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© Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica CONVEGNO Metodologie e Strumenti per l’IT Governance.

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1 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica CONVEGNO Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Gestire le attività e i processi di business come progetti per ottimizzare l’operatività aziendale in un contesto enterprise Relatori: Massimo Martinati, PMP, Eureka Service Fabrizio Ferrero, PMP, Eureka service ed presentano Roma, 2 marzo 2006 – Firenze, 7 marzo 2006

2 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Programma dei Seminari Roma – 2 marzo 2006 Centro Convegni Palazzetto delle Carte Geografiche Via Napoli 36 Firenze - 7 marzo 2006 Starhotel Michelangelo Via Fratelli Rosselli 2

3 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Programma 9.15 Registrazione 9.30 La famiglia Microsoft Office Project 2003: dalla gestione individuale dei progetti alla soluzione completa per l’Enterprise Project Management Workshop: la gestione dell’IT Governance con un approccio multiprogetto Coffee break Workshop: la pianificazione strategica e la gestione di un piano di marketing industriale con un approccio di Portfolio Management Domande e risposte

4 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Presentazione Eureka Service

5 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Mission supportare l’azienda cliente nell’attivazione di sistemi di Project Management affrontando tutti gli aspetti conoscitivi, organizzativi e tecnici Soluzioni di P.M. integrate

6 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Partnership Siti di riferimento Accreditata per la formazione Telecom Italia Learning Services

7 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Consulenza Assessment singoli, di gruppo, divisionali, aziendali sul P.M. Consulenza specialistica sulla gestione di progetti e commesse Consulenza sulla partecipazione a gare Analisi delle esigenze e studi di fattibilità Progettazione e realizzazione di PO – Project Office e di PMO – Project Management Office aziendale Scrittura delle procedure aziendali di Program e Project Management

8 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Corsi Oltre 30 corsi sul P.M. in catalogo Corsi interaziendali (public – Roma, Milano e Torino), corsi per azienda (in- house) e corsi residenziali Corsi per la preparazione agli esami di certificazione del PMI Corsi sulla teoria del Project Management Corsi verticali su area di applicazione del Project Management Corsi applicativi sui software di P.M. Catalogo PMI: 12 corsi Eureka Service (accrediti PDU) Corsi erogati per il catalogo Poste Italiane e Telecom Italia Learning Services Seminari e workshop Oltre 10 seminari e workshop applicativi sul P.M. in catalogo Seminari gratuiti periodici con Microsoft Progettazione di seminari e workshop per aziendaE–learning Progettazione e realizzazione di corsi in autoapprendimento per terze parti (Poste Italiane) Servizi a supporto Progettazione di corsi e percorsi formativi per azienda Servizi di assessment pre-corso e di valutazione di fine corso Servizi di tutoring a distanza Simulazione dell’esame di certificazione del PMI via WEB

9 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Supporto alla gestione del Project Management Office aziendale Supporto e assistenza al Project Office Servizi di pianificazione e monitoraggio di progetti Servizi di start-up di PMO e PO Supporto all’uso di pacchetti di P.M. (Microsoft Project e i principali altri software) Servizi di assistenza ed Help Desk su Microsoft Project e su tutti i principali applicativi di P.M. Servizi in outsourcing su Microsoft Project e su tutti i principali applicativi di P.M.

10 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Sviluppo e integrazione di software di P.M. Progettazione Analisi requisiti e progettazione di sistemi informatici di P.M. Supporto alla software selection in ambito P.M. System Integration Attività di integrazione applicativa e procedurale di software di P.M. in ambito aziendale Analisi e progettazione di interfacce con i S.I. presenti in azienda Personalizzazioni e sviluppi software Personalizzazioni e sviluppi “ad-hoc” per azienda su piattaforma client-server e web Personalizzazioni di Microsoft Project Realizzazioni di add-on di Microsoft ProjectDistribuzione Distribuzione di pacchetti di P.M. proprietari Eureka Distribuzione dei prodotti Microsoft PARTNER

11 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica SOFTWARE Project Supervisor Project Supervisor sistema client-server multiutente, multiprogetto, multiversione, basato su Microsoft Project per la gestione aziendale dei progetti su database centralizzato AMS Supervisor AMS Supervisor (© Alenia Marconi Systems e Eureka Service): sistema client-server multiutente, basato su Microsoft Project per la gestione di programmi complessi dell’ambito Difesa Project Risk Project Risk: sistema di Project Risk Management basato su tecniche anglosassoni per la definizione del piano dei rischi WPD WPD: Work Package Description. Sistema per la definizione, valorizzazione e gestione dei Work Package progettuali Cruscotto manageriale Cruscotto manageriale: sistema di Portfolio Management per il Top Management, basato su Earned Value Method

