Le basi del Project Management

Se ho tre ore per abbattere un albero, passo la prima ad affilare la lama

Project Management Definizioni Il project management è l’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche che aiutano a gestire, organizzare e controllare le varie fasi di un progetto. ll project management ha oggi un ruolo sempre più importante nelle organizzazioni private e pubbliche come disciplina di governo dei progetti per la fornitura di prodotti e servizi oppure per il miglioramento organizzativo. Fonte: A. Bove, Project Management

GLI OBIETTIVI del Project Management Definizioni Definire gli obiettivi (gestione dello scopo) Dare una visione realistica del progetto durante tutto il ciclo di vita (gestione integrata) Creare una tempistica ed un piano dei costi (gestione del tempo e dei costi) Responsabilizzare, motivare, gestire la conflittualità (gestione delle risorse umane) Identificare e prevenire i rischi (gestione del rischio) Controllare e valutare gli scostamenti (gestione della qualità) Fonte: A. Bove, Project Management

LE FASI del Project Management Fasi del P.M. DEFINIZIONE ESECUZIONE PIANIFICAZIONE Fattibilità Definizione obiettivi Project Charter CONTROLLO W.B.S. Gannt … CHIUSURA RILEVAZIONE Tempi effettivi Costi effettivi VERIFICA Analisi degli scostamenti Analisi delle cause RIPIANIFICAZIONE Attuazione dei correttivi Nuove stime a finire Consegna Esame critico dei risultati Apprendimento TEMPO T inizio T fine

I compiti del project manager area manageriale, legata alle metodologie, agli strumenti e alle tecniche di lavoro per realizzare al meglio gli obiettivi del progetto; area relazionale, concernente le dinamiche interpersonali e di comunicazione; Il ruolo del project manager richiede ottime competenze organizzative e metodologiche, ma non una profonda conoscenza dei dettagli tecnici del progetto di cui è responsabile. 26/12/2018 Nome del relatore

Come gestire al meglio un Progetto ?

I nostri strumenti Project Charter W.B.S. (Work Breakdown Structure) Diagramma di Gannt 26/12/2018 Nome del relatore

Nasce un’opportunità: il Project charter (documento di partenza) L’articolazione dei contenuti dipenderà dalle specificità dell’azienda e del progetto. In termini generali potrà avere la seguente struttura: Nome del progetto Obiettivi del progetto Benefici in termini di business Stakeholders individuati Ipotesi sulle modalità di realizzazione Risorse coinvolte (PM e team di lavoro) Stime preliminari riguardo tempi e costi Vincoli Rischi Dipendenze da altri progetti, iniziative, attività 26/12/2018 Nome del relatore

Attività – Fasi – Milestone Deliverables

I concetti chiave: le attività 26/12/2018 L’attività è un passaggio concreto, necessario per raggiungere l’obiettivo del progetto. Le giuste dimensioni: se queste fossero troppo ampie, non sarebbero ben gestibili e controllabili. Verificare da quali attività dipende l’attività presa in considerazione (predecessore e successore) In alcuni casi un’attività deve iniziare o terminare in una data specifica. In questo caso si parla di vincolo di programmazione dell’attività messa in relazione con una data specifica Altri percorsi Prof. Marco Artusi - Gruppo LEN - 1

I concetti chiave: fasi e milestone Fasi sono raggruppamenti di attività del progetto e con importanti implicazioni dal punto di vista del controllo e del raggiungimento degli obiettivi Milestones (traguardi) sono gli snodi chiave di un progetto. Definiscono i punti di controllo all’interno di ciascuna fase oppure di consegna di specifici deliverables. Sono attività a durata zero che servono per isolare i principali momenti di verifica. Esempi: riunioni di presentazione, firma di verbali di accettazione, consegna di un prodotto, telefonate per la conferma di un accordo, ecc 26/12/2018 Nome del relatore

I concetti chiave: deliverables In fase di pianificazione occorre definire i prodotti e servizi da rilasciare per rispondere agli obiettivi di progetto. Ogni prodotto e servizio rilasciato/da rilasciare è appunto “deliverable”. Un deliverable può essere di due tipi: fisico: corrisponde ai prodotti realizzati od installati o servizi erogati; documentale: corrisponde a documentazione prodotta durante la realizzazione di tali prodotti e servizi per facilitarne la produzione 26/12/2018 Nome del relatore

W.B.S. e GANNT il cuore della Pianificazione

WBS - Work Breakdown Structure La lista di tutte le attività utili alla realizzazione del progetto vengono definite attraverso uno strumento denominato WBS (Work Breakdown Structure – Struttura Esplosa delle Attività). E’ una struttura ad “albero” che dall’obiettivo finale del progetto procede per suddivisioni successive in sotto-obiettivi fino al livello del “work package” (unità minima di attività) Definisce le attività da svolgere nel dettaglio Per non dimenticare parti di lavoro Per fare chiarezza e trasparenza da subito

WBS - Work Breakdown Structure Pianificazione - WBS Esempi di W.B.S. Preparare in 30 minuti gli spaghetti alla carbonara Spaghetti Cuocere Aggiungere sale Pancetta Tagliare Uova Sbattere … Mix

WBS - Work Breakdown Structure Pianificazione - WBS Lancio di un nuovo prodotto Sviluppare Disegni e specifiche Test Produrre Assemblaggio linea produttiva Lancio produzione Acquistare Ricerca fornitori … Esempi di W.B.S.

