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GBD titolario1 Giorgetta Bonfiglio-Dosio Università degli Studi di Padova Il titolario come strumento di organizzazione dellarchivio corrente (Belluno,

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1 GBD titolario1 Giorgetta Bonfiglio-Dosio Università degli Studi di Padova Il titolario come strumento di organizzazione dellarchivio corrente (Belluno, 6 maggio 2010)

2 GBD titolario2 Titolario di classificazione Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dellanalisi delle funzioni dellente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimenta- zione ordinata.

3 GBD titolario3 Il titolario = piano di classificazione È uno degli strumenti per la gestione dellarchivio corrente da solo non basta: Va usato nel contesto di una politica gestionale precisa La teoria ne ha confermato la necessità La tecnologia informatica ne ha evidenziato lassoluta necessità

4 GBD titolario4 Uno strumento antico Che conosce una nuova vita Connesso al modo di essere dello Stato Risente dei cambiamenti di mentalità politico-amministrativa Deve tener conto dei cambiamenti istituzionali (numero monografico di Archivi per la storia XVIII/1 del 2005 dedicato ai titolari)

5 GBD titolario5 La stagione dei nuovi titolari Nel corso degli anni Novanta, in concomitan-za con le innovazioni istituzionali e tecnologi-che sono stati predisposti alcuni nuovi titolari : –Università –Comuni –Province –Consigli regionali –Giunte regionali –Camere di commercio «Archivi & Computer», XVII/2-3 (2007)

6 GBD titolario6 La storia degli archivi ci insegna: Cè un legame profondo tra la struttura dello Stato e lorganizzazione degli archivi Epoche di grandi riforme istituzionali sono accompagnate e supportate da radicali riorganizzazioni degli archivi: –Concezione della funzione degli archivi allinterno della società –Ideazione e utilizzo di specifici strumenti di gestione, ma soprattutto di governo degli archivi

7 Attività amministrativa e documenti archivistici ARCHIVIO strumento e residuo dellattività istituzionale di un soggetto giuridico

8 GBD titolario8 STRUMENTO Attività amministrativa Certezza del diritto Autodocumentazione allargata RESIDUO Conoscenza Ricostruzione dei precedenti Ricostruzione storica

9 GBD titolario9 Records management Work-flow management gestione documentale = risorsa e strumento per una amministrazione di qualità

10 GBD titolario10 Il paradosso Archivio = instrumentum regni: questione di vertice; potente strumento di governo, al quale chi detiene il potere spesso rinuncia –In Italia in particolare leggi allavanguardia nel decennio , ma con scarse ricadute La gestione ordinaria è trascurata, non organizzata, affidata a personale non specializzato, disancorata dal concetto di sistema, incapace di usare al meglio le tecnologie

11 GBD titolario11 in effetti Manca la coscienza della funzione dellarchivio allinterno di una struttura amministrativa Manca la coscienza che tutti i componenti di unorganizzazione sono coinvolti – con funzioni differenti – nella progettazione, realizzazione, gestione, mantenimento di un sistema di gestione dei documenti archivistici, allinsegna del rispetto delle regole

12 GBD titolario12 A che cosa serve larchivio? C onoscere in modo autentico le situazioni e i precedenti amministrativi Programmare per obiettivi, tenendo conto delle risorse Verificare i risultati raggiunti Provare diritti nel contesto della certezza del diritto Conservare la memoria dei singoli e della collettività

13 GBD titolario13 DPCM 28 ott (Direttiva DAlema) Nelle premesse chiarisce: Che cosa si deve intendere con lespressione di protocollo informatico Con quali finalità è stato introdotto nella prassi della pubblica amministrazione, soggetta a un radicale processo di riforma innescato dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 = strumento per realizzare le riforme

14 GBD titolario14 Innovazione tecnologica Nel processo di generale e continua trasfor- mazione delle pubbliche amministrazioni Fattore di sviluppo e di razionalizzazione Fattore di contenimento dei costi di funzionamento [non di conservazione] Fattore di miglioramento dei servizi resi al cittadino-utente