12 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica WEB PMP Selftest PMP Selftest: sistema per l’esercitazione e per la simulazione d’esame di certificazione PMP e CAPM del PMI®. Versioni per PMBOK 2000 e PMBOK 3rd edition PM Template PM Template: set completo di standard documentali di secondo il PMBOK per seguire il progetto durante l’intero ciclo di vita PM-Forum PM-Forum: primo sito italiano sul Project Management per la diffusione della cultura di Project Management

13 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica

14 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Approccio del seminario Metodologia secondo gli standard del PMI ® Tutti gli argomenti trattati sono calati nel contesto della più autorevole e diffusa metodologia del Project Management, elaborata dal Project Management Institute (PMI ® ) Simulazione di casi reali Il seminario si basa sulla simulazione applicativa di casi reali. Atti del seminario Gli atti potranno essere scaricati dal sito

15 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Alcune Definizioni Nel corso del seminario utilizzeremo spesso alcuni termini

16 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Definizione di Progetto Sforzo temporaneo intrapreso allo scopo di creare un prodotto, un servizio o un risultato unici (PMI - Project Management Institute, da PMBOK® 3rd edition,2003)

17 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Definizione di Project Management “Applicazione della conoscenza, delle competenze, degli strumenti, e delle tecniche alle attività di progetto per raggiungere i requisiti di progetto” (PMI - Project Management Institute, da PMBOK® 3rd edition,2003)

18 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Programma Gruppo di progetti correlati gestiti in modo coordinato in modo da ottenere benefici e controllo non disponibili nel caso di gestione separata Program Management Gestione centralizzata e coordinata di un gruppo di progetti allo scopo di raggiungere gli obiettivi e i benefici strategici del programma (PMI - Project Management Institute, da PMBOK® 3rd edition, 2003) Definizioni di Programma e Program Management

19 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Portfolio Insieme di proposte, progetti, programmi e altri lavori non necessariamente correlati tra loro, pianificati insieme allo scopo di soddisfare gli obiettivi strategici aziendali Portfolio Management Processo di ausilio all’impresa, che in base alla strategia aziendale, consente la selezione e la definizione delle priorità dei progetti e delle proposte Definizione di Portfolio e Portfolio Management

20 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Progetti e Pianificazione Strategica I progetti possono quindi essere considerati come un efficace mezzo per raggiungere gli obiettivi definiti dalla strategia aziendale I bisogni su cui si basa la strategia aziendale e la relativa pianificazione sono tipicamente:  una domanda di mercato  un bisogno dell’organizzazione  una richiesta di un cliente  un progresso tecnologico  un requisito di legge

21 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Workshop La gestione dell’IT Governance con un approccio multiprogetto

22 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Cos’è la IT Governance? E’ il processo che porta a prendere decisioni relative ai sistemi informativi aziendali Il suo obiettivo è quello di integrare le attività aziendali ricorrenti (Operational Works) con i progetti di sviluppo (Projects) La IT Governance è compito della funzione Sistemi Informativi aziendali (IT Dept)

23 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Che fa un IT Dept? Mantiene applicazioni software ed infrastrutture esistenti (Manutenzione) per clienti interni (ed esterni) Realizza nuove applicazioni ed infrastrutture (Progetti) per clienti interni (ed esterni) Progetti Progetti su applicazioni Progetti su infrastrutture Manutenzione Applicazione Manutenzione infrastrutture

24 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Scenario della simulazione IT Governance La nostra azienda HW&SW SpA opera nell’ambito dell’Information and Communication Technology (ICT) La funzione IT (IT Dept) è senz’altro la funzione centrale dell’azienda. Ci sono progetti in essere interni ed esterni Le attività routinarie (operational works) hanno un discreto impatto Vengono forniti a clienti e all’azienda stessa servizi d’IT L’azienda conta un numero totale di 5 Server che gestiscono un totale di 80 Client L’IT Dept conta un numero totale di 30 persone Per politica aziendale, l’IT Dept può avvalersi di ditte esterne, ma soltanto nei periodi di picco dimostrato

25 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Che fa un IT Dept? Spesso la maggior parte dell’impegno di un IT Dept viene speso nella Manutenzione dell’esistente Projects Enhancements Support Admin

26 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Step della Simulazione Applicativa IT Governance Cruscotto manageriale e catalogazione dei lavori in un IT Department Analisi aggregate dei progetti, delle attività e delle risorse umane nell’IT Department Simulazione della gestione di una richiesta estemporanea interna Simulazione della gestione di un nuovo progetto esterno Comunicazione e collaborazione fra Functional Manager e le risorse dell’IT Department

27 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Cruscotto manageriale Vediamo la situazione esistente nell’IT Dept che fa uso di Microsoft Project EPM!

