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Microsoft Excel Romeo Pruno

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Presentazione sul tema: "Microsoft Excel Romeo Pruno"— Transcript della presentazione:

1 Microsoft Excel Romeo Pruno

2 2 Introduzione Microsoft Excel è essere usato come foglio elettronico e generatore di grafici. Excel consente di eseguire calcoli complessi e creare formule per fornire automaticamente il risultato. Il vantaggio di utilizzare formule consiste nel fatto che al variare dei valori nel foglio i risultati saranno ricalcolati automaticamente dal sistema. Funzionalità di notevole aiuto per lo sviluppo di budget, modelli previsionali, creazione di piani di vendita, proiezioni finanziarie, inventari, calcoli bancari, ecc.

3 3 Il foglio di lavoro Excel Fogli lavoro Barra del disegno Barra dellapplicazione B A R E S C O R I m. Barre degli strumenti 256 colonne righe Lintersezione di una riga con una colonna è detta CELLA. Ogni cella ha il proprio indirizzo di cella – lettera + numero – Lindirizzo della cella appare nel campo nome. Qualsiasi combinazione di lettere o di lettere e numeri (indirizzi, per es. ecc.)

4 4 La finestra di Excel Finestra dellapplicazione. – Barra menù. – Barre strumenti, barra formattazione (come personalizzarla) – Casella nome cella / barra formule. – Barra stato. Finestra della cartella di lavoro. – Linguette fogli di lavoro, la cartella di lavoro – Barra scorr. Orizz. – Barra scorr. Vert. – Area lavoro (migliaia di celle per dati.).

5 5 I fogli di lavoro Una cartella di lavoro è stata pensata come una vera cartelletta dufficio e contiene alla sua apertura già un insieme di singoli fogli di lavoro. Ogni foglio di lavoro ha un nome e questo nome è visibile nella linguetta in basso a sinistra delle schermo. I fogli di lavoro possono essere rinominati, aggiunti, tolti, spostati I fogli di lavoro in una cartella sono di solito collegati tra loro. Navigare tra i fogli di lavoro

6 6 Finestra: blocca e dividi Se si sta lavorando su un foglio molto esteso che contiene un numero di righe e colonne superiore a quelle visualizzabili sullo schermo, Excel permette di scorrere i dati in entrambe le direzioni senza perdere il riferimento dei titoli grazie al comando BLOCCA RIQUADRI dal menù Finestra. Con fogli di grandi dimensioni può essere utile usare dividi. Si hanno 4 aree di lavoro distinte

7 7 Forme del puntatore del mouse | ][ sposta seleziona copia inserisce dimensiona

8 8 Spostamenti da tastiera Tasti per lo spostamento e lo scorrimento nel foglio e cartella di lavoro: Premere Per Tasti di direzione (frecce)Spostarsi di una cella in alto, in basso, a destra o a sinistra CTRL+ tasti di direzione Spostarsi al margine dell'area dati corrente HOME Spostarsi all'inizio della riga CTRL+HOME Spostarsi all'inizio del foglio di lavoro CTRL+FINE Spostarsi all'ultima cella del foglio di lavoro utilizzata PGGIÙ Spostarsi di una schermata in basso PGSU Spostarsi di una schermata in alto ALT+PGGIÙ Spostarsi di una schermata a destra ALT+PGSU spostarsi di una schermata a sinistra CTRL+PGGIÙ Spostarsi al foglio successivo della cartella di lavoro CTRL+PGSU Spostarsi al foglio precedente della cartella di lavoro CTRL+F6 o CTRL+TAB Spostarsi alla successiva finestra o cartella di lavoro

9 9 Scelte rapide da tastiera

10 10 Inserimento celle/righe/colonne Cancellazione celle/righe/colonne La riga viene inserita sopra al cursore (menù inserisci) La colonna viene inserita a sinistra del cursore (menù inserisci) Cancellare riga/colonna/cella (da menù, da tastiera, tasto destro mouse)

11 11 I formati di Excel Una singola cella può contenere: testo, numeri, formule, operatori logici, data e ora

12 12 Formattazione condizionale Formattazione automatica A volte potrebbe essere utile evidenziare in una tabella in modo automatico alcune celle distinguendole dalle altre in base a parametri stabiliti e in base a colore e formato. Formattazione automatica della tabella di Excel. Utile se si deve formattare velocemente una tabella

13 13 Sveltire il lavoro Completamento automatico Serve a velocizzare lintroduzione di informazioni in una colonna di testo. Excel completa automaticamente un testo che riconosce Vale solo una volta per nome!!!

14 14 Sveltire il lavoro Seleziona da elenco Funzionalità implicita in excel. Ha lo scopo di velocizzare lintroduzione di informazioni in una colonna di testo.