15 GBD titolario15 Che cosa serve per ottenere effettivi risultati? Infrastrutture evolute Azione di coordinamento –Sul piano amministrativo-organizzativo –Sul piano tecnico-informatico Direttive e indirizzi Regole tecniche comuni e aggiornate Azioni formative mirate

16 GBD titolario16 Che cosè un sistema? GALILEO GALILEI (1623) «Pluralità di elementi materiali coordinati tra loro in modo da formare un complesso organico soggetto a date regole»

17 sistema = insieme di entità connesse tra di loro tramite reciproche relazioni visibili o definite dal suo osservatore Per quanto riguarda gli archivi La definizione di Galileo è assolutamente assonante con i principi archivistici

18 GBD titolario18 Per progettare un sistema di gestione documentale efficace, efficiente, economico e trasparente Bisogna individuare le entità coinvolte nel sistema le finalità del sistema le regole di funzionamento del sistema i compiti e le responsabilità attribuiti a ciascuna entità gli strumenti più consoni al funzionamento

19 GBD titolario19 Oltre alla normativa italiana ISO 15489: Information and documentation - Records management Scopo dichiarato: «Fornire una guida per la gestione dei documenti e degli archivi in organizzazioni pubbliche o private e per lerogazione di servizi a clienti interni ed esterni per la gestione documentale»

20 GBD titolario20 Costituisce una guida: nella determinazione delle responsabilità allinterno delle organizzazioni per definire politiche, procedure, sistemi e processi. per la gestione dei documenti a supporto di un lavoro amministrativo di qualità nel contesto della filosofia delle ISO. per progettare e implementare il sistema di gestione documentale.

21 GBD titolario21 è destinato a: dirigenti delle organizzazioni professionisti della gestione di documenti, informazione e tecnologie tutto il personale delle organizzazioni tutte le persone che hanno obblighi di produzione e conservazione di documenti

22 GBD titolario22 La gestione documentale in unorganizzazione include alcune attività: Stabilire politiche e standard Assegnare responsabilità e autorità Stabilire e promulgare procedure e linee-guida Prevedere una serie di servizi relativi alla gestione e alluso dei documenti Disegnare, implementare e amministrare sistemi specializzati per gestire i documenti Integrare la gestione documentale nei sistemi amministrativi e i processi

23 GBD titolario23 Entità coinvolte Tutti coloro che lavorano allinterno dellorganizzazione produttrice: larchivio è di tutti e serve a tutti Tutte le altre organizzazioni che potenzialmente sono in relazione con lorganizzazione produttrice Tutti i cittadini

24 GBD titolario24 Larchivio è di tutti e serve a tutti A ciascuno il suo Né imboscati né ghettizzati

25 GBD titolario25 Concetto di rete Dal mondo digitale allo scenario organizzativo: lavoro in team > ambiente nel quale ciascuno mette a disposizione dellorganizzazione le proprie conoscenze: learning organization Circolarità delle conoscenze Coinvolgimento di ogni componente dellorganizzazione Forte motivazione delle persone coinvolte Rete esterna alla singola organizzazione

26 GBD titolario26 Esigenza di linguaggi comuni e condivisi Manuale di gestione Titolario di classificazione

27 GBD titolario27 Finalità del sistema Produrre documenti necessari per lespletamento dellattività propria del soggetto produttore [civiltà giuridica del documento scritto] Organizzare i documenti in modo che larchivio sia effettivamente strumento di governo dellente, di gestione amministrativa e di controllo Conservare i documenti prodotti in modo che essi mantengano la loro capacità probatoria e servano alla storia

28 GBD titolario28 in un sistema di gestione documentale I documenti sono creati, ricevuti e usati durante lo svolgimento di unattività istituzionale Costituiscono il supporto allattività istituzionale Devono essere gestiti per assicurare – la conservazione dellautenticità, – la loro affidabilità e – la loro usabilità

29 GBD titolario29 Produzione dei documenti È strettamente connessa con lattività amministrativa Per evitare ridondanze o lacune: analisi dei procedimenti amministrativi e delle attività extra-procedimentali = predisposizione della tabella > –Semplificazione amministrativa –Agevolazione del lavoro amministrativo –Controllo di gestione –Soddisfazione del cliente esterno –Percorsi formativi del personale neo-assunto

