quando si prevede di realizzare ciascuna azione di comunicazione Indicare per ciascuno strumento il costo di produzione e il costo di realizzazione

24 La stesura del Piano 1.analizzare il contesto in cui dovrà agire la comunicazione: larea geografica, la tipologia e le caratteristiche del pubblico, gli strumenti e i canali 2.individuare gli obiettivi che ci si prefigge di raggiungere con il messaggio 3.definire a chi è rivolta la comunicazione (target) ossia cosa vogliamo far sapere e a chi 4.scegliere un linguaggio adeguato alla natura del progetto e al pubblico cui è rivolto il messaggio (strategia)

25 La stesura del Piano 5.scegliere i mezzi, le tecniche e gli strumenti attraverso i quali diffondere il messaggio, stabilendo anche le quantità, le caratteristiche i luoghi di diffusione e/o pubblicazione (media, azioni, strumenti) 6.definire chi sono i responsabili (organizzazione) 7.stabilire i tempi della comunicazione (tempistica) 8.mettere a punto un sistema di valutazione della comunicazione per capire quale impatto il messaggio abbia suscitato, per raccogliere elementi importanti da considerare nei successivi piani di comunicazione (monitoraggio)

26 I destinatari della comunicazione E bene ricordare che i destinatari della comunicazione non sono solo i destinatari/beneficiari del progetto. A questi ultimi ci potremo rivolgere direttamente, oltre che con la diffusione di materiale stampato (depliant, locandine, inserzioni pubblicitarie..) anche con linvio di lettere e con lorganizzazione di eventi informativi. Un altro insieme di attività si rivolgono invece al mondo dei media e sono destinati a un pubblico più ampio (invio di comunicati stampa, conferenze stampa…). Infine a volte potremmo scegliere di arrivare al nostro target grazie alla mediazione di un terzo gruppo (ad esempio comunicare ai genitori per arrivare ai bambini, comunicare alle associazioni di immigrati per arrivare ai singoli immigrati).

27 Lo schema della comunicazione Ogni atto di comunicazione ha un destinatario intermedio e uno finale. Bisogna prestare attenzione anche ai tempi e alle modalità del destinatario intermedio. Progetto Destinatari Beneficiari Mediatori Media

28 La scelta dei mezzi e dei tempi Nella scelta dei mezzi si terrà conto del grado di copertura di ciascun veicolo eventualmente analizzando il costo/contatto, del loro utilizzo mediante il fattore ripetizione (annunci continui sullo stesso mezzo/veicolo) o il fattore sovrapposizione (annunci in contemporanea su più mezzi/veicoli), delleventuale ripartizione fra una fase di lancio (allinizio delle attività) e una successiva di sostegno.

29 Possibili mezzi di comunicazione del progetto –Newsletter interna. Obiettivi: consapevolezza, informazione – Sito Internet del progetto. Obiettivi: consapevolezza, informazione, promozione –Comunicati stampa. Obiettivi: consapevolezza –Brochure. Obiettivi: consapevolezza –Presentazioni a conferenze. Obiettivi: contatti, promozione –Poster a conferenze. Obiettivi: contatti/agganci, promozione –Workshops. Obiettivi: contatti/agganci, feedback –Pubblicazione di articoli. Obiettivi: informazione –Reports e altri documenti. Obiettivi: informazione –Gadgets

30 La conferenza stampa Per riuscire bene la conferenza stampa va gestita come un evento nellevento. Elementi chiave sono: – la scelta della data e dellora; – la scelta del luogo; – lallestimento; – la cartella stampa; – gli inviti; – la scelta del dopo-conferenza.

31 Le relazioni esterne Molti interlocutori esterni possono influenzare il ciclo di vita del progetto. Bisogna capire quali di essi sono realmente utili per il progetto e stabilire contatto, codice, forma e contenuto della relazione. In sintesi lattività di relazioni esterne si esplica nel: –Allacciare rapporti –Ascoltare e saper capire –Farsi capire –Influenzare latteggiamento e il comportamento. Le R.E. sono finalizzate ad acquisire consenso, adesione, collaborazione e partecipazione

32 Chi si occupa della comunicazione? Sarà importante che nel gruppo di progetto venga identificata una persona responsabile della comunicazione e che gli altri componenti siano tenuti al corrente degli interventi che saranno realizzati in tal senso. Nei progetti più complessi si può costituire un piccolo staff della comunicazione che si ripartisca le varie attività (pubblicità, promozione, ufficio stampa, relazioni esterne, edizioni).

33 La verifica dei criteri La scelta dei mezzi da impiegare deve essere coerente con i contenuti del messaggio ed il pubblico destinatario di tali contenuti. Prima di dare il via ad un piano di comunicazione è sempre opportuno verificare che siano stati seguiti alcuni criteri.

34 La verifica dei criteri –attrattività, interesse che si può suscitare attraverso un determinato mezzo –accessibilità rispetto al target individuato (ad es. per comunicare con i giovani potrebbe essere strategico lutilizzo di Internet) –modalità di comunicazione di un messaggio (sonora, cartacea, visiva,..)

35 La verifica dei criteri –quantità del contenuto del messaggio: alcuni mezzi per essere efficaci richiedono di limitare il numero di informazioni al minimo (ad es. i manifesti con troppo testo risultano illeggibili) –efficienza, ossia il rapporto tra il costo della comunicazione e il pubblico che ci si prefigge di raggiungere e il costo della comunicazione e ed i benefici sociali previsti

36 La valutazione del Piano Alla fine del progetto il piano dovrà essere valutato. Alcuni elementi da tenere in considerazione sono: – la diffusione del messaggio (è arrivato a destinazione?) – la comprensione del messaggio (è stato capito?) – la condivisione del messaggio (ha suscitato consenso?) – la scelta dei mezzi (sono stati efficaci?) – la scelta dei tempi (il messaggio è stato tempestivo?) –I costi sostenuti (la strategia adottata è stata efficiente?)