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Ferruccio di Paolo Organizzazione di un evento. L’evento è una leva di marketing emozionale ed esperienziale, coerentemente inserita nel piano di comunicazione,

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1 Ferruccio di Paolo Organizzazione di un evento

2 L’evento è una leva di marketing emozionale ed esperienziale, coerentemente inserita nel piano di comunicazione, finalizzata e generare un orientamento positivo verso un marchio, un prodotto, un servizio, una istituzione, per mezzo di azioni costruite attraverso contenuti di comunicazione, spettacolo, interazione e contatto. Evento (Assocomunicazione – Consulta degli eventi) Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

3 Evento È un vero e proprio strumento di comunicazione. È una iniziativa complessa, consapevole, circoscritta nel tempo. Comunicare per eventi un concetto strutturato […] è una attività che prevede uno sforzo strategico e concettuale rilevante, da pianificare con attenzione e con tempistica adeguata. (Di Giovanni e Lucchini) È una attività che si è molto sviluppata negli ultimi anni. Una organizzazione può essere considerata priva di identità se non si afferma tramite un evento. Viviamo immersi nella cultura dell’evento (T.Muzi Falcone) Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

4 Finalità Rendere tangibili i prodotti Tecnici Culturali Generare profitti Celebrare un avvenimento Raccogliere fondi Creare visibilità Creare informazione Creare consapevolezza Dare senso ad una emozione Motivare le risorse interne Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA Raccomandazione Non far prevalere l’evento sul messaggio Essere flessibili Evento

5 Prima - Durante - Dopo Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA PRIMA Scelta del tipo di evento Scelta dei relatori/attori Ricerca di partnership, patrocini, sponsorizzazioni Individuazione del target di riferimento Definizione del Budget Timing Individuazione della location Logistica Creatività Comunicazione dell’evento

6 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA COMUNICAZIONE ESTERNA Convegno Il convegno è una riunione di persone interessate ad un dato argomento, per discutere di questioni inerenti allo stesso, scambiandosi informazioni ed esperienze favorendo così un arricchimento di conoscenze a tutti i partecipanti Congresso Riunione ufficiale di cultori di una disciplina, degli iscritti di un partito, o di un ordine professionale. Diretto in modo specifico a pubblici che appartengono a una stessa categoria Tavola rotonda una assemblea finalizzata a discutere un particolare argomento tra partecipanti, spesso con tempi prefissati per ogni relatore e condotta da un moderatore. In uso specialmente per le conferenze accademiche. PRIMA Scelta del tipo di evento

7 Ferruccio di Paolo - -RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA COMUNICAZIONE ESTERNA Fiera Occasione nelle quali vengono presentati dei prodotti, specialmente ad operatori del settore che possono essere interessati alla loro commercializzazione. Possono distinguersi in per addetti ai lavori o aperte al pubblico Inaugurazione Apertura di nuovi sedi, stabilimenti, filiali Momenti formativi per i pubblici di riferimento PRIMA Scelta del tipo di evento

8 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA COMUNICAZIONE INTERNA Convention Iniziativa realizzata al fine di coinvolgere dipendenti, o partner, al fine di motivarli, creare senso di appartenenza e spirito di gruppo Open day - Visite guidate Far conoscere alle famiglie e ai conoscenti dei dipendenti il luogo dove essi lavorano. Le visite guidate Come l’open day, rivolto a clienti fornitori, sostenitori,a mici, opinion leader, politici (istaurare solidi rapporti) Feste aziendali Creare coinvolgimento e senso di appartenenza attraverso momenti di svago e divertimento PRIMA Scelta del tipo di evento

9 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA Scelta dei relatori/attori -> danno senso e sostanza all’evento Ricerca di partnership, patrocini, sponsorizzazioni Individuazione del target di riferimento -> a chi si rivolge l’evento e chi sarà coinvolto. Oltre a coloro che partecipano questa fase deve individuare tutti i soggetti sociali influenti, compresa la stampa, che possono incidere al successo degli eventi PRIMA Selezione del target

10 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA Da questo deriveranno molte scelte conseguenti. Dipendono dal budget le attrezzature, gli spazi operativi, la qualità tecnica dei supporti, i servizi aggiuntivi, la fornitura di gadget, la produzione di materiale grafico e illustrativo ed editoriale (i relatori) PRIMA Definizione del Budget Timing Scelta del periodo e predisposizione della tempistica (quando e quanto) Verificare eventuale concomitanza con altre date rilevanti Calcolare i tempi di preparazione Disponibilità della sede e dei relatori/attori coinvolti

11 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA Il luogo caratterizza l’evento Dimensioni Predisposizione per gli eventuali allestimenti Prossimità con le strutture di accoglienza PRIMA Individuazione della location Logistica Trasporti Parcheggi Sistemazione alberghiera Trasferimenti