30 GBD titolario30 Ripensare le fasi di vita dellarchivio Proposta di nuovo di nuovo ciclo vitale: –Concezione (Progettazione del sistema e definizione dei requisiti essenziali per la gestione, selezione e conservazioni dei documenti) –Fase attiva (archivio corrente) –Fase semi-attiva (archivio di deposito) –Fase di conservazione permanente (archivio storico) Concetto di records continuum = costante convivenza delle diverse attività tipiche di ciascuna fase in ogni momento della vita del documento

31 GBD titolario31 Continuità e innovazione Il momento più importante è quello della concezione del sistema < Leopoldo Sandri «le fonti documentarie per la storia nascono e si difendono nellarchivio in formazione» Applicazione allarchivio in formazione, anzi al progetto di archivio, di metodiche e standard finora tipici della fase conservativa > oculata scelta dei supporti e dei formati

32 GBD titolario32 Operazioni e strumenti archivistici dellarchivio corrente 1.Registrazione > registro di protocollo 2.Segnatura > timbro di protocollo 3.Classificazione > titolario di classificazione 4.Costituzione dei fascicoli e delle altre aggregazioni di documenti> repertorio dei fascicoli e repertori specifici

33 GBD titolario33 PROTOCOLLO Funzione giuridico-probatoria La registrazione a protocollo: 1.Attesta lesistenza allinterno dellarchivio di un determinato documento 2.Certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della L. 241/1990

34 GBD titolario34 PROTOCOLLO Funzione gestionale La registrazione a protocollo Serve a gestire i flussi documentali, in rapporto ai flussi di lavoro: -smistamento del singolo documento alla UOR di competenza -assegnazione del medesimo al RPA Serve a monitorare in qualsiasi momento la collocazione del documento

35 GBD titolario35 Art. 55 Segnatura di protocollo = apposizione o associazione alloriginale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dellarea organizzativa Va effettuata contestualmente alla protocollazione.

36 GBD titolario36 Elementi della segnatura __________________________________________ Comune di – Registratura Anno.... Titolo... Classe... Fascicolo... __________________________________________ N giorno mese anno __________________________________________ UOR CC RPA ______________________________________

37 GBD titolario37 Perché classificare? La registrazione a protocollo dà la sequenza cronologica e consente di monitorare i flussi Ma è necessario organizzare logicamente i documenti

38 GBD titolario38 Attività di classificazione TUDA art. 52, comma f) «garantire la corretta organizzazione dei documenti nellambito del sistema di classificazione darchivio adottato» TUDA art. 56 … le operazioni di classificazione costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni

39 GBD titolario39 Organizzazione dei documenti Deve essere funzionale allo svolgimento ordinato delle attività istituzionali Deve essere stabilita a priori: piano di classificazione (NB è solo uno degli elementi del sistema) Deve essere costantemente monitorata > ruolo della formazione continua Deve applicata praticamente > fascicolazione (costituzione delle aggregazioni documentali)

40 GBD titolario40 Finalità della classificazione (Direttiva DAlema) Definizione dei criteri di formazione e organizza- zione dei fascicoli, dei dossier e delle serie dei do- cumenti tipologicamente simili (circolari, verbali, registri contabili, etc.) Reperimento dei documenti in relazione allinsieme della produzione documentaria riferita ad una specifi- ca attività o ad un procedimento amministrativo Realizzazione delle operazioni di selezione dei do- cumenti archivistici ai fini della loro conservazione ovvero della loro distruzione

41 GBD titolario41 Caratteristiche del titolario È atto di organizzazione > va deliberato dallorgano o ufficio preposto allorganizzazione Attiene alla sfera amministrativo-gestionale Non può essere retroattivo È ricavato dallanalisi delle funzioni Ha carattere di astrattezza Prevede il può esserci > è generale, ma non generico

42 GBD titolario42 Sempre sul titolario Si sviluppa su più livelli: titolo, classe, sottoclasse, categoria, sottocategoria Si consiglia di arrivare al massimo a tre livelli Costituisce unoperazione di reductio ad unum Deve essere omnicomprensivo Deve essere stabile, ma dinamico (quindi va modificato, sempre con atto di organizzazione, ogni volta che variano le funzioni dellente)

