Sistemi per la Gestione Aziendale. AA. 2010-11 Ingegneria Gestionale (LS) Facoltà di Ingegneria di Napoli Un caso di BPI Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

AREA DIDATTICO-SCIENTIFICA DI IMMUNOPATOLOGIA Il BPI applicato al Dipartimento di Biologia e Patologia Cellulare e Molecolare Caso tratto dalla tesi di Laurea in Ingegneria Gestionale dell’ing. Laura Comes Azienda Ospedaliera Università Finalità istituzionali Didattica Ricerca scientifica Assistenza sanitaria   Contesto di analisi DBPCM AREA ASSISTENZIALE (10 aree funzionali) AREA DIDATTICO-SCIENTIFICA (17 aree didattico-scientifiche) Bisogno emerso AREA DIDATTICO-SCIENTIFICA DI IMMUNOPATOLOGIA Rallentamento della ricerca dovuto allo stock-out, spesso duraturo, di tutti i prodotti necessari agli esperimenti utilizzati nel laboratorio di ricerca: reagenti speciali, reagenti comuni e materiale monouso. GRUPPI DI RICERCA Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fasi della metodologia di BPI STRUMENTI Fase 1 Identificazione dei processi su cui intervenire Interviste informali Fase 2 Formazione di un team Coinvolgimento del management Fase 3 Analisi del processo critico Mappatura del processo “as is” ( attuale) Fase 4 Individuazione aree di miglioramento Tabella attività. Criticità, indicatori, misure, obiettivi Fase 5 Identificazione interventi mirati Tabella attività. Criticità. Obiettivi e soluzioni Fase 6 Attuazione interventi e gestione del cambiamento Mappatura del processo “to be” (come dovrebbe essere) Fase 7 Verifica dei risultati Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 1: Identificazione del/i processo/i Identificazione del processo critico: criteri di scelta Criticità del processo all’interno dell’organizzazione aziendale Rilevazione dei fattori critici con maggior impatto sull’organizzazione del laboratorio e sul problema emerso. Dalle interviste agli operatori del laboratorio è emerso che il processo critico è il processo di approvvigionamento 2. Stato di funzionamento del processo di approvvigionamento Inadeguato a soddisfare le esigenze dei ricercatori: prodotti non sempre disponibili, attività del processo senza responsabile, lead time del processo troppo elevato. 3. Concreta fattibilità dell’intervento Azione di miglioramento promossa dal Professor ordinario dell’area scientifica di immunopatologia e sponsorizzata con convinzione dal capogruppo del gruppo di ricerca. Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Elementi rilevanti del processo di approvvigionamento Mission del processo Il processo deve garantire che i beni e i servizi siano disponibili nel più breve tempo possibile e siano conformi ai requisiti specificati per il loro uso. Output del processo Disponibilità del bene acquistato Input del processo Richiesta materiale Clienti del processo e loro esigenze Personale del laboratorio richiedente il bene o il servizio: Capo gruppo, Dottorande, Tesiste. Le esigenze dei clienti del processo sono: disponibilità costante dei beni e servizi utilizzati per la ricerca. disponibilità del bene o del servizio richiesto nel più breve tempo possibile. bene o servizio richiesto conforme ai requisiti specificati. Attori del processo Direttore del dipartimento, Professor ordinario dell’area scientifica di immunopatologia, Responsabile del gruppo di ricerca, Dottorande, Tesiste, Tecnico di laboratorio, Amministrazione, Fornitori. Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Scomposizione del processo in fasi (o macroattività) e attività Attività Processo Fasi Processo di approvvigionamento Formulazione ordine Attività relative alle fasi in cui è scomposto il processo. Emissione ordine Monitoraggio ordine Ricevimento merci Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Formulazione ordine Emissione ordine Monitoraggio ordine Ricevimento merce Input Richiesta materiale Output Disponbililità del bene o del servizio richiesto ATTORI Direttore del dipartimento, Professore ordinario,Responsabile del gruppo di ricerca, Dottorande, Tesiste, Tecnico di laboratorio, Amministrazione. Clienti Ricercatori Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 3: Mappatura fasi del processo Formulazione ordine E’ presente la merce? Scelta fornitore Valutazione ordine Individuazione priorità Verifica presenza merce Richiesta d’acquisto E’ prioritaria? materiale si no Fine Emissione ordine Approvazione professore ordinario Approvazione direttore di dipartimento Emissione ordine Archivio bolla pagamanto fattura Ricevimento merci Controllo Immagazzinamento Scarico ordine Controllo superato? Trattamento n.c. si no Ordine inviato? Fine si no Controllo Avanzamento ordine Rintraccio ordine Sollecito amministrazione fornitore Ordine fuori tempo? Monitoraggio ordine Fase 3: Mappatura fasi del processo Ricevimento merci Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 3: Analisi “as is” del processo di approvvigionamento Matrice delle responsabilità è coinvolto Responsabilità formale ATTIVITA’/RESPONSABILITA’ Tesiste Dottorande Tecnico di laboratorio Capogruppo   Prof. ord Direttore dipartimento Amministr. Richiesta materiale Verifica presenza materiale: materiale specifico Verifica presenza materiale:uso comune Scelta fornitore: materiale specifico Scelta fornitore materiale: uso comune Valutazione ordine