Dott. Maurizio Di Giusto

Presentazione sul tema: "Dott. Maurizio Di Giusto"— Transcript della presentazione:

1 Dott. Maurizio Di Giusto
____________________________________________________________ Facoltà di Medicina e Chirurgia - Dipartimento Sanità Pubblica Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Scienze della Prevenzione nel management Sanitario – 1° anno “Il processo produttivo: caratteristiche e tipologie di sottoprocesso. Logiche di gestione per progetti/obiettivi, direzione per processi” Docente: Dott. Maurizio Di Giusto Empoli 1° anno Maurizio Di Giusto

2 Lo sapete cos’è un processo o ve lo … faccio?
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Lo sapete cos’è un processo o ve lo … faccio? No no lo sappiamo bene Il termine può avere “valore” diverso in relazione al contesto di riferimento ma ….. Il senso sostanziale è sempre lo stesso

3 ? In prevenzione Alcune definizioni Successione di FATTI o FENOMENI
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Alcune definizioni Devoto Oli Successione di FATTI o FENOMENI aventi fra loro un nesso più o meno profondo Insieme di attività collegate tra loro da flussi di informazioni significative che si combinano fra loro per fornire un prodotto materiale o immateriale importante e ben definito Vol. XXI Problemi di gestione 2- necessita di comunicazione fra i processi per arrivare al prodotto 3 -In sanità l’approccio non sempre prevede un output richiesto dal cittadino se pensiamo alle attività di Prevenzione ad esempio l’output non sempre soggiace a una richiesta esplicita ma ad un bisogno di salute specifico o generale o all’adempimento dei livelli assistenziali obbligatori di legge, di norme sulla sicurezza, ecc. In prevenzione Insieme organizzato di attività e decisioni, finalizzato alla creazione di output effettivamente domandato da un cliente ed al quale questi attribuisce un valore ben definito ? 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

4 Enciclopedia della gestione della Qualità in Sanità
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Alcune definizioni Sequenza strutturata di attività formalizzate fra loro interrelate (prima e dopo c’è un seguito) ciascuna delle quali, partendo da un determinato INPUT, aggiunge valore e produce un certo OUTPUT, prodotto o servizio, finalizzato al raggiungimento di obiettivi (quali) tesi a soddisfare il cliente interno (operatore) o esterno (aspettative, stakholder) D.C.R. 30/2000 Enciclopedia della gestione della Qualità in Sanità Sequenza finalizzata e interconnessa di attività con lo scopo di fornire un prodotto al CLIENTE; sequenza che quasi sempre coinvolge più di una Unità Organizzativa e di una figura professionale Uni è una definizione generalizzata Organizzazione insieme di persone e di mezzi, con definite responsabilità, autorità ed interrelazioni tra persone Struttura organizzativa articolazione di responsabilità autorità e Conformità è il soddisfacimento di un requisito ( esigenza o aspettativa che può essere espressa, generalmente implicita o cogente) Uni En Iso 9000:2000 -Sistemi di gestione per la qualità - Fondamenti e terminologia 3.4.1: insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in entrata in elementi in uscita Nota 1; gli elementi in entrata provengono generalmente dagli elementi in uscita da altri processi (anche nel caso di bisogni latenti ?) Nota 2; i processi in un’organizzazione dono di regola pianificati ed eseguiti in condizioni controllate al fine di aggiungere valore Nota 3; …processo speciale un processo in cui la conformità del prodotto risultante non può essere verificata prontamente o economicamente 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

5 elementi costitutivi del processo
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione elementi costitutivi del processo (Norma ISO 9001:2000) Processo output input es. prodotti prestazioni e risultati outcome Es. mandato, contesto, risorse le attività l’ordine logico-temporale delle attività i soggetti i tempi 1° anno M. Di Giusto

6 organizzazione per processi
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione organizzazione per processi metodologia organizzativa modalità di operare che integrano attività di funzioni diverse condividendone l’obiettivo 1° anno M. Di Giusto

7 Vincoli e risorse VISIBILI SOMMERSE Realtà aziendali
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Vincoli e risorse VISIBILI SOMMERSE Realtà aziendali 1° anno M. Di Giusto

8 APPROCCIO PER PROCESSI
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione UNA ORGANIZZAZIONE PER FUNZIONARE EFFICACEMENTE, DEVE IDENTIFICARE E GESTIRE I NUMEROSI PROCESSI FRA LORO CORRELATI ED INTERAGENTI L’identificazione e la gestione sistematiche dei processi adottati da un’organizzazione, ed in particolare le interazioni fra tali processi, sono sintetizzate dalla definizione - Uni Iso Spesso l’elemento in uscita da un processo costituisce l’elemento in entrata per il processo successivo APPROCCIO PER PROCESSI 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

