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Ferruccio di Paolo Organizzazione di un evento. Levento è una leva di marketing emozionale ed esperienziale, coerentemente inserita nel piano di comunicazione,

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Presentazione sul tema: "Ferruccio di Paolo Organizzazione di un evento. Levento è una leva di marketing emozionale ed esperienziale, coerentemente inserita nel piano di comunicazione,"— Transcript della presentazione:

1 Ferruccio di Paolo Organizzazione di un evento

2 Levento è una leva di marketing emozionale ed esperienziale, coerentemente inserita nel piano di comunicazione, finalizzata e generare un orientamento positivo verso un marchio, un prodotto, un servizio, una istituzione, per mezzo di azioni costruite attraverso contenuti di comunicazione, spettacolo, interazione e contatto. Evento (Assocomunicazione – Consulta degli eventi) Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA

3 Evento È un vero e proprio strumento di comunicazione. È una iniziativa complessa, consapevole, circoscritta nel tempo. Comunicare per eventi un concetto strutturato […] è una attività che prevede uno sforzo strategico e concettuale rilevante, da pianificare con attenzione e con tempistica adeguata. (Di Giovanni e Lucchini) È una attività che si è molto sviluppata negli ultimi anni. Una organizzazione può essere considerata priva di identità se non si afferma tramite un evento. Viviamo immersi nella cultura dellevento (T.Muzi Falcone) Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA

4 Evento Attualmente il mercato degli eventi è valutabile intorno al miliardo di euro annuo, ma muove un indotto di 10 miliardi. Ogni organizzazione, località, associazione, comunità organizza eventi Ferruccio di Paolo - -RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA

5 Evento Finalità Creare visibilità Creare informazion Creare consapevolezza Rendere tangibili i prodotti Tecnici Culturali Generare profitti Celebrare un avvenimento Raccogliere fondi Dare sensoad una emozione Motivare le risorse interne Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA Raccomandazione Non far prevalere levento sul messaggio Essere flessibili

6 PRIMA - DURANTE - DOPO Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA PRIMA Scelta del tipo di evento Scelta dei relatori/attori Ricerca di partnership, patrocini, sponsorizzazioni Individuazione del target di riferimento Definizione del Budget Timing Individuazione della location Logistica Creatività Comunicazione dellevento

7 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA COMUNICAZIONE ESTERNA Convegno Il convegno è una riunione di persone interessate ad un dato argomento, per discutere di questioni inerenti allo stesso, scambiandosi informazioni ed esperienze favorendo così un arricchimento di conoscenze a tutti i partecipanti Congresso Riunione ufficiale di cultori di una disciplina, degli iscritti di un partito, o di un ordine professionale. Diretto in modo specifico a pubblici che appartengono a una stessa categoria Tavola rotonda una assemblea finalizzata a discutere un particolare argomento tra partecipanti, spesso con tempi prefissati per ogni relatore e condotta da un moderatore. In uso specialmente per le conferenze accademiche. PRIMA Scelta del tipo di evento

8 Ferruccio di Paolo - -RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA COMUNICAZIONE ESTERNA Fiera Occasione nelle quali vengono presentati dei prodotti, specialmente ad operatori del settore che possono essere interessati alla loro commercializzazione. Possono distinguersi in per addetti ai lavori o aperte al pubblico Inaugurazione Apertura di nuovi sedi, stabilimenti, filiali Momenti formativi per i pubblici di riferimento PRIMA Scelta del tipo di evento

9 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA COMUNICAZIONE INTERNA Convention Iniziativa realizzata al fine di coinvolgere dipendenti, o partner, al fine di motivarli, creare senso di appartenenza e spirito di gruppo Open day Far conoscere alle famiglie e ai conoscenti dei dipendenti il luogo dove essi lavorano. Visite guidate Come lopen day, rivolto a clienti fornitori, sostenitori,a mici, opinion leader, politici (istaurare solidi rapporti) Feste aziendali Creare coinvolgimento e senso di appartenenza attraverso momenti di svago e divertimento PRIMA Scelta del tipo di evento

