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CORSO PER AUDITOR AMBIENTALE INTERNO ISO 14001 Santa Croce sullArno, 15 Giugno 2010 Renato Cascino

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Presentazione sul tema: "CORSO PER AUDITOR AMBIENTALE INTERNO ISO 14001 Santa Croce sullArno, 15 Giugno 2010 Renato Cascino"— Transcript della presentazione:

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2 CORSO PER AUDITOR AMBIENTALE INTERNO ISO Santa Croce sullArno, 15 Giugno 2010 Renato Cascino

3 Che cosa sono i sistemi di gestione ambientale Standard di riferimento esistenti, differenze e livelli di diffusione Focus specifico su EMAS: differenze ISO EMAS Introduzione allanalisi ambientale iniziale Elementi costitutivi di un sistema di gestione ambientale Le tecniche di audit Gli auditor, caratteristiche e competenze Documentazione di supporto Riunione di chiusura e scrittura delle evidenze 2

4 Cosa è un SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE? SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE

5 Sistema di gestione Ambientale 4 E' parte del sistema complessivo di gestione di un'organizzazione comprendente la struttura organizzativa, le attività di pianificazione, le responsabilità, le pratiche, le procedure, i processi e le risorse per sviluppare, mettere in atto, realizzare, riesaminare e mantenere la politica ambientale.

6 Perché un SGA? aumenta la conoscenza aziendale (qual è limpatto sullambiente delle nostre attività?) lazienda è gestita in modo più efficiente (gli obiettivi sono più chiari, le responsabilità meglio definite, le procedure più semplici) migliora il rapporto con il pubblico (la comunità locale, le autorità, i clienti...) aumenta la competitività dellazienda (soprattutto nei mercati esteri) 5

7 La norma ISO E uno standard mondiale E una norma di natura privatistica Nasce allinterno della normazione volontaria Lo standard è disponibile dal settembre 1996, sostituendo gli standard preesistenti (BS 7750, ) 6 La UNI CEI EN 45020:1998 ci da la definizione di norma : Documento prodotto mediante consenso e approvato da un organismo riconosciuto, che fornisce, per usi comuni e ripetuti, regole, linee guida o caratteristiche, relative a determinate attività o ai loro risultati, al fine di ottenere il miglior ordine in un determinato contesto.

8 Le norme internazionali di gestione ambientale hanno lo scopo di fornire alle organizzazioni i fondamenti di un sistema efficace di gestione ambientale, che, integrati con le altre esigenze di gestione, aiutino le organizzazioni a raggiungere i loro obiettivi ambientali ed economici… E redatta in modo da essere applicata a organizzazioni di ogni tipo e dimensione e si adatta alle differenti situazioni geografiche, culturali e sociali. La norma ISO

9 8 Sistema di Gestione Ambientale Riesame della Direzione Pianificazione Politica Ambientale 4.2 Attuazione e funzionamento Controlli e Azioni correttive Il principio del miglioramento continuo Analisi Ambientale Programma Ambientale P DC A Manuale, Procedure,.. Registrazioni, audit,..

10 9 Il principio del miglioramento continuo 4.3 Pianificazione Programma Ambientale Aspetti ambientali Obiettivi e Traguardi Conformità Legislativa Attività, prodotti e servizi

11 Regolamento CE n° 1836/93 aggiornato con Regolamento CE n° 761/2001 e successivamente con il Reg. CE n°1221/09 EMAS: Eco - Management and Audit Scheme sulladesione volontaria delle organizzazioni (imprese del settore industriale) a un sistema comunitario di ecogestione e audit. 10

12 Organizzazione e Sito Organizzazione: società, azienda, impresa, autorità o istituzione, o parte o combinazione di essi, con o senza personalità giuridica o privata, che ha amministrazione e funzioni proprie Sito: tutto il terreno, in una zona geografica precisa, sotto il controllo gestionale di unorganizzazione che copra attività, prodotti e servizi; esso include qualunque infrastruttura, impianto e materiali N.B.: lentità da registrare deve essere approvata dal verificatore… non deve in ogni caso superare i confini di uno Stato… in circostanze eccezionali può essere inferiore a un sito 11

13 Tipologia di organizzazioni 1.Organizzazioni che operano in un unico sito; 2.Organizzazioni che, in alcuni casi, potrebbero registrare unentità più piccola di un sito; 3.Organizzazioni che operano in più siti a.Con prodotti/servizi identici o simili; b.Con prodotti/servizi diversi; 4.Organizzazioni per le quali non è possibile definire un sito in modo specifico; 5.Organizzazioni che controllano siti temporanei; 6.Organizzazioni indipendenti da registrare come unorg. Comune 7.Piccole imprese che operano in un grande territorio determinato e producono prodotti/servizi identici o simili; 8.Autorità locali e istituzioni governative 12

14 Tipologia di organizzazioni 1.Organizzazioni che operano in un unico sito Esempi positivi a) unazienda che opera in un sito dove produce sia tubi sia radio potrà registrare soltanto uno dei 2 rami dattività; b) la mensa di un sito che produce abbigliamento potrà essere registrata a parte; Esempi negativi a) un ditta farmaceutica non potrà registrare soltanto la parte dello stabilimento dove produce il prodotto destinato al consumatore, escludendo il processo produttivo industriale di base che tratta le sostanze intermedie 13

15 Tipologia di organizzazioni 2. Organizzazioni che, in alcuni casi, potrebbero registrare unentità più piccola di un sito Può essere registrata separatamente se: La suddivisione ha chiaramente definito i prodotti, i servizi o le attività proprie e gli aspetti ambientali. La suddivisione ha funzioni amministrative e di gestione proprie, tali da garantire che essa è abilitata a organizzare e controllare il suo sistema di gestione ambientale, i suoi impatti ambientali e a intraprendere azioni correttive circa le proprie responsabilità. Alla suddivisione incombono precise responsabilità di conformità ai requisiti in materia di autorizzazioni/licenze ambientali ad essa rilasciate Il sito non può essere suddiviso se: Lentità separata copre soltanto parti delle operazioni sul sito che non sono rappresentative degli aspetti e degli impatti ambientali di tutte le attività sul sito; Non è possibile capire dallesterno quale parte delle attività sul sito è gestita dal sistema di gestione ambientale (EMS) e i motivi precisi per cui questa parte è stata separata dalle attività sul sito. 14

16 Tipologia di organizzazioni 3. Organizzazioni che operano in più siti a.Con prodotti/servizi identici o simili; b.Con prodotti/servizi diversi; a. Se le attività sul sito presentano aspetti ambientali simili, sono soggette ad un SGA simile, funzionano allinterno delle stesse strutture, diventa possibile verificare alcuni dei vari siti su base selettiva, in modo da garantire comunque la responsabilità locale (es. banche, agenzie di viaggio, catene di vendita al dettaglio, consulenti …). Occorre seguire le buone pratiche nella selezione delle tecniche di campionamento e i verificatori devono tenere conto di alcuni fattori nella scelta dei siti da inserire nel programma di verifica (politica, programmi, complessità SG, opinione delle parti interessate, ecc.). Nellarco di un periodi di cicli di verifica si devono coprire tutti i siti. 15

17 Tipologia di organizzazioni 3. Organizzazioni che operano in più siti a.Con prodotti/servizi identici o simili; b.Con prodotti/servizi diversi; b) In questi casi non è possibile per il verificatore usare tecniche di campionamento in quanto le procedure operative e gli impatti di ciascun sito sono differenti (es. produzione di energia, aziende chimiche, smaltimento rifiuti, fabbricazione pezzi meccanici, …). Spetta allorganizzazione decidere se intende registrare ciascun sito separatamente ovvero se vuole registrare i suoi siti sotto un numero di registrazione comune. Rischio in questo 2° caso: perdita della registrazione comune in caso di violazione regolamento su un unico sito. 16

18 Tipologia di organizzazioni 4. Organizzazioni per le quali non è possibile definire un sito in modo specifico; Devono essere chiaramente definite la sfera di funzionamento e linfrastruttura, devono essere altresì integrate nel SG e descritte nella DA (Es. distribuzione servizi (gas, acqua, calore), trasporti, raccolta rifiuti, telecomunicazioni…). Poiché operano generalmente su vaste zone, lorganizzazione deve dimostrare di avere: considerato i rischi per lambiente e per la popolazione; adottato opportuni piani di informazione per la popolazione sul comportamento da tenere in casi di emergenza; preparato informazioni sistematiche sul livello di inquinamento; linfrastruttura sotto il suo controllo. 17

19 Tipologia di organizzazioni 5. Organizzazioni che controllano siti temporanei; Il verificatore controllerà il SG dellorganizzazione su siti temporanei selezionati rappresentativi della capacità di gestione ambientale dellorganizzazione (es. imprese di costruzioni, di pulizia, società di servizi, circhi, imprese risanamento aree contaminate…). Lorganizzazione dovrà dimostrare che sono in atto le procedure e le tecnologie adatte ai siti specifici in cui opera temporaneamente queste procedure devono includere: AAI delle attività, tecnologie e formazione opportune, analisi delle conseguenze ambientali legate a future attività, informazione alla popolazione residente e alle autorità locali, piani di recupero per migliorare la zona a fine operazioni. 18