28 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Catalogazione dei lavori dell’IT Dept per tipologia L’IT Dept ha in essere molte attività/lavori di diversa tipologia

29 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Catalogazione dei lavori dell’IT Dept per tipologia di cliente L’IT Dept ha in essere attività/lavori per diverse tipologie di clienti interni ed esterni

30 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Catalogazione delle risorse dell’IT Dept L’IT Dept gestisce risorse di diverso skill

31 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Catalogazione delle risorse dell’IT Dept Le risorse dell’IT Dept sono raggruppate anche per Centro di Costo (CBS)

32 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Catalogazione delle risorse dell’IT Dept Le risorse dell’IT Dept sono raggruppate anche per area aziendale

33 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Analisi delle risorse dell’IT Dept Stima del carico per risorsa individuale e per skill nel tempo per le attività/lavori/progetti previsti

34 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Simulazione della gestione di una richiesta interna L’area Sicurezza Informatica fa partire una richiesta estemporanea: in seguito agli ultimi dannosissimi attacchi degli hacker nasce l’esigenza immediata di mettere in sicurezza i server aziendali con l’adozione di un Firewall di nuova generazione L’azione prevede un intervento sistemistico su tutti i client aziendali E’ possibile esaudire la richiesta? Chi eseguirà il lavoro?

35 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Simulazione della gestione di un nuovo progetto esterno La funzione Commerciale ha chiuso un nuovo contratto con un importante cliente: si tratta della realizzazione di un portale web. Si tratta di un progetto di profitto, linfa vitale per l’azienda La trattativa è stata lunga e complessa e ha comportato anche la predisposizione di una pianificazione delle attività, dei tempi, delle milestone e delle risorse necessarie: il referente tecnico del commerciale, ora eletto Project Manager, ci mette a disposizione il piano del progetto sviluppato con il suo Project Standard stand- alone E’ possibile esaudire la richiesta? Chi eseguirà il lavoro? Sarà un completo MAKE o dovremmo attivare dei BUY?

36 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Simulazione della gestione di un nuovo progetto esterno Il piano del progetto sviluppato in fase di negoziazione

37 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Comunicazione e collaborazione fra Functional Manager e le risorse dell’IT Department L’assegnazione dei compiti alle risorse L’accettazione del compito La rilevazione dell’avanzamento del lavoro della risorsa (Timesheet)

38 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Workshop La pianificazione strategica e la gestione di un piano di marketing industriale con un approccio di Portfolio Management

39 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Scenario … in particolare l’azienda è specializzata nella produzione di attrezzatura sportiva su ruote, sviluppata su tre linee di prodotto: bicicletta, monopattino e roller blade La nostra azienda, la BYKE&SPORT srl opera nel settore degli equipaggiamenti sportivi per ragazzi …

40 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Scenario Ma l’azienda non può fermarsi, bisogna continuare a crescere! E’ necessario stabilire una strategia per il 2007, ma il dubbio è forte: Nuovi modelli dei prodotti proposti? Nuovi prodotti del business esistente? Nuove aree di business? Nuovi mercati? L’A.D. indice per la prossima settimana (fine settembre) una riunione per definire la strategia e la sua pianificazione per il Vuole proposte ed un sistema di valutazione pesato (scorecard) che possa individuare un indice di attrattività globale per ogni proposta, frutto di un’analisi che si basa su un posizionamento del singolo progetto in termini dei seguenti KPI (Key Performance Index): Costi Ricavi Rischi (negativi e positivi) Validità dell’investimento

41 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Scenario - obiettivi Business attuali Nuovi Mercati attuali Nuovi Business Penetrazione del Business Sviluppo del Business Sviluppo del Mercato Diversificazione Matrice di Ansoff Ecco gli obiettivi posti dall’A.D.: Scelta delle proposte basata sul livello di attrattività in termini complessivi ma basata sui KPI indicati Budget costi di produzione per nuovi progetti 2007: € Budget ricavi su prodotti di nuovi progetti per 2008: € Budget ricavi “ “ “ “ triennio : € Nuovi business: almeno un prodotto completamente innovativo dal 2008

42 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Step della Simulazione Applicativa Lista delle proposte e prima priorizzazione su base economica Il sistema di pesatura per la selezione delle proposte. Analisi delle proposte sui KPI e sul KPI globale. Prima selezione del Portfolio progetti Verifica della fattibilità degli obiettivi economici del portfolio progetti Verifica fattibilità temporale e di risorse per il Portfolio progetti. Scelta finale del Portfolio progetti e sua pianificazione definitiva. La gestione della documentazione e della comunicazione nel singolo progetto del Portfolio

43 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Lista delle proposte Alla riunione ci si presenta con la lista delle possibili proposte elaborate dalla funzione Marketing che fa uso di Microsoft Project EPM in forma centralizzata e condivisa con le funzioni tecniche!