9 Sistema per la qualità M C S G Q (Norma ISO 9000:2000) requisiti
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Sistema per la qualità (Norma ISO 9000:2000) UNI EN ISO 9000 : Sistemi di gestione per la qualità – Fondamenti e terminologie (otto principi) UNI EN ISO 9001: Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti CLIENTE requisiti Responsabilità della Direzione Gestione delle risorse realizzazione del prodotto Misurazioni analisi e miglioramento elementi in entrata elementi in uscita soddisfazione M C S G Q la "norma" è la specifica tecnica approvata da un organismo riconosciuto a svolgere attività normativa per applicazione ripetuta o continua, la cui osservanza non sia obbligatoria e che appartenga ad una delle seguenti categorie: iso uni en LE PRINCIPALI CARATTERISTICHE DELLE NORME O SPECIFICHE TECNICHE, SONO ESSENZIALMENTE RICONDUCIBILI ALLA FAMIGLIA DELLE ISO 9000; FRA QUESTE APPUNTO LA CAPOSTIPITE E’ RAPPRESENTATA DALLA ISO 9000 CHE CONTIENE I FORNDAMENTI E LE TERMINOLOGIE UTILIZZATE NEI SISTEMI di GESTIONE della QUALITA’ E LA ISO 9001 CHE DETERMINA I REQUISITI DEL SISTEMA PROPONENDO UN MODELLO GESIONALE MEGLIO CONOSCIUTO COME APPROCCIO PER PROCESSI, QUI RAPPRESENTATO E IN CUI APPARE EVIDENTE IL RUOLO FORNDAMENTALE RIVESTITO DAL CLIENTE, OVVERO IL SOGGETTO O L’ENTE CHE RICHIEDE IL PROGETTO FORMATIVO, SIA NEI FATTORI IN INGRESSO QUALI REQUISITI RICHIESTI E/O IMPLICITI DA SODDISFARE SIA NEGLI ELEMENTI IN USCITA QUALE SODDISFAZINE DEGLI STESSI. TALE SISTEMA FINALIZZATO AL MCSGQ….. flusso di informazioni attività con valore aggiunto Soddisfazione di tutte le parti interessate 2 OBIETTIVI Tendenza al miglioramento continuo 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

10 ciclo PDCA o ruota di Deming
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione prevede che in tutte la fasi del processo debba essere seguito l’approccio del modello sistemico conosciuto ciclo PDCA o ruota di Deming Revisionato (M. Di Giusto) ? PLAN DO CHECK ACT ANALYSIS A C P D 1° anno M. Di Giusto

11 La gestione per processi
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione La gestione per processi Focalizza l’attenzione della gestione sugli output dell’organizzazione sanitaria e sulle modalità di come questo si genera es. prodotti finiti Permette di costruire il sistema delle responsabilità aziendali responsabile del processo delle funzioni finalizzate a quel settore del processo Matrice delle responsabilità Sviluppa capacità di analisi dei fenomeni gestionali in un’ottica di tipo trasversale Migliora i livelli di interazione fra gli attori del processo efficienza ed efficacia, clima interno Favorisce il miglioramento degli stessi mediante le azioni di monitoraggio MCQ 1° anno M. Di Giusto

12 Le fasi dell’organizzazione per processi
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Le fasi dell’organizzazione per processi Definizione dell’orientamento strategico dell’azienda Identificazione dei processi chiave per il conseguimento degli obiettivi strategici Definizione dei fattori critici di successo e degli obiettivi di miglioramento • Customer Satisfaction • Produttività • Qualità Prodotti e Servizi • Efficienza / Efficacia • Job Satisfaction • Riduzione dei costi Monitoraggio e valutazione dei risultati Mappatura dei processi primari e di supporto Identificazione di Process Owner, Clienti, Fornitori interni ed esterni Implementazione Delle soluzioni Identificazione dei progetti di miglioramento 1° anno M. Di Giusto

13 Elementi costitutivi del Processo
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Elementi costitutivi del Processo Ogni processo deve essere collegato ad almeno un flusso di dati in input ed almeno uno in output I flussi in output devono essere diversi da quelli in input Non sempre è un rapporto causa effetto È costituito da attività La sua descrizione raggruppa e dispone attività secondo una logica di finalità e di prodotti Le attività possono essere fra loro collegate da legami più o meno forti Output diverso E’ possibile pero’ che ci siano funzioni interagenti ovvero che interessano una parte il dirigente e contemporaneamente l’opeartore I settori di responsabilità raggruppano attività affidate ad uno stesso manager Funzioni, raggruppano attività simili (es unità funzionali di sanità pubblica) 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