20 Tipologia di organizzazioni 6. Organizzazioni indipendenti da registrare come unorg. Comune Le imprese indipendenti possono unire le loro risorse per ottenere una registrazione comune a EMAS. Per organizzazione si intende infatti anche una combinazione di entità con amministrazione e funzioni proprie (es. piccola zona industriale, complesso turistico, parchi commerciali …). Le organizzazioni partecipanti devono dimostrare di avere una responsabilità comune per la gestione degli aspetti ambientali significativi e in particolare la fissazione degli obiettivi e target e di azioni correttive. Tutte devono dimostrare di avere ottenuto un miglioramento continuo in linea con politica, target e obiettivi. 19

21 Tipologia di organizzazioni 7. Piccole imprese che operano in un grande territorio determinato e producono prodotti/servizi identici o simili Esse hanno la possibilità di: cercare soluzioni comuni ai problemi ambientali; scambiare esperienze sullidentificazione di aspetti e impatti; elaborare congiuntamente politica e programmi; effettuare a vicenda audit interni; usare le stesse infrastrutture per la gestione dei vari impatti; avvalersi dei servizi dello stesso verificatore: ciò faciliterà la verifica e il processo di convalida e ridurrà i costi corrispondenti; partecipare a progetti ambientali locali come i processi di Agenda 21 (es. zone industriali, aree turistiche, centri commerciali) 20

22 Tipologia di organizzazioni 8. Autorità locali e istituzioni governative Gli aspetti ambientali indiretti, come quelli derivanti dalle politiche adottate, possono essere più importanti (es. Autorità locali, Ministeri, Enti governativi, Agenda 21 locale). Le responsabilità politiche della P.A. sono legate alla gestione del territorio e alla qualità della vita, presente e futura dei cittadini. È possibile procedere alla registrazione separata di parti di tali organizzazioni. 21

23 Principali elementi costitutivi: Emas ANALISI AMBIENTALE INIZIALE POLITICA AMBIENTALE PROGRAMMA DI MIGLIORAMENTO SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE AUDIT ISO DICHIARAZIONE AMBIENTALE 22

24 La diffusione della ISO 14001: 23

25 ISO: alcuni dei primi nomi in Italia Enichem Bayer Dow Lonza Ciba Montell Rohm and Haas Ici Zanussi Cartiere Favini ABB Marelli Simpro Casarin (trasporti) Nuova Palmentieri Dama Petroli 24 Aziende conciarieconciarie

26 EMAS 25

27 EMAS 26

28 Le tipologie di organizzazioni EMAS 27

29 I benefici percepiti 28

30 Gli enti di normazione: ISOInternational Organization for Standardization CENComitato Europeo di Normazione UNIEnte Nazionale Italiano di Unificazione Organismo di accreditamento: SINCERT (oggi ACCREDIA) Enti di certificazione: Certieco, DNV, RINA, BVQI, ICILA, ICIM, ecc. I principali attori nel sistema ISO 29

31 Organismo competente Ogni Stato membro della CE designa un organismo competente per lEMAS, a cui devono essere inviate: - le richieste di registrazione delle organizzazioni - le dichiarazioni ambientali convalidate o i documenti ad essa connessi LOrganismo competente è responsabile della registrazione EMAS delle organizzazioni. Esso nel controlla quindi linserzione e la permanenza nel registro In Italia è istituito un unico Comitato per lEcolabel e lEcoaudit, diviso in due sezioni autonome. La sezione EMAS svolge sia le funzioni di organismo competente che di accreditamento dei verificatori ambientali, con il supporto tecnico dellAPAT (ISPRA). I principali attori nel sistema EMAS 30

32 Il verificatore ambientale Il Verificatore ambientale può essere unimpresa, un ente o un singolo soggetto. Deve essere indipendente dallorganizzazione oggetto di verifica e ottenere laccreditamento. Per ottenere laccreditamento il verificatore ambientale richiedente deve dimostrare di possedere i requisiti previsti dalle norme pertinenti, in materia di: adeguata competenza del personale a sua disposizione indipendenza e imparzialità procedure di lavoro organizzazione I principali attori nel sistema EMAS 31

33 I principali attori nel sistema EMAS 32 NomeCodiceSede CERTIQUALITY srlIT-V-0001Milano (MI) RINA spaIT-V-0002Genova (GE) Det Norske Veritas Italia srlIT-V-0003Agrate Brianza (MI) Ing. Giorgio PenatiIT-V-0004Cabiate (CO) CSQA Certificazioni srlIT-V-0005Thiene (VI) Bureau Veritas Italia S.p.A.IT-V-0006Milano (MI) SGS Italia S.p.A.IT-V-0007Milano (MI) ICIM spaIT-V-0008Milano (MI) TÜV Italia srlIT-V-0009Sesto San Giovanni (MI) LRQA Italy srlIT-V-0010Vimodrone (MI) CERMET ScrlIT-V-0011Cadriano Granarolo (BO) ICMQ spaIT-V-0012Milano (MI) IIP S.r.l.IT-V-0013Dalmine (BG) ICILA S.r.l.IT-V-0014Lissone (MI) Dott. Francesco BaldoniIT-V-0015Fano (PU) I.CE.C.IT-V-0016Milano (MI)

34 I principali attori nel sistema EMAS 33

35 Liter complessivo 34

36 Requisiti generali 4.2 Politica Ambientale 4.3 Pianificazione Aspetti ambientali Prescrizioni legali e altre prescrizioni Obiettivi, traguardi e programma/i 4.4 Attuazione e funzionamento Risorse, ruoli, responsabilità e autorità Competenza, Formazione e consapevolezza Comunicazione Documentazione Controllo dei documenti Controllo operativo Preparazione e risposta alle emergenze 4.5 Verifica Sorveglianza e misurazione Valutazione del rispetto delle prescrizioni Non conformità, azioni correttive e azioni preventive Controllo delle registrazioni Audit interno 4.6 Riesame della direzione 4. REQUISITI DEL SGA

37 Requisiti generali Lorganizzazione deve stabilire, documentare, attuare, mantenere attivo e migliorare in continuo un sistema di gestione ambientale in conformità ai requisiti della presente norma internazionale e determinare come esso soddisfi tali requisiti. L'organizzazione deve definire e documentare il campo di applicazione del proprio sistema di gestione ambientale.

38 37 REQUISITI Definizione di un Sistema di Gestione Ambientale documentato conforme ai requisiti della norma e mantenimento dello stesso mediante ciclo PDCA Definizione del campo di applicazione del sistema di gestione, ovvero dei limiti dellorganizzazione a cui si applica il sistema di gestione ambientale. 4.1 Requisiti generali

39 Requisiti generali 4.2 Politica Ambientale 4.3 Pianificazione 4.4 Attuazione e funzionamento 4.5 Verifica 4.6 Riesame della direzione 4. REQUISITI DEL SGA

40 Politica Ambientale Lalta direzione deve definire la politica ambientale dellorganizzazione e assicurare che, allinterno del campo di applicazione definito per il proprio sistema di gestione ambientale, essa: – sia appropriata alla natura, alla dimensione e agli impatti ambientali delle proprie attività, prodotti e servizi; – includa un impegno al miglioramento continuo e alla prevenzione dellinquinamento ; – includa un impegno al rispetto delle prescrizioni legali applicabili e delle altre prescrizioni che lorganizzazione sottoscrive, che riguardano i propri aspetti ambientali; – fornisca il quadro di riferimento per stabilire e riesaminare gli obiettivi e i traguardi ambientali ; – sia documentata, attuata e mantenuta attiva ; – sia comunicata a tutte le persone che lavorano per l'organizzazione o per conto di essa; – sia disponibile al pubblico

41 ANALISI AMBIENTALE INIZIALE Analisi Ambientale Iniziale: esauriente analisi iniziale dei problemi, dellimpatto e delle prestazioni ambientali connesse allattività di unorganizzazione 40

42 41 Qualche definizione utile… Aspetto Ambientale : elemento delle attività, dei prodotti o dei servizi di unorganizzazione che può interagire con lambiente Impatto Ambientale : qualsiasi modifica allambiente, positiva o negativa, derivante in tutto o in parte dalle attività, dai prodotti o dai servizi di unorganizzazione Prevenzione dellinquinamento : impiego di processi, procedure, pratiche, materiali o prodotti che evitano, controllano o riducono linquinamento

43 42 Obiettivi della AAI 1 Individuare, valutare e documentare gli aspetti ambientali rilevanti connessi con le attività svolte 2 Studiare linterazione tra tali aspetti e lattuale assetto organizzativo e gestionale dellorganizzazione 3 Predisporre un quadro completo del contesto territoriale ambientale dove opera lorganizzazione

44 43 Obiettivi della AAI 3 Verificare lottemperanza a requisiti legislativi e regolamentari 4 Costruire una gamma di indicatori sulla base dei quali misurare le prestazioni ambientali 5 Fornire una base informativa sulla quale individuare gli obiettivi ed elaborare il programma ambientale

