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Qualità e biblioteche Francesco Favotto Università di Padova Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre.

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Presentazione sul tema: "Qualità e biblioteche Francesco Favotto Università di Padova Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre."— Transcript della presentazione:

1 Qualità e biblioteche Francesco Favotto Università di Padova Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002

2 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Le tesi di Belluno (Ottobre 2002) 1.La soglia dimensionale 2.Limparare tra biblioteche 3.La qualità allinterno della strategia 4.La qualità non si compera 5.La qualità non può essere imposta o calata dallalto 6.Più qualità relativa che qualità assoluta e definitiva 7.La qualità nei gruppi di biblioteche e di bibliotecari 8.Le politiche di miglioramento nei gruppi 9.Le strumentazioni per la qualità sono molteplici 10.Il ruolo attivo della regione

3 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Ricerca DSE – AIB Regione Veneto Innescare un processo virtuoso orientato al miglioramento della Qualità nelle biblioteche e nel sistema bibliotecario Veneto

4 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Le idee guida la biblioteca anche come azienda di servizi la qualità come opportunità gestionale e organizzativa il sistema informativo come strumento di supporto per le decisioni a livello di biblioteca e di sistema bibliotecario gli indicatori come elemento fondamentale di un sistema informativo e gestionale

5 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 La chiave interpretativa: la teoria del ciclo di vita e gli stili di management 1.La teoria del ciclo di vita 2.Gli stili di management –orientamento alla produzione centralità dei processi di produzione ed erogazione del servizio nella prospettiva della efficienza produttiva –orientamento al mercato sensibilità alle richieste provenienti dai clienti - utenti nella logica dellefficacia nei risultati raggiunti –orientamento alla qualità attenzione alle risorse utilizzabili per innovazioni di prodotto e di processo

6 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Il team Francesco Favotto Saverio Bozzolan Federica Ricceri Sandra Toniolo Fabrizio Cerbioni Claudio Donzi Fabrizio Marella Sonia Barison Giorgio Lotto Paolo Pezzolo Chiara Rabitti Fausto Rosa

7 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Area produzione (orientamento ai processi interni) Dati di base –Numero addetti per qualifica professionale per titolo di studio per tipologia di attività –Patrimonio stock flusso monografie periodici correnti audiovisivi –Spazi m 2 di superficie totale del servizio biblioteca m 2 sedi o depositi staccati –Attrezzature informatiche –PC –server tecnologiche –impianti audiovisivi –attrezzature per presentazione –sala conferenze –Spese di gestione acquisto documenti abbonamenti attrezzature arredi materiali e servizi correnti per progetti particolari –Software tipo e data dinizio uso

8 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Area produzione (orientamento ai processi interni) Efficienza organizzativa –Documenti accessionati per anno / addetti dedicati –Documenti collocati per anno / addetti dedicati –Totale prestiti gestiti per anno / addetti dedicati –Tempo medio tra lordinazione e la messa a disposizione di un documento –Documenti catalogati in automazione / totale documenti catalogati –Costi di funzionamento dei servizi sul patrimonio (spese generali di gestione + (costi del personale dedicato x % degli addetti o FTE delladdetto impegnato)) / totale documenti accessionati durante lanno –Costi di funzionamento della movimentazione patrimonio (spese generali di gestione + (costi del personale dedicato x % degli addetti o FTE delladdetto impegnato)) / numero dei documenti prestati durante lanno

9 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Area servizi al cliente (orientamento al mercato) lStruttura dei servizi: dati di base –Ore di apertura settimanali –Servizi attivati »informazioni sui servizi lcartacee (guide, depliant,...) lvisive (segnaletica, bacheche,...) lvia telefono lremote (pagine web,...) »informazioni bibliografiche lcataloghi l# informazioni telefoniche o in remoto l# postazioni OPAC »# prestiti locali »# prestiti interbibliotecari »# documenti forniti in copia »# ricerche bibliografiche »# fotocopie in sede per anno –Attività di promozione »bollettini della biblioteca lperiodicità »# visite guidate »# presentazioni libri »# ore di corsi organizzati dalla biblioteca »# spettacoli »altro... lUtenza annua e sua dinamica –Numero utenti iscritti e variazione per classe di età » anni » anni » anni »> 61 anni »utenti fuori comune