43 GBD titolario43 Il titolario è obbligatorio? Sì Sì Sì Sì Sì DPR 445/2000: art. 50 Ciascuna amministrazione deve stabi- lire un piano di classificazione

44 GBD titolario44 Criteri per la redazione del titolario Funzione primaria-costitutiva (Mission/ Statuto/ funzioni trasversali) Funzioni gestionali (organi di governo, gestione, consulenza, garanzia) Funzioni finali (funzioni operative nellambito della funzione primaria) Funzioni strumentali e di supporto (personale, servizi, beni mobili e immobili)

45 GBD titolario45 D. lgs. 29/93 > D. lgs. 165/2001 Art. 5 Criteri di organizzazione Le amministrazioni pubbliche sono ordinate secondo i seguenti criteri: a) Articolazione degli uffici per funzioni omogenee, distinguendo tra funzioni finali e funzioni strumentali o di supporto

46 GBD titolario46 Un esempio/percorso significativo due titolari per i comuni italiani a distanza di oltre un secolo Titolario Astengo: Circolare del Ministero dellinterno 1° marzo 1897, n /2: 15 categorie Titolario del gruppo di lavoro: 14 titoli

47 GBD titolario47 Titolario Astengo Che cosè? Una circolare del Ministero dellinterno Funzione del Ministero rispetto ai Comuni: -Ministero cui faceva capo lamministrazione archivistica -Ministero di riferimento per lorganizzazione e il funzionamento dei Comuni in un contesto statale ben definito e diverso dallattuale

48 GBD titolario48 Istruzioni per la tenuta del protocollo e dellarchivio per gli uffici comunali (circolare n /2 del 1° marzo 1897) Art. 1. Ogni atto che perviene allUfficio, o ne parte, deve essere assegnato ad una categoria darchivio e registrato nel protocollo Art. 2. Gli atti sono classificati, come dallannessa tabella mod. A, per categorie, le categorie si dividono in classi, le classi in fascicoli. Le categorie sono quindici; non si può diminuirne il numero né variarne la materia. Si possono aggiungere nuove categorie quando occorressero necessità nuove e gli affari relativi non trovassero sede relativa nelle prime quindici nemmeno per analogia.

49 GBD titolario49 Le 15 categorie dellAstengo I.Amministrazione II.Opere pie e beneficenza III. Polizia urbana e rurale IV.Sanità ed igiene V.Finanze VI.Governo VII.Grazia, giustizia e culto VIII.Leva e truppe IX.Istruzione pubblica X.Lavori pubblici, poste-telegrafi, telefoni XI.Agricoltura, industria e commercio XII.Stato civile, censimento, statistica XIII.Esteri XIV.Varie XV.Sicurezza pubblica

50 GBD titolario50 Nuovo titolario I Amministrazione generale II Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia III Risorse umane IV Risorse finanziarie e patrimonio V Affari legali VI Pianificazione e gestione del territorio VII Servizi alla persona VIII Attività economiche IX Polizia locale e sicurezza pubblica X Tutela della salute XI Servizi demografici XII Elezioni ed iniziative popolari XIII Affari militari XIV Oggetti diversi

51 GBD titolario51 Come è cambiato il Comune negli ultimi cento anni? In particolare dal 1990 cè stata una radicale trasformazione e i compiti dei Comuni si sono rapidamente … – modificati – evoluti – ampliati

52 GBD titolario52 Duplice aspetto della trasformazione le nuove funzioni di cui diviene titolare il comune incidono sulle modalità di organizzazione della struttura e dei documenti archivistici si instaura un diverso rapporto con i cittadini (trasparenza, partecipazione)

53 GBD titolario53 Leggi che hanno contrassegnato la trasformazione L. 142/90 Ordinamento delle autonomie locali L. 241/90 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto daccesso ai documenti amministrativi

54 GBD titolario54 Aspetti fondamentali della L. 142/90 autonomia statutaria e finanziaria titolarità di funzioni proprie e delegate ridefinizione dei compiti di sindaco, giunte e consigli separazione dei compiti di indirizzo da quelli di gestione./.