45 Diretti e Indiretti; Positivi e Negativi; condizioni Normali-Eccezionali-Emergenza 44 Aspetto ambientale Impatto ambientale significativonon significativo identificazione valutazione Interviste Ispezioni Registrazioni … Legislazione Analisi Benchmarking … La fotografia delle prestazioni ambientali Attività Indagine della relazione Screening per aree o per processi classificazione

46 45 Prima di partire… …lorganizzazione deve prendere in esame: I propri processi produttivi e/o le tipologie di servizi che svolge Le materie prime, i semilavorati e i servizi che utilizza I prodotti e i servizi che fornisce Il sistema dei portatori di interesse che gravitano intorno allorganizzazione (clienti / fornitori, cittadini, istituzioni, organi di controllo …. )

47 46 …poi raccoglie dati su: Attuale assetto societario e organizzativo (comprese le relazioni con qualsiasi eventuale organizzazione madre) e la sua evoluzione Assetto impiantistico e infrastrutturale attraverso il quale essa opera (es: stabilimenti produttivi, struttura della rete di distribuzione ….) Contesto ambientale di riferimento, caratterizzandolo dal punto di vista territoriale, urbanistico, insediativo, paesaggistico, economico – sociale ed ambientale (geologia, idrografia…)

48 47 Identificazione, analisi e valutazione Unorganizzazione deve considerare tutti gli aspetti delle sue attività e dei suoi prodotti e servizi e decidere, sulla base di criteri da essa definiti, quali aspetti abbiano un impatto importante e da lì muovere per stabilire i suoi obiettivi e target. Unorganizzazione prende in considerazione gli aspetti ambientali sia diretti che indiretti delle sue attività, prodotti e servizi.

49 48 Le tipologie di aspetti ambientali Aspetti Ambientali Diretti : Aspetti Ambientali Diretti : sono quelli che si trovano sotto il totale controllo gestionale (management control: nel senso di governo, guida) dellorganizzazione. Aspetti Ambientali Indiretti : Aspetti Ambientali Indiretti : sui quali lorganizzazione NON può avere un controllo gestionale totale. Questi si manifestano anche per il contributo (più o meno consapevole) di un soggetto intermedio, esterno allorganizzazione, con cui questa condivide il controllo gestionale

50 49 È necessario indagare: Possono quindi esser ricreate le relazioni aspetti-impatti a seconda delle condizioni operative nelle quali questi si manifestano: Condizioni operative normali: sono quelle legate alla routine delle attività programmate dallorganizzazione Condizioni operative eccezionali : sono quelle che utilizzano risorse differenti rispetto alle condizioni normali, ma rimangono comunque prevedibili Condizioni operative di emergenza: sono quelle per le quali non è possibile ipotizzare le risorse utilizzate e che non possono esser pianificate

51 50 Misurare gli aspetti ambientali: gli indicatori Le organizzazioni li usano per dimostrare che: le organizzazioni sono a conoscenza dell'impatto ambientale provocato dalle proprie attività, prodotti o servizi, esse prendono opportuni provvedimenti per garantire una gestione degli aspetti ambientali associati agli impatti ambientali, la gestione degli aspetti ambientali migliora le prestazioni ambientali. NOTA: presupposto essenziale della comparabilità dei dati ambientali è il ricorso ad un metodo di elaborazione unico e comune fra organizzazioni diverse. Le organizzazioni devono conoscere i parametri di riferimento stabiliti e scegliere i propri indicatori in modo da garantire la comparabilità dei loro dati con questi parametri.

52 51 Misurare gli aspetti ambientali: gli indicatori Lutilizzo degli indicatori: Analisi della tipologia di dati disponibili Analisi delle serie storiche di dati disponibili per ogni tipologia Analisi dei possibili benchmark Scelta dellindicatore/set di indicatori più appropriato Costruzione del trend di indicatori Analisi e commento del trend di indicatori

53 52 Elenco (non esaustivo) allAll.VI: questioni relative al prodotto (tutto il ciclo di vita: progettazione, sviluppo, imballaggi, trasporto, uso, recupero/smaltimento rifiuti) investimenti, prestiti e assicurazioni (con politiche di credito agevolato verdi, politica investimenti) inserimento di un prodotto su nuovi mercati scelta e composizione dei servizi (trasporti, ristorazione) decisioni amministrative e di programmazione (per P.A.) assortimento dei prodotti (preferenza a prodotti che possano essere ritirati a fine ciclo dal produttore) comportamenti di (sub) appaltatori e fornitori Gli aspetti ambientali indiretti

54 53 Perché gli aspetti ambientali indiretti? Lallargamento di Emas ai nuovi settori ha comportato alcune innovazioni: da sito a organizzazione, servizio accanto a prodotto Fra queste lintroduzione degli aspetti indiretti, con riferimento a quelle realtà settoriali in cui essi sono preponderanti rispetto a quelli diretti (P.A., imprese di servizi…) Ma cè almeno unaltra ragione (che coinvolge soprattutto i settori industriali): lestensione delle responsabilità del produttore sul ciclo di vita del prodotto / servizio

55 54 I soggetti intermedi i consumatori per le aziende della grande distribuzione, le imprese-clienti per le banche, i cittadini per le istituzioni, i fornitori e i trasportatori per le aziende produttrici, le strutture residenti e i turisti per un ente gestore di un parco naturale, gli ospiti per una struttura ricettiva turistica (es. hotel) …..

56 55 Il controllo gestionale Totale = laspetto è diretto Controllo diretto esercitato a livello elevato, ma non totale Esercitato condizionando i comportamenti o gli aspetti diretti dei soggetti intermedi attraverso la definizione di regole (es.: leggi, contratti, ecc.) Esercitato rendendo possibile il corretto comportamento dei soggetti intermedi (ad es: eliminazione di vincoli) Esercitato incentivando il comportamento corretto (ad es.: economicamente) Esercitato sensibilizzando o informando i soggetti intermedi

57 56 I criteri di significatività I criteri di significatività sono definiti dalla singola organizzazione; tuttavia nellAll. VI, punto 6.4, sono individuati alcuni elementi di cui lorganizzazione deve tenere di conto: Informazioni sulla situazione dellambiente dove svolge lattività lorganizzazione (dati raccolti a livello darea, campagne di monitoraggio, rapporti stato dellambiente) Dati (anche relativi a più anni) dellorganizzazione su materiali utilizzati, energia, rifiuti, emissioni e scarichi Opinioni dei soggetti interessati (raccolta opinioni dei dipendenti, della comunità locale, delle associazioni ambientaliste, delle istituzioni locali) (…continua….)

58 57 I criteri di significatività (…continua…) Attività ambientali dellorganizzazione già disciplinate (analisi di leggi e regolamenti, accordi volontari, standard interni) Progettazione, sviluppo, fabbricazione, distribuzione, manutenzione, uso, riutilizzo e smaltimento dei prodotti dellorganizzazione (LCA, criteri per assegnazione dei marchi ecologici, informazioni da progettisti, fornitori, clienti e utilizzatori finali) Attività dellorganizzazione con i costi ambientali e i benefici ambientali più elevati (Contabilità ambientale, Life Cicle Costing)

59 58 Alcuni aspetti significativi parametri di misurazione degli aspetti ambientali frequentemente (o costantemente) vicini ai limiti di legge trend delle prestazioni ambientali in progressivo peggioramento analisi ambientale ha evidenziato situazioni di fragilità a livello locale, regionale o globale legate ad un certo aspetto caratteristiche dellorganizzazione che la inducono a porre attenzione a certi possibili impatti ambientali (vicinanza a centri abitati, utilizzo di particolari sostanze pericolose..) segnalazioni da parte degli interlocutori (P.A., dipendenti, comunità locale..) su specifici impatti riconducibili allorganizzazione previsione di normative più restrittive su certi aspetti

60 59 Es. di metodologia di valutazione diretti Per ogni aspetto ambientale si può valutare, attraverso check-list: RILEVANZA (benchmark esterni, limiti di legge, livello di reversibilità dellimpatto associato,...). E legata con la quantità e la pericolosità intrinseca dellaspetto, indipendentemente dalla sensibilità dei target. EFFICIENZA (esistenza di procedure gestionali, trend delle prestazioni, utilizzo delle migliori tecnologie, effettuazione di formazione ai dipendenti, comunicazione interna, capacità di controllo,...). E un parametro di valutazione relativo alla capacità dellorganizzazione di gestire laspetto ambientale.

61 60 Es. di metodologia di valutazione diretti SENSIBILITA (dimensione spaziale del fenomeno, lamentele esterne, criticità del territorio, indagini sulla percezione popolazione locale, …). Mira a valutare la vulnerabilità ambientale e la percezione sociale locale, affiancando ad una logica naturalistica (confronto con le criticità ambientali locali), una chiave di lettura antropica (confronto con ciò che è percepito come maggiormente critico) PROBABILITA DI ACCADIMENTO – può essere utilizzata come ponderazione per la valutazione delle situazioni di emergenza in quanto in queste, in analogia con lapproccio classico per la valutazione dei rischi industriali, la significatività può ritenersi espressa da una magnitudo dellevento (es. calcolo dellasse rilevanza ponendosi nelle condizioni di emergenza) moltiplicata per la sua probabilità di accadimento.

