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Il reporting. 2 Considerazioni introduttive Per reporting sintende dal punto di vista sostanziale, lattività di rilevazione e di misurazione dei risultati.

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1 Il reporting

2 2 Considerazioni introduttive Per reporting sintende dal punto di vista sostanziale, lattività di rilevazione e di misurazione dei risultati la cui efficacia dipende dalla tipologia degli strumenti impiegati e delle metodologie adottate dal punto di vista formale, la rappresentazione e la comunicazione periodica di tali risultati in appositi prospetti detti report di gestione Il reporting si colloca, quindi, nellambito della dimensione materiale del controllo

3 3 Considerazioni introduttive Il reporting è un concetto eterogeneo in quanto le modalità di implementazione riflettono la cultura del controllo, specifica di ogni realtà aziendale flessibile poiché è influenzato dai cambiamenti strutturali ed operativi che interessano lunità economica nel suo ciclo di vita

4 4 Considerazioni introduttive In base ai soggetti interessati alle risultanze delle dinamiche gestionali dellazienda considerata si distinguono: Reporting istituzionale Reporting direzionale Reporting operativo

5 5 Reporting istituzionale Insieme delle comunicazioni periodiche destinate ad interlocutori istituzionali (azionisti, terzi finanziatori, clienti, fornitori, P.A, etc.) Documenti contabili di sintesi e relazioni semestrali redatte secondo la normativa contabile vigente nel contesto socio- economico in cui lazienda opera

6 6 Reporting operativo Concerne le rilevazioni e lelaborazioni derivanti dallapplicazione di procedure informatiche e sistemi informativi adottati dallunità economica Si rivolge al management aziendale Si tratta di statistiche di vendita, analisi dei tempi di produzione, indagini causali dei fermi macchina, ricerche sulla precisione di evasione ordini

7 7 Reporting direzionale Consiste nella predisposizione di sintesi informative necessarie ai dirigenti aziendali per conoscere e dominare le dinamiche gestionali La redazione dei report non segue una normativa contabile esterna, ma principi definiti allinterno dellazienda Il sistema di report può essere definito per segmenti di attività, linee di prodotto, aree geografiche, etc. Il nostro interesse si focalizza sul tale concetto di reporting

8 8 Reporting direzionale Finalità Caratteri sostanziali Caratteri formali

9 9 Finalità Offrire alla direzione aziendale una visione del presente per capire ed influenzare il futuro dellazienda Contribuisce allimplementazione del concetto di accountability, responsabilizzando i dirigenti sui parametri – obiettivo Favorisce il processo di apprendimento organizzativo nella misura in cui la rilevazione degli scostamenti, specie di quelli negativi, e lapprezzamento delle relative cause consentono ai dirigenti di capire gli errori commessi e di correggerli

10 10 Caratteri sostanziali Riferimento alle responsabilità manageriali Confronto dei risultati effettivi con quelli attesi o con standard adeguati Rilevanza e selettività delle informazioni Valutazione dei risultati

11 11 Riferimento alle responsabilità manageriali I report i riferiscono a specifici centri di responsabilità (reparti, aree daffari, filiali) e contengono, a seconda del centro, ricavi di periodo, costi controllabili e non controllabili

12 12 Confronto dei risultati effettivi con quelli attesi o con standard adeguati Si devono rilevare non solo i risultati raggiunti, ma anche gli scostamenti rispetto ai risultati previsti nel budget od agli standard di riferimento nonché le cause di tali scostamenti in modo da assumere azioni correttive

13 13 Rilevanza e selettività delle informazioni Rilevanza: i report devono contenere esclusivamente le informazioni che soddisfano obiettivi conoscitivi precisi Selettività: i report devono contenere solo le informazioni richieste dai destinatari per evitare il sovraccarico di dati (information overload)

14 14 Valutazione dei risultati Il commento dei risultati deve essere: Chiaro: utilizzo di un linguaggio tecnico e privo di espressione di dubbia interpretazione Coinciso: riportare le informazioni essenziali per la comprensione della situazione aziendale senza aggiungere dettagli superflui Costruttivo: individuazione dei problemi di salutedellorganismo aziendale e formulare le opportune terapie Tempestivo: spiegare i risultati e proporre gli opportuni suggerimenti, tenendo conto del periodo in cui lapplicazione dei rimedi possano sortire i relativi effetti