55 GBD titolario55 autonomia organizzativa funzionalità ed economicità di gestione partecipazione dei cittadini diritto di accesso difensore civico unioni di comuni

56 GBD titolario56 Aspetti fondamentali della L. 241/90 Censimento dei procedimenti e determinazione dei tempi per ogni procedimento Confermata la partecipazione dei cittadini Obbligatorietà della comunicazione dellavvio del procedimento Ribadita la possibilità dellautocerti- ficazione Diritto di accesso ai documenti per garantire la trasparenza e limparzialità

57 GBD titolario57 Altre leggi D. Lgs. 29/93 Razionalizzazione dellorganizzazione delle amministrazioni pubbliche e revisione della disciplina in materia di pubblico impiego L. 81/93 Elezione diretta del Sindaco, del Presidente della Provincia, del Consiglio Comunale e del Consiglio Provinciale

58 GBD titolario58 Aspetti fondamentali del D. lgs.29/93 Accentuazione della separazione tra indirizzo e gestione Viene confermato il potere di organizza- zione delle amministrazioni pubbliche Viene confermata lautonomia organizzativa Istituzione degli URP

59 GBD titolario59 Aspetti fondamentali della L. 81/93 modifica dei rapporti con lelettorato: introduzione dellelezione diretta del sindaco si creano nuove aspettative al comune viene richiesto di rispondere a tutte le esigenze e alle istanze più varie.

60 GBD titolario60 Altre l eggi (le Bassanini) L. 59/97 Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle Regioni ed Enti Locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa L. 127/97 Misure urgenti per lo snellimento dellattività amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo D. Lgs 112/98 Attuazione della delega contenuta nella L.59/97 Funzioni conferite alle Regioni ed agli Enti Locali.

61 GBD titolario61 Aspetti fondamentali della L. 59/97 si introduce il principio di sussidiarietà richiamo di altri principi : completezza, efficienza ed economicità capovolgimento della vecchia impostazione sui compiti che spettano allo Stato ed agli enti locali

62 GBD titolario62 Aspetti fondamentali della L. 127/97 semplificazione delle norme sulla docu- mentazione amministrativa semplificazione complessiva di tutte le procedure il segretario comunale diventa dipendente dellente locale viene definitivamente sancita la separa- zione tra organi eletti e dipendenti

63 GBD titolario63 Aspetti fondamentali del D. lgs.112/98 si è proceduto, a costituzione invariata, a porre in essere i dettami della L. 59/97 con il conferimento ai comuni di funzioni in vari settori lattuazione nella sua interezza del decreto viene subordinata allemanazione di puntuali leggi regionali

64 GBD titolario64 Altre l eggi T.U. 267/00 Testo unico della legge sullordinamento degli Enti Locali. Legge costituzionale 3/2001 Revisione del titolo V, seconda parte della Costituzione. D. lgs. 165/01 Norme generali sullordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche.

65 GBD titolario65 Le trasformazioni rilevanti ogni ente definisce la propria struttura organizzativa autonomia nellorganizzazione dellente > Non sussistevano più le condizioni di contesto della circolare Astengo

66 GBD titolario66 Scelte fondamentali del Gruppo di lavoro Creare un titolario condiviso, anche se non obbligatorio (impossibile imporlo) Constatazione che comuni di diverse dimensioni detengono uguali funzioni Definire un sistema di classificazione articolato solo sui due primi livelli: titolo e classe per esigenze di semplicità

67 GBD titolario67 Obiettivo del gruppo Predisporre un titolario basato sulle funzioni che la legge affida ai comuni e che sono diverse e più numerose rispetto al passato Tali funzioni saranno ulteriormente implementate a seguito dellattuazione della riforma del Titolo V della costituzione e del completamento della cosiddetta devoluzione

68 GBD titolario68 Riforma del Titolo V Ruolo diverso degli EELL alle Regioni compiti legislativi, di indirizzo e di controllo agli Enti locali tutte le funzioni amministrative