62 61 Es. di metodologia di valutazione diretti Check-list quali-quantitativa Punteggio Algoritmi di calcolo Punteggio in condizioni N, E, e RilevanzaSensibilitàEfficienzaFrequenza Confronto con i range di significatività

63 62 Es. di metodologia di valutazione diretti NOTA: La valutazione in condizioni anomale e di emergenza si applica soltanto agli aspetti ambientali identificati in tali fasi! …

64 63 La valutazione degli aspetti ambientali indiretti La valutazione di significatività degli aspetti ambientali indiretti si basa su due assi principali: valutazione gestionale e valutazione intrinseca. VALUTAZIONE GESTIONALE Potenziale controllo gestionale La valutazione gestionale si basa sul livello di controllo gestionale che può essere esercitato dallorganizzazione sullaspetto ambientale indiretto in questione. Le tre diverse modalità di interazione tra lazienda e i soggetti intermedi coinvolti nella gestione dellaspetto corrispondono a: alto: lorganizzazione può introdurre regole oppure effettuare sorveglianza, supervisione e verifica dellattività del soggetto intermedio e quindi dei relativi impatti ambientali medio: si basa sulla possibilità di intervenire o di incentivare che lorganizzazione ha nei confronti dellattività del soggetto intermedio basso: linfluenza che lorganizzazione esercita nei confronti del soggetto intermedio si limita soltanto alla informazione e sensibilizzazione.

65 64 La valutazione degli aspetti ambientali indiretti V ALUTAZIONE I NTRINSECA Si riferisce alla valutazione intrinseca dellaspetto ambientale in questione: in questo caso si possono identificare 3 sottocriteri. - Presenza di limite normativo. Questo criterio prevede lattribuzione di un valore in base alla presenza di un limite di legge o di vincoli gestionali stringenti riconducibili agli aspetti ambientali diretti originati dagli aspetti indiretti. - Numerosità degli aspetti ambientali diretti connessi. Questo criterio prevede lattribuzione di un valore di significatività proporzionale al numero degli aspetti diretti connessi alle attività dei soggetti intermedi coinvolti nella gestione dellaspetto indiretto. - Frequenza dellaspetto Tale criterio si basa sulla frequenza con cui si manifesta laspetto ambientale indiretto in questione.

66 65 La valutazione degli aspetti ambientali indiretti Dal valore emerso dalla media tra la valutazione gestionale e quella intrinseca, si dedurrà la significatività del singolo aspetto e si individuerà il soggetto intermedio su cui lazienda dovrebbe concentrare i propri sforzi per ridurre lintensità dellaspetto generato. Nel caso in cui gli aspetti risultino significativi lazienda valuta le misure più opportune da applicare, in termini di azioni gestionali (procedure per controllo preliminare, sorveglianza, …) e/o in termini di obiettivi di miglioramento allinterno del Programma Ambientale.

67 66 Relazione di sintesi della AAI Il rapporto di AAI sintetizza le evidenze emerse durante le precedenti fasi di analisi Il rapporto di AAI non è un documento pubblico, ma viene letto dal verificatore per valutare la correttezza delle analisi svolte Un buon rapporto di AAI è una ottima base di partenza per la redazione della Dichiarazione Ambientale …

68 67 La AAI agli occhi del verificatore Quando interviene il verificatore: Obiettivo della verifica è assicurarsi che il rapporto di analisi contenga tutti gli elementi necessari a rispondere ai requisiti della norma ISO e del Regolamento Emas. Viene analizzata la coerenza fra gli aspetti ambientali identificati e valutati e il conseguente sviluppo del sistema di gestione. Nelle verifiche molta importanza è data alla verifica della conformità normativa elemento essenziale per lottenimento della registrazione. Una volta garantita la conformità alle leggi, lo stato dei vari aspetti ambientali non influisce sullesito della verifica.

69 68 La AAI agli occhi del verificatore Elementi normativi o di gestione operativo che emergono con maggiore frequenza: In relazione al monitoraggio delle emissioni per lo stabilimento di XXX si rileva quanto segue (NC): o Nei certificati di analisi relativi al monitoraggio dellemissione E49 i limiti di riferimento riportati nella scheda riassuntiva risultano diversi da quelli riportati nellautorizzazione n°71 del 27/7/XX; inoltre in riferimento a quanto previsto al punto 11 dellAllegato A dellautorizzazione sopracitata, lazienda non ha evidenza che le emissioni E50 e E51 rispettano i valori limite indicati nellAllegato 3 della circolare IV.A/17539 del XX della Regione XXXX. o I certificati relativi alle analisi effettuate presso il camino dellimpianto essiccazione fanghi riportano un valore limite diverso da quello riportato nellordinanza sindacale n° 126 del 26/6/XX (150 mg/Nmcubo contro 20 mg/Nmcubo); inoltre in detta ordinanza è fissato un limite di portata ( Nmcubi/h) diverso da quello rilevato nelle analisi del Dicembre 20XX

70 69 La AAI agli occhi del verificatore In relazioni alle modifiche di processo effettuate, lazienda non ha effettuato alcuna comunicazione alle autorità competenti del mutato quadro delle emissioni esistenti in data successiva al 26/8/19XX (NC) In relazione alla gestione delle acque emunte, al momento della verifica non sono visibili tutte le concessioni originarie o intervenute, rilasciate a favore delle precedenti ragioni sociali In riferimento al serbatoio interrato utilizzato per trasferimento di olio combustibile, di volume pari a 50 mc, non è visibile alcun documento attestante la buona tenuta dello stesso e, per leffetto, tale da escludere uno stato di contaminazione del terreno, ovvero un pericolo concreto e attuale in tal senso, alla tregua dellart. 17, c. 2, D.lgs. n. 22/1997, e art. 4, c. 1, D.M. n. 471/1999 In riferimento allultimo report di analisi semestrali con allegato rapporto prova n. 221/XX del XX non risulta identificato il parametro temperatura sì come previsto ex nota 1, tab. 3, allegato V, D.lgs. n. 152/1999.

71 La conformità legislativa Le organizzazioni devono poter dimostrare di: aver identificato e conoscere le implicazioni di tutte le pertinenti normative ambientali provvedere ad essere conformi alla normativa ambientale aver predisposto procedure che consentano allorganizzazione di mantenere nel tempo questi requisiti 70

72 71 Il registro delle prescrizioni normative Riferimento normativo/ Provvedime nto attuativo Adempimenti amministrativi ed autorizzativi Resp onsa bilità Sca den za Riferime nti utili Luogo di archivia zione Note EMISSIONI IN ATMOSFERA DPR 203/88 Autorizz. art. 15 nuovi impianti RSGA = = Aut.n°32/0 1 Prov. LI SGA Arpat 12/09/02 (…)…. SCARICHI IDRICI D.Lgs.152/99 Indicazione leggi e regolamenti con i relativi provvedimenti attuativi e distinti per aspetto ambientale di riferimento Descrizione degli adempimenti cui sottostare definiti da quella legge Definizione dei soggetti responsabili per laggiornamento normativo e il monitoraggio Può essere utile ad uso interno: n° protocollo interno n° autorizzazione Data rilascio Ente competente Del documento originale (autorizzazione, testo di legge ) Si riferisce agli adempimenti amministrativi con i termini di rinnovo di autorizzazioni e concessioni Info aggiuntive

73 72 Indicatori e Registro degli aspetti ambientali E richiesto allAll.VII, punto 7.2: … aspetti ambientali…compilazione di un registro di quelli individuati come importanti Lobiettivo del Registro è permettere allorganizzazione di seguire nel tempo levoluzione degli impatti ambientali e rappresentare uno strumento essenziale per valutare il miglioramento continuo dellefficienza del SGA (prestazioni ambientali dellorganizzazione).

74 73 Registro degli aspetti ambientali Il Registro è opportuno che contenga: Aspetto considerato Attività, processo o prodotto cui è riconducibile Condizioni di funzionamento impianti (N, Ecc., Em.) Parametro oggetto di misura relativo allaspetto Unità di misura del parametro Dati ambientali negli anni di riferimento Variazione % negli anni Tipo di rilevazione del dato (misura, stima, calcolo) La fonte del dato Sistemi di monitoraggio

75 74 Dati e indicatori ambientali Gli indicatori devono: fornire una valutazione accurata delle prestazioni essere comprensibili e privi di ambiguità consentire un confronto intertemporale sulle prestazioni ambientali dellorganizzazione consentire confronti a livello settoriale, regionale, nazionale, ecc. consentire confronti con requisiti normativi

76 75 I principali indicatori di prestazione ambientale basati sulla comparazione con parametri esterni riguardano: · c onfronti temporali; · confronti con i limiti di legge; · confronti con benchmark esterni (ad es.: aziende concorrenti con performance eccellenti) · confronti con medie settoriali (ad es.: tratte dal rapporto ambientale di settore) confronti con gli obiettivi di miglioramento prefissati dalla stessa azienda.