15 15 Caratteri formali Struttura del documento Forma del documento Frequenza dellelaborazione Tempestività della presentazione Affidabilità ed attendibilità del documento

16 16 Struttura del documento Sistema di reporting: insieme coordinato di documenti (report) destinati a manager che fanno a capo ai singoli centri di responsabilità (reparti, aree daffari, filiali, etc.) È strutturato conformemente alla mappa delle responsabilità Se la direzione è accentrata, il reporting è orientato esclusivamente verso il top management Se la direzione è decentrata, i report sono redatti e trasmessi a tutto il corpo aziendale

17 17 Forma del documento Tabelle di dati Report patrimoniali Report economici Report gestionali Sistemi di indicatori Report di indicatori di performance Rappresentazione grafiche Report di controllo

18 18 Frequenza dellelaborazione La cadenza temporale con cui si predispongono i report risponde alle esigenze informative dellazione di controllo e presenta unintensità differente a seconda della posizione che i destinatari occupano nella struttura organizzativa Per esempio un report sulla performance aziendale generale viene redatto a cadenza mensile, trimestrale, semestrale (etc.), mentre un report di controllo dei cicli produttivi viene redatto a cadenza giornaliera È opportuno che lintensità dei report sia coerente con quella dei preventivi ad essi correlati in modo da rendere possibile lanalisi delle varianze

19 19 Tempestività della presentazione È opportuno predisporre i report nei tempi adeguati per poter assumere decisioni che potranno sortire gli effetti desiderati Eventuali ritardi nella trasmissione delle informazioni può rendere inefficace lattività di controllo e leventuale sistema di incentivazione se associato al reporting

20 20 Affidabilità e attendibilità del documento Affidabilità: il grado di precisione delle informazioni contenute nei report è un elemento dimportanza fondamentale per lefficacia del processo di controllo Se i report contengono inesattezze si può diffondere un senso di sfiducia nei confronti dello strumento stesso con il rischio di rendere inefficace il meccanismo di feedback Attendibilità: un sistema di reporting è attendibile se i parametri prescelti sono ritenuti idonei ad una valutazione, quanto più oggettiva, della performance Se gli indicatori non sono in grado di rappresentare leffettiva prestazione del manager si possono manifestare distorsioni comportamentali tali da compromettere il raggiungimento degli obiettivi gestionali

21 21 Il processo di implementazione di un sistema di reporting Reporting e contesto economico – aziendale Reporting e contesto organizzativo

22 22 Reporting e contesto economico-aziendale Lattività di reporting presuppone unanalisi accurata dellambiente socio-economico in cui lazienda vive ed opera La SWOT analysis permette di individuare i punti di forza e di debolezza, le opportunità e le minacce proveniente dallambiente esterno Dalla combinazione fra variabili di contesto e capacità interne si possono rilevare i fattori critici di successo da monitorare attraverso lattività di reporting È necessario adeguare il reporting a cambiamenti dellambiente esterno

23 23 Reporting e contesto organizzativo Il sistema di reporting segue il criterio dimplementazione adottato per il sistema budgetario: Top – down Bottom – up Negoziale

24 24 Alcuni modelli di reporting Il reporting Tableau de Bord Il reporting Balanced Scorecard Leco-reporting (cenni)

25 25 Il reporting Tableau de Bord È associato, metaforicamente, al cruscotto di unautovettura poiché segnala allalta direzione se lazienda si sta muovendo nella traiettoria indicata e nei modi predefiniti Per implementare tale modello di reporting occorre: Individuare le variabili chiave mediante incontri e colloqui, dapprima, a livello di vertice aziendale e successivamente nellambito della struttura organizzativa periferica Costruzione di un sistema di indicatori correlato al sistema di budget Misurazione delle performance aziendali nei tempi di chiusura contabile ed eventuale definizione di azioni correttive

26 26 Il reporting Tableau de Bord

27 27 Il reporting Balanced Scorecard La BS è uno strumento di monitoraggio delle performance rilevate secondo prospettive di analisi che focalizzano lattenzione sui seguenti aspetti aziendali Rapporti con i clienti Area economico-finanziaria Area operativa Sviluppo/Innovazione

28 28 Il reporting Balanced Scorecard


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