14 Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione
attività Insieme di azioni, più o meno elementari, collegate in sequenza logica e temporale, tali che, prese nel loro complesso, sia possibile identificare un unico attore nel ruolo di responsabile o più attori co-responsabili. Processo – sottoprocesso Non più significativa per l’analisi organizzativa Livello di scomposizione Procedure Non più significativa ai fini dell’operatività e applicabilità 1° anno M. Di Giusto

15 Classificare i processi Impatto sui risultati aziendali
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Classificare i processi Parametri di riferimento UU.OO. coinvolte si parla di processi interorganizzativi suddivisi in: - processi interfunzionali (coinvolgono più funzioni aziendali) - processi interpersonali (partecipazione di più gruppi di persone all’interno) di Output ricerche di mercato, valutazione del personale, sevizio clienti, approvvigionamento Tipologia di attività svolte - processi di tipo operativo (es. esecuzione di compiti, procedure, ecc) - processi di tipo manageriale (es. pianificazione, budget, ecc.) Impatto sui risultati aziendali - processi primari: riconosciuti dall’utente, le prestazioni operative (tempi, qualità costi, ecc,) definiscono il livello di soddisfazione (valore per l’azienda) - processi di supporto: necessari per la gestione aziendale che favoriscono l’efficacia e l’efficienza dei processi primari, (es. fornendo materie prime, tecnologie, risorse umane) concorrendo alla realizzazione dello stesso 1° anno M. Di Giusto

16 PER La classificazione DEI PROCESSI
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione APPROCCIO STANDARD PER La classificazione DEI PROCESSI PROCESSI PRIMARI TECNICI (diretti) GESTIONALI (mission - businnes) SUPPORTO supporto Bussinnes sono quelli che hanno > impatto operativo e strategico per l’azienda Nella analisi delle sequenze di attività - individuazione dei soggetti responsabili - individuazione dei tempi e dei modi TENENDO CONTO DELLE INTERRELAZIONI 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

17 Classificare i processi
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Classificare i processi Tipologie di “trasformazione” Diversità Valori diversi Sconti 50% conformità Suddivisione - partizionamento non conformità Unione 1° anno M. Di Giusto

18 scomposizione del processo
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione scomposizione del processo Input Output complesso a > dettaglio Nuovo diagramma Sottoprocessi in linea separata Input ed output del processo “padre” devono essere collegati anche al sottoprocesso “figlio” b Sottoprocessi in sequenza Input ed output del processo “padre” devono essere collegati anche al sottoprocesso “figlio” Input del sottoprocesso “B” contiene l’Output del sottoprocesso “A” c Reversibilità della scomposizione (eventuale aggregazione in macro processi) 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

19 scomposizione del processo
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione scomposizione del processo Funzionalità del sistema a diversi livelli di dettaglio Diagramma sintetico (contesto) PROCESSO (in generale) Diagrammi intermedi Diagrammi intermedi Diagrammi intermedi SOTTOPROCESSI Diagrammi intermedi La Diagrammi intermedi PROCESSI ELEMENTARI Diagrammi di dettaglio 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

20 Criteri della scomposizione
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Criteri della scomposizione SOTTOPROCESS0 evento SOTTOPROCESS0 evento PROCESSO (generale) risposte SOTTOPROCESS0 evento Esistono diverse tecniche per aiutare l’analista nella scomposizione la più efficace si basa nella scomposizione del diagramma di contesto sull’individuazione degli eventi a cui il processo deve rispondere, quindi definizione di un sotto processo per ciascun evento, che tratti l’evento in modo completo producendo tutte le “risposte necessarie a soddisfarlo SOTTOPROCESS0 evento SOTTOPROCESS0 n evento 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

21 Criteri della scomposizione
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Criteri della scomposizione Diagramma comprensibile Tipo di processo Quanti sotto processi ? Criteri (tecnica) utilizzati nel partizionamento N° dei diagrammi prodotti e livello di dettaglio Livello di dettaglio ? Complessità del processo n° sottoprocessi elem. Il livello analitico è condizionato dalla metodica utilizzata Negli studi di psicologia Tom De Marco propone un numero indicativo di 7 (+ 0 – 2) da prendere con il buon senso non applicare in modo meccanico ….evitare Orientamento alle soluzioni tecniche (“come bisogna implementare” invece di “cosa deve fare il sistema”) Abuso delle limitate “regole sintattiche” (modelli prodotti >>>> esperienza di chi li utilizza) Top-down Sistemi instabili 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