77 76 TipologiaUnità di misura(esempi) Quantità di rifiuti totale annuaton/a Disaggregazioni per tipologia (in valore assoluto o in percentuale sul totale)ton/a - (%) Disaggregazioni per destinazione (in valore assoluto o in percentuale sul totale)ton/a - (%) Disaggregazioni per pericolosità (in valore assoluto o in percentuale sul totale)ton/a - (%) Quantità di rifiuti per unità di outputton/prod Quantità/percentuale recupero su rifiuti prodottikg/kg - (%) Quantità/percentuale materia recuperata su quantità utilizzatakg/kg - (%) Rifiuti prodotti su materiale acquistatokg/kg - (%)

78 77 Tipologia Unità di misura (esempi) Quantità di energia consumata totale annuakWh/a-J/a-tep/a Disaggregata per fonte di approvvigionamento (in valore assoluto o in percentuale sul totale)kWh/a - (%) Disaggregata per tipologia di fonte (rinnovabile o non rinnovabile)kWh/a - (%) Disaggregata per forma di utilizzo (es.: usi produttivi, riscaldamento, condizionamento, illuminazione)kWh/a - (%) Disaggregata per fase di processo/attività/repartokWh/a - (%) Quantità di energia consumata per unità di outputkWh/prod.

79 78 Obiettivi traguardi e programmi Obiettivo ambientale: fine ambientale complessivo, coerente con la politica ambientale, che unorganizzazione decide di perseguire. Traguardo ambientale: requisito di prestazione dettagliato, applicabile allintera organizzazione o ad una sua parte, derivante dagli obiettivi ambientali e che bisogna fissare e realizzare al fine di raggiungere tali obiettivi Prestazione ambientale: risultati misurabili della gestione dei propri aspetti ambientali da parte di unorganizzazione Nel contesto dei sistemi di gestione ambientale, i risultati possono essere misurati rispetto alla politica ambientale, agli obiettivi ambientali, ai traguardi ambientali e agli altri requisiti di prestazione ambientale dellorganizzazione. Nel processo di pianificazione, lorganizzazione definisce gli obiettivi e i traguardi per soddisfare gli impegni di politica ambientale stabiliti e conseguire una base sistematica per migliorare la prestazione ambientale in alcune aree.

80 79 Programma/i per raggiungere obiettivi e traguardi Lorganizzazione deve elaborare un programma per il conseguimento dei propri obiettivi e traguardi ambientali. Tale programma deve coprire ruoli, responsabilità, processi, risorse, tempi, priorità e azioni necessarie per conseguire gli obiettivi e i traguardi ambientali. Dovrebbero essere stabiliti degli indicatori misurabili della prestazione ambientale, obiettivi, verificabili e riproducibili esempio….

81 80 REQUISITI Definizione e documentazione dei compiti, delle responsabilità e delle autorità per tutto il personale coinvolto nella gestione ambientale Risorse, ruoli, responsabilità e autorità LAlta Direzione deve assegnare uno o più rappresentanti o funzioni con sufficiente autorità, consapevolezza, competenza e risorse per: Assicurare che il SGA sia stabilito, attuato e mantenuto attivo a tutti i livelli applicabili dallorganizzazione e Riferire allAlta Direzione le prestazioni del SGA e le sue opportunità di miglioramento

82 Competenza, formazione e consapevolezza Lorganizzazione deve assicurare che qualsiasi persona che esegua, per lorganizzazione stessa o per conto di essa, compiti che possono causare uno o più impatti ambientali significativi identificati dall'organizzazione, abbia acquisito la competenza necessaria mediante appropriata istruzione, formazione o esperienza e deve conservarne le relative registrazioni.

83 Comunicazione Lorganizzazione deve, in relazione ai propri aspetti ambientali ed al proprio sistema di gestione ambientale, stabilire, attuare e mantenere attive una o più procedure per: a) assicurare la comunicazione interna fra i differenti livelli e le diverse funzioni dellorganizzazione ; b) ricevere, documentare e rispondere alle richieste pertinenti provenienti dalle parti interessate esterne. Lorganizzazione deve decidere se comunicare allesterno riguardo ai propri aspetti ambientali significativi e deve documentare la propria decisione. Se lorganizzazione decide di comunicare allesterno, essa deve stabilire ed attuare uno o più metodi di comunicazione esterna.

84 83 Esempio: strumento di comunicazione interna Il Modulo di Segnalazione, è lo strumento per mezzo del quale tutti i dipendenti possono segnalare al loro diretto superiore o direttamente a RSGA le situazioni che possono determinare un impatto ambientale o contribuire con i loro suggerimenti alla risoluzione di problematiche ambientali.

85 84 Comunicazione esterna Lorganizzazione deve decidere se comunicare allesterno riguardo ai propri aspetti ambientali significativi e deve documentare la propria decisione. Se lorganizzazione decide di comunicare allesterno, essa deve stabilire ed attuare uno o più metodi di comunicazione esterna. I metodi di comunicazione esterna possono essere di diverso tipo: discussioni informali, giornate a porte aperte, gruppi di interesse, dialogo con le comunità locali, partecipazione ad eventi locali, siti web e posta elettronica, comunicati stampa, pubblicità, rapporti annuali, ecc.

86 Documentazione La documentazione del sistema di gestione ambientale deve comprendere: a) la politica ambientale, gli obiettivi e i traguardi; b) la descrizione del campo di applicazione del sistema di gestione ambientale; c) la descrizione dei principali elementi del sistema di gestione ambientale e delle loro interazioni, nonchè il riferimento ai documenti correlati; d) i documenti, comprese le registrazioni, richiesti dalla presente norma internazionale; e) i documenti, comprese le registrazioni, che lorganizzazione ritiene necessari per assicurare una pianificazione, un funzionamento ed un controllo efficaci dei processi relativi ai propri aspetti ambientali significativi.

87 86 Il sistema documentale del SGA

88 87 I documenti richiesti dal sistema di gestione ambientale e dalla presente norma internazionale devono essere tenuti sotto controllo. Le registrazioni sono documenti di tipo particolare e devono essere tenute sotto controllo in conformità ai requisiti indicati nel punto Controllo dei documenti

89 88 Lorganizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attive una o più procedure per: a) approvare i documenti ai fini della loro adeguatezza prima dell'emissione; b) riesaminare e, qualora necessario, aggiornare e riapprovare i documenti; c) assicurare che le modifiche e lo stato di revisione corrente dei documenti siano identificati; d) assicurare che le edizioni appropriate dei documenti applicabili siano disponibili in tutti i luoghi d'uso; e) assicurare che i documenti rimangano leggibili e facilmente identificabili ; f) assicurare che i documenti di origine esterna, che l'organizzazione ritiene necessari per la pianificazione e il funzionamento del sistema di gestione ambientale, siano identificati e che la loro distribuzione sia tenuta sotto controllo; g) impedire l'uso involontario di documenti obsoleti e applicare ad essi un'adeguata identificazione se per una qualsiasi ragione vengono conservati Controllo dei documenti

90 89 Lorganizzazione deve identificare e pianificare le operazioni che sono associate agli aspetti ambientali significativi identificati, in conformità alla propria politica ambientale, ai propri obiettivi e ai propri traguardi, al fine di assicurare che siano condotte nelle condizioni specificate: a) stabilendo, attuando e mantenendo attive una o più procedure documentate per tenere sotto controllo situazioni in cui lassenza di procedure documentate potrebbe portare a difformità rispetto alla politica ambientale, agli obiettivi e ai traguardi; b) elaborando, nella/e procedura/e, i criteri operativi ; c) stabilendo, attuando e mantenendo attive le procedure concernenti gli aspetti ambientali significativi identificati dei beni e dei servizi utilizzati dallorganizzazione e comunicando ai fornitori, compresi gli appaltatori, le procedure e i requisiti ad essi applicabili Controllo operativo

91 90 Controllo operativo I controlli operativi servono a: –gestire gli aspetti ambientali significativi –assicurare il rispetto delle prescrizioni legali applicabili e delle altre prescrizioni –conseguire gli obiettivi e i traguardi e assicurare la coerenza con la propria politica ambientale –evitare o ridurre al minimo i rischi ambientali I controlli operativi possono assumere diverse forma, quali procedure, istruzioni di lavoro, controlli fisici, ecc. Al momento di decidere sulladeguatezza delle procedure è necessario tenere presente le dimensioni e la complessità delloperazione, la natura degli impatti ambientali associati alloperazione stessa e la competenza degli operatori incaricati di svolgerla. Semplici diagrammi, schemi e matrici possono rappresentare la soluzione più efficace

92 91 Lorganizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attive una o più procedure per individuare le potenziali situazioni di emergenza e i potenziali incidenti che possono avere un impatto sullambiente e le modalità di risposta ad essi. Lorganizzazione deve rispondere alle situazioni di emergenza e agli incidenti reali e prevenire o mitigare gli impatti ambientali negativi ad essi associati Preparazione e risposta alla emergenze