69 GBD titolario69 Comune interfaccia di imprese e cittadini Aumenta il rapporto con lente locale da parte di cittadini, imprese: implicito riconoscimento di un ruolo il comune diventa sempre più interlocutore unico aspettative legate a questo ruolo

70 GBD titolario70 Necessità di disporre di sistemi documentali efficaci Aumentano le esigenze di comunicazione Rapporto corretto tra front-office e back-office Necessità di migliorare laspetto probatorio/gestionale della produzione documentale Non appesantimento ma miglioramento nella gestione degli archivi Larchivio a garanzia di efficienza, trasparenza e velocità

71 GBD titolario71 Da queste premesse (condivise dallANCI) È emersa la necessità di un nuovo titolario per i Comuni Convenzione cattedra di archivistica di Padova e comune di Cadoneghe Prima proposta (1° ediz. 2002; 2° ediz. 2003) Istituzione del Gruppo ( )

72 GBD titolario72 Il Gruppo È stato nominato nel 2002 dal Direttore generale per gli archivi ed è formato da: - Rappresentante del Ministero Bac -Soprintendenti e funzionari di alcune Soprintendenze archivistiche (MI, BO, BA, PG, FI, TO) -Archivisti e dirigenti di alcuni Comuni (MI, VR, PD, Cerreto Guidi, PG, Foligno, RM, NA, BA) -Rappresentante dellANCI -Docente di archivistica dellUniversità degli studi di Padova

73 GBD titolario73 Strumenti prodotti dal Gruppo Linee guida per la stesura del Manuale di gestione Nuovo titolario di classificazione Prontuario per la classificazione Linee guida per lorganizzazione dei fascicoli e delle serie Piano di conservazione

74 GBD titolario74 Esperienza del Comune di Padova Si è tenuto conto della normativa S ono state coinvolte professionalità diverse ma convergenti Si è analizzato il pregresso e non solo lesistente Si sono evidenziate le criticità Si sono proposti i rimedi possibili (in rapporto alle risorse disponibili e agli obiettivi indispensabili) Si sono utilizzati i risultati del Gruppo di lavoro

75 GBD titolario75 Funzione primaria-costitutiva (Mission/ Statuto/ funzioni trasversali) COMUNE I Amministrazione generale

76 GBD titolario76 I Amministrazione generale 1.Legislazione e circolari esplicative 2.Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di decentramento, toponomastica 3.Statuto 4.Regolamenti 5.Stemma, gonfalone, sigillo 6.Archivio generale 7.Sistema informativo 8.Informazioni e relazioni con il pubblico 9.Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi 10.Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del personale 11.Controlli interni ed esterni 12.Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna 13.Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e riconoscimenti 14.Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti istituzionali 15.Forme associative e partecipative per lesercizio di funzioni e servizi e adesione del Comune ad Associazioni 16.Area e città metropolitana 17.Associazionismo e partecipazione

77 GBD titolario77 Funzioni gestionali (organi di governo, gestione, consulenza, garanzia) II Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia

78 GBD titolario78 II Organi di governo, gestione, controllo, consulenza e garanzia 1.Sindaco 2.Vice-Sindaco 3.Consiglio 4.Presidente del Consiglio 5.Conferenza dei capigruppo e Commissioni del Consiglio 6.Gruppi consiliari 7.Giunta 8.Commissario prefettizio e straordinario 9.Segretario e Vice-segretario 10.Direttore generale e dirigenza 11.Revisori dei conti 12.Difensore civico 13.Commissario ad acta 14.Organi di controllo interni 15.Organi consultivi … classi dedicate agli organi delle circoscrizioni

79 GBD titolario79 Funzioni strumentali e di supporto (personale, servizi, beni mobili e immobili) III Risorse umane IV Risorse finanziarie e patrimonio V Affari legali

80 GBD titolario80 III Risorse umane 1.Concorsi, selezioni, colloqui 2.Assunzioni e cessazioni 3.Comandi e distacchi; mobilità 4.Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni 5.Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di lavoro 6.Retribuzioni e compensi 7.Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo 8.Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro 9.Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo 10.Indennità premio di servizio e trattamento di fine rapporto, quiescenza 11.Servizi al personale su richiesta 12.Orario di lavoro, presenze e assenze 13.Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari 14.Formazione e aggiornamento professionale 15.Collaboratori esterni