12 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA Solo se filtrata ed armonizzata con una strategia di comunicazione di lungo termine pianificata a tavolino. Struttura creativa sarà comunque responsabile della progettazione e realizzazione di tutti i materiali connessi all’immagine dell’evento PRIMA Creatività Comunicazione dell’evento Pubblicità Direct mail Inviti Sito (dedicato) Newsletter (dedicata)

13 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA PRIMA Rapporti con la stampa Informazione dell’evento. Del suo significato, degli interessi che può suscitare nel pubblico, possibilità di sviluppo mediatico Lista delle testate da coinvolgere Scelta dei giornalisti Comunicazioni sulla modalità di accredito, con annesso comunicato stampa Invio accredito ai giornalisti Cartella stampa Costituzione di una zona/stampa (attrezzata) di una zona/interviste Registrazione televisiva e fotografica dell’evento Comunicato stampa conclusivo

14 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA Attenzione agli ospiti -> Prendere per mano gli ospiti e accompagnarli lungo l’itinerario dell’evento Monitoraggio dell’”umore” della sala; rispetto dei tempi; rispetto dei ruoli Attenzione agli imprevisti -> Sempre all’erta e risolvere immediatamente i problemi (con un sorriso) Durante Momento alto di relazione: devono necessariamente interagire le Il successo deriva dallo scambio reciproco e dal confronto diverse strategie dei soggetti coinvolti.

15 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA Livello di partecipazione: Abbiamo raggiunto i target prefissati Valutazione spontanea dei partecipanti Visibilità sui media Rapporti costi/risultato Insegnamenti per il futuro Dopo

16 6 mesi prima Identificazione della location e prenotazione di spazi e alloggi Conferma dei relatori 3 mesi prima Riunione del comitato organizzatore Completamento del programma Contratti in loco per spazi e catering Enrico Cogno Check list Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

17 2 mesi prima Predisposizione della linea grafica dell’evento Spedizione degli inviti provvisori Definizione dei contenuti della cartella stampa e delle brochures Contratti per forniture tecniche (registrazioni, ecc.) Check list Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

18 1 mese prima Spedizione degli inviti Organizzazione specifica delle esigenze in loco (parcheggi, sala stampa, linee telefoniche, accesso handicappati, segnaletica, sicurezza, ecc.) Trasferimenti VIP Materiali in stampa Check list Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

19 1 settimana prima Conferme definitive e stampa dei badge Comunicati stampa e attività di media relations Il giorno prima Organizzazione dell’accoglienza dei VIP Recall telefonico per presenza stampa Predisposizione dei servizi fotografi e di registrazione Check list Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

20 Lo svolgimento dell’evento Check finale sulla location La cabina di regia La conduzione Monitoraggio continuo durante lo svolgimento La gestione della sicurezza La gestione dei reclami Check list Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

21 Follow Up Invio delle lettere di ringraziamento Realizzare l’eco stampa Invio cartelle stampa con foto Relazione scritta Check list Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA

22 Segreteria scientifica (a seconda del tipo di evento organizzato) Segreteria organizzativa (rapporti con i relatori, con i partecipanti) Addetti Stampa Staff tecnico informatico Staff allestimento Staff video/foto Reception Accoglienza Catering Professionalità coinvolte

23 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA Quale è il ruolo di un relatore istituzionale? Coordinamento di queste attività. Supervisionarle. La sua posizione specifica è quella di Project manager: lavora a fianco dei vertici dell’organizzazione e si occupa della strategia complessiva dell’evento

24 I GRANDI EVENTI Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA Il Grande evento comprende una molteplicità di iniziative – una tantum o ripetute – che richiedono importanti investimenti, l’adozione di tecniche di marketing territoriale e la partecipazione dei visitatori e dei mass-media. Il grande evento svolge lo stesso ruolo che nel medioevo aveva la costruzione di una cattedrale (Giandomenico Amendola) Nasce dall’aspirazione di un luogo, di una città di sentirsi una “capitale altra”

25 I GRANDI EVENTI Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA Olimpiadi: altamente standardizzato e monitorato. Risposta turistica non immediata. Grande visibilità. Con una abile trategia di promozione può dare grandi risultati nel medio periodo (Barcellona dopo 2 anni ha triplicato il turismo) EXPO: Obiettivi generici, in cui si può inserire di tutto. Grande afflussso turistico concentrato nel periodo (Controllo e gestione dei flussi), Pianificazione del riuso

26 I GRANDI EVENTI Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA Ciclo di vita è di circa 15 anni 2 – candidatura 6 – preparazione 1 – svolgimento 6 – eredità Nella fase di candidatura tutte le realtà che competono migliorano.

27 I GRANDI EVENTI Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA’ SOCIALE D’IMPRESA Eredità: Materiale: strutture urbanistiche ed economiche Immateriale: Consenso, Capacità di governance, Sviluppo di professionalità, Vantaggi culturali.


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