93 92 Lorganizzazione deve periodicamente riesaminare e, allorché necessario, revisionare le sue procedure di preparazione e risposta alle emergenze, in particolare dopo che si sono verificati incidenti o situazioni di emergenza. Lorganizzazione deve inoltre sottoporre periodicamente a prova queste procedure, ove possibile Preparazione e risposta alla emergenze

94 CORSO PER AUDITOR AMBIENTALE INTERNO ISO Pomeriggio Santa Croce sullArno, 15 Giugno 2010 Renato Cascino

95 Requisiti generali 4.2 Politica Ambientale 4.3 Pianificazione 4.4 Attuazione e funzionamento 4.5 Verifica Sorveglianza e misurazione Valutazione del rispetto delle prescrizioni Non conformità, azioni correttive e azioni preventive Controllo delle registrazioni Audit interno 4.6 Riesame della direzione 4. REQUISITI DEL SGA

96 95 Lorganizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attive una o più procedure per sorvegliare e misurare, regolarmente, le principali caratteristiche delle proprie operazioni che possono avere un impatto ambientale significativo. La/e procedura/e deve/devono comprendere la documentazione delle informazioni che consentono di sorvegliare landamento delle prestazioni, dei controlli operativi applicabili e della conformità agli obiettivi e ai traguardi ambientali dellorganizzazione. Lorganizzazione deve assicurare che sia utilizzata, e sottoposta a manutenzione, attrezzatura di sorveglianza e misurazione tarata o verificata e deve conservarne le relative registrazioni Sorveglianza e misurazione

97 Coerentemente con il proprio impegno al rispetto delle prescrizioni, lorganizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attive una o più procedure per la valutazione periodica del rispetto delle prescrizioni legali applicabili. Lorganizzazione deve conservare le registrazioni dei risultati delle valutazioni periodiche. La ISO14001 prevede che lorganizzazione sia capace di garantire che la conformità ai requisiti normativi vigenti e applicabili sia periodicamente oggetto di verifica da parte della stessa organizzazione Valutazione del rispetto delle prescrizioni

98 97 Lorganizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attive una o più procedure per trattare le non conformità reali o potenziali e per intraprendere azioni correttive e azioni preventive Non conformità, azioni correttive e azioni preventive Non conformità: mancato soddisfacimento di un requisito. Azione correttiva: azione tesa ad eliminare la causa di una non conformità rilevata. Azione preventiva: azione tese ad eliminare la causa di una non conformità potenziale

99 98 La/e procedura/e deve/devono definire i requisiti per: a) identificare e correggere le non conformità e intraprendere azioni per mitigare i relativi impatti ambientali; b) esaminare le non conformità, determinarne la/e causa/e e intraprendere azioni al fine di impedirne il ripetersi; c) valutare la necessità di azioni tese a prevenire le non conformità ed attuare le azioni appropriate identificate per impedirne il ripetersi; d) registrare i risultati delle azioni correttive e delle azioni preventive intraprese; e) riesaminare lefficacia delle azioni correttive e delle azioni preventive intraprese. Le azioni intraprese devono essere adeguate allimportanza dei problemi e agli impatti ambientali fronteggiati. Lorganizzazione deve assicurare che alla documentazione del sistema di gestione ambientale siano apportate tutte le modifiche necessarie Non conformità, azioni correttive e azioni preventive

100 99 Non Conformità, azioni correttive/preventive Es. di Non Conformità: mancato rispetto delle prescrizioni legislative difetti o rotture di apparecchiature o di impianti; situazioni di emergenza causa di impatti ambientali; inadeguatezza o incompletezza delle procedure o istruzioni operative; errata definizione di ruoli, compiti o responsabilità; non corretta o completa attuazione delle procedure e delle istruzioni operative; mancato o non corretto uso della modulistica prevista dalle procedure e dalle istruzioni; mancata registrazione e archiviazione della documentazione di sistema;

101 100 Fasi operative per la gestione di NC/AC Identificazione della non conformità Definizione trattamento Registrazione della non conformità Analisi delle cause Definizione azione correttiva Pianificazione, attuazione, verifica e revisione dellazione correttiva.

102 101 1) Non conformità critiche : Sono le deviazioni che possono causare un rischio reale ed immediato per lambiente e che costituiscono gravissime inadempienze alle normative vigenti, alle procedure aziendali e alla politica ambientale dellazienda. Devono essere risolte immediatamente, a meno che la loro risoluzione non richieda oggettivamente un tempo maggiore. In particolare le NC sono da considerarsi critiche nei seguenti casi: Mancato rispetto delle prescrizioni legislative; Situazioni in disaccordo con i principi enunciati nella politica ambientale dellazienda; Verificarsi di eventi accidentali, Superamento dei limiti e delle soglie dattenzione relativi ai parametri ambientali. Esempio classificazione di NC segue…

103 102 2) Non conformità maggiori : Sono gravi inadempienze rispetto a quanto previsto dal SGA e rispetto alle procedure aziendali, ma non rappresentano un rischio reale ed immediato per lambiente; il tempo concesso per la loro risoluzione deve essere breve, compatibilmente con le oggettive possibilità. In particolare le NC sono da considerarsi maggiori nei seguenti casi: Non raggiungimento degli obiettivi di miglioramento; Assenza di una procedura richiesta dal SGA; Rilevazione di reclami provenienti da più parti e aventi per oggetto lo stesso aspetto; Rilevazione di numerose non conformità lievi correlate tra loro. Esempio classificazione di NC

104 103 3) Non conformità minori : sono quelle deviazioni che pur non comportando rischi per lambiente o inadempienze rispetto alle normative e procedure aziendali, devono essere corrette. Normalmente la loro risoluzione è richiesta entro lispezione successiva. In particolare le NC sono da considerarsi minori nei seguenti casi: Inadeguatezza o incompletezza delle procedure del SGA; Non corretta attuazione delle procedure gestionali od operative; Mancata o non corretta registrazione e archiviazione della documentazione del SGA. Sono previste anche le Osservazioni, ovvero rilievi su piccole imperfezioni (ad es. relative ad aspetti documentali) che non necessitano di formalizzazione attraversi i Rapporti di non conformità e la cui risoluzione è verificata nel successivo audit interno riguardante larea in questione. Esempio classificazione di NC

105 Controllo delle registrazioni Lorganizzazione deve stabilire e mantenere attive le registrazioni necessarie a dimostrare la conformità ai requisiti del proprio sistema di gestione ambientale e della presente norma internazionale, e i risultati ottenuti. Lorganizzazione deve stabilire, attuare e mantenere attive una o più procedure per lidentificazione, l'archiviazione, la protezione, la reperibilità, la conservazione e leliminazione delle registrazioni. Le registrazioni devono essere leggibili, identificabili e rintracciabili e devono restare tali.

106 105 Esempio di documenti e registrazioni di sistema

107 Audit interno (1/2) Lorganizzazione deve assicurare che siano condotti audit interni del sistema di gestione ambientale a intervalli pianificati, al fine di: a) determinare se il sistema di gestione ambientale: 1) è conforme a quanto è stato pianificato per la gestione ambientale, compresi i requisiti della presente norma internazionale; 2) è stato correttamente attuato ed è mantenuto attivo; b) fornire alla direzione informazioni sui risultati degli audit. Audit interno: processo sistematico, indipendente e documentato atto ad ottenere le evidenze di audit e valutarle in maniera oggettiva, per determinate in che misura i criteri di audit del sistema di gestione ambientale stabiliti dallorganizzazione siano rispettati. Auditor: persona che ha la competenza per effettuare un audit

108 107 Uno o più programmi di audit devono essere pianificati, stabiliti, attuati e mantenuti attivi dallorganizzazione, tenendo in considerazione limportanza ambientale della/e operazione/i esaminata/e e i risultati degli audit precedenti. Devono essere stabilite, attuate e mantenute attive una o più procedure di audit che indichino: – le responsabilità e i requisiti per pianificare e condurre gli audit, per riportarne i risultati e per conservarne le relative registrazioni; – la determinazione dei criteri, del campo di applicazione, della frequenza e della metodologia degli audit. La selezione degli auditor e la conduzione degli audit deve assicurare l'obiettività e l'imparzialità del processo di audit Audit interno (2/2)

109 Requisiti generali 4.2 Politica Ambientale 4.3 Pianificazione 4.4 Attuazione e funzionamento 4.5 Verifica 4.6 Riesame della direzione 4. REQUISITI DEL SGA

110 109 Lalta direzione deve riesaminare il sistema di gestione ambientale dellorganizzazione, ad intervalli pianificati, per assicurare che esso continui ad essere idoneo, adeguato ed efficace. I riesami devono comprendere la valutazione delle opportunità di miglioramento e la necessità di apportare modifiche al sistema di gestione ambientale, compresi politica, obiettivi e traguardi ambientali. Le registrazioni dei riesami della direzione devono essere conservate. 4.6 Riesame della Direzione (1/2)