10 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA Scelta dei relatori/attori -> danno senso e sostanza allevento Ricerca di partnership, patrocini, sponsorizzazioni Individuazione del target di riferimento -> a chi si rivolge levento e chi sarà coinvolto. Oltre a coloro che partecipano questa fase deve individuare tutti i soggetti sociali influenti, compresa la stampa, che possono incidere al successo degli eventi PRIMA Target

11 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA Da questo deriveranno molte scelte conseguenti. Dipendono dal budget le attrezzature, gli spazi operativi, la qualità tecnica dei supporti, i servizi aggiuntivi, la fornitura di gadget, la produzione di materiale grafico e illustrativo ed editoriale (i relatori) PRIMA Definizione del Budget Timing Scelta del periodo e predisposizione della tempistica (quando e quanto) Verificare eventuale concomitanza con altre date rilevanti Calcolare i tempi di preparazione Disponibilità della sede e dei relatori/attori coinvolti

12 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA Il luogo caratterizza levento Dimensioni Predisposizione per gli eventuali allestimenti Prossimità con le strutture di accoglienza PRIMA Individuazione della location Logistica Trasporti Parcheggi Sistemazione alberghiera Trasferimenti

13 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA Solo se filtrata ed armonizzata con una strategia di comunicazione di lungo termine pianificata a tavolino. Struttura creativa sarà comunque responsabile della progettazione e realizzazione di tutti i materiali connessi allimmagine dellevento PRIMA Creatività Comunicazione dellevento Pubblicità Direct mail Inviti Sito (dedicato) Newsletter (dedicata)

14 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA PRIMA Rapporti con la stampa Informazione dellevento. Del suo significato, degli interessi che può suscitare nel pubblico, possibilità di sviluppo mediatico Lista delle testate da coinvolgere Scelta dei giornalisti Comunicazioni sulla modalità di accredito, con annesso comunicato stampa Invio accredito ai giornalisti Cartella stampa Costituzione di una zona/stampa (attrezzata di una zona/interviste Registrazione televisiva e fotografica dellevento Comunicato stampa conclusivo

15 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA Quale è il ruolo di un relatore istituzionale? Coordinamento di queste attività. Supervisionarle. La sua posizione specifica è quella di Project manager: lavora a fianco dei vertici dellorganizzazione e si occupa della strategia complessiva dellevento

16 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA Segreteria scientifica (a seconda del tipo di evento organizzato) Segreteria organizzativa (rapporti con i relatori, con i partecipanti) Addetti Stampa Staff tecnico informatico Staff allestimento Staff video/foto Reception Accoglienza Catering Altre professionalità coinvolte

17 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA Attenzione agli ospiti -> Prendere per mano gli ospiti e accompagnarli lungo litinerario dellevento Monitoraggio dellumore della sala; rispetto dei tempi; rispetto dei ruoli Attenzione agli imprevisti -> Sempre allerta e risolvere immediatamente i problemi (con un sorriso) DURANTE Momento alto di relazione: devono necessariamente interagire le Il successo deriva dallo scambio reciproco e dal confronto diverse strategie dei soggetti coinvolti.

18 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA Livello di partecipazione Valutazione spontanea dei partecipanti Raggiungimento del target Visibilità sui media Rapporti costi/risultato Insegnamenti per il futuro DOPO

19 Ferruccio di Paolo - RELAZIONI ISTITUZIONALI E RESPONSABILITA SOCIALE DIMPRESA F ->Far parte di un piano di comunicazione complessivo e deve essere capace di interpretarlo e aumentarne lefficacia I -> in continua evoluzione. Durante tutta la fase di programmazione, ma anche nel momento stesso in cui si svolge bisogna essere aperti ai cambiamenti A -> Ambiente: In sintonia con lambiente che lo circonda: organizzatori, location, pubblici S -> Studiato nei dettagli C -> Condiviso da un gruppo ristretto O -> Occupare lo spazio mediatico PER RIUSCIRE UN EVENTO DEVE ESSERE UN F.I.A.S.C.O!


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