22 LA DOCUMENTAZIONE DEI PROCESSI
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione LA DOCUMENTAZIONE DEI PROCESSI Suddivisa in relazione al grado LINEA GUIDA: raccomandazioni scientificamente provate, pareri di esperti (anche circolari amm.ve), tematiche risolte - da inserire nei protocolli PROTOCOLLI: schemi comportamentali da seguire (a livello alto, non minimale) – prescrizioni da rispettare ISTRUZIONI OPERATIVE: e’ l’elenco delle “azioni” da seguire – il “fare” delle singole operazioni PROCEDURE: (Tecniche, Gestionali e Sociali) Modo definito per svolgere delle attività (o singolo processo) descrivendole in modo dettagliato, analitico ed in sequenza cronologica. Indicazioni necessarie per assicurare l’efficacia della pianificazione, l’operatività ed il controllo dei processi. 1° anno M. Di Giusto

23 impatto sull’utenza (cliente esterno) e sugli operatori (interni)
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Quanti e quali processi devono essere prioritariamente identificati, analizzati e successivamente descritti con procedure? il numero e la tipologia dei processi sono individuati dall’organizzazione generalmente in funzione dei seguenti parametri: impatto sull’utenza (cliente esterno) e sugli operatori (interni) criticità nell’ambito dell’organizzazione (Processi critici) entità delle risorse coinvolte particolare riguardo verso quei processi critici dai quali scaturiscono prodotti e servizi ad alto impatto sul risultato di mission/businnes (Processi prioritari) 1° anno M. Di Giusto

24 Rappresentazione grafica del processo
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Rappresentazione grafica del processo Circolare Diagramma di Flusso processi a ciclo continuo input Radiale relazioni esterne/elementi di base Piramide Relazioni basate su fatti Obiettivo Identifica gli stadi del prodotto Capacità di rappresentare qualsiasi sistema a diverso livello Intuitività immediatezza come strumenti di comunicazione Sono LLGG per gli analisti in quanto costringono a porsi domande a cui l’analista deve dare risposte output Identifica le attività del processo 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

25 ESEMPIO DI DIAGRAMMA DI FLUSSO
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione ESEMPIO DI DIAGRAMMA DI FLUSSO USARE IL TELEVISORE Un esempio … 1° anno M. Di Giusto

26 Possibili Rappresentazioni del Diagrammi di Flusso
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Possibili Rappresentazioni del Diagrammi di Flusso - IDENTIFICAZIONE DELLE RESPONSABILITA’ - CHIARA VISIBILITA’ DEI “VA E VIENI” NEL FLUSSO E DEI RITORNI - IDENTIFICAZIONE IMMEDIATA DELLA FRAMMENTAZIONE FUNZIONALE DEL PROCESSO (n° di enti coinvolti) - POSSIBILITA’ DI GESTIONE DELLE ALTERNATIVE Funzionale Matrice 1° anno M. Di Giusto

27 Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione
Procedura (Norma ISO 9001:2000) Se la procedura è documentata, si parla di “procedura scritta” o di “procedura documentata” Processo input output Procedura Il documento che contiene la procedura si chiama “documento di procedura”. 1° anno M. Di Giusto

28 “come le cose dovrebbero avvenire”
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Procedura più o meno cogenti e più o meno formalizzate (non raramente informali) che presidiano il funzionamento dell’organizzazione Procedura “dover essere” “come le cose dovrebbero avvenire” - Identificare il responsabile delle singole attività - (Chi) - Descrivere dettagliatamente le singole attività – (Che cosa) - Definire i tempi di attuazione delle attività – (Quando) - Specificare gli strumenti da utilizzare per le attività - (Come) elementi 1° anno M. Di Giusto

29 Procedure & Istruzioni operative
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Procedure & Istruzioni operative Requisiti di qualità Efficacia teorica (efficacy) e pratica (effectiveness) (aumento dell’efficacia e contenimento dei costi) Adesione a standard accreditati (se esistono) Accordo tra esperti (se non esistono standard accreditati) Costo proporzionato all’obiettivo Applicabilità concreta nel contesto d’uso Razionalità (coerenza interna) Flessibilità (prevedono opportune eccezioni) Chiarezza, precisione, completezza (le indicazioni sono chiare, interpretate in modo univoco da tutti gli operatori che le devono applicare) Multidisciplinarietà (vengono considerati diversi possibili aspetti della stessa condizione) Pertinenza a obiettivi e ruoli Consenso (di chi deve applicarle o subirle) Aggiornamento (riflettono le conoscenze più recenti) Innocuità 1° anno M. Di Giusto