WBS - Work Breakdown Structure Gli elementi previsti nel livello “n” dipendono da quelli del livello “n-1”e ne rappresentano la loro disaggregazione. Accanto alla descrizione la W.B.S. presenta un codice al quale si fa riferimento per l’attribuzione delle responsabilità e alla codifica delle attività stesse. Una volta definiti i task si vanno a definire, durata, costi e responsabilità. 1.2 ANALISI DI DETTAGLIO 8 gg Paolo Rossi

WBS - Work Breakdown Structure 26/12/2018 WBS - Work Breakdown Structure Titolo Progetto Sottobietivo da svolgere Attività da svolgere Compito Sottobiettivo da svolgere 21 gg 950 e 8 gg 500 e 13 gg 450 e 2 gg 300 e 6 gg 200 e 10 gg 400 e 3 gg 50 e 3 gg 100 e 3 gg 100 e Prof. Marco Artusi - Gruppo LEN - 1

Il post-it per la costruzione della WBS 26/12/2018 Nome del relatore

Diagramma di GANTT: cos’è? Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto. Mostra la ‘collocazione’ temporale delle attività pianificate Permette di indicare le attività critiche di progetto, quelle attività il cui ritardo sposta in avanti la consegna del progetto rispetto alla data di consegna definita.

Diagramma di GANTT: perchè? Per pianificare la tempistica delle attività di progetto Per verificare la fattibilità temporale del progetto Per permettere a tutti gli interpreti del progetto di avere un quadro generale ed integrato delle date di inizio e fine delle attività di progetto Per controllare durante l’avanzamento del progetto gli scostamenti temporali (ritardi/anticipi) rispetto alle date pianificate Per verificare continuamente le nuove stime a finire del progetto o di sue parti a fronte dei consuntivi e per facilitare le relative correzioni

ATTIVITA’ ROSSE SONO LE ATTIVITA’ CRITICHE Esempio di Gannt con MS PROJECT 26/12/2018 SCALA CRONOLOGICA ATTIVITA’ ROSSE SONO LE ATTIVITA’ CRITICHE 1 Prof. Marco Artusi - Gruppo LEN - 23

Il controllo: a che punto siamo ?

Controllo del progetto Lo scopo del monitoraggio e controllo di un progetto è evidenziarne le deviazioni rispetto al Piano e individuare l’esigenza di possibili azioni correttive prima che la situazione diventi irrecuperabile. Ogni risorsa deve quindi indicare periodicamente: il tempo speso sulle attività assegnate; gli eventuali costi sostenuti; la percentuale di completamento delle corrispondenti attività. 26/12/2018 Nome del relatore

Cosa misuro ? Le Metriche tempistiche – il confronto tra i tempi spesi e qualli pianificati alla data e le conseguenti stime a finire; impegno – il confronto tra l’impegno di risorse effettivo e pianificato alla data; costi – il confronto tra i costi effettivamente sostenuti e quelli pianificati alla data; ambito – il confronto tra i deliverables pianificati e quelli effettivamente prodotti alla data; rischi – la situazione dei rischi rispetto al piano definito in fase di pianificazione. 26/12/2018 Nome del relatore

Il format del Report Intestazione – che deve anticipare e rinforzare i messaggi chiave invogliando alla lettura; Stato complessivo – che deve evidenziare la performance del progetto rispetto ai vari elementi del piano anche facendo riferimento a colori (semaforiche verde rosso, giallo) con commenti e spiegazioni; Progressi – che devono evidenziare sia ciò che è stato fatto nell’ultimo periodo, sia ciò che rimane da fare; Criticità di progetto – che devono evidenziare gli interventi correttivi e le responsabilità nell’attuare le correzioni; I rischi – che deve evidenziare quali rischi sono emersi, le azioni intraprese e le responsabilità; 26/12/2018 Nome del relatore

Frequenza del report L’aspetto più importante consiste nel definire e soprattutto mantenere un intervallo costante tra un report e l’altro Verrà così percepito come uno strumento da discutere all’interno degli incontri di analisi dello stato di avanzamento In tal senso la frequenza può essere settimanale o quindicinale ed il documento dovrebbe essere inviato preventivamente rispetto agli incontri In questo modo l’incontro avrà una finalità prevalentemente decisionale e non solo informativa. 26/12/2018 Nome del relatore

I PRINCIPALI VANTAGGI DEI SUPPORTI INFORMATICI accelerano e facilitano le dinamiche dei flussi informativi permettono di comunicare con linguaggi e simbologie condivise permettono di integrare le attività bilanciare i carichi di lavoro in maniera razionale e ponderata

SMARTSHEET www.smartsheet.com 26/12/2018 Nome del relatore

XMIND http://www.xmind.net/ XMind, è un software open source per il brainstorming e la gestione delle mappe mentali o concettuali (rif. Tony Buzan) Questo strumento è utile per acquisire idee, organizzarle sotto forma di grafici (rif. visual thinking) di natura diversa, condividerle con altre persone e svilupparle in modo collaborativo. Ad una mappa mentale possono essere aggiunti poi ulteriori aspetti come relazioni, marcatori, etichette, note, appunti audio, allegati, collegamenti ipertestuali e grafici. 26/12/2018 Nome del relatore

Bigliografia e fonti Project Management: la metodologia dei 12 step – Antonello Bove, ed. Hoepli Innovazione Lean – Luciano Attolico, ed. Hoepli Project Management – Marco Artusi, materiale didattico http://www.humanwareonline.com/project-management/ http://www.brighthubpm.com/templates-forms/80544-a-collection-of-pm-forms-and-templates/ http://www.projectsmart.co.uk/work-breakdown-structure-purpose-process-pitfalls.html http://www.brighthubpm.com/project-planning/ http://www.cioarchives.ca.gov/itpolicy/pdf/pm3.3_planning_definition_and_sequencing.pdf