81 GBD titolario81 IV Risorse finanziarie e patrimonio 1.Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG) 2.Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali variazioni) 3.Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento 4.Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione e pagamento 5.Partecipazioni finanziarie 6.Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche contabili 7.Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi 8.Beni immobili 9.Beni mobili 10.Economato 11.Oggetti smarriti e recuperati 12.Tesoreria 13.Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle entrate 14.Pubblicità e pubbliche affissioni

82 GBD titolario82 V Affari legali 1.Contenzioso 2.Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni 3.Pareri e consulenze

83 GBD titolario83 Funzioni finali (funzioni operative nellambito della funzione primaria) VI Pianificazione e gestione del territorio VII Servizi alla persona VIII Attività economiche IX Polizia locale e sicurezza pubblica X Tutela della salute XI Servizi demografici XII Elezioni ed iniziative popolari XIII Affari militari

84 GBD titolario84 VI Pianificazione e gestione del territorio 1.Urbanistica: piano regolatore generale e varianti 2.Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale 3.Edilizia privata 4.Edilizia pubblica 5.Opere pubbliche 6.Catasto 7.Viabilità 8.Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi 9.Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e controllo 10.Protezione civile ed emergenze

85 GBD titolario85 VII Servizi alla persona 1.Diritto allo studio e servizi 2.Asili nido e scuola materna 3.Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della loro attività 4.Orientamento professionale; educazione degli adulti; mediazione culturale 5.Istituti culturali (Musei, Biblioteche, Teatri, Scuola comunale di musica, etc.) 6.Attività ed eventi culturali 7.Attività ed eventi sportivi 8.Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati e con il volontariato sociale 9.Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a rischio 10.Informazione, consulenza ed educazione civica 11.Tutela e curatela di incapaci 12.Assistenza diretta e indiretta, benefici economici 13.Attività ricreativa e di socializzazione 14.Politiche per la casa 15.Politiche per il sociale

86 GBD titolario86 VIII Attività economiche 1.Agricoltura e pesca 2.Artigianato 3.Industria 4.Commercio 5.Fiere e mercati 6.Esercizi turistici e strutture ricettive 7.Promozione e servizi

87 GBD titolario87 IX Polizia locale e sicurezza pubblica 1.Prevenzione ed educazione stradale 2.Polizia stradale 3.Informative 4.Sicurezza e ordine pubblico

88 GBD titolario88 X Tutela della salute 1.Salute e igiene pubblica 2.Trattamento Sanitario Obbligatorio 3.Farmacie 4.Zooprofilassi veterinaria 5.Randagismo animale e ricoveri

89 GBD titolario89 XI Servizi demografici 1.Stato civile 2.Anagrafe e certificazioni 3.Censimenti 4.Polizia mortuaria e cimiteri

90 GBD titolario90 XII Elezioni ed iniziative popolari 1.Albi elettorali 2.Liste elettorali 3.Elezioni 4.Referendum 5.Istanze, petizioni e iniziative popolari

91 GBD titolario91 XIII Affari militari 1.Leva e servizio civile sostitutivo 2.Ruoli matricolari 3.Caserme, alloggi e servitù militari 4.Requisizioni per utilità militari

92 GBD titolario92 FAQ frequently asked questions (molto intense fino a metà 2005) Come classifico il tal documento? > sviluppare labitudine e la capacità di capire la sostanza del documento nella sua valenza logica Confusione tra classificazione e smistamento > specificare nel manuale di gestione le competenze dei diversi uffici = prontuario per lo smistamento; individuare le responsabilità di gestione documentale Difficoltà di organizzare le aggregazioni di documenti (fascicoli, serie, repertori) > formazione e assistenza

93 GBD titolario93 criticità Gestire il passaggio dal vecchio al nuovo titolario > Insegnare le tecniche di gestione documentale Far adottare formalmente il titolario dai vertici amministrativi del Comune in assenza di coercizione da parte del MiBAC Coordinare il titolario con lorganizzazione locale Fare formazione a tutta la struttura comunale