30 Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione
Qualsiasi attività o insieme di attività, che utilizza risorse (materiali e/o immateriali) per trasformare elementi in entrata in elementi in uscita può considerarsi “processo” PROCEDURE PROCESSO PRODOTTO Pertanto Prodotto : risultato di un processo Procedura: modo specificato per svolgere un’attività o un processo Specifica: stabilisce i requisiti Progetto Progettazione e sviluppo Piani di lavoro Insieme di processi che trasforma i requisiti in caratteristiche specificate o nella specifica di un prodotto, processo o sistema Piani di attività 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

31 Strumenti di programmazione a breve termine soluzione
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Piani di lavoro Strumenti di programmazione a breve termine soluzione soluzione Identificazione dell’intervento soluzione soluzione soluzione obiettivo Azioni Azioni Azioni Azioni Azioni Fattori produttivi generale Obiettivo generale congruente con quello strategico aziendale Obiettivi specifici (e relativi indicatori) Valutazione conclusiva Raccolta analisi dei dati 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

32 Ottimizzazione delle risorse
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Piani di attività L’organizzazione delle attività nella giornata - Chi fa standardizzare Ottimizzazione delle risorse Obiettivo generale congruente con quello strategico aziendale Rappresentazione grafica Diagramma di Gantt 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

33 Diagramma di Gantt Dedotta da WBS
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Diagramma di Gantt Dedotta da WBS Scompone le fasi di un processo fino alle attività elementari 1° anno M. Di Giusto

34 processo a se stante che consiste in un insieme di attività
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Progetto processo a se stante che consiste in un insieme di attività coordinate e tenute sotto controllo, con date di inizio e fine, intrapreso per realizzare un obiettivo conforme a specifici requisiti, ivi inclusi i limiti di costi e di risorse 1° anno M. Di Giusto

35 anno accademico 2010/2011 - Prof. MAURIZIO DI GIUSTO
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Le relazioni organizzative obiettivi Dove vogliamo andare Progetti strategie Come vogliamo andarci Un’idea (vision) per il futuro traguardo strategico e orientamento (mission) Documentazione dei principali obiettivi e strategie per il conseguimento del traguardo strategico Implementazione di programmi e/o progetti per attuare le strategie e conseguire gli obiettivi anno accademico 2010/ Prof. MAURIZIO DI GIUSTO UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI FIRENZE - FACOLTA DI MEDICINA E CHIRURGIA - DIPARTIMENTO DI SANITA' PUBBLICA

36 Strutture organizzative Pubbliche e private
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Categorie Progetto Strutture organizzative Pubbliche e private Fornitura di prodotti e servizi Ricerca sviluppo e engineering Costruzioni di impianti e attrezzature Implementazione di sistemi informativi Iniziative di managment Manutenzione di sistemi complessi 1° anno M. Di Giusto

37 Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione
Progetto 2) In alcuni progetti gli obiettivi vengono meglio focalizzati e le caratteristiche del prodotto sono precisate via via che il progetto procede 3) Il risultato di un progetto può essere costituito da una o più unità di prodotto Caratteristica elemento distintivo Può essere Intrinseca o assegnata; qualitativa o quantitativa. Esistono vari tipi di caratteristiche quali quelle Fisiche( es. meccaniche, elettriche, chimiche, biologiche) – Sensoriali (es. odore, tatto, gusto, vista, udito) – comportamentali (es. cortesia onesta veridicità) – temporali (es. puntualità, affidabilità, disponibilità) – ergonomiche (es. caratteristiche fisiologiche o riferite allla sicurezza delle persone) – funzionali (es. velocita massima di un aereo) 1) Un singolo progetto può formare parte di una struttura di progetto più ampio 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

38 Progetto Elementi costitutivi Attività, tempi, azioni
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Progetto Elementi costitutivi Attività, tempi, azioni (WBS, Milestone, Gantt, Pert, ecc) Matrice delle responsabilità ….. 1° anno M. Di Giusto