111 110 Gli elementi in ingresso per i riesami della direzione devono comprendere: a) i risultati degli audit interni e delle valutazioni sul rispetto delle prescrizioni legali e delle altre prescrizioni che lorganizzazione sottoscrive; b) le comunicazioni provenienti dalle parti interessate esterne, compresi i reclami; c) la prestazione ambientale dellorganizzazione; d) il grado di raggiungimento degli obiettivi e dei traguardi; e) lo stato delle azioni correttive e preventive; f) lo stato di avanzamento delle azioni previste dai precedenti riesami della direzione; g) il cambiamento di situazioni circostanti, comprese le evoluzioni delle prescrizioni legali e delle altre prescrizioni relative ai propri aspetti ambientali; h) le raccomandazioni per il miglioramento. 4.6 Riesame della Direzione (2/2)

112 111 Gli elementi in uscita dal riesame della direzione devono comprendere tutte le decisioni e le azioni relative a possibili modifiche alla politica ambientale, agli obiettivi e ai traguardi e ad altri elementi del sistema di gestione ambientale, coerentemente con l'impegno al miglioramento continuo. 4.6 Riesame della Direzione (2/2)

113 112 Esempio: indice rapporto di riesame 1.Analisi dello stato di avanzamento delle azioni previste dai precedenti riesami della direzione. 2.Sintesi dei risultati derivanti dallattuazione del Piano di Audit 2009, e presentazione e approvazione del piano di audit Analisi dello stato delle azioni correttive e delle azioni preventive. 4.Grado di Raggiungimento degli obiettivi e dei traguardi. Stato di avanzamento del Piano di Miglioramento Ambientale 5.Analisi delle Prestazioni Ambientali 6.Cambiamenti di situazioni circostanti, comprese le evoluzioni delle prescrizioni legali e delle altre prescrizioni relative ai propri aspetti ambientali e ripercussioni dei cambiamenti nel SGA 7.Comunicazioni provenienti dalle parti interessate esterne, compresi i reclami e decisioni in merito a comunicazione verso lesterno riguardo ai propri aspetti ambientali significativi. 8.Varie ed eventuali

114 113 TEST DI VERIFICA DELLAPPRENDIMENTO IN MERITO AI CONTENUTI DELLA NORMA ISO 14001

115 114 LE TECNICHE DI AUDIT Definizione di audit: Processo sistematico, indipendente e documentato di verifica per ottenere evidenze (fatti, registrazioni, informazioni) e per valutare con obiettività al fine di stabilire in quale misura i criteri di riferimento (politiche, procedure, requisiti, etc) sono stati soddisfatti.

116 115 Tipologie di audit Altra classificazione : Prima parte: audit interno, quello che lorganizzazione esegue per valutare le proprie attività e prestazioni; Seconda parte: quando unorganizzazione effettua la stessa valutazione presso terzi, fornitori di prodotti o di servizi (esterno); Terza parte: laudit effettuato da terzi (ente certificatore, organizzazione o autorità) per valutare la conformità con specifiche richieste (esterno).

117 116 Motivazioni della diffusione crescente pressione e articolazione della normativa da rispettare necessità di ottenere pareri indipendenti sulle prestazioni dellazienda (certificazione, interesse di finanziatori/assicurazioni) aumento della sensibilità delle parti sociali (audit come strumento di creazione di consenso) necessità di razionalizzare e riprogrammare le attività aziendali (visibilità del vertice)

118 117 incrementare il coinvolgimento e la maturazione culturale di tutto il personale fornire una base informativa per la valutazione della completezza e delladeguatezza degli strumenti gestionali adottati facilitare il confronto e la circolazione di informazioni tra i siti (per imprese multisito) Opportunità

119 118 Lattività di auditing: indicazioni per le PMI Effettuato da personale interno: –vantaggi (crescita culturale, padronanza dei processi, costi,…) –svantaggi (scarsa indipendenza, risorse umane dedicate, rapporto con i colleghi,…) Effettuato da personale esterno: –vantaggi (professionalità, indipendenza, esperienza) –svantaggi (costo, accettazione da parte del personale)

120 119 Riferimenti UNI EN ISO – Linee guida per gli audit dei sistemi di gestione per la qualità e/o di gestione ambientale OBIETTIVI : –Guida ai principi di audit –Gestione dei piani e programmi di audit –Linee guida QA conduzione audit –Rafforzamento integrazione attività –Definizione competenze auditor –Ribadisce ruolo chiave dell auditing

121 120 Principi dellattività di audit Indipendenza: laudit è imparziale e le sue conclusioni obiettive Approccio basato sullevidenza: le conclusioni si basano su evidenze verificabili Comportamento etico: fiducia, integrità, riservatezza. Presentazione imparziale: risultanze e conclusioni riportate fedelmente e accuratamente Adeguata professionalità: possesso delle adeguate competenze

122 121 Fasi esecutive Gestione dei Programmi (Capitolo 5) Attività di Audit (Capitolo 6) –Attività preliminari e Inizio dellaudit –Conduzione riesame documentale –Preparazione –Svolgimento dellaudit (compresa chiusura) –Reporting –Completamento attività –Azioni successive ( follow-up )

123 122 Attività preliminari Definizione obiettivi Costituzione del gruppo Presa di contatto con lorganizzazione /area oggetto dellaudit Ricerca della complementarietà nei componenti del gruppo, in modo da assicurare ladeguata competenza per le attività da svolgere (qualifica) e in tutti gli ambiti (es.: per audit integrati) Valutazione della necessità di integrazione delle competenze (esperti) Il Definizione del campo di audit, come estensione e limiti di interesse per il gruppo di auditor: –localizzazioni fisiche; –unità organizzative; –attività e processi da sottoporre ad audit; –periodo di tempo interessato dallaudit.

124 123 Verifica della sussistenza degli elementi in grado di poter consentire la sua effettuazione, prendendo in esame fattori quali: -informazioni sufficienti e appropriate per poter fare il piano di audit -Adeguata collaborazione da parte dellorganizzazione -Tempo e risorse sufficienti a realizzarlo Fattibilità dellaudit

125 124 Deve essere stabilito del responsabile del Gruppo di audit formalmente o informalmente al fine di: -stabilire canali di comunicazione -Fornire informazioni su tempistica e composizione del gruppo di verifica -Richiedere accesso ai documenti -Prendere accordi logistico-organizzativi Contatto iniziale

126 125 Attività preliminari Le Figure dell auditing – Responsabile del gruppo di audit : persona qualificata per dirigere e condurre un audit – Auditor : persona che ha la competenza per effettuare un audit; – Esperto tecnico : persona che fornisce conoscenze o competenza specifiche al gruppo di audit. n° 1 Responsabile del Gruppo di Audit 1 o più Auditor 1 o più Esperti tecnici 1 o più Osservatori

127 126 Competenza auditor (segue) Competenze personali –Etica –Apertura mentale –Diplomazia –Rispetto –Perspicacia –Versatilità –Tenacia –Decisione Conoscenze professionali –Principi di auditing, procedure e tecniche –Sistemi di gestione –Situazioni organizzative –Leggi, regolamenti ed altri requisiti

128 127 Requisiti specifici per lauditor Conoscenze e competenze di team leader –pianificare, rappresentare, organizzare –dirigere e condurre il team –prevenire e risolvere conflitti –preparare e completare il rapporto Conoscenze specifiche per QMS Conoscenze specifiche per EMS

129 128 Percorso e sviluppo formativo Sono indicate precise caratteristiche di riferimento: –Formazione scolastica –Esperienza lavorativa –Competenza nei sistemi di gestione –Formazione in auditing –Esperienza in auditing –Mantenimento e sviluppo delle competenze –Valutazione continuativa Ma in conclusione: –La norma lascia alle organizzazioni la libertà di definire con precisione le caratteristiche degli auditor, in base alle esigenze, rifacendosi agli indirizzi elencati in precedenza –Tali caratteristiche debbono essere definite in procedure scritte.

130 129 Gruppo di audit: mantenimento della qualifica La norma prevede la necessità di valutare le prestazioni degli auditor con : Criteri quantitativi (anni di lavoro, audit eseguiti, ore di formazione) Criteri qualitativi (dimostrare caratteristiche adeguate durante la formazione e/o lesecuzione) Le valutazioni sono utilizzate dal Responsabile del Programma di Audit per aggiornare lelenco degli auditor.