94 GBD titolario94 A proposito di formazione Presidenza del Consiglio dei ministri – Dipartimento della funzione pubblica Direttiva 13 dic Formazione e valorizzazione del personale delle pubbliche amministrazioni «La formazione è una dimensione costante e fondamentale del lavoro e uno strumento essenziale nella gestione delle risorse umane»

95 GBD titolario95 Forme di aggregazione dei documenti Fascicolo per affare per persona fisica giuridica per attività Serie Repertorio

96 GBD titolario96 Il fascicolo: questo sconosciuto La letteratura archivistica ne esalta la funzione strategica e performante, ma non chiarisce metodi e linee-guida applicative La normativa vigente li presuppone, ma non indica le caratteristiche di ciascuna tipologia di fascicolo Esistono ancora, anche tra addetti ai lavori, alcuni punti oscuri, non sufficientemente discussi e chiariti

97 GBD titolario97 Come si fascicola di solito? I fascicoli vengono costituiti, ma in modo approssimativo e improvvisato senza una vera progettazione di sistema senza raccordo con il sistema di gestione documentale –disancorati dal titolario di classificazione > non di solo titolario vive larchivio –in assenza di un censimento dei procedimenti degno di questo nome senza unautentica coscienza della funzione della costituzione delle aggregazione documentali per il miglioramento della qualità della attività amministrativa al servizio del cittadino

98 GBD titolario98 In un sistema coesistono Aggregazioni di documenti riuniti sulla base delloggetto (principio di pertinenza): con riferimento al piano di classificazione Aggregazioni di documenti riuniti sulla base della forma e della provenienza (repertori) in sequenza cronologica Aggregazioni di informazioni ricavate dai documenti a cura di pubblici funzionari Le differenti forme di aggregazione vanno regolamentate e coordinate

99 GBD titolario99 Manuale di gestione «Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzio- namento del servizio» (DPCM 31 ott. 2000, art. 5, comma 1) Descrive attività, processi e strumenti

100 GBD titolario100 Per passare dallastratto al concreto Linee guida per lorganizzazione dei fascicoli e delle serie dei documenti prodotti dai Comuni italiani in riferimento al piano di classificazione

101 GBD titolario101 Titolo I. Amministrazione generale classe 1. Legislazione e circolari esplicative Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli (uno per ciascun parere) Circolari pervenute al Comune: repertorio annuale, servito da indici Circolari emanate dal Comune: repertorio annuale, servito da indici

102 GBD titolario102 Titolo I. Amministrazione generale Classe 2. Denominazione … Denominazione del Comune: fasc. per affare Attribuzione del titolo di città: fasc. per affare Confini del Comune: fasc. per affare Costituzione delle circoscrizioni: un fasc. per ciascun affare Verbali e deliberazioni della Commissione comunale per la toponomastica: repertorio annuale

103 GBD titolario103 Titolo I. Amministrazione generale Classe 5. Stemma, gonfalone, sigillo Definizione, modifica, riconoscimento dello stemma: fasc. annuale per attività Definizione, modifica, riconoscimento del gonfalone: fasc. annuale per attività Definizione, modifica, riconoscimento del sigillo: fasc. annuale per attività Concessione del patrocinio gratuito e del connesso uso dello stemma del Comune: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili

104 GBD titolario104 Titolo V. Affari legali Classe 1. Contenzioso Fascicoli di causa: un fasc. per ciascuna causa (fasc. per procedimento). Ciascun Comune può suddividere, a seconda delle esigenze, la serie dei fascicoli di causa in sottoserie (cause civili, cause amministrative, cause penali, cause tributarie). Ciascun fascicolo può articolarsi in sottofascicoli (fasi della causa, etc.) Classe 2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni Contratti assicurativi: un fasc. per contratto (fasc. per affare) Richieste e pratiche di risarcimento: un fasc. per ciascuna richiesta (fasc. per affare) Classe 3. Pareri e consulenze Pareri e consulenze: un fasc. per ciascun affare

105 GBD titolario105 Allora …... BUON LAVORO !


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