39 La spirale della progettazione
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione La spirale della progettazione mutuato da J.J. Guilbert CONTESTO Identificazione del/dei problema/i Qual è il problema prioritario e le cause che lo determinano – ipotesi risolutive (indicatori) > risorse disponibili – vincoli – soggetti coinvolti Analisi della situazione Analisi NUOVA situazione definizione obiettivi generali Diffusione dei risultati - processi Identificazione Obiettivi intermedi e specifici (risultati attesi - indicatori) e come questi favoriscono l’obiettivo generale Identificazione degli obiettivi specifici Pianificazione e valutazione per il raggiungimento degli obiettivi specifici (tempi, modi, costi, chi, logistica) - stesura formale di un programma scritto Se dalla verifica il problema non risulta risolto, la spirale della progettazione riparte dall’inizio, oppure si avvia un nuovo ciclo prendendo in esame un nuovo problema. In un percorso di MCQ il ciclo della progettazione deve avere alcune caratteristiche importanti: dinamicità e reversibilità: ad esempio, deve essere possibile tornare al problema quando nel definire gli obiettivi ci si rende conto che il problema non è stato sufficientemente identificato o sostenuto da dati; la raccolta e la selezione di dati di buona qualità e da fonti attendibili è una condizione essenziale per procedere in modo credibile e verificabile; in un’organizzazione sanitaria aziendale orientata alla qualità la progettazione dei cambiamenti deve essere preceduta da una buona analisi organizzativa (vedi) e eventualmente, dall’analisi del ruolo; la spirale della progettazione può essere condotta in modo credibile ed efficace soltanto se si effettua con modalità partecipative e risulta in un progetto condiviso da parte degli attori coinvolti nel problema. Molti progetti non risultano efficaci perché nella prima fase del ciclo non vi è stata una corretta e documentata identificazione del problema che si voleva affrontare. Valutazione del risultato Piano di valutazione degli Obiettivi specifici Programmazione operativa Scelte metodologiche (Tecniche e strumenti i in funzione degli obiettivi e della utenza) Attuazione di quanto previsto nel progetto - verifiche intermedie e finali di processo - correzioni 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

40 Organizzazione - elementi da presidiare
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Progetto Organizzazione - elementi da presidiare Definire il sistema delle responsabilità ruoli Definire i sistemi operativi fondamentali Strumenti di supporto e responsabilità in ordine al loro funzionamento 1° anno M. Di Giusto

41 Organizzazione - elementi da presidiare
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Progetto Organizzazione - elementi da presidiare ruoli Ruoli interpersonali (Liason, leader, figurehead) nella gestione dei processi senza autorità Responsabile di progetto Ruoli informativi (monitor disseminator, spokesman) capacità di influenzare ruolo di influenza non di autorità garante del raggiungimento del risultato in coerenza con tempi, costi e caratteristiche tecniche predefinite Ruoli decisionali (entrepreneur , negotiator disturbance handler, resource allocator,) (Mintzeberg 1973) COMPETENZE Liason garante della comunicazione e delle relazioni orizzontali interna esterna al gruppo di progetto Leader facilitatore del clima e della motivazione interna al gruppo Figurehead rappresentante dell’organizzazione in tutti le questioni formali, relazione con il cliente esterno Monitor ricevente e collettore delle informazioni per la raccolta dei segnali sia sugli aspetti razionali che relazionali nella gestione del processo Disseminator trasmissione di informazioni verso l’organizzazione Spokesman trasmissione delle informazioni verso l’esterno (cliente) Entrepreneur agente del cambiamento Negotiator sia verso i membri del gruppo che verso l’esterno Disturbance handler gestore delle difficolta che possono minacciare il progetto(scostamento azioni correttive, variazione di risorse, ) Resource allocator connesso alle azioni di pianificazione e approvvigionamento delle risorse Tecniche Relazionali Gestionali (conoscenza degli strumenti di programmazione e controllo, e di coordinamento gestionale) 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

42 Organizzazione - elementi da presidiare
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Progetto Organizzazione - elementi da presidiare Strumenti operativi Piano operativo di progetto Obiettivi e compiti del gruppo e costruzione di programmi operativi temporali Obiettivo del progetto (cosa deve essere fatto) - WBS Attività da svolgere (come) – WBS; Gant; matr. Resp. Competenze necessarie Definizione e assegnazione (chi) – matrice responsabilità Scheduling (quando) - Gant Risorse economiche – Budget assegnato Sistema di controllo (come verificare) – reporting, Fattori di rischio e soluzioni Principali tecniche rappresentazioni grafiche Timing di progetto Gestione del tempo cronologico Budget di progetto complesso dei fattori produttivi essenziali sia alla fase di programmazione sia alla fese di esecuzione 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

43 rappresentazioni grafiche
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Progetto rappresentazioni grafiche Possono essere dichiarate attraverso diagramma di Gantt In progetti complessi a indicare il raggiungimento di obiettivi definiti in fase progettuale Consegna questionari Ritiro Analisi dei bisogni Elaborazione P.F, Evento form. L’attività può iniziare solo se Ad ogni attività viene attribuita una stima della durata prevista Definizione delle risorse da impiegare (impegni di personale, attrezzature, ecc) MilesTONE Traguardi intermedi importanti 1 miles 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