Individuazione priorità Richiesta d’acquisto: materiali di uso comune Richiesta d’acquisto: materiale di uso specifico Approvazione Emissione ordini Controllo avanzamento ordine Rintraccio ordine Sollecito fornitore Sollecito amministrazione Ricevimento merci Controllo merci Trattamento delle non conformità Scarico ordine Immagazzinamento Archivio bolla Consegna bolla Pagamento fatture Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 4: Individuazione aree di miglioramento Richiesta materiale Valutazione ordine Individuazione priorità Richiesta d’acquisto Approvazione professore ordinario Verifica presenza merce si Scelta fornitore E’ prioritaria? E’ presente la merce? no Approvazione direttore di dipartimento no Fine si Trattamento n.c. Emissione ordine Fine Controllo Avanzamento ordine no Controllo superato? Scarico ordine si Ordine fuori tempo? si Fine Controllo merci Immagazzinamento no Rintraccio ordine Ricevimento merci Archivio bolla si Ordine inviato? Sollecito fornitore no Sollecito amministrazione Archivio bolla pagamanto fattura Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 5: Identificazione Interventi ATTIVITA’ CRITICITA’ INDICATORI INTERVENTI Richiesta materiale e verifica presenza merce Valutazione tempi di riordino e scorta di sicurezza inesistenti % Media di prodotti in rottura di stock al mese Ora=45% Obiettivo =0 Gestione scorte Programma carico e scarico merce Scelta fornitore Utilizzo di data base non aggiornati % Ordini non conformi/ ordini emessi in un anno Ora=20% Obiettivo =0 Utilizzo di internet e cataloghi specializzati Aggiornate Richiesta d’acquisto Non viene effettuata con regolarità Numero di richieste fatte in un mese Ora= nn Obiettivo = 1 Regolarizzazione attività Approvazione Tempi troppo lunghi Tempo medio tra richiesta ed approvazione Ora= 18g Obiettivo=8g Invio on line e approvazione attraverso firme elettroniche Emissione ordine Il laboratorio non viene avvisato dell’ ordine Numero di copie distribuite Ora= 2 Obiettivo=3 Distribuzione copie Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 5: Identificazione Interventi ATTIVITA’ CRITICITA’ INDICATORI INTERVENTI Controllo avanzamento ordine Non esiste un controllo sistemico e non esiste responsabile Tempo medio tra invio richiesta d’acquisto e controllo Ora= 37-44g obietti=30g Regolarizzazione delle attività e individuazione di un responsabile Rintraccio ordine Il rintraccio ordine non è immediato Tempo medio di rintraccio ordine Ora=14\21 obiettivo= 0+7 Data base dove inserire: data invio richiesta, invio ordine Controllo merci Non effettuato con regolarità e non esiste un responsabile % schede d’ordine controllate Ora=85% Obiettivo=100% Individuazione di un responsabile Immagazzinamento Non esiste magazzino % Immagazzinamento registrato Ora=nn Obiettivo=100% Data base dove registrare l’immagazzinamento Archivio bolla Personale non istruito % Bolle perse in un anno Ora= 60% Obiettivo= 0 Istruzione del personale Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 6: Mappatura processo “to be” Formulazione dell’ordine Richiesta d’acquisto Il materiale è già in uso? Scarico merce Il materiale è sotto scorta? E’ prioritaria? fine si no Richiesta materiale Scelta fornitore Valutazione ordine Supera budget? Individuazione priorità Verifica esistenza merce E’ presente la merce in laboratorio? AS IS TO BE Supera il budget Individuazione priorità Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 6: Mappatura processo “to be” Emissione dell’ordine Approvazione professore ordinario Approvazione direttore di dipartimento Emissione ordine AS IS TO BE Distribuzione copie Supera il budget Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 6: Mappatura processo “to be” Monitoraggio ordine Ordine inviato? Sollecito amministrazione Sollecito fornitore Ordine fuori tempo? Fine Controllo evasione ordine Controllo avanzamento ordine si no Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 6: Mappatura processo “to be” Ricevimento merci no Ricevimento merci Controllo merce Trattamento nc Controllo superato Consegna bolla e pagamento fattura AS IS TO BE si Scarico ordine Carico merci Immagazzinamento Archivio bolla Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 6: Matrice delle Responsabilità RICERCATORI      RESPONSABILE DI MAGAZZINO RESPONSABILE DEGLI ACQUISTI, CAPOGRUPPO PROFESSORE ORDINARIO DELL’AREA SCIENTIFICA, DIRETTORE DEL DIPARTIMENTO, AMMINISTRAZIONE. ATTORI “R” RESPONSABILE “S” SUPERVISORE “I” DEVE ESSERE INFORMATO DELLO SVOLGIMENTO DELL’ ATTIVITÀ LA LEGGENDA Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo

Fase 6: Matrice delle Responsabilità ATTIVITA’\ RESPONSABILITA’ Ricercatori Responsabile magazzino acquisti Capogruppo Profess.ord Direttore dipartimento Amministraz.   Richiesta materiale in uso  R Richiesta materiale non in uso Scarico merce R S Scelta fornitore materiale in uso R  Scelta fornitore mat. no uso Valutazione ordine Individuazione priorità Richiesta d’acquisto Approvazione Emissione ordine Distribuzione copie Controllo avanzamento ordine Rintraccio ordine Sollecito fornitore I Sollecito amministrazione Ricevimento merci Controllo merci Trattamento n.c Carico merci Immagazzinamento Archivio bolla Consegna bolla Pagamento fattura Sistemi per la Gestione Aziendale - Prof. Giuseppe Zollo