15 15 Sveltire il lavoro Auto riempimento Consente di generare una serie standard di etichette in un foglio di lavoro. Esempio di auto riempimento sono i mesi, i giorni della settimana e i trimestri. Come si utilizza. Come creare nuove liste di auto riempimento.

16 16 Modelli Come in Word Documenti con campi e formattazioni predefinite. Già presenti in Excel – vedi NUOVO Oppure da creare e salvare come modello XLT

17 17 Usare nomi di celle o gruppi di celle come riferimenti per operazioni e funzioni E possibile attribuire ad una cella o a un gruppo di celle un nome che sarà utilizzato come riferimento. Per ottenere il risultato selezionare la cella o il range di celle cui si vuole assegnare un nome e dalla casella NOME CELLA in alto a sinistra scrivere il nome scelto. Questo serve per facilitare operazioni e formule o anche per rendere assoluto un indirizzo del cella.

18 18 Le formule La sintassi corretta deve essere contenuta nella cella che contiene il risultato e prevede: - Simbolo = in testa alla formula - I riferimenti di cella dati come coordinate - Gli operatori che separano i riferimenti di cella

19 19 Tabella degli operatori + (segno più)Somma (Addizione) - (segno meno)Sottrazione * (asterisco)Moltiplicazione / (barra o slash)Divisione ( ) (parentesi)Priorità sullordine delle operazioni.Le operazioni tra parentesi saranno eseguite per prime % (percentuale)Converte il numero in percentuale. Per es. digitando 10% è interpretato come 0,10 ^ (circonflesso)Esponenziale. Per es. 2^3 è 2 elevato alla terza ovvero 2*2*2

20 20 Somma Automatica Somma=somma(A1:A20)Somma i valori contenuti nellinsieme di celle Media=media(A1:A20)Calcola le media Max=max(A1:A20)Calcola il valore maggiore dellinsieme Min=min(A1:A20)Calcola il valore minore dellinsieme Conta.numeri=conta.numeri(A1:A20)Fornisce il numero delle celle che contengono dei numeri

21 21 Calcolo Automatico SOMMA Selezione Con tasto dx del mouse Dalla Barra degli strumenti In basso a dx

22 22 Incolla funzione

23 23 Funzioni logiche - Se Prendono delle decisioni basandosi su dei criteri se la condizione è vera verrà intrapresa unazione, se è falsa unaltra. Questo gruppo di funzioni logiche è il più potente fra i gruppi di funzioni di Excel.

24 24 Indirizzo relativo/assoluto Bisogna premettere che la potenzialità di un foglio elettronico consiste nel fatto che le formule e i risultati vengono automaticamente aggiornati quando si modificano i dati inseriti e che è possibile copiare formule e operazioni da una cella allaltra mentre Excel si incarica di aggiornare automaticamente gli indirizzi delle celle relative man a mano che si copia.

25 25 Indirizzo relativo/assoluto Può essere però a volte necessario fare riferimento sempre e soltanto a un indirizzo specifico di cella che non cambi neanche quando una formula viene copiata sia in orizzontale che in verticale. In questo caso si renderà lindirizzo da relativo in assoluto, cioè si dovrà fare in modo che lindirizzo della cella che lo contiene non venga aggiornato quando questa viene copiata sia per riga che per colonna. Per rendere un indirizzo di cella da relativo ad assoluto si userà il comando F4.

26 26 Suggerimenti per un foglio di lavoro efficace Formattare le celle di lavoro in modo adeguato - numero, data, valuta, … Curare i font - dimensione, colore, grassetto, ecc. Aggiungere le formule per i Totali, Medie e per altri per altri scopi analitici Accertarsi che tutte le colonne e le righe abbiano la giusta larghezza/ altezza Rendere eventualmente più grandi e più importanti le intestazioni e i titoli in modo che sia evidente quali tipi di dati sono presenti in ciascuna riga e colonna. caratteri bianchi su sfondo scuro (blu) sono particolarmente efficaci per le intestazioni delle colonne)

27 27 Attivare la formattazione della cella testo a capo alle celle delle intestazioni se necessario Nelle impostazioni pagina desezionare lopzione griglia per rendere il foglio più gradevole Utilizzare bordi per mettere bordature necessarie che aiutino a leggere meglio da sinistra a destra Utilizzare un colore di riempimento con una leggere ombreggiatura nella gestione dati (meglio verde pastello chiaro) Bloccare direttamente i riquadri per poter leggere meglio i fogli di grandi dimensioni Aggiungere i grafici ad hoc Suggerimenti per un foglio di lavoro efficace