44 PERT Progetto rappresentazioni grafiche
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Progetto rappresentazioni grafiche PERT Program Evaluation and Review Technique Tecnica di valutazione e revisione di programma Pianificazione e costruzione del modello Stima dei tempi e analisi dei percorsi Rappresentazione reticolare per tenere sotto controllo le attività di un progetto in relazione alle loro interdipendenze Programmazione operativa Controllo delle operazioni in corso d’opera Frecce (attività) PERT è l'acronimo di Program Evaluation and Review Technique, cioè Tecnica di valutazione e revisione di programma. E' una forma di programmazione più sofisticata del gantt perchè possiede tre componenti: gli EVENTI, le ATTIVITA' e le NON ATTIVITA'. Gli eventi (fasi realizzate) sono rappresentati da cerchi o da altre forme chiuse, le attività sono rappresentate da frecce che collegano i cerchi, le non attività che collegano due eventi sono rappresentate da frecce tratteggiate. I diagrammi di PERT sono utili soprattutto se mostrano il tempo previsto (Working time) per completare una certa attività sulla linea apposita  Nella figura sotto è rappresentato un diagramma di PERT: i cerchi sono eventi le linee sono attività per ottenere un evento, si dividono in linee spesse e linee sottili. Le prime rappresentano attività svolte le seconde attività non svolte. Lettura del diagramma: Evento 1. Inizio del progetto Attività A produce l’evento 2. Attività B segue l’evento 2 producendo L’evento 3 F L’attività C viene svolta in casi particolari producendo l’evento 4 cui possono o l’attività 2 o l’attività 3. Ecc. La linea con freccia sottostante rapprenda il tempo trascorso dall’inizio del progetto.  Evidentemente l’evento 5 attraverso l’attività 2 deve seguire gli eventi 1, 2, 3. oppure gli eventi 1, 2, 4. I l diagramma di PERT- è uno strumento di programmazione che descrive graficamente le relazioni causa-effetto, di precedenza logica e di successione temporale che intercorrono tra le diverse attività di un progetto. Questo strumento si rivela particolarmente efficace, perché consente di esaminare un progetto come una serie di eventi e di azioni legati tra di loro all'interno di una rete. ad Arco Nodi (inizio-fine delle attività) 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

45 rappresentazioni grafiche
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Progetto rappresentazioni grafiche Work Breakdown Structure (Struttura analitica di progetto) Elenco di tutte le attività del progetto e nella loro organizzazione funzionale Albero gerarchico del prodotto messo in relazione con gli elementi necessari alla sua realizzazione (compresi responsabili, budget, indicatori, ecc.) prodotto materiale servizi dati attrezzature 100% include tutto interno esterno e appaltato alla realizzazione del progetto Se si elencano le azioni si corre il rischio di saltarne alcune o metterne troppe evitando raccomandazioni eccessive in relazione ai metodi e lascia più spazio al pensiero creativo dei partecipanti al progetto --- Fino a che punto suddividere le attività? Tecnica dell’elaborazione progressiva (ovvero quando non è più possibile definire risultati di progetto pianificati Principi essenziali Regola del 100% Programmare i risultati (no le azioni) Definizioni - elementi esclusivi Dettaglio/granularità – elaborazione progressiva Numerazione di codifica (capitoli) 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

46 matrice delle responsabilità
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione matrice delle responsabilità Strumento di analisi dei processi che definisce i livelli di responsabilità per ciascun processo organizzativo Operatore “A” Operatore “B” ….. Operatore “n” Processo 1 R/C/I …… Processo n Responsabile / Coinvolto / Informato 1° anno M. Di Giusto

47 Gli strumenti di rappresentazione organizzativa
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Gli strumenti di rappresentazione organizzativa organi - posizioni - relazioni

48 valutazione delle priorità
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione valutazione delle priorità 1° anno M. Di Giusto

49 Uno Strumento Analisi del Processo
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Uno Strumento Analisi del Processo Matrice multifocale strumento a lettura incrociata, utilizzato per diverse finalità… FASI DEL ROCESSO Strutturale Gestionale Professionale Percepita Sicurezza Per rilevare punti critici del processo FASI DEL ROCESSO medico Tecnico d Prev amministrativo Ass. sanit. Altro Per riflettere sulla gestione delle persone FASI DEL ROCESSO informazioni fonti qualità Per individuare crediti e debiti informativi FASI DEL ROCESSO informazioni destinatari formato 1° anno M. Di Giusto 1° anno Maurizio Di Giusto