44 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Priorizzazione delle proposte su base economica Si può già da subito evidenziare la lista delle proposte in termini di priorità sui costi (crescente) sui ricavi (decrescente)

45 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Il sistema di pesatura per la selezione E’ stato definito un sistema di pesatura (da usare su ogni proposta) basata su KPI positivi: PR8 – peso su ricavi nel 2008 PRT – peso su ricavi nel triennio PROI – peso sul ritorno dell’investimento PONM – peso opportunità su nuovi mercati POI – peso opportunità innovazione e su KPI negativi: PC – peso su costo PBP – peso su payback period PRM – peso su rischio di rigetto da parte del mercato PRC – peso peso su rischio concorrenza Ogni KPI può assumere valore da 1 a 8

46 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Il sistema di pesatura per la selezione Il livello di attrattività totale della singola proposta sarà dato dalla formula PTOT = (PR8+PRT+PROI+PONM+POI) - (PC+PBP+PRM+PRC)

47 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Analisi delle proposte sui KPI Ordinando le proposte per KPI positivi decrescenti o per KPI negativi crescenti, si comincia a delineare la selezione definitiva

48 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Prima selezione del portfolio progetti Si propone all’A.D. di scartare la proposta che ha KPI globale più basso Accettato lo scarto della proposta “peggiore” da parte dell’A.D., si verifica il raggiungimento degli obiettivi di costo e di ricavo imposti e, se non raggiunti, si itera la selezione come nel passo precedente. Alla fine la selezione del portfolio è completata

49 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Verifica fattibilità temporale e di risorse per il Portfolio progetti Tramite la gestione del multiprogetto si verifica la fattibilità dei progetti sia come approccio temporale e di sequenzialità sia come approccio al carico delle risorse Per le risorse si decide di esternalizzare alcuni lavori vista la non completa disponibilità Questo comporta un aumento dei costi e il totale dovrà di nuovo essere verificato rispetto al budget

50 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Gestione della documentazione e della comunicazione nel singolo progetto del Portfolio Tramite il sito di progetto è possibile gestire la documentazione metodologica e tecnica del singolo progetto Altresì è possibile gestire le comunicazioni nel team di progetto

51 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Prossimi Appuntamenti, Offerte e Proposizioni Offerte e Proposizioni

52 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Eventi Gratuiti sul Project Management Seminari Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Roma – 2 marzo 2006 Firenze – 7 marzo 2006 PMP Days – Le novità della certificazione PMP del PMI Roma – 14 febbraio 2006 Torino – 14 marzo 2006 Milano – 15 marzo 2006 Il seminario dà 4 PDU del PMI Iscrizioni dal Sito Iscrizioni dal Sito

53 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica OFFERTA sui corsi di formazione Riservata ai Partecipanti all’Evento! 15% di Sconto sui Corsi “public” per la certificazione proposti da Eureka Service (offerta valida fino al 30 giugno 2006)

54 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Proposizioni Formative Corsi di Formazione PM-FULL – Project Management Base Completo Roma, 3-7 aprile 2006; giugno 2006 Milano, 8-12 maggio 2006 Torino, marzo 2006 PM-IT – Project Management nell’Information Technology Roma, febbraio 2006; 8-12 maggio 2006 Milano, 3-7 aprile 2006 PM-PMP - Preparazione all’esame per la certificazione PMP® – Project Management Professional (PMBOK® - 3rd edition) Roma, 28 febbraio 2006 (1° giornata) Milano, 20 aprile 2006 (1° giornata) Torino, 21 aprile 2006 (1° giornata) MSP-BASE - Microsoft Project Base Roma, febbraio 2006; maggio 2006 Milano, giugno Catalogo, Schede Corsi, Calendario e Iscrizioni su

55 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Proposizioni Formative Workshop WS-PMBOK - Workshop sul PMBOK® - Laboratorio applicativo sugli standard di P. M. del PMI ® secondo il PMBOK® 3rd edition Roma, 3-5 aprile 2006 Milano, settembre 2006 Torino, luglio Catalogo, Schede Corsi, Calendario e Iscrizioni su 10% di sconto per Iscrizioni via Web

56 © Eureka Service s.r.l. - Roma Metodologie e Strumenti per l’IT Governance e la Pianificazione Strategica Ringraziano per la partecipazione e auguriamo un buon Project Management con Microsoft Project EPM ed


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