28 28 Esempio formattazione 1

29 29 Esempio formattazione 2

30 30 Grafici Con la Creazione guidata grafico è semplice creare dei grafici in base a una tabella di dati. Con la barra degli strumenti del grafico si potranno poi apportare tutte le modifiche desiderate

31 31 Grafico - Aree Area grafico Area grafico – Intera area allinterno del grafico con bordi Area del tracciato Area del tracciato – Area nella quale Excel costruisce il tracciato dei dati Asse categorie (X) Asse categorie (X) – Contiene categorie normalmente è lasse delle X

32 32 Grafico - Aree Asse dei valori (Y) Asse dei valori (Y) – Contiene i valori del tracciato normalmente è asse verticale o della Y Titolo del grafico Titolo del grafico Legenda Legenda

33 33 Grafico - Aree Serie Serie – Elemento grafico costituente il tracciato, ad esempio linee o barre. Le etichette degli oggetti visualizzano i nomi delle serie utilizzando i nomi della legenda. Valori Valori – Possono essere rappresentati come barre, punti su una linea, fetta di una torta un cerchio, ecc. I valori sono identificai dalle etichette degli oggetti col nome della serie e il valore effettivo Griglia Griglia – Linee che partono da un asse e attraversano il tracciato fornendo la lettura facilitata dei valori delle serie

34 34 Database Excel è un ottimo strumento per gestire dati Applicando un filtro si possono trovare velocemente le informazioni che rispondono a dei criteri definiti Ricordiamo che ogni database è composto da record (righe) e campi (colonne). Tutti record hanno gli stessi campi (es. nome cliente, indirizzo, citt à, ecc.) cos ì è possibile paragonare i record tra di loro usando un filtro.

35 35 Analisi dei dati Excel oltre a semplice foglio elettronico è uno strumento straordinariamente potente per: – Analizzare e sintetizzare i dati – Verificare le relazioni tra variabili – Creare report di dati incrociati – Fare ipotesi e verificare scenari

36 36 Analisi dei dati Anlizzeremo alcuni dei comandi della voce di menù DATI. – Ordina – Filtro – Modulo – Subtotal – Convalida – Consolida – Rapporto Tabella Pivot

37 37 Tabelle Pivot Sono uno strumento comodo che consente di sommarizzare e riepilogare i dati. E poco utilizzata nel lavoro dufficio di tutti i giorni. Vediamo come e quanto può essere utile questo strumento: – Contare quanto elementi unici contiene una tabella molto lunga e visualizzarli (es. quanto comuni ci sono in una tabella in cui ciascun comune è ripetuto per un numero variabile di volte) – Raggruppare alcune categorie omogenee di dati ( es. gruppi di prodotti) ed eseguire dei subtotali ( in questo caso la tabella P. è è più veloce dei subtotali) – Incrociare dei dati e ottenere più viste (es. analizzare distribuzione di un fenomeno su diversi mesi) – Consolidare e ordinare rapidamente dei dati presenti in diversi fogli e cartelle di lavoro – Passare da una visione sintetica o una visione di dettaglio in modo semplice e veloce (drill-down) – Trattare grandi tabelle di dati con decine e migliaia di record e numero di campi

38 38 Tabelle Pivot - suggerimenti – Nellarea riga mettere un campo molto variabile (es. categorie, prezzi, nomi clienti in database estesi, ecc.) – Nellarea colonna mettere un campo poco variabile (es, stagioni, mesi, nome agenti per esempio ma limitati) – Nellarea pagina si metteranno campi di cui si richiede visualizzazione in modalità ridotta. Per esempio se i dati originali si riferiscono ai dodici mesi dellanno, portando il campo MESI nellarea pagina si possono attivare dodici viste singole ciascuna relativa a un mese diminuendo di conseguenza la zona occupata dai risultati dellanalisi – Nellarea dati si metteranno i campi che devono essere oggetto di elaborazioni, di solito i campi fatturato, vendite, spese, ecc.

39 39 Tabelle Pivot Il punto di forza delle tabelle Pivot sono la velocità e la potenza di calcolo e la semplicità Punti di debolezza sono che non si aggiornano automaticamente ma bisogna farle aggiornare Inoltre il risultato ottenuto è piuttosto grezzo, non presentabile per esempio a un amministratore delegato! Daltra parte la velocità di solito non presuppone anche lestetica!

40 40 Protezione celle – foglio E possibile proteggere alcune celle di lavoro da eventuali modifiche accidentali, utilissimo quando lo stesso foglio di lavoro viene utilizzato da più persone. Ecco come procedere: – Selezionare celle dove tutti possono lavorare – Menù FORMATO CELLE PROTEZIONE – Deselezionare la casella BLOCCATA e cliccare su OK – Strumenti PROTEZIONE PROTEGGI FOGLIO (password)


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