50 Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione
bibliografia Merli, Biroli ; “Organizzazione e gestione per processi” Utet R.D. Archibald; “Project Management” – Franco Angeli E. Vignati P. Bruno; “Organizzazione per processi in sanità. Un approccio tecnico all’organizzazione per vincere la resistenza al cambiamento” – Franco Angeli Morosini, Perraro; “Enciclopedia della gestione di qualità in sanità”- Centro Scientifico Editore Bergamaschi M. (2000); “L’organizzazione nelle aziende sanitarie” – McGraw-Hill, Milano Rotondi P. (2000); “Cultura e leadership nelle aziende sanitarie” – McGraw-Hill, Milano F. Batini, G. Capecchi; “Strumenti di partecipazione” - Erickson

51 Grazie Per l’attenzione Maurizio Di Giusto
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione “Il processo produttivo: caratteristiche e tipologie di sottoprocesso. Logiche di gestione per progetti/obiettivi, direzione per processi” Grazie Per l’attenzione Maurizio Di Giusto Empoli 27/03/2017 1° anno Maurizio Di Giusto

52 + + MODELLO UTILIZZATO NELL’ ANALISI ORGANIZZATIVA
Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione MODELLO UTILIZZATO NELL’ ANALISI ORGANIZZATIVA DEL SERVIZIO COORDINATO Fattori in ingresso INPUT Domanda e Bisogno di salute Vincoli istituzionali e professionali, Fonti dei flussi informativi Contesto fisico ed economico Contesto politico e sociale Diritti dell’utenza, Risorse (economiche, tecnologiche, formative,professionali) e fattori produttivi Allocazione strutturale, Orario di apertura MANDATO Modello Sistemico elaborato da R. Vaccani (schema concettuale di Lawrence e Lorsch) con la macrovariabile suggerita da Donabedian (outocome) + OBIETTIVI SPECIFICI E PROGETTI DI ATTIVITA’ STRUTTURA DI BASE: Spazi fisici occupati, Organigramma, Funzionigramma, Allocazione delle risorse, Orari di lavoro (turnazioni, reperibilità)Disponibilità e accesso alle risorse formative e informative, ecc. Schema di S. TONELLI ai fini delle valutazioni di Qualità che integra nel modello stesso le classi di variabili più significative tanto in input (contesto, mandato, bisogni, domanda) quanto nell’inside (struttura, obiettivi specifici, procedure, processi) INSIDE MECCANISMI OPERATIVI: logiche informative e procedure per lo svolgimento delle attività, Gestioni di materiali e tecnologie, Programmazioni attività lavorative, strumenti di gestione e valutazione del personale, controllo e valutazione dei risultati, ecc PROCESSI SOCIALI: Questionari di clima aziendale e di stili manageriali, Scala di Likert,Test sulle motivazioni + PRESTAZIONI DATI DI ATTIVITA’ FLUSSI INFORMATIVI FORMAZIONE ECC. Dimensione PSICO-AMBIENTALE Mutuata dalla metodica multidimensionale Per la fase relativa all’analisi dei processi sociali OUTPUT OUTCOME 1° anno M. Di Giusto

53 Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione
SISTEMA PER LA QUALITA Qualità: “l’insieme delle proprietà e delle caratteristiche di un prodotto e/o di un servizio che conferiscono allo stesso la capacità di soddisfare i bisogni espliciti e impliciti del cliente/fruitore” Qualità in Sanità: “fare solo ciò che è utile (efficacia teorica), nel modo migliore (efficacia pratica), con il minor costo (efficienza), a chi (accessibilità) e soltanto a chi ne ha veramente bisogno (appropriatezza), facendo fare le cure a chi è competente per farlo (competenza), ottenendo i risultati ritenuti migliori (soddisfazione)” 1° anno M. Di Giusto

54 Laurea Magistrale Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione
NORME FAMIGLIA ISO 9000 ISO 9000: descrive i fondamenti dei Sistemi di Gestione per la Qualità e la terminologia ISO 9001: specifica i requisiti del Sistemi di Gestione per la Qualità che soddisfino sia quelli richiesti dai cittadini, sia quelli cogenti (stabiliti da leggi, regolamenti, direttive ecc.) ISO 9004: fornisce le linee guida tenendo conto sia dell’efficienza e dell’efficacia e del miglioramento continuo ISO 19011: fornisce una guida sulle verifiche ispettive dei sistemi di gestione per la qualità e ambientali 1° anno M. Di Giusto