10 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Area servizi al cliente (orientamento al mercato) l Efficacia organizzativa –Ore di apertura settimanale / totale ore di servizio del personale –Numero operatori della biblioteca / totale ore di apertura al pubblico –Numero terminali disponibili allutenza / totale documenti disponibili –M2 di spazi per studio-consultazione / numero di utenti –Numero di prestiti / totale utenti iscritti –Numero di opere prestate più di n volte –Numero di prestiti / totale documenti prestati –Numero richieste ILL evase / totale richieste ILL –Costi di funzionamento dei servizi sul patrimonio »(spese generali di gestione + (costi del personale dedicato x % degli addetti o FTE delladdetto impegnato)) / numero dei prestiti annuali –Costi di funzionamento delle attività promozionali »(spese generali di gestione + (costi del personale dedicato x % degli addetti o FTE delladdetto impegnato)) / numero di attività promozionali

11 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Area qualità (orientamento globale) l Tempo l Relazioni l Gestione delle risorse umane l Coerenza del processo decisionale l Informazioni

12 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Area qualità (orientamento globale) l Relazioni –Strumenti di self instruction –Numero richieste di assistenza diretta ricevute –Numero richieste di assistenza diretta esaurite / numero di richieste ricevute –Numero di suggerimenti raccolti –Numero di suggerimenti trattati / numero di suggerimenti raccolti –Numero di addetti dedicati alle relazioni con la clientela –Visibilità dellidentificazione e delle funzioni del personale –Formazione del personale dedicato »titolo di studio »anzianità nella posizione »numero di corsi seguiti in totale »numero di corsi seguiti negli ultimi due anni

13 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Area qualità (orientamento globale) l Gestione e sviluppo delle risorse umane –Numero di giornate di formazione o aggiornamento professionale per persona allanno –Spese per laggiornamento professionale allanno per persona –% di personale part time su personale a tempo pieno –Età media –Anzianità media di servizio nella qualifica –Modalità distributive delle incentivazioni »su progetti definiti da... »per qualifiche professionali »su presenze annue »a rotazione »altro...

14 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Area qualità (orientamento globale) l Funzione di programmazione e controllo –Vengono effettuate analisi di performance comparata con altre biblioteche –Esistono report periodici relativi a risultati ed efficienza –Esistono conferenze di autovalutazione fatte internamente –Vengono formalizzate tutte le attività svolte nella biblioteca –Esiste un bilancio-budget finanziario ex-ante –Vengono fissati obiettivi da perseguire nella gestione »mensili »trimestrali »annuali »pluriennali –Il comitato di direzione stabilisce una gerarchia degli obiettivi da perseguire

15 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Limpatto sulle biblioteche 1.Rilevanza degli indicatori come analisi, confronto e stimolo 2.Valutazione della coerenza tra azioni ed obiettivi 3.Monitoraggio (cruscotto) 4.Misura degli scostamenti 5.Determinanti e leve decisionali 6.Autovalutazione 7.Adattabilità per fasi

16 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Limpatto sul Sistema Bibliotecario Utile standard per possibili aggregazioni Monitoraggio più consapevole Possibili maggiori finalizzazioni

17 Biblioteche del Veneto: quali strategie per la cooperazione e per la qualità Padova, 5 dicembre 2002 Le linee guida per un Sistema della qualità Sistema Qualità –Analisi e affinamento della struttura organizzativa delle procedure dei processi delle risorse delle competenze Risultato: Documento - Guida Sistema Qualità nelle biblioteche pubbliche –Ripreso dalla normativa europea UNI EN ISO 9001 –Fornisce un indirizzo per individuare gli aspetti chiave ed i fattori cruciali nella gestione della Qualità –Seleziona i passi da affrontare nella attivazione di un approccio organizzato e strutturato alla Qualità –Richiede un personalizzazione in ciascuna biblioteca per coglierne le specificità (Manuale Locale della Qualità)


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