131 130 Formazione ed esperienze Allinterno della sono riportati diversi livelli di istruzione consigliati per lauditor che conduce audit di certificazione o simili: Istruzione: secondaria Esperienza di lavoro complessiva: 5 anni (1 anno se si è seguito un corso di formazione appropriato dopo istruzione secondaria Esperienza nel campo della gestione ambientale: almeno 2 anni dei 5 precedenti Formazione ed addestramento sullaudit: 40 ore di formazione sullaudit Esperienze di audit: 4 audit completi per un totale di almeno 20 giorni effettuati come auditor in addestramento eseguiti negli ultimi 3 anni

132 131 Auditing - Esame documentale preliminare Scopi: –Prendere conoscenza delle attività per indirizzare le attività di verifica –Valutare la corretta impostazione di massima della parte documentale –Individuare le registrazioni di interesse da visionare successivamente Azioni: –Raccolta ed esame preliminare della documentazione di interesse, come: manuale del sistema, obiettivi e programmi informazioni generali riguardanti il processo leggi e regolamenti applicabili definizione di competenze e responsabilità

133 132 Auditing – Preparazione Piano Predisposto dal Responsabile del Gruppo di Audit, indica: –Data –Ora e durata –Area oggetto dellAudit –Auditor coinvolti –Personale a disposizione –Documenti di riferimento Il piano dellaudit deve essere inviato in anticipo per assicurare la disponibilità del personale da coinvolgere nelle verifiche nei tempi e nei luoghi previsti

134 133 Auditing – Documentazione di supporto Scopi: –organizzare preventivamente leffettuazione dellattività di verifica –aiutare la memoria del verificatore durante leffettuazione della verifica –facilitare le annotazioni per la successiva stesura del rapporto.

135 134 Azioni: – check list - elenco di requisiti da soddisfare in ciascun ambito – questionari - serie di domande da porre agli intervistati – protocolli - serie di azioni da compiere nellambito della verifica Auditing – Documentazione di supporto

136 135 Preparazione di una check list La check list riporta, in forma di domande chiuse, tutti i requisiti di una norma, di una procedura o di una istruzione. Rif. 2.1 DomandasinoOsserv. E stato predisposto il Piano annuale di formazione?

137 136 Sulla base delle modalità descritte nella documentazione di riferimento, preparare le domande da porre agli intervistati, per poi verificare la correttezza delle risposte Es: In che modo si procede in caso di sversamenti accidentali di carburante? Preparazione di un questionario

138 137 Es.: EMISSIONI IN ATMOSFERA a) esaminare tutte le domande di autorizzazione in modo da verificare la corrispondenza tra i dati e lattuale situazione operativa b) verificare che le domande sono state sottoscritte da persone autorizzate e intitolate a effettuare tali operazioni; c) confermare che tutte le sorgenti di emissione sopra identificate siano coperte da adeguati permessi e registrazioni; d) verificare ladeguatezza globale del sistema in uso per assicurare la corretta gestione del sistema autorizzativo secondo modi e tempi in linea con le richieste legislative applicabili. Preparazione di un protocollo

139 138 Auditing - Lo svolgimento Riunione di apertura del Gruppo di audit con la Direzione e i responsabili delle aree sottoposte a verifica, al fine di: –confermare obiettivi, modalità e tempi della verifica da effettuare –Offrire lopportunità di apportare eventuali modifiche al Piano per esigenze specifiche Raccolta delle evidenze Elaborazione delle risultanze Riunione di chiusura

140 139 Raccolta delle evidenze Esami a campione Per esaminare dati, documenti, quando non è possibile esaminarli tutti. Giudiziale Probabilistico –Casuale –A blocchi –A strati –A intervalli

141 140 Metodi di campionamento Casuale: identifica campione in modo che ogni elemento abbia uguali probabilità di essere selezionato A blocchi: prende in esame solo gli elementi che corrispondono ad una definizione (ordine alfabetico: tutti quelli che iniziano con O, ordine numerico: tutti quelli che vanno da 11 a 20). A strati richiede di classificare la popolazione per categorie (es. basso e alto volume, basso e alto rischio, basso e alto controllo). A intervalli: è basato sulla scelta casuale del primo elemento della serie e individua i successivi in funzione di un prefissato intervallo.

142 141 Auditing - Raccolta delle evidenze Durante le attività di audit: interviste con il personale esame dei documenti: procedure, istruzioni, registrazioni osservazioni di attività e di situazioni E anche mediante: lutilizzo dei questionari la compilazione delle check list lo svolgimento delle verifiche da protocollo Nota Bene Tenere conto dei risultati delle verifiche precedenti.

143 142 Auditing – Tipologie di evidenze evidenze fisiche - da osservazioni dirette compiute dai valutatori (es.: disordine, sversamenti, rotture,...) evidenze documentali - emergono dallanalisi della documentazione aziendale (es.. incoerenza tra la descrizione di una attività e la realtà operativa,...) evidenze conoscitive - emergono dalle interviste e dalla verifica delle conoscenze e dei significati operativi o di sistema (inadeguatezza di un indicatore utilizzato, scarso livello di condivisione della Politica,...)

144 143 Auditing - Interviste al personale Riepilogare lo scopo dellAudit e quindi dellintervista Mettere a proprio agio linterlocutore Spiegare sempre le ragioni dellintervista e i motivi delle annotazioni Porre domande chiare, pertinenti, efficaci, possibilmente non chiuse Evitare le domande influenzanti, cioè quelle che guidano la risposta Rispettare una sequenza logica nelle domande Evitare distrazioni o digressioni troppo frequenti Ridurre al minimo lespressione di propri pareri o di valutazioni personali Al termine dellintervista riassumere brevemente i risultati Ringraziare sempre per la partecipazione e la collaborazione

145 144 Auditing - Esame dei documenti Lauditor si muove al fine di trovare evidenze di: verifica delladeguatezza e della completezza ricerca di risultati dellapplicazione sistematica dimostrazione del costante aggiornamento segni dellaccessibilità, della conoscenza e della comprensione da parte dei livelli operativi coinvolti verifica della modalità di gestione di tutte le registrazioni

146 145 Auditing – Consigli pratici La raccolta delle evidenze costituisce lattività fondamentale e decisiva dellintero procedimento di audit. E allora importante ricordarsi di: Attraverso lesame documentale, organizzare le priorità di verifica Prevedere il tempo necessario per leffettuazione Andare sempre a fondo nelle questioni Riassumere spesso quanto si è inteso o capito Non trarre conclusioni affrettate Non generalizzare Cogliere con chiarezza ogni spunto positivo Sottolineare limportanza dei contributi ricevuti Creare sempre un clima sereno e di massima collaborazione

147 146 Auditing – Classificazione dei risultati Sono spesso utilizzati livelli diversi di rilevanza: Non conformità : mancato soddisfacimento di un requisito rilevante (per il funzionamento del sistema) – Non conformità gravi: mancata considerazione di un paragrafo della norma; persistente violazione di norma/legge, rilevazione di numerose NC lievi correlate fra loro – Non conformità lievi: evento accidentale isolato, violazione di norma sporadica con informazione delle autorità e gestione comune delle azioni correttive Osservazione : necessità di rafforzamento di un requisito soddisfatto, ma debole Suggerimento (o raccomandazione) : opinione dellauditor finalizzata al miglioramento

148 147 Auditing - Riunione di chiusura La riunione di chiusura avvia la conclusione dei lavori poiché permette di: –Presentare risultanze e conclusioni dellaudit –Condividerne i contenuti –Discutere eventuali divergenze

149 148 Auditing - Reporting Il Rapporto di audit è il documento sottoscritto dal Responsabile del gruppo di audit e dalla Direzione che riassume il lavoro compiuto: –Gruppo di Auditor, Aree e funzioni coinvolte –Date di esecuzione e di campo di audit –Lista di distribuzione e Sommario del processo di Audit –Conclusioni e risultati raccolti raggiunte Esso costituisce memoria di Sistema in quanto: –Permette la pianificazione delle attività successive –Costituisce nel tempo lesperienza di riferimento –E strumento di continuità di gestione

150 149 I risultati possono esprimere sia punti di debolezza, sia punti di forza del sistema. E importante che le evidenze riportate nel Rapporto di Audit siano chiare e circostanziate. In particolare: –Non trarre conclusioni non sostanziate –Definire con chiarezza ed esattezza la natura e la dimensione dei problemi –Evitare le generalità –Non trarre conclusioni di natura legale –Evitare linguaggi estremi –Utilizzare termini conosciuti –Non mettere a fuoco critiche su persone o su loro errori –Evitare messaggi contraddittori –Evitare espressioni indirette Auditing – Scrittura delle evidenze

151 150 Auditing – Scrittura delle evidenze TITOLO Sintesi dellargomento dellevidenza Es.1: Piano delle ispezioni periodiche Es.2: Schede di sicurezza delle sostanze chimiche TESTO Riconoscimento dellesistente Es.1: Il piano delle ispezioni periodiche in uso presso lUnità Operativa Es.2: Le SDS utilizzate ed archiviate per la classificazione delle sostanze chimiche presenti in azienda Identificazione elemento di forza o di debolezza Es.1: risulta incompleto riguardo ai monitoraggi sulle emissioni in atmosfera. Es.2: non vengono archiviate secondo le modalità previste dal sistema Oggettivazione dellevidenza Es.1: come rilevato in 2 punti di emissione su 10 totali Es.2: come riscontrato nellanalisi di 5 su 20 schede Indicazione eventuali riferimenti Es.1: PGA 08, Rif Autorizzazione Es.2:PGS 2 p. 7.2

152 151 ESERCITAZIONE PRATICA: 2. Scrittura delle evidenze